El objeto de la presente circular, es informar el procedimiento para desarrollar actividades de educación continua en la Facultad de Ingeniería, en concordancia con la normatividad de proyectos de extensión establecida por la Universidad Nacional.

Marco Normativo:

- Acuerdo 036 de 2009 del Consejo Superior Universitario, estatuto de extensión de la Universidad Nacional de Colombia. 

http://www.unal.edu.co/ieco/images/stories/docs/Acuerdo_036_de_2009.pdf

- Resolución RG 030 de 2012 de Rectoría, reglamenta la modalidad de extensión de Educación Continua y Permanente, ECP, en la Universidad.

http://www.legal.unal.edu.co/sisjurun/normas/Norma1.jsp?i=47314

- Instructivo 002 de 2011 de Rectoría, sobre estructura del presupuesto y reglas de los proyectos de extensión

http://www.legal.unal.edu.co/sisjurun/normas/Norma1.jsp?i=43988

- Resolución 09 de 2014 de Vicerrectoría de Investigación, adopta el Sistema de Información HERMES, para la armonización de la información sobre las actividades de Investigación y Extensión de la Universidad.

  http://www.legal.unal.edu.co/sisjurun/normas/Norma1.jsp?i=74051

Este procedimiento abarca todas las actividades definidas en el Artículo No. 3 de la Resolución RG030 de 2012 como submodalidades de educación continua: cursos de extensión, cursos de actualización o profundización, diplomados, programas de formación docente y eventos: congresos, seminario, talleres, conferencias, ferias especializadas, que se realicen en nombre de la Facultad de Ingeniería de la Universidad Nacional.

1. Con aval de la Unidad Académica Básica, los interesados en desarrollar una actividad de educación continua¹, deberán solicitar la asesoría de la Unidad de Educación Continua y Permanente (UECP) de la Facultad de Ingeniería.

2. La UECP deberá remitir al interesado los formatos establecidos para tener la información que se debe diligenciar para solicitar la aprobación del Consejo de Facultad y ofrecer asesoría para la elaboración del respectivo presupuesto.

3. Una vez el interesado diligencie los formatos, deberá remitirlos a la UECP. Cuando la propuesta se presente por personas que no sean docentes de planta de la Universidad Nacional, la UECP deberá remitir la información al director de la Unidad Académica Básica a la que corresponda por temática, con el fin que se asigne un docente de planta como coordinador de la actividad, quien asumirá la condición de director del proyecto.

El director del proyecto tendrá la función de validar la actividad y es el responsable del desarrollo de la misma, pero no es obligatorio que participe como conferencista en la actividad.

1. La UECP solicita aval del Comité de Extensión, mediante comunicación escrita, en la cual debe relacionar la información establecida en el Artículo No. 4 de la Resolución RG030 DE 2012.

2. El director del Instituto de Extensión e Investigación -IEI-, inscribirá para aprobación del Consejo de Facultad, las actividades de Educación Continua que tengan aval del Comité de Extensión. Para el caso de los diplomados, el director del proyecto deberá presentar ante el Consejo de Facultad, los contenidos del mismo.

3. La Secretaría de Facultad comunica a la UECP las actividades de educación continua aprobadas por el Consejo de Facultad.

4. La UECP inscribe la actividad en el Sistema Hermes, de conformidad con los aspectos establecidos en la Resolución No. 09 de 2014. Para lo anterior se deberá tener en cuenta lo siguiente:

- Este paso se realizará independientemente que el docente responsable haya realizado el registro del proyecto en el Sistema Hermes con su usuario, para poder aplicar a convocatorias que aporten recursos para la ejecución del mismo. En este caso, la UECP sólo se encargará de las actividades administrativas del proyecto creado por la modalidad de extensión.

- La actividad será vinculada en el Sistema Hermes a la Unidad Académica Básica a la cual esté vinculado el director del proyecto.

- Cuando la actividad a desarrollar incluya temáticas de más de una Unidad Académica Básica o se realice en el marco de la modalidad Acuerdo Interfacultades o Intersedes, el mismo será vinculado al IEI.

- La actividad sólo se podrá iniciar a ejecutar, una vez se cuente con el registro en el Sistema Hermes.

- La UECP será la encargada de informar acerca de dicho registro al director del proyecto.

5. La UECP será la encargada de apoyar los siguientes aspectos: difusión, inscripciones, reporte de informes de ingresos a la Unidad Administrativa, contratación, apoyo logístico y administrativo para el desarrollo de la actividad, certificación de participantes, gestión documental lo que garantiza la trazabilidad de la documentación generada en el marco del desarrollo de la actividad y gestión para la liquidación del proyecto.

