RESOLUCIÓN 316 DE 2014

(21 de marzo)

"Por la cual se establece la estructura interna de la Secretaría General y se definen sus funciones"

EL RECTOR DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

En uso de sus facultades legales y estatutarias y en especial de las conferidas en el artículo 20 del Acuerdo 113 de 2013 del Consejo Superior Universitario y

CONSIDERANDO

Que mediante Acuerdo 113 de 2013 el Consejo Superior Universitario estableció la estructura interna académico - administrativa del Nivel Nacional de la Universidad Nacional de Colombia y en su artículo 8 estableció que la Secretaría General debe cumplir las funciones establecidas en el Acuerdo 011 de 2005 del Consejo Superior Universitario y en las normas que lo modifiquen, adicionen o deroguen, y que también le corresponde la administración del Sistema de Información Normativa, Jurisprudencial y de Conceptos - Régimen Legal.

Que en el artículo 20 del citado acuerdo, se establece que el Rector -previo aval del Consejo Académico- expedirá las reglamentaciones necesarias para definir la estructura interna de las dependencias definidas en el Acuerdo.

Que en sesión 2 de 2014 del Consejo Académico, realizada el 18 de marzo de 2014, el Rector presentó al Consejo Académico la propuesta de estructura interna de la Secretaría General, la cual fue avalada por dicho cuerpo colegiado.

RESUELVE

ARTÍCULO 1. Hará parte de la Secretaría General la dependencia:

- Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental

ARTÍCULO 2. Secretaría General. Cumple las funciones establecidas en el artículo 20 del Acuerdo 011 de 2005 del Consejo Superior Universitario - Estatuto General, y adicionalmente debe:

1. Administrar el Sistema de Información Normativa, Jurisprudencial y de Conceptos - Régimen Legal.

2. Publicar y mantener actualizada la información relacionada con los actos académicos y administrativos de carácter general proferidos por las autoridades de la Universidad Nacional de Colombia.

ARTÍCULO 3. Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental. Corresponde a la Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental:

1. Proponer políticas, planes, proyectos de gestión y de difusión del patrimonio documental de la Universidad Nacional de Colombia, que permitan la salvaguardia, difusión y valoración de la memoria documental de la Universidad Nacional de Colombia.

2. Implementar las políticas, planes y proyectos que defina el Comité nacional de gestión y patrimonio documental, en todos los niveles de la institución, a través de coordinación con y acompañamiento a las sedes de la Universidad Nacional de Colombia.

3. Estimular la difusión del patrimonio y la cooperación interinstitucional en el ámbito del patrimonio documental.

4. Aprobar las metodologías para el trabajo de gestión documental en todos los niveles.

5. Recopilar los documentos que -en cualquier soporte- sean producidos por la Universidad Nacional de Colombia en desarrollo de su misión académica y darles el reconocimiento que tengan como patrimonio documental y adelantar las acciones necesarias para conservarlo y difundirlo.

6. Adelantar acciones para consolidar una cultura de conocimiento y valoración de los documentos, los archivos y la memoria documental e histórica de la Universidad, y contribuir al desarrollo del mismo objetivo en la Nación.

7. Propender por el fortalecimiento de la infraestructura y por la implantación y actualización de procedimientos y herramientas para la administración de los archivos.

8. Apoyar las labores de custodia, conservación y acceso del archivo histórico.

ARTÍCULO 4. Texto original subrayado fue modificado por Art. 1, Resolución Rectoría 241 de 2019. Comité Nacional de Gestión y Patrimonio Documental. El Comité Nacional de Gestión y Patrimonio Documental estará integrado de la siguiente manera:

1. El Secretario General o su delegado, quien lo preside.

2. Los secretarios de sede o sus delegados

3. Un profesor de la Universidad

4. El jefe de la Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental, quien oficiará como secretario.

PARÁGRAFO. El profesor será elegido por el Comité, de candidatos propuestos por cualquiera de sus integrantes. Será designado para periodos de tres años y podrá ser reelegido por una vez.

ARTÍCULO 5. Texto original subrayado fue modificado por Art. 2, Resolución Rectoría 241 de 2019. El Comité Nacional de Gestión y Patrimonio Documental cumplirá las siguientes funciones:

1. Asesorar a las autoridades correspondientes en la formulación y aplicación de políticas, normas, directrices generales en materia de gestión documental, y analizar y evaluar periódicamente su implementación y su impacto.

