ACUERDO 16 DE 2017

(ACTA 7del 28 de septiembre)

"Por el cual se reglamenta el Subsistema Estratégico de Información e Indicadores de Bienestar Universitario de la Universidad Nacional de Colombia y se deroga la Resolución 02 de 2011 del Consejo de Bienestar Universitario"

EL CONSEJO DE BIENESTAR UNIVERSITARIO

En uso de sus facultades legales y estatutarias, en especial las establecidas en el Artículo 58 del Acuerdo 11 de 2005 del Consejo Superior Universitario-Estatuto General y

CONSIDERANDO:

QUE en el Artículo 58 del Acuerdo 11 de 2005 del Consejo Superior Universitario-Estatuto General de la Universidad Nacional de Colombia, se establece como una de las funciones del Consejo de Bienestar Universitario, promover, orientar y coordinar los programas de Bienestar, así como reglamentar su organización y funcionamiento.

QUE mediante Acuerdo 07 de 2010 del Consejo Superior Universitario, se determinó y organizó el Sistema de Bienestar Universitario y se estableció que para el cumplimiento de sus objetivos y el fortalecimiento de su unidad interna, el Sistema de Bienestar Universitario se apoyaría en los subsistemas estratégicos de Información e Indicadores y de Comunicaciones.

QUE mediante Resolución 02 de 2011 del Consejo de Bienestar Universitario, se reglamentó el Subsistema Estratégico de Información e Indicadores del Sistema de Bienestar Universitario, y en dicha resolución se definieron los objetivos funcionalidad ámbitos y momentos en los cuales se caracterizaría a los integrantes de la comunidad universitaria, así como las herramientas que se implementaría para permitir dicha caracterización

QUE el perfil integral individual, es una herramienta del Subsistema de Información e Indicadores, que permite determinar la condición general en la que ingresan los integrantes de la comunidad universitaria, hacer seguimiento a su permanencia y establecer las condiciones en las que egresa.

QUE como estrategia de prevención a la deserción estudiantil se hace necesario priorizar la detección intervención de factores de riesgo que pueden afectar la permanencia de los estudiantes de pregrado en la Universidad.

QUE en la Resolución 02 de 2011 del Consejo de Bienestar Universitario, se estableció que para monitorear la permanecía de los estudiantes de pregrado, la información se actualizaría, a través del levantamiento del perfil integral de permanencia, como mínimo en la sexta (6ª) matrícula.

QUE el seguimiento adelantado por instancias académicas de la Universidad a la permanencia estudiantil, indica que la mayor deserción se produce en los dos primeros años de la vida universitaria y en ese sentido, es importante identificar e intervenir oportunamente los factores de riesgo que pueden conducir a dicha deserción.

QUE se hace necesario entonces, anticipar el levantamiento del perfil integral individual de permanencia previsto en el numeral 2 del Artículo 5 de la Resolución 02 de 2011 del Consejo de Bienestar Universitario.

En mérito de lo anterior,

ACUERDA:

ARTÍCULO 1. Definiciones. Para los fines del presente Acuerdo se utilizarán las siguientes definiciones:

1. Subsistema Estratégico de Información e Indicadores de Bienestar Universitario. Es un subsistema de apoyo del Sistema de Bienestar Universitario, compuesto por un conjunto de variables e indicadores, soportado en una plataforma tecnológica, que permite recoger, organizar, mantener actualizada y disponible la información pertinente sobre los miembros de la comunidad universitaria.

2. Perfil Integral Individual. Es una herramienta del Sistema de Bienestar Universitario, que permite determinar la condición general en la que ingresan los integrantes de la comunidad universitaria, hacer seguimiento a su permanencia y establecer las condiciones en las que egresa.

3. Formulario Encuesta. Es un instrumento del Subsistema de Información e Indicadores de Bienestar Universitario, que permite recoger información pertinente de los miembros de la comunidad universitaria para levantar el perfil integral individual, al ingreso, durante la permanencia y al egreso. El formulario encuesta, es diseñado, por la Dirección Nacional de Bienestar y aplicado por cada Sede, en los momentos establecidos en el artículo 5 del presente Acuerdo. Dadas las características de la comunidad universitaria, se contará con formatos diferentes para estudiantes, docentes y funcionarios administrativos. El formato que se utilice por estamento será igual en todas las sedes.

