INSTRUCTIVO 002 DE 2011

(Noviembre 18)

PARA:

Vicerrectores de Sede, Gerente Nacional Financiera y Administrativa, Directores de Sedes de Presencia Nacional, Directores de Extensión de Sede, Decanos de Facultad, Directores de Institutos, Directores de Centros, Directores de proyectos, planes, programas y actividades de Extensión, y Jefes de Unidades Administrativas.

ASUNTO:

Instrucciones para la aplicación del Acuerdo 036 de 2009 del Consejo Superior Universitario y sus normas reglamentarias en materia de actividades, proyectos, planes y programas de extensión.

A partir de la expedición del Acuerdo 036 de 2009 la Universidad dio inicio a la construcción e implementación de diversas herramientas técnicas y jurídicas que le permitieran desarrollar la reglamentación de los aspectos que en él se establecen. A continuación se dan algunas instrucciones para la correcta aplicación e interpretación del Acuerdo 036 de 2009. Estas directrices han surgido de la aclaración de las inquietudes que han venido presentando las Sedes, las Facultades, los Centros y los Institutos, básicamente en dos aspectos: 1) Estructura del presupuesto de los programas y proyectos de Extensión y, 2) Reglas sobre proyectos de Extensión.

 1. Estructura del presupuesto de los programas y proyectos de Extensión

+ Alcance de "valor total del proyecto" y "valor total del contrato"

Para efectos del cálculo de las transferencias definidas en los artículos 17 y 19 del Acuerdo 036 de 2009, deberá entenderse como "valor total del proyecto" y/o "valor total del contrato", la suma correspondiente a la contraprestación percibida por los servicios prestados por la Universidad. En ningún caso podrán liquidarse transferencias sobre recursos propios de la Universidad, suministrados como contrapartidas para el desarrollo de los proyectos.

+ Costos Indirectos

Según el artículo 17 del Acuerdo 036 de 2009 los costos indirectos son aquellos que a pesar de relacionarse con un proyecto de extensión en particular, no se le pueden atribuir en forma directa.

Distribución proporcional de costos indirectos

Los parágrafos 1 y 2 del artículo 17 del Acuerdo 036 de 2009 señalan respectivamente que los costos indirectos de un proyecto o programa de extensión son equivalentes al 5% del valor de sus costos directos, como mínimo; y que el valor de los costos indirectos se distribuirá de manera proporcional entre los niveles: nacional, sede y facultad de la Universidad.

En ese sentido, la distribución de manera proporcional a que se hace referencia es el resultado de dividir el valor correspondiente a costos indirectos, en tres partes iguales.

En el evento en que después de realizada la división de la totalidad de los costos indirectos en tres partes iguales exista un peso de diferencia, éste podrá dejarse en la Unidad Ejecutora.

Exención del cálculo de costos indirectos

Según el Parágrafo 1 del artículo 17 del Acuerdo 036 de 2009 todos los presupuestos de actividades, proyectos, programas y planes de extensión, incluirán los costos indirectos, salvo los correspondientes a las modalidades de Servicios docente asistencial, Prácticas y Pasantías Universitarias, y participación de profesores en seminarios, congresos, paneles y foros; que estarán eximidos del deber de calcular estos costos.

Cuando este parágrafo establece que la opción de no incluir el valor de los costos indirectos recae sobre la "participación de profesores" en eventos académicos como congresos, seminarios, paneles y foros, se deberá entender que dicha exención recae sobre la submodalidad "Eventos" y no sobre la participación puntual de profesores, ya que la "participación de profesores" no es una modalidad ni submodalidad de Extensión como sí lo es "Eventos".

+ Transferencias

Las transferencias corresponden a un porcentaje del valor total del proyecto, que se destina a la Universidad como contraprestación del servicio y que se reinvierte en sus actividades misionales.

Regla general de exención de transferencias

Según el Parágrafo 3 del artículo 19 del Acuerdo 036 de 2009, los proyectos correspondientes a las modalidades de Servicios docente asistencial, Extensión Solidaria, Prácticas y Pasantías Universitarias, y participación de profesores en seminarios, congresos, paneles y foros estarán eximidos del deber de hacer las transferencias.

