RESOLUCIÓN 6 DE 2022

 

(06 de julio)

 

"Por la cual se emiten los lineamientos para la gestión de equipos robustos de laboratorios de la Universidad Nacional de Colombia"

 

EL VICERRECTOR DE INVESTIGACIÓN

 

En uso de sus facultades legales y estatutarias, y

 

CONSIDERANDO QUE

 

A través del artículo 67 del Acuerdo 011 de 2005 del Consejo Superior Universitario se creó el Fondo de Investigación de la Universidad Nacional de Colombia.

 

De acuerdo con el literal e del artículo 3 del Acuerdo 031 de 2006 ibídem, los recursos del Fondo de Investigación se destinarán, entre otros, a la cofinanciación de programas relacionados con la adquisición, mantenimiento, aseguramiento, reposición y adecuación de equipos de investigación.

 

Mediante la Resolución RG 015 de 2021 de Rectoría se reglamenta la adquisición, instalación y sostenibilidad de equipos de investigación en la Universidad Nacional de Colombia.

 

Conforme al artículo 4 de la Resolución 1458 de 2017 de Rectoría, la compra de equipos será una actividad debidamente planificada y justificada, que maximice su utilización.

 

Según el numeral 1.1.1 del artículo 4 de la Resolución 1459 de 2017 de Rectoría, una de las líneas de acción del Sistema Nacional de Laboratorios de la Universidad Nacional de Colombia consiste en la implementación y revisión periódica de las políticas, programas, planes, proyectos, reglamentos, directrices, lineamientos y procedimientos que faciliten la gestión táctica y operativa en los laboratorios, su evaluación y seguimiento y la mejora continua.

 

En virtud de lo establecido en el artículo 2 de la Resolución 1221 de 2014 de Rectoría, la Vicerrectoría de Investigación tiene a su cargo el diseño, implementación y evaluación periódica, con el apoyo de sus dependencias, de las políticas, la reglamentación y el sistema integrado de gestión, en materia de su competencia, así como la definición de estrategias y la proposición de instrumentos normativos, organizativos, económicos y financieros que hagan posible el desarrollo expedito de sus fines.

 

Es necesario definir lineamientos para la adquisición, gestión, funcionamiento y sostenibilidad de equipos robustos de laboratorios en la Universidad Nacional de Colombia, y para el seguimiento a la prestación de los servicios que se realicen a través de ellos.

 

En sesión del 28 de junio de 2022, el Comité Nacional de Laboratorios aprobó la expedición de los lineamientos para la gestión de equipos robustos de laboratorios de la Universidad Nacional de Colombia.

 

 

RESUELVE

 

ARTÍCULO 1. Expedir los lineamientos para la gestión de equipos robustos de laboratorios de la Universidad Nacional de Colombia, los cuales hacen parte integral de la presente resolución.

 

ARTÍCULO 2. La presente Resolución rige a partir de su publicación en el Sistema de Información Normativa, Jurisprudencial y de Conceptos - Régimen Legal de la Universidad Nacional de Colombia, y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.

 

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

 

Dada en Bogotá, D. C., a los seis (6) días del mes de julio de 2022

 

CAMILO YOUNES VELOSA

 

Vicerrector de Investigación


 

Lineamientos para la gestión de equipos robustos de laboratorios de la Universidad Nacional de Colombia

 

1. Objetivo

 

Este documento tiene como fin establecer los lineamientos para la adquisición, gestión, funcionamiento, sostenibilidad de equipos robustos en la Universidad Nacional de Colombia, y para hacer el seguimiento a la prestación de los servicios que se realicen a través de ellos, con el fin de garantizar su operación y conservación.

