RESOLUCIÓN 316 DE 2018
(20 DE MARZO)

"Por la cual se actualiza el Sistema de Control Interno de la Universidad Nacional de Colombia, y se derogan las Resoluciones de Rectoría 1428 de 2006 y 139 de 2018"

EL RECTOR DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

En uso de sus facultades legales y estatutarias, y

CONSIDERANDO

Que la Constitución Política en su Artículo 209, establece: "La Administración Pública, en todos sus órdenes, tendrá un Control Interno que se ejercerá en los términos que señale la Ley".

Que a su vez, el Artículo 269 de la Constitución Política establece, entre otros aspectos, que: "En las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de Control Interno, de conformidad con lo que disponga la Ley".

Que en el artículo 69 de la Constitución Política "Se garantiza la autonomía universitaria. Las universidades podrán darse sus directivas y regirse por sus propios estatutos, de acuerdo con la Ley".

Que respecto a la responsabilidad del Control Interno, la Ley 87 de 1993 "Por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones", dispuso en su artículo 6 que: "El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas, será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del Control Interno, también será responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos".

Que el Decreto 1210 de 1993, en su artículo 3º define que la Universidad Nacional de Colombia, en razón de su misión y de su régimen especial, es una persona jurídica autónoma, con gobierno, patrimonio y rentas propias y con capacidad para organizarse, gobernarse, designar sus propias autoridades y para dictar normas y reglamentos.

Que el Decreto 943 del 21 de mayo de 2014, "Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno (MECI)", en su artículo 1, adopta y determina las generalidades y estructura necesaria para establecer, implementar y fortalecer un Sistema de Control Interno en las entidades y organismos obligados a su implementación.

Que el Decreto 648 de 2017, "Por el cual se modifica y adiciona el Decreto 1083 de 2015, Reglamentario Único del Sector de la Función Pública" regula, entre otros, la organización de las Oficinas de Control Interno, su rol y actualiza lo relativo al Comité de Coordinación de Control Interno en las entidades del orden nacional frente a las nuevas tendencias internacionales en materia de auditoría interna.

Que el Acuerdo 011 de 2005, artículo 5º, numeral 8, dispone que en razón al régimen de autonomía, la Universidad está facultada para establecer su régimen de control interno.

Que mediante la Resolución de Rectoría 1428 de 2006 se establecieron el Sistema de Control Interno de la Universidad Nacional de Colombia, el Comité Nacional Coordinación del Sistema de Control Interno y los Subcomités de Control Interno.

Que mediante la Resolución de Rectoría 139 de 2018 modificó los integrantes del Comité Nacional Coordinación del Sistema de Control Interno.

En mérito de lo anterior,

RESUELVE

TITULO l.

SISTEMA DE CONTROL INTERNO

ARTÍCULO 1. ACTUALIZACIÓN Y ADAPTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. Actualizar para la Universidad Nacional de Colombia el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2014, establecido en el Decreto 943 del 21 de mayo de 2014, y las normas que lo modifiquen, el cual debe ser adaptado a las necesidades propias de la Universidad en el marco de la Autonomía Universitaria, y por consiguiente será denominado en adelante como "Sistema de Control Interno de la Universidad Nacional de Colombia".

ARTÍCULO 2. DEFINICIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA. El Sistema de Control Interno de la Universidad Nacional está integrado por el esquema de organización y el conjunto de planes, programas, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por la Universidad, para asegurar que todas las actividades y actuaciones, así como los mecanismos de información, seguimiento y control, demás recursos y desarrollos aplicados, se realicen de acuerdo con las normas vigentes, dentro de las políticas trazadas por la Rectoría y en atención a las metas u objetivos institucionales. Lo anterior debe ser realizado de manera armónica, dinámica, efectiva, flexible y suficiente y su ejercicio debe ser intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes, en particular, de las asignadas a quienes tienen responsabilidad de mando.

ARTÍCULO 3. PRINCIPIOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA. Atendiendo los principios constitucionales y legales, la adopción, adaptación, implementación y actualización del Modelo Estándar de Control Interno, MECI 1000:2014, se fundamenta en los siguientes principios que han sido precisados en el marco de la autonomía universitaria:

3.1. De Autorregulación: Es una consecuencia lógica de la autonomía y se refiere a la capacidad de la Universidad de autodeterminarse, autogobernarse y autolegislarse, es decir su posibilidad de construir colectivamente sus propias reglas de juego en todos los ámbitos, con sujeción a la Constitución Política y la Ley.