Las actividades requeridas en el marco de la ejecución del proyecto podrán ser apoyadas por entidades externas, caso en el cual la UECP podrá realizar la contratación requerida para cancelar sus servicios.

La UECP es una dependencia cuya función debe ser autosostenida, por ello cada una de las actividades de la Unidad de Educación Continua, aportará un porcentaje de sus ingresos a la UECP. Dicho porcentaje será establecido de común acuerdo con el director del proyecto.

El uso de los excedentes ² que generen las actividades de educación continua, será definido por el director del proyecto y por los directores de las Unidades Académicas Básicas. Los excedentes deberán estar orientados a fortalecer el desarrollo de actividades de educación continua y de extensión en general y el uso de los mismos deberá cumplir con la normatividad que exige la universidad en materia de contratación.

En los casos en los cuales se desarrollen actividades en convenio con otras entidades y sólo porque se requieran condiciones específicas para el desarrollo de la misma que no puedan ser apoyadas por la UECP, se podrá previa aprobación del Consejo de Facultad, realizar el manejo de los recursos a través de dicha entidad. En este caso, se deberá cumplir de manera estricta los numerales 1 al 7 del procedimiento anterior y en la información suministrada por el interesado a la UECP (numeral 2), se deberá justificar las razones por las cuales no es posible realizar el recaudo de los recursos y manejo administrativo desde la UECP. Esta información deberá quedar explícita en el acta del Consejo de Facultad y en el oficio que al respecto expida la Secretaría de Facultad.

En las actividades aprobadas bajo estas condiciones, el director del proyecto antes del inicio de la ejecución de la actividad, deberá entregar a la UECP, un documento firmado por la entidad con la que se suscribió el convenio para el recaudo de los recursos y gestión administrativa del proyecto, en el cual se comprometa a dar cumplimiento estricto de los siguientes aspectos (en concordancia con los aspectos establecidos en el procedimiento: "Gestión de la educación continua y permanente"):

- Entregar a la UECP en formato Excel, una relación detallada de todos los participantes en el evento, el cual debe incluir la siguiente información: número de cédula, nombres completos, correo electrónico, número de teléfono.

- Entregar a la UECP los soportes que den cuenta de la asistencia de las personas a la actividad.

- Entregar un informe en el cual relacionen las personas que serán certificadas, ya que cumplieron con un porcentaje de asistencia igual o superior al 80 % de las sesiones. Este informe debe corresponder con los soportes mencionados en el punto anterior.

- En el caso que la actividad haya contemplado evaluación y por lo tanto el certificado incluya el componente de "aprobación", se deberá entregar a la UECP copia de las evaluaciones, así como de la relación de la calificación asignada a los asistentes. Sólo se podrá entregar certificado de "aprobación" a los participantes que obtengan una calificación final igual o superior a 3.0 (lo anterior de conformidad con el parágrafo III del Artículo 3 de la Resolución RG 030 de 2012).

- Realizar una encuesta de satisfacción a los participantes y hacer entrega a la UECP del respectivo informe en donde se consoliden las mismas. El informe deberá estar firmado por el director del proyecto.

- Entregar los soportes de entrega de certificados a los asistentes. Los certificados son generados por la UECP, previa certificación por parte de la Entidad de las personas que cumplieron con los requisitos para tal fin. Los certificados podrán entregarse en físico o en formato pdf.

- Girar a la Universidad Nacional los recursos correspondientes a: las transferencias establecidas por la Facultad de Ingeniería, los costos indirectos y el valor definido por el IEI por concepto de certificación de cada uno de los asistentes. Las transferencias a las que se hace referencia en este numeral, aplicará incluso para las actividades denominadas "eventos". Es de precisar, que cuando dichos eventos se realizan a través de la UECP no contemplarán transferencias. Lo anterior, de conformidad con lo establecido en el apartado "Transferencias" del Instructivo No. 002 de 2011.

Los aspectos mencionados en los puntos anteriores también aplicarán para los proyectos de extensión o investigación, en los cuales se contemplen el desarrollo de actividades de capacitación y requieran certificar a los asistentes, excepto en lo correspondiente a transferencias, ya que se entiende que las mismas fueron canceladas a la universidad en el marco del proyecto principal.

Los aspectos establecidos en la presente circular se dan de conformidad con la normatividad establecida por la Universidad Nacional y con el fin de garantizar el cumplimiento de la función del Consejo de Facultad de "Definir los mecanismos para la gestión, el seguimiento, la evaluación y el control de las actividades de extensión" definida en el literal b del Artículo No. 13 del Acuerdo 036 de 2012.

Las actividades que no den cumplimiento estricto a lo establecido en la presente circular, no podrán emplear el nombre de la Universidad Nacional para su realización.