4. Instrumento para la Valoración Socioeconómica. Es un instrumento del Subsistema de Información e Indicadores de Bienestar Universitario, que permite valorar cuantitativamente la información suministrada por el estudiante, para adjudicar los apoyos socioeconómicos estudiantiles que prestan los programas del Área de Gestión y Fomento Socioeconómico del Sistema de Bienestar Universitario.

ARTÍCULO 2. Objetivos. El Subsistema Estratégico de Información e Indicadores de Bienestar Universitario tiene los siguientes objetivos:

1. Promover el mejoramiento de la gestión a través de la medición del impacto, oportunidad y pertinencia de los programas de Bienestar Universitario.

2. Recopilar y mantener actualizada la información relacionada con Bienestar Universitario suministrada por los estudiantes, los docentes y el personal administrativo, al ingreso, durante la permanencia y al momento del egreso.

3. Contribuir a la identificación de necesidades, vulnerabilidades y potencialidades de los miembros de la comunidad universitaria.

4. Proporcionar información relevante para el diseño, implementación y evaluación de políticas, estrategias, programas y actividades de bienestar, que faciliten a los integrantes de la comunidad universitaria la adaptación al medio universitario, el paso por la Universidad, el proceso de salida al medio laboral o profesional y la adaptación a la jubilación, según sea el caso.

ARTÍCULO 3. Funcionamiento. El Subsistema Estratégico de Información e Indicadores de Bienestar Universitario, funcionará de la siguiente manera:

1. La Dirección de Bienestar Universitario de la Sede o quien haga sus veces, a través de las Áreas de Acompañamiento Integral y de Salud, o quienes hagan sus veces, establecerá dentro del cronograma de actividades, las fechas durante las cuales los integrantes de la comunidad universitaria diligenciarán el formulario encuesta de recolección de información.

2. Las Áreas de Acompañamiento Integral y de Salud, de la Dirección de Bienestar de la Sede o quienes hagan sus veces, de manera coordinada, citarán a los estudiantes, docentes y funcionarios administrativos, para acopiar la información en el formulario encuesta, en los momentos establecidos en el Artículo 5 del presente Acuerdo.

3. El diligenciamiento del formulario encuesta se hará en forma individual a través de los medios físicos o electrónicos que cada Sede defina.

4. Una vez acopiada la información, el Subsistema procesará los datos de acuerdo a los criterios de análisis con los que se haya programado para ser analizados; con los resultados se levantará el perfil integral individual y la caracterización de la población universitaria.

ARTÍCULO 4. Administración. Como respuesta a la organización del Sistema de Bienestar Universitario, el Subsistema Estratégico de Información e Indicadores de Bienestar se administrará en tres niveles así:

1. A Nivel Nacional. La Dirección Nacional de Bienestar, es la instancia encargada de:

a. Trazar los lineamientos sobre el tipo de información que debe recoger el Subsistema.

b. Diseñar y hacer los ajustes y actualizaciones necesarias a las herramientas y los instrumentos utilizados, para acopiar la información requerida.

c. Organizar y analizar la información acopiada por las diferentes sedes.

d. Caracterizar a la comunidad universitaria con base en la información acopiada.

e. Formular, desarrollar y reorientar las políticas y los programas, según las situaciones encontradas.

2. A Nivel de SedeLa Dirección de Bienestar Universitario de Sede o quien haga sus veces, es la instancia encargada de:

a. Acopiar, organizar, analizar y administrar, la información de su respectiva Sede, a través de los instrumentos diseñados para tal fin.

b. Detectar la población vulnerable o con potencialidades, para implementar las acciones correspondientes.

c. Analizar y trabajar conjuntamente con el Nivel Nacional en la caracterización de la comunidad universitaria de la Sede.

d. Retroalimentar al Nivel Nacional con la información acopiada y analizada.

3. A Nivel Facultad. La Dirección de Bienestar Universitario de Facultad o quien haga sus veces, se sirve de la información suministrada por el Nivel Nacional y de Sede, sobre la caracterización de la población de la Facultad, para realizar las actividades directamente asociadas a los intereses, al desempeño académico o laboral de los estudiantes, los docentes y los funcionarios administrativos, vinculados a la Facultad.

ARTÍCULO 5. Momentos. El levantamiento del perfil integral se hará en tres (3) momentos del ciclo universitario, así: el perfil integral individual de ingreso, el monitoreo a la permanencia y el perfil individual de egreso.

