CIRCULAR No. 009 DE 2016

PARA: CONSEJOS DE FACULTAD, SECRETARÍAS DE FACULTAD, VICEDECANATURAS, DIVISIONES DE REGISTRO Y MATRÍCULA, SECRETARIAS DE SEDE Y SEDES DE PRESENCIA NACIONAL, DIRECCIONES ACADÉMICAS, DIRECTORES DE ÁREA CURRICULAR.

DE: RECTORÍA

FECHA: 16 de Septiembre de 2016

ASUNTO: Aplicación artículos 15 y 16 del Acuerdo 008 de 2008 del Consejo Superior Universitario - Estatuto Estudiantil en sus disposiciones académicas.

En atención a que el Consejo Superior Universitario en sesión 07 de 2016, realizado el 26 de julio, delegó al Rector para interpretar los artículos 15 y 16 del Estatuto Estudiantil, me permito presentar la interpretación que he dado a esta norma y la cual tiene aplicación inmediata.

El Acuerdo 008 de 2008 del CSU en el artículo 15 define un mecanismo ordinario de cancelación de asignaturas: "Los estudiantes podrán cancelar asignaturas libremente, sin requisito alguno, antes de completarse el 50% del periodo académico." Además de este mecanismo ordinario, mediante el parágrafo 1 del mismo artículo el Consejo Superior Universitario otorga a los Consejos de Facultad la potestad de estudiar casos excepcionales y autorizar cancelación posterior con la condición de que la solicitud elevada por el estudiante sea justificada.

Esto implica entonces que los Consejos de Facultad al utilizar la potestad otorgada por el Consejo Superior Universitario de dar excepciones a la norma, tienen el deber de estudiar la solicitud y establecer si las razones esgrimidas en ella están probadas con razones convincentes y soportadas (definición de justificar de la RAE).

Ahora bien, el parágrafo 2 del mismo artículo limita la potestad de los Consejos de Facultad, ya que éstos únicamente podrán autorizar las cancelaciones del parágrafo 1 si el estudiante mantiene inscritos al menos 3 créditos en el caso de posgrado, y 10 créditos en el caso de pregrado, según los artículos 9 y 10 del Acuerdo 008 de 2008 del CSU.

Con respecto a los créditos correspondientes a las asignaturas canceladas, el artículo 16 del Acuerdo 008 señala que los créditos de las asignaturas canceladas por estudiantes de pregrado se descontarán del cupo de créditos para inscripción. Sin embargo, mediante el parágrafo del mismo artículo establece dos situaciones excepcionales en las cuales los mencionados créditos deben reintegrarse: cuando la cancelación se realice antes de finalizar la segunda semana y cuando haya sido autorizada por los Consejos de Facultad de forma excepcional, es decir cuando haya sido autorizada en virtud de la potestad otorgada por el parágrafo 1 del artículo 15.

En resumen:

- Antes de finalizar la segunda semana los estudiantes pueden cancelar asignaturas libremente, evento en el cual deben reintegrarse los créditos cancelados.

- Entre el primer día de la tercera semana y el 50 % del semestre los estudiantes pueden cancelar asignaturas libremente. En este caso NO se reintegran los créditos cancelados.

- Durante la segunda mitad del semestre, si un estudiante presenta una solicitud de cancelación que a juicio del Consejo de Facultad esté probada con razones convincentes, y debidamente soportada, éste podrá otorgar la cancelación. Dado el carácter excepcional que tiene esta cancelación, tal como lo estipula el artículo 16, se devolverán los créditos.

- Es importante aclarar que cualquier cancelación está restringida a que se cumpla con los artículos 9 o 10 del Acuerdo 008, es decir se mantengan inscritos una cantidad mínima de créditos (al menos 3 para posgrado y al menos 10 para pregrado).

NOTA ACLARATORIA: Para aplicar lo contemplado en el presente inciso es necesario tener en cuenta lo consagrado en el Acuerdo CSU 230 de 2016. Bajo ninguna circunstancia los Consejos de Facultad pueden aprobar la cancelación parcial de la carga de un estudiante, si éste no mantiene inscritos al menos 3 créditos para el posgrado o 10 para el pregrado. (Nota: debe distinguirse la CANCELACIÓN de la INSCRIPCIÓN que realiza el estudiante cuando sus actividades académicas pendientes para terminar su programa suman un número inferior de créditos, en cuyo caso el estudiante podrá inscribir únicamente el número de créditos faltantes).

Por otra parte se entiende que la sola presentación de la justificación no otorga al estudiante derecho a la cancelación ni a los Consejos de Facultad obligación de concederla, es decir autorizar o no una cancelación es absolutamente potestativo de dichos cuerpos colegiados.

Finalmente, dado el carácter excepcional que tienen las cancelaciones después de la segunda mitad del semestre, contra las decisiones que al respecto tomen los Consejos de Facultad, no procede recurso alguno y por tanto no pueden ser estudiadas por ningún otro cuerpo colegiado, ni autoridad universitaria.

Cordialmente,

IGNACIO MANTILLA PRADA

Rector