 

2. Normativa y procedimientos aplicables

 

a.      Resolución 1458 de 2017 de Rectoría, "Por la cual se reglamenta la gestión del Sistema Nacional de Laboratorios de la Universidad Nacional De Colombia"

b.      Resolución 1459 de 2017 de Rectoría, "Por la cual se define la Política del Sistema Nacional de Laboratorios de la Universidad Nacional de Colombia"

c.       Resolución 1551 de 2014 de Rectoría, "Por medio de la cual se adopta el Manual de convenios y contratos de la Universidad Nacional de Colombia"

d.      Resolución RG 015 de 2012 de Rectoría, "Por la cual se reglamenta la adquisición, instalación y sostenibilidad de equipos de investigación en la Universidad Nacional de Colombia"

e.      Resolución 1379 de 2013 "Por la cual se modifica el Artículo 1 de la Resolución de Rectoría 1345 de 2009 donde se establecen las medidas reglamentarias y administrativas para la ejecución de los recursos del Fondo de Investigación de la Universidad Nacional de Colombia"

f.        Resolución 372 de 2007 de Rectoría "Por la cual se establecen medidas reglamentarias y administrativas para el funcionamiento del Fondo de Investigación de la Universidad Nacional de Colombia"

g.      Resolución 09 de 2014 de Vicerrectoría de Investigación "Por la cual se adopta el Sistema de Información Hermes, para la armonización de la información sobre las actividades de Investigación y Extensión en la Universidad Nacional de Colombia"

h.      Acuerdo 031 de 2006 del CSU "Por el cual se estructura y se establecen disposiciones para el funcionamiento del Fondo de Investigación de la Universidad Nacional de Colombia"

i.        Acuerdo 173 de 2019 Consejo de Sede Bogotá "Por el cual se reconocen los Laboratorios Interfacultades (LIF) vigentes en la sede Bogotá y se dictan otras disposiciones".

j.        Circular N°. 001 de 2008 de la Dirección Nacional de Laboratorios: Información sobre Laboratorios Interfacultades y sobre el Fondo de Investigación.

k.      Circular N°002 de 2019 de la Vicerrectoría de Investigación. Importancia del uso y apropiación del Sistema de Información Hermes.

l.        Procedimientos del proceso Gestión de Laboratorios:

 

-          U.PR.10.004.001 Creación, modificación o cierre de laboratorios

-          U.PR.10.004.002 Gestión de mantenimiento de equipos de laboratorios

-          U.PR.10.004.003 Confirmación metrológica

 

m.   Norma Técnica Colombiana NTC-ISO/IEC 17025:2017

n.      Acuerdo 036 de 2009 del Consejo Superior Universitario, "Por el cual se reglamenta la extensión en la Universidad Nacional de Colombia", Articulo 5.

 

3. Definiciones

 

a.      Equipo Robusto:

 

Para los fines de estos lineamientos, un equipo robusto en el entorno académico es un equipo especializado de alta precisión y exactitud con capacidad de caracterizar o transformar propiedades físicas o químicas a materiales, cuyo valor supera los 240 SMMLV. Estará disponible para ser empleado en más de un programa académico, proyecto o grupo de investigación, sin importar la sede. Su operación requiere un entrenamiento previo debido a su elevado nivel de complejidad técnica e instrumental.

 

b.      Laboratorios interfacultades - LIF:

 

Son espacios adscritos al Sistema Nacional de Laboratorios dotados de equipos especializados, de instrumentos, insumos y de los medios necesarios para realizar actividades de alta complejidad técnica en docencia, investigación o extensión. Son laboratorios que motivan la generación de conocimiento a través de la integración de redes de investigación y la conformación de equipos interdisciplinarios. Su administración y sostenibilidad estará a cargo de dos o más facultades, institutos, centros o de las direcciones de laboratorios de sede o quienes haga sus veces.

 

4. Alcance

 

La presente norma aplica a los equipos robustos asociados a los laboratorios registrados en el Sistema Nacional de Laboratorios a través del Sistema de Información Hermes.