1. Perfil Integral individual al ingreso: Consiste en la caracterización al ingreso de los estudiantes, docentes y personal administrativo, en aspectos relacionados con las condiciones de la admisión, formación académica, experiencia laboral, lugar de procedencia, condiciones socioeconómicas, dinámica personal y familiar, condiciones de salud, intereses y aptitudes para el deporte, la cultura, el servicio social y comunitario.

Los estudiantes diligenciarán el formulario encuesta antes de iniciar su primer periodo académico. Los empleados docentes o administrativos, diligenciarán el formulario encuesta antes de la posesión en el cargo.

2. Monitoreo a la permanencia: Consiste en el seguimiento al desempeño académico y/o laboral, a la evolución de las condiciones personales, familiares y socioeconómicas, a la adaptación al medio universitario, el nivel de satisfacción e identificación con su formación profesional o su actividad laboral, a la condición integral de la salud, a la realización de prácticas deportivas, culturales o comunitarias que respondan a sus intereses y contribuyan con su formación integral. Igualmente, hace seguimiento a las acciones que emprenden las direcciones de Bienestar Universitario de Sede, o quien haga sus veces, para atender las necesidades de la población vulnerable y potencializar las aptitudes destacadas.

Para los estudiantes de pregrado, la información requerida por el Subsistema Estratégico de Información e Indicadores, se actualizará como máximo en la tercera matricula y adicionalmente, cuando se considere necesario.

Para el caso de los estudiantes de posgrado la actualización de la información, solo se hará para los estudiantes de doctorado o especializaciones en el área de salud, cuando el programa académico sea mayor a dos años. La información se actualizará en la mitad del plan de estudios que se cursa.

Para el caso de los docentes y personal administrativos, la información se renovará periódicamente y se cierra previo a la pensión por jubilación.

A los estudiantes admitidos a través del Programa de Admisión Especial de Movilidad Académica "PEAMA", se les migrará la información en el momento de su traslado a la Sede donde fue admitido.

3. Perfil de egreso: Consiste en la caracterización al egreso de los estudiantes, docentes y personal administrativo, en aspectos relacionados con la calidad de la formación profesional, los aportes de la actividad laboral, las actividades adicionales que complementaron la formación integral y que fueron implementadas durante el paso por la Universidad, la interiorización e identificación con el compromiso ético institucional y la responsabilidad social de los profesionales próximos a egresar. Igualmente, consiste en la evaluación del impacto de las acciones del Sistema de Bienestar Universitario en su formación profesional y laboral, en su calidad de vida y en su futura condición de jubilado.

PARÁGRAFO. El seguimiento a los pensionados y a los egresados, con respecto a la inserción en el medio laboral profesional y la creación de empresa, se hará de manera articulada con otras instancias de la Universidad.

ARTÍCULO 6. Ámbitos del Subsistema Estratégico de Información e Indicadores de Bienestar Universitario. Para caracterizar la población estudiantil, docente y de funcionarios administrativos, se consideran seis (6) ámbitos o dimensiones que son pertinentes para la Universidad y sobre los cuales se pueden implementar acciones de bienestar. Estos ámbitos son: académico-laboral, sociodemográfico, socioeconómico, dinámica personal y familiar, intereses y prácticas deportivas, artísticas, culturales y comunitarias y salud.

El perfil integral individual se levanta mediante un formulario encuesta que diligencia el estudiante, docente o funcionario administrativo. Los ámbitos que lo conforman son:

1. Ámbito académico-laboral. Registra las fortalezas y debilidades de los estudiantes, docentes y funcionarios administrativos, en relación con su formación profesional, el desempeño académico y laboral, en la Universidad Nacional de Colombia.

Al ingreso. Indaga sobre antecedentes académicos y laborales, áreas del conocimiento con alto o bajo desempeño, nivel máximo de formación anterior al ingreso a la Universidad, nivel de capacitación académica o laboral, competencia en segunda lengua, condiciones de admisión como estudiante, o de ingreso como docente o funcionario administrativo.

Permanencia. Hace seguimiento al proceso adelantado por estudiantes, docentes y funcionarios administrativos, durante su vida en la Universidad, considerando su rendimiento académico o laboral, nivel de satisfacción con la carrera o con el cargo, participación en actividades complementarias de formación, capacitación o recreación, reconocimiento de logros y habilidades destacadas, impacto de los programas y acciones desarrolladas por Bienestar Universitario.

De egreso. Establece algunas características del profesional que egresa, o del docente o administrativo próximo a jubilarse, considerando el tiempo de permanencia en la Universidad, promedio académico o rendimiento laboral, preparación para el egreso, conocimiento del medio laboral, capacidades de emprendimiento y preparación para la jubilación.