2. Establecer las políticas y lineamientos de protección, difusión y preservación del patrimonio documental de la institución.

3. Aprobar las tablas de retención y de valoración documental de la Universidad en todos sus niveles y remitirlas al Archivo General de la Nación para su convalidación y registro.

4. Aprobar o rechazar las solicitudes de eliminación documental que sean presentadas por la Secretaría General de la Universidad.

5. Evaluar y proponer acciones de mejora en la implementación de las tablas de retención documental y de valoración documental.

6. Definir la cantidad de archivos satélites que tendrán las sedes y las medidas necesarias para su desarrollo.

7. Adoptar su propio reglamento.

8. Las demás funciones que le sean asignadas en materia de gestión documental y archivos.

Artículo 5A fue adicionado por Art. 3, Resolución Rectoría 241 de 2019:


ARTÍCULO 5A. Comisiones Asesoras. El Comité Nacional de Gestión y Patrimonio Documental contará con dos comisiones asesoras:

a) Comisión de Gestión Documental

b) Comisión de Patrimonio Documental


Artículo 6A fue adicionado por Art. 4, Resolución Rectoría 241 de 2019:

ARTÍCULO 6AComisión de Gestión Documental.

 La Comisión de Gestión Documental estará conformada por:

 

1. Los Secretarios de Sede de Presencia Nacional y el Secretario de Sede de la Sede de la Paz.

 

2.      Los jefes y coordinadores de gestión documental de las Sedes Bogotá, Manizales, Medellín y Palmira.

 

3.      El Jefe de la Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental quien oficiará como secretario técnico.


Artículo 7A fue adicionado por Art. 5, Resolución Rectoría 241 de 2019:

ARTÍCULO 7A.  Funciones de la Comisión de Gestión Documental. La Comisión de Gestión Documental tendrá las siguientes funciones

 

1.      Revisar y conceptuar sobre las solicitudes de actualización de la Tabla de Retención Documental que se presenten al Comité Nacional de Gestión y Patrimonio Documental

 

2.      Revisar y conceptuar sobre las solicitudes de eliminaciones documentales que se presenten al Comité Nacional de Gestión y Patrimonio Documental

 

3.      Revisar y conceptuar sobre las propuestas de actualización de los documentos del proceso de Gestión Documental.

 

4.      Revisar y formular recomendaciones sobre los documentos técnicos en materia de gestión de documentos físicos y electrónicos.

 

5.      Presentar informe al Comité Nacional de Gestión y Patrimonio Documental cuando le sea requerido.

Artículo 8A fue adicionado por Art. 6, Resolución Rectoría 241 de 2019:

ARTÍCULO 8A.  Comisión de Patrimonio Documental. La Comisión de Patrimonio Documental estará conformada por:

 

1.      El Secretario General

 

2.      Los directores de los departamentos de Historia de las Sedes Bogotá y Medellín.

 

3.      Cuatro profesores activos de la Universidad nominados por el Comité Nacional de Gestión y Patrimonio Documental para un período de tres años.

 

4.      Dos investigadores nominados por el Comité Nacional de Gestión y Patrimonio Documental para un período de tres años.

 

5.      El Jefe de la Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental quien oficiará como secretario técnico.

 

6.      Podrán asistir como invitados, con la finalidad de aportar elementos especializados en materia de patrimonio documental, pensionados y especialistas externos.


Artículo 9A fue adicionado por Art. 7, Resolución Rectoría 241 de 2019:

ARTÍCULO 9A.  Funciones de la Comisión de Patrimonio Documental

 

1.      Revisar y conceptuar sobre la recepción de legados documentales que sean presentados para aprobación ante el Comité Nacional de Gestión y Patrimonio Documental.

 

2.      Revisar y formular recomendaciones sobre los documentos técnicos en materia de patrimonio documental que sean presentados para aprobación ante el Comité Nacional de Gestión y Patrimonio Documental.

 

3.      Proponer acciones para la preservación y divulgación del patrimonio documental de la Universidad.

 

ARTÍCULO 6. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá D.C., a los 21 días del mes de marzo de 2014

IGNACIO MANTILLA PRADA

Rector