 

5. Aspectos Generales

 

a.      Los equipos robustos deberán estar ubicados en los laboratorios de la universidad y en lo posible estar asociados a laboratorios interfacultades – LIF adscritos al Sistema Nacional de Laboratorios.

b.      El equipo deberá estar a cargo de la persona que desempeñe el rol de coordinador del laboratorio en el cual se encuentre ubicado el bien. Cuando se presente cambio de coordinador, el equipo deberá ser transferido al nuevo coordinador de acuerdo con el procedimiento establecido en la institución, con el aval de la dirección de laboratorios de sede o quien haga sus veces.

c.       Si el equipo adquirido propicia la generación de un nuevo laboratorio, se deben seguir los procedimientos establecidos para tal fin.

d.      Los datos de estos equipos se deberán registrar en el Sistema de Información Hermes, de acuerdo con los lineamientos establecidos para este fin.

e.      La instalación, operación, mantenimiento y reparación del equipo solo la podrá realizar el personal con el debido entrenamiento y autorizado por el coordinador del laboratorio.

f.        Los equipos robustos podrán apoyar actividades de docencia, atender solicitudes de grupos de investigación de cualquier sede de la universidad y prestar servicios a los usuarios externos que para todos los efectos de uso se sometan a sufragar los costos del servicio y a los turnos programados.

 

6. Adquisición de equipos robustos

 

a.      Para la adquisición de equipos robustos en la universidad se tendrán en cuenta los siguientes referentes, o los que hagan sus veces en la normativa vigente:

 

-          Resolución 1459 de 2017 de Rectoría. Política del Sistema Nacional de Laboratorios, en particular el Artículo 4, numeral 2.2. que señala que, al adquirir equipos robustos, se debe promover el uso compartido de los mismos y evitar su duplicidad en la institución.

-          Resolución 1458 de 2017 de Rectoría. Reglamento de Gestión del Sistema Nacional de Laboratorios. Artículo 4. Compra de equipos.

-          Resolución 1551 de 2014 de Rectoría. Manual de convenios y contratos de la Universidad Nacional de Colombia.

-          Resolución RG 015 de 2012 de Rectoría. Reglamento de adquisición, instalación y sostenibilidad de equipos de investigación en la Universidad Nacional de Colombia.

 

b.      La compra de equipos robustos deberá planificarse, justificarse y contar con el aval de las facultades y direcciones de laboratorios beneficiadas. Para tal efecto, se deberá proponer un plan de trabajo a tres años en donde se establezcan como mínimo los recursos humanos, técnicos y económicos que garanticen la puesta en marcha y operación del equipo después de su instalación, y en el que sean identificados los impactos esperados en actividades académicas, investigativas y de extensión y los aportes a la competitividad del país.

c.       La compra de un equipo robusto en la universidad deberá contar con el aval y autorización de las facultades, institutos, centros o direcciones de laboratorio involucradas con su operación, gestión y sostenimiento.

d.      Adicional a estas directrices, el Comité Nacional de Laboratorios ha elaborado la guía "Recomendaciones para la compra de equipos de laboratorio", que determina las acciones que deben ser tenidas en cuenta durante las fases de planificación, ejecución de la compra y posventa. El documento se puede consultar a través del siguiente enlace:

https://drive.google.com/file/d/1Y2fJUbBy6A7wCUsJ32452kMxJnhMRGZ7/view?usp=sharing

 

7. Responsabilidades en la operación y gestión de equipos robustos

 

En el marco de la gestión y operación de equipos robustos, el coordinador de laboratorio y el laboratorista, técnico o profesional especializado tendrán a su cargo las siguientes responsabilidades:

 

7.1. Responsabilidades del coordinador del laboratorio:

 

a.      Comprobar la adecuada locación, instalación y funcionamiento del equipo, con el acompañamiento del supervisor de la adquisición, la dirección de laboratorios de sede o quien haga sus veces y de las instancias que corresponda de acuerdo con la particularidad del equipo.

b.      Verificar que toda la información del equipo se mantenga actualizada en el Sistema de Información Hermes.

c.       Consolidar la documentación del equipo y subirla al Sistema de Información Hermes: ficha técnica, manual de instalación, manual de operación, garantías, pólizas, informes técnicos, certificados de calibración, etc.

d.      Asegurarse de la competencia técnica del personal responsable del manejo del equipo, independientemente del tipo de vinculación que tengan con la universidad.

e.      Autorizar al personal que hará uso del equipo. Las personas autorizadas para el uso del equipo son el personal técnico o profesionales especializados que hayan aprobado el programa de entrenamiento y se encuentren autorizados, por escrito, por parte del coordinador.