2. Ámbito sociodemográfico. Establece condiciones del lugar de procedencia, características de la vivienda, redes de apoyo familiar y social, y cómo éstas se modifican en el transcurso de la formación académica o de la actividad laboral.

Al ingreso. Indaga sobre las condiciones de procedencia de los integrantes de la comunidad universitaria y, cuando sea el caso, contrasta los cambios que se producen al ingresar a la Universidad.

Permanencia. Hace seguimiento a los cambios en las condiciones de vivienda y las redes de apoyo familiar y social, y evalúa el impacto de los programas y acciones recibidas por parte de Bienestar Universitario.

De egreso. Establece las condiciones generales y los cambios en la calidad de vida, las expectativas de retorno al lugar de origen y las contrasta con las condiciones al ingreso. Evalúa el impacto de los programas y acciones recibidas por parte de Bienestar Universitario.

3. Ámbito socioeconómico. Establece las condiciones personales y familiares con respecto a la manutención y satisfacción de las necesidades básicas.

Al ingreso. Establece las condiciones económicas de los estudiantes, docentes y personal administrativo, los apoyos personales, familiares o institucionales con que cuentan y si dependen económicamente de alguien, o responden económicamente por alguien.

Permanencia. Hace seguimiento de la condición económica personal y familiar, la dependencia y/o responsabilidad económica, la procedencia de los apoyos, el nivel de satisfacción de las necesidades. Adicionalmente, busca evaluar el impacto de los programas y acciones recibidas por los integrantes de la comunidad universitaria por parte de Bienestar.

De egreso. Establece cómo evolucionó la calidad y satisfacción de las necesidades económicas durante la permanencia en la Universidad y la relación con la culminación satisfactoria de la formación profesional o la actividad laboral. Adicionalmente, establece el impacto de los programas de Bienestar Universitario y de otros apoyos, para la culminación de la formación académica o el desempeño laboral.

4. Ámbito de la dinámica personal y familiar. Determina el autoconocimiento, expectativas personales y familiares, habilidades sociales, relaciones afectivas y filiales.

Al ingreso. Evalúa el nivel de autonomía, el conocimiento de sí mismo, identifica las redes de apoyo, composición familiar, las expectativas personales y familiares, con respecto a la formación profesional o a la actividad laboral en la Universidad.

Permanencia. Establece los cambios en el nivel de autonomía, conocimiento de sí mismo, nivel de satisfacción personal y familiar con respecto a la formación profesional recibida hasta el momento y en el caso de los docentes y funcionarios administrativos, el nivel de satisfacción de la actividad laboral realizada en la Universidad. Igualmente, establece los cambios en las redes de apoyo familiar, relaciones afectiva, amistosa y corporativa, y busca evaluar el impacto de los programas y acciones recibidas por parte de Bienestar Universitario.

De egreso. Establece los cambios al final del proceso de formación profesional o de la actividad laboral, con respecto a la autonomía, conocimiento de sí mismo, cumplimiento de las expectativas personales y cambios en la composición familiar y redes de apoyo, y busca evaluar el impacto de los programas y acciones recibidas de Bienestar Universitario.

5. Ámbito de intereses y prácticas deportivas, artísticas, culturales y comunitarias. Establece intereses, aptitudes y prácticas, en actividades deportivas, artísticas, culturales y comunitarias, que complementan la formación integral, fortalezcan el compromiso institucional y contribuyan a la convivencia de la comunidad universitaria.

Al ingreso. Indaga sobre los intereses y prácticas de actividades deportivas, artísticas, culturales y comunitarias, de los miembros de la comunidad universitaria. Igualmente visibiliza las personas con aptitudes destacadas o sobresalientes en actividades deportivas, artísticas, culturales y comunitarias.

Permanencia. Hace seguimiento a la participación de los integrantes de la comunidad universitaria en actividades deportivas, artísticas, culturales y comunitarias, considerando el nivel de satisfacción, accesibilidad y cualificación de la práctica misma. Hace seguimiento a los miembros de la comunidad universitaria destacados en cada actividad o disciplina específica. Adicionalmente, evalúa el impacto de los programas y acciones de Bienestar Universitario.

De egreso. Establece los elementos que aportaron a la formación integral, las destrezas y habilidades desarrolladas en el ejercicio de la actividad o disciplina específica, la participación destacada o sobresaliente en representación de la Universidad Nacional de Colombia y evalúa el impacto de los programas y acciones por parte de Bienestar Universitario.