El parágrafo establece que la excepción de transferencias recae sobre la "participación de profesores" en eventos académicos como congresos, seminarios, paneles y foros. Se deberá entender que dicha exención recae sobre la submodalidad "Eventos" y no sobre la participación puntual de profesores, ya que la "participación de profesores" no es una modalidad ni submodalidad de Extensión como sí lo es "Eventos".

No obstante, es importante tener en cuenta que en concordancia con el inciso primero del artículo 19 del mismo Acuerdo, los eventos que se encuentran exceptuados de la asignación de transferencias, corresponden únicamente a aquellos que no nacen de un contrato, orden o convenio.

Transferencias superiores al 22%

El Acuerdo 036 de 2009 reglamentó en su artículo 19 la asignación de los recursos generados por las actividades, proyectos, programas y planes de extensión; provenientes de contratos, órdenes o convenios celebrados para ese efecto; señalando que deben generar a la Universidad, a título de transferencia, como mínimo el veintidós por ciento (22%) del valor total del contrato, orden o convenio.

En aquellos proyectos en los que las transferencias sean superiores al 22%, el remanente resultante, una vez realizadas las transferencias dispuestas en el artículo mencionado, podrá permanecer en la Unidad Ejecutora.

Sobre este punto es importante señalar que cuando los Consejos de Facultad, Institutos, o quien haga sus veces, tengan expectativas superiores al 22% de las transferencias, éstos no podrán rechazar por esta razón ningún proyecto de extensión que cumpla con el mínimo establecido.

Exención total o parcial de transferencias

El Artículo 19 del Acuerdo 036 de 2009 en su parágrafo 2, consagra la posibilidad de realizar exenciones totales o parciales a las transferencias.

La decisión de eximir de la obligación de las transferencias en los proyectos de extensión, corresponde a los Consejos de Sede o quien haga sus veces, previo aval del Consejo de Facultad o Instituto respectivo. Esta decisión deberá estar sustentada en criterios académicos o de interés público.

Exención total o parcial de transferencias en Proyectos de Cooperación Internacional

El parágrafo 5 del Artículo 19 del Acuerdo 036 de 2009 señala: "Los proyectos de cooperación internacional podrán hacer una transferencia menor a la establecida en el presente acuerdo, y su monto será establecido por el Consejo de Facultad respectivo, o por el Comité Nacional de Extensión en el caso de proyectos de nivel nacional. El monto de la transferencia, cualquiera que sea, se distribuirá conforme a las proporciones establecidas en este artículo. [¿]".

El artículo transcrito establece la posibilidad de aprobar un porcentaje de transferencia inferior al establecido en el capítulo financiero del Acuerdo, cuando se trata de Proyectos de Cooperación Internacional. Esta decisión no requiere trámite ante el Consejo de Sede, o quien haga sus veces.

 2. Reglas sobre Proyectos de Extensión

+ Obligación de reportar

De conformidad con el Acuerdo 036 de 2009 y el Manual de contratos y convenios de la Universidad, es importante recordar que todas las instancias que tengan la facultad para suscribir alianzas y acuerdos de cooperación, convenios marco o convenios interinstitucionales deben reportarlos a la Dirección Nacional de Extensión al momento de su suscripción.

De otro lado, la presentación de propuestas para participar en concursos o licitaciones públicas, deberá contar con autorización previa de la DNE, con el fin de evitar la presentación de más de una propuesta a nombre de la Universidad.

Igualmente, para garantizar la presentación efectiva de la propuesta por parte de la Universidad, una vez expedida dicha autorización y dentro del plazo fijado por la DNE, la Unidad interesada en presentar la respectiva propuesta, deberá confirmar su intención de participación en el proceso. En el caso en que la Facultad, Instituto o Sede, por diversos motivos, no pueda presentarla, la DNE designará a otra instancia para la formulación y presentación de la propuesta.