f.        Propender por la gestión del conocimiento, en ese sentido definirá un mecanismo de capacitación y entrenamiento para el manejo del equipo que permita preservar el conocimiento ante la rotación de personal.

g.      Procurar que los equipos cuenten con todos los elementos e insumos necesarios para su buen funcionamiento.

h.      Procurar la oferta permanente de los servicios prestados a través del equipo y asegurar que estén disponibles para cualquier miembro de la comunidad universitaria.

i.        Convenir y aprobar por escrito las solicitudes de los servicios que se prestan a través del equipo y su programación.

j.        Coordinar y hacer seguimiento a las actividades de operación del equipo, a través de bitácoras de trabajo.

k.      Establecer y hacer seguimiento a la ejecución de los planes de mantenimiento y confirmación metrológica de los equipos, siguiendo los procedimientos establecidos en el proceso "Gestión de Laboratorios": U.PR.10.004.002 Gestión de mantenimiento de equipos de laboratorios y

U.PR.10.004.003 Confirmación metrológica.

l.        Conocer y de ser el caso hacer efectivas las pólizas de seguro y los servicios posventa del equipo y las demás garantías anexas al contrato de adquisición del bien.

m.   Realizar anualmente la planeación técnica y financiera de la gestión del equipo, de tal modo que permita su operación, oferta de servicios de forma continua y sostenimiento.

n.      Adelantar las acciones necesarias para la sostenibilidad del equipo.

o.      Elaborar, actualizar y gestionar el plan de reposición del equipo o de sus componentes ante las dependencias de la Universidad que tengan a su cargo la operación de los equipos.

p.      Presentar informes semestrales de gestión técnica y financiera a las dependencias de la Universidad que tengan a su cargo la operación de los equipos y a la Dirección de laboratorios de sede o quien hace sus veces, con copia a la Coordinación de Laboratorios de Facultad cuando aplique.

q.      En caso de pérdida o daño del equipo, elaborar un informe en el que se indiquen las causas y responsables. Este documento debe ser enviado a la Dirección de laboratorios de sede o quien haga sus veces con copia a la Coordinación de Laboratorios de Facultad cuando aplique. De acuerdo con la gravedad del daño, se deberán tomar medidas en conjunto con las instancias responsables.

 

Cualquiera de las responsabilidades mencionadas anteriormente podrá ser delegada por el coordinador del laboratorio de manera escrita sin que esto lo exonere de responder por este compromiso. Sin perjuicio de la delegación, el coordinador del laboratorio debe realizar seguimiento semestral a estas actividades mediante la revisión de informes o cualquier otro mecanismo idóneo para tal fin.

 

7.2. Responsabilidades del laboratorista, técnico, o profesional especializado:

 

a.      Realizar la programación de uso del equipo de acuerdo con las solicitudes aprobadas y las condiciones definidas para cada caso particular. Dejar registro de dicha programación, ya que esta servirá como bitácora de uso del equipo.

b.      Gestionar (registrar y mantener actualizada) la información del equipo en el Sistema de Información Hermes: hoja de vida, mantenimiento, calibración, etc.

c.       Evitar que el equipo sea usado en actividades que no estén previamente autorizadas por el coordinador del laboratorio.

d.      En caso de préstamo, mantenimiento o reparación, se debe dejar registro del estado del equipo antes y después de la acción. Después de la intervención, se debe verificar su correcto funcionamiento y realizar una confirmación metrológica cuando aplique.

e.      Informar al coordinador del laboratorio cualquier anomalía que sufra el equipo y registrarla en el Sistema de Información Hermes.

 

7.3. Aspectos adicionales:

 

El coordinador del laboratorio será responsable de incorporar las responsabilidades enunciadas en esta sección en el capítulo de deberes específicos del personal del reglamento interno del laboratorio.

 

En caso de no existir un reglamento interno del laboratorio, este deberá ser creado de acuerdo con lo estipulado en la Resolución 1458 de 2017 de Rectoría y las orientaciones de las Direcciones de Laboratorios de Sede o quien haga sus veces.