3.2. De Autoevaluación: Para la Universidad Nacional, la Autoevaluación es un proceso permanente, a través del cual se examina a sí misma, con el objetivo de mejorar continuamente su calidad y de mostrar a la sociedad la manera como cumple las tareas que le han sido encomendadas en los campos de la docencia, la investigación y la extensión

3.3. De Autocontrol: Es el control interno de las actuaciones de las personas con las normas, procedimientos y prácticas sociales de la Universidad, de tal manera que se garantice el ejercicio de la función pública de manera íntegra, transparente y eficaz en el cumplimiento de la Misión.

3.4. De Autogestión: Es el conjunto de actividades y mecanismos racionalizadores y regulatorios de los procesos académicos y administrativos en un ambiente de gobierno colegiado y participativo, fundamentados en una autonomía responsable.

Parágrafo. El Sistema de Control Interno de la Universidad Nacional de Colombia se basa en los principios del ejercicio de la función pública establecidos en el artículo 209 de la Constitución Política, en los principios adicionales del Control Interno definidos por la Ley 87 de 1993 y en los principios establecidos para la Universidad en el artículo 4º del Estatuto General.

ARTÍCULO 4. OBJETIVO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. El objetivo general es proporcionar una estructura que especifique los elementos necesarios para construir y fortalecer el Sistema de Control Interno de la Universidad Nacional de Colombia, a través de un modelo que determine los parámetros de control necesarios para que al interior se establezcan acciones, políticas, métodos, procedimientos, mecanismos de prevención, verificación y evaluación en procura del mejoramiento continuo de la gestión académico administrativa.

ARTÍCULO 5. OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. Los objetivos específicos son:

5.1 Objetivos de control de cumplimiento: Constituyen objetivos de Evaluación del Cumplimiento de la Misión de la Universidad Nacional de Colombia los siguientes:

 a) Identificar, el marco legal que le es aplicable a la Universidad, con base en el principio de autorregulación y sin detrimento de su autonomía.

b) Establecer las acciones que permitan a la Universidad garantizar el cumplimiento de su Misión con base en el marco legal que le es aplicable y en ejercicio de la autonomía universitaria. (Principio de autogestión).

c) Diseñar los procedimientos de verificación y evaluación que garanticen razonablemente el cumplimiento del marco legal aplicable (principio de autogestión).

 5.2 Objetivos de control de planeación y gestión. Velar porque la Universidad disponga de:

 a) Objetivos, metas y planes de acción acordes en el marco legal que le es aplicable y en ejercicio de la autonomía universitaria, que le permitan cumplir la Misión para la cual fue creada.

b) Procesos y procedimientos necesarios para el cumplimiento de los objetivos institucionales, de acuerdo con su naturaleza, características y propósitos, procurando su simplificación y actualización de manera permanente.

c) Políticas operacionales y delimitación precisa de la autoridad y niveles de responsabilidad.

d) Mecanismos que protejan los recursos que se encuentran bajo su custodia, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que lo afecten.

e) Estrategias que busquen crear conciencia en todos los servidores públicos sobre la importancia del control, mediante la generación, mantenimiento y mejora continua de un entorno favorable que permita la aplicación de los principios del Modelo Estándar de Control Interno.

 5.3 Objetivos de control de evaluación y seguimiento. Constituyen objetivos de Evaluación y Seguimiento de la Universidad Nacional de Colombia los siguientes:

 a) Garantizar que el Sistema de Control Interno disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación, que faciliten en tiempo real, realizar seguimiento a la gestión de la Universidad por parte de los diferentes niveles de autoridad, permitiendo acciones oportunas de prevención, corrección y de mejoramiento.

b) Garantizar la existencia de la función de evaluación independiente en la Universidad Nacional de Colombia, realizada por la Oficina Nacional de Control Interno o quien haga sus veces, como mecanismo de verificación de la efectividad del Control Interno.

c) Propiciar el mejoramiento continuo del control y de la gestión de la Universidad, así como de su capacidad para responder efectivamente a los diferentes grupos de interés.

d) Velar porque la Universidad cuente con los procedimientos que permitan integrar las observaciones de los órganos de control, a los planes de mejoramiento establecidos al interior.

e) Garantizar razonablemente la correcta evaluación y seguimiento de la gestión académico administrativa.