6. Ámbito de salud. Establece las condiciones de salud de cada miembro de la comunidad universitaria y los perfiles de riesgo en salud, que puedan caracterizar a los sectores de la comunidad universitaria. Esta información se recopilará mediante la Historia Clínica y será administrada exclusivamente por los profesionales del Área de Salud. La información acopiada por la Historia Clínica, se suministrará únicamente como datos estadísticos, de modo general, a otras instancias de la Universidad o a las autoridades que la Universidad determine.

Al ingreso. Indaga sobre antecedentes individuales y familiares, enfermedades presentes, condiciones biofísicas, salud oral, auditiva, visual, sexual, mental y reproductiva, hábitos alimentarios, conductas adictivas y salud mental.

Permanencia. Determina la evolución de las variables al ingreso y la aparición de nuevos factores de riesgo. Establece el impacto de las acciones del Área de Salud sobre los cambios y afectaciones de la salud de los integrantes de la comunidad universitaria y monitorea la afiliación y permanencia en el Sistema General de Seguridad Social en Salud.

De egreso. Determina la aparición y superación de factores de riesgo, los cambios en la calidad de vida a nivel personal, profesional y laboral, y la interiorización de hábitos de vida saludables.

PARÁGRAFO. Los ámbitos descritos son la base del Subsistema Estratégico de Información e Indicadores de Bienestar Universitario; estos sólo se podrán modificar, previo aval de la Dirección Nacional de Bienestar y según la disponibilidad presupuestal necesaria para el ajuste requerido.

ARTÍCULO 7. Acopio y uso de la información. El Subsistema de información e indicadores, permitirá administrar, conservar, actualizar y suministrar, de manera oportuna a las instancias de la Universidad, la información pertinente. Es competencia de las Direcciones de Bienestar de las Sedes o quien haga sus veces, recoger, acopiar y utilizar la información a través de las Áreas que conforman el Sistema de Bienestar Universitario, respetando el principio de confidencialidad de la información privada, conforme a lo dispuesto por la Ley.

PARÁGRAFO 1. Al diligenciar el formulario encuesta, los miembros de la comunidad universitaria autorizarán por escrito, mediante consentimiento informado, a la Dirección de Bienestar Universitario de la sede o quien haga sus veces, para utilizar la información de manera general, sin violar la confidencialidad a la que se hace referencia en el presente Artículo.

PARÁGRAFO 2. Con el fin de optimizar los recursos de la Universidad, la información requerida que ya se encuentra acopiada por otras instancias, se obtendrá por medio de la integración con los demás sistemas y su actualización será competencia de las instancias responsables de la alimentación de dichos sistemas.

ARTÍCULO 8. Focalización de la Población Vulnerable. La información recogida al ingreso, permanencia y egreso permite detectar personas y/o poblaciones con mayor vulnerabilidad. A partir de la información recopilada, se puede establecer cuál es el perfil de riesgo de los integrantes de la comunidad universitaria y dirigir hacia ellos, acciones de bienestar, que mitiguen los riesgos en los que se encuentran, sin violar el principio de confidencialidad y manejo adecuado de la información.

ARTÍCULO 9. Promoción y proyección de habilidades destacadas. El perfil integral individual de ingreso permitirá establecer personas o grupos poblacionales con aptitudes, talentos o habilidades destacadas, a nivel académico, deportivo, artístico, cultural y comunitario, lo que permitirá orientar acciones y alianzas, que potencien y proyecten a dichos integrantes, en el transcurso de su vida universitaria.

ARTÍCULO 10. Implementación. La implementación del Subsistema Estratégico de Información e Indicadores de Bienestar Universitario, es responsabilidad de la Dirección Nacional de Bienestar Universitario y se hará en forma progresiva, iniciando con los estudiantes de pregrado, una vez la Universidad cuente con las herramientas tecnológicas necesarias para la aplicación del subsistema.

ARTÍCULO 11. Vigencia. El presente Acuerdo entra en vigencia a partir de su publicación en el régimen legal y deroga todas las normas que le sean contraías.

PUBLÍQUESE, Y CÚMPLASE

Dado en Bogotá D.C., a los veintiocho (28) días de septiembre de dos mil diez y siete (2017).

CARLOS ALBERTO GARZÓN GAITÁN

Presidente

MARTHA LUCIA ALZATE POSADA

Secretaria