 

8. Servicios

 

a.      El laboratorio debe contar con un documento avalado por las facultades e institutos a la que pertenece o por la dirección de laboratorios de sede o quien haga sus veces, que especifique los servicios del laboratorio y del equipo y sus condiciones de prestación. Este documento deberá estar disponible para los usuarios en medios físicos o electrónicos (página web propia del laboratorio, Sistema de Información Hermes, etc.) y contendrá como mínimo lo siguiente:

 

-          Información de contacto, ubicación, teléfono, e-mail.

-          Descripción del servicio, determinar su alcance en docencia, investigación y extensión.

-          Tarifas de los servicios para sus diferentes tipos de usuarios, de acuerdo con las directrices establecidas por la institución.

-          Horarios de atención.

-          Procedimiento para la solicitud de servicios.

-          Procedimiento para recepción de las muestras o ítems relacionados con ensayos por parte del laboratorio, cuando aplique.

-          Información para el pago de servicios.

-          Información para la entrega de resultados: tiempo, entregables, etc.

-          Tiempos de reclamación.

-          Disposición final de las muestras (propiedad del cliente) luego del ensayo, cuando aplique.

-          Manejo de la información confidencial.

 

b.      La programación de la prestación de servicios para actividades de docencia, de investigación y extensión se actualizará semestralmente, según la demanda y necesidades de los usuarios.

c.       Los recursos que ingresen por concepto de prestación de servicios con equipos de Laboratorios Interfacultades o de investigación serán administrados de acuerdo con lo estipulado en el artículo quinto de la Resolución RG 015 de 2012.

 

9. Sostenibilidad

 

a.      Conforme a las resoluciones RG 015 de 2012 "Por la cual se reglamenta la adquisición, instalación y sostenibilidad de equipos de investigación en la Universidad Nacional de Colombia" y la Resolución 1379 de 2013 "Por la cual se modifica el Artículo 1 de la Resolución de Rectoría 1345 de 2009 donde se establecen las medidas reglamentarias y administrativas para la ejecución de los recursos del Fondo de Investigación de la Universidad Nacional de Colombia", las dependencias de la Universidad que tengan a su cargo la operación de los equipos, contemplarán dentro de sus programaciones presupuestales, un estimativo de los recursos necesarios en cada vigencia fiscal para garantizar el mantenimiento preventivo y correctivo de estos equipos, con sujeción al régimen presupuestal vigente en la Universidad y en concordancia con el Plan de Desarrollo de la Facultad, la Sede y la Universidad.

 

Adicionalmente para garantizar la sostenibilidad del equipo, el docente líder o coordinador del laboratorio tiene la posibilidad de estructurar con autonomía e independencia académica, actividades, proyectos, programas y planes de extensión, que se articulan con la investigación y la docencia.

 

b.      El coordinador del laboratorio al cual está asociado el equipo deberá presentar por vigencia a las dependencias de la universidad que tengan a su cargo la operación de los equipos, con copia a la dirección de laboratorios de sede o quien haga sus veces, a la coordinación de laboratorios de facultad o instituto, cuando aplique y a otras instancias involucradas, un presupuesto que permita la operación permanente del equipo. Este presupuesto deberá dar cuenta de la proyección de ingresos por los servicios que serán prestados y las contribuciones por sede, facultad y entes externos.

 

10. Seguimiento

 

a.     El control y seguimiento de estos equipos estará a cargo de las direcciones de laboratorios de sede o de la dependencia que haga sus veces. Con tal fin, debe conocer el estado y las actividades que se realizan con los equipos de su sede y verificar periódicamente que su operación es la adecuada, con base en el informe de que trata la sección 7, numeral 7.1, literal p del presente documento. Para esto, el coordinador del laboratorio debe presentar un informe semestral en el formato establecido para tal fin, a la dirección de laboratorios de sede o quien haga sus veces, con copia a la coordinación de laboratorios de facultad cuando aplique.

 

b.     El coordinador del laboratorio presentará un informe ejecutivo anual de las actividades realizadas, los servicios prestados y los ingresos obtenidos con estos equipos a la Dirección de Laboratorios de Sede o quien haga sus veces, con copia a la Dirección Nacional de Investigación y Laboratorios.