+ Inexistencia de topes para contratistas en actividades de Extensión

De conformidad con el artículo 22 literal g del Acuerdo 036 de 2009 sobre reglas para los proyectos de extensión, no se establece ningún tipo de limitación al valor de la vinculación contractual de personas particulares en actividades, proyectos, programas y planes de Extensión. Caso contrario se establece en el mismo literal para los miembros del personal académico de carrera docente que participen en estas actividades, para quienes sí existen límites o topes.

+ Dirección de proyectos de Extensión

Según el artículo 21 del Acuerdo 036 de 2009, los requisitos para ser director de proyectos de extensión son: ser asignado y ser aprobado por el Consejo de Facultad, Instituto, o quien haga sus veces. Por lo anterior, las personas que cumplan con estos dos requisitos (asignación y aprobación), podrán asumir la dirección de actividades, proyectos, programas y planes de Extensión. Es decir, no es requisito indispensable ser profesor de planta de la Universidad. Los directores pueden ser: profesores, pensionados, egresados, estudiantes de posgrado, expertos, investigadores y consultores, entre otros.

+ Aprobación de actividades, proyectos, programas y planes de Extensión

Según el artículo 22 del Acuerdo 036 de 2009, las instancias encargadas de aprobar la estructuración académica, técnica y presupuestal de los proyectos, programas, planes y actividades de Extensión, son los Consejos de Facultad, Institutos, o quien haga sus veces.

Aprobación de actividades, proyectos, programas y planes de Extensión Interfacultades.

En el caso de iniciativas o propuestas de programas, proyectos, planes y actividades de extensión interfacultades, su aprobación corresponderá a los Consejos de Facultad o Instituto respectivos, o quien haga sus veces. Se informará de esta situación al Comité de Extensión de Sede. El seguimiento y evaluación estará a cargo de la Dirección de Extensión de Sede.

En el evento en que las Unidades Académicas Básicas (UAB) respectivas no lleguen a un acuerdo para la ejecución del proyecto, el Comité de Extensión de la Sede será quien defina la o las UAB responsables de su realización.

Así mismo, el Comité de Extensión de la Sede podrá designar a la Dirección de Extensión de la Sede respectiva para la formulación y/o ejecución de programas, proyectos, planes y actividades de Extensión. Esta designación deberá estar previamente motivada y se hará de manera excepcional.

Aprobación de actividades, proyectos, programas y planes de Extensión Intersedes.

En el caso de iniciativas o propuestas de programas, proyectos, planes y actividades de Extensión intersedes, su aprobación corresponderá a los Consejos de Sede respectivos, o quien haga sus veces. Se informará de esta situación al Comité Nacional de Extensión. El seguimiento y evaluación estará a cargo de la Dirección Nacional de Extensión.

En el evento en que las Sedes respectivas no lleguen a un acuerdo para la ejecución del proyecto, el Comité Nacional de Extensión será quien defina la o las Sedes responsables de su realización.

Así mismo, el Comité Nacional de Extensión podrá designar a la Dirección Nacional de Extensión para la formulación y/o ejecución de programas, proyectos, planes y actividades de Extensión. Esta designación deberá estar previamente motivada y se hará de manera excepcional.

Aprobación de actividades, proyectos, programas y planes de Extensión solicitados al nivel Nacional.

El Rector podrá designar a la Dirección Nacional de Extensión para la formulación y/o ejecución de programas, proyectos, planes y actividades de Extensión de interés público y/o académico o de impacto nacional. Esta designación deberá estar previamente motivada y se hará de manera excepcional.

+ Entrega y Aprobación de productos académicos derivados de Extensión.

Los productos académicos derivados de Extensión deben ser entregados por el Director del proyecto al interventor de su ODS o SAR, con el fin de que este último, emita el respectivo certificado de recibo a satisfacción. La entrega del producto académico se entenderá perfeccionada con la expedición de dicho certificado.

En el caso de que el Director del Proyecto no haya suscrito ODS o SAR, la entrega del producto académico se deberá hacer al Comité de Extensión de la unidad ejecutora, o quien haga sus veces.

Dado en Bogotá D.C., a los 18 días del mes de noviembre de 2011

MOISÉS WASSERMAN LERNER

Rector