 5.4 Objetivos de control de información y comunicación. Velar porque la Universidad cuente con procedimientos necesarios para la generación de información y comunicación veraz y oportuna con el fin de:

a) Establecer los procedimientos que permitan la generación de la información y comunicación que por mandato legal, le corresponde suministrar a la Universidad a los órganos de control.

b) Garantizar la publicidad de la información que se genere al interior de la Universidad, y que se cuente con los medios de comunicación para su adecuada difusión.

c) Garantizar el suministro de información veraz y oportuna para el proceso de rendición de cuentas públicas, y que ésta sea comunicada de manera efectiva, a través de los canales correspondientes.

d) Establecer los procedimientos, que garanticen la generación y registro de información oportuna y confiable necesaria para la toma de decisiones, el cumplimiento de la misión y la rendición de cuentas a la comunidad; y los mecanismos apropiados para su adecuada comunicación.

e) Diseñar los procedimientos que permitan llevar a cabo una efectiva comunicación interna y externa, a fin de dar a conocer la información que genera la Universidad de manera transparente, oportuna y veraz, garantizando que su operación se ejecute adecuada y convenientemente.

TÍTULO II.

ROLES Y RESPONSABILIDADES

ARTÍCULO 6. RESPONSABILIDAD DE LA ALTA DIRECCIÓN. Son responsabilidades de la Alta Dirección en relación con el Sistema de Control Interno de la Universidad Nacional de Colombia:

a) Visualizar, adoptar, implementar y fortalecer el Sistema de Control Interno de la Universidad con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, se realicen acorde con las normas constitucionales, las legales vigentes y a la autonomía Universitaria.

b) Disponer los recursos físicos, económicos, tecnológicos, de infraestructura y de talento humano requeridos para su implementación y fortalecimiento continuo.

c) Disponer de políticas de operación y comunicación que garanticen el funcionamiento y fortalecimiento continuo del mismo, así como de un seguimiento periódico que consolide su compromiso con el Sistema de Control Interno de la Universidad.

d) Involucrar la participación activa de los líderes y sus equipos de trabajo para la identificación, diseño, estandarización y actualización permanente de los procesos a su cargo, la gestión de los riesgos y la verificación constante sobre la aplicación de los mecanismos de verificación y evaluación de su gestión, de la cual hará parte la realizada por los diferentes Organismos de Control.

e) Participar  en los procesos de Autoevaluación y Auditoría Interna que se realicen, con el fin de facilitar la puesta en marcha de los planes de mejoramiento, conforme a los objetivos específicos de los procesos y su aporte a los objetivos institucionales

ARTÍCULO 7. REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN. Para efectos de garantizar la operacionalización de las acciones necesarias para el desarrollo, implementación y mejoramiento continuo del Sistema de Control Interno de la Universidad Nacional de Colombia, basado en la adaptación del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano, el Rector delegó, mediante acta de compromiso firmada el 27 de septiembre de 2006, dicha función en el Vicerrector General, quién actuará bajo las políticas establecidas por el Comité Nacional de Coordinación del Sistema de Control Interno.

A su vez, la evaluación independiente y objetiva del desarrollo, implementación, mantenimiento y mejoramiento continuo del Sistema de Control Interno de la Universidad Nacional de Colombia estará a cargo de la Oficina Nacional de Control Interno o quien haga sus veces.

ARTÍCULO 8. COMITÉS DE COORDINACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA. Para su operacionalización y evaluación, la estructura del Sistema de Control Interno de la Universidad Nacional de Colombia deberá estar compuesta por:

8.1 Un Comité Nacional de Coordinación del Sistema de Control Interno, el cual adoptará un reglamento mediante acto administrativo de la Rectoría y tendrá las siguientes funciones:

a) Evaluar el estado del Sistema de Control Interno de acuerdo con las características propias de la Universidad Nacional de Colombia y aprobar las modificaciones, actualizaciones y acciones de fortalecimiento del sistema a partir de la normatividad vigente, los informes presentados por el jefe de control interno o quien haga sus veces, organismos de control y las recomendaciones del Sistema Integrado de Gestión Académico Administrativo y Ambiental, o quien haga sus veces;

b) Aprobar el Plan Anual de Auditoría de la entidad presentado por el jefe de control interno o quien haga sus veces, hacer sugerencias y seguimiento a las recomendaciones producto de la ejecución del plan de acuerdo con lo dispuesto en el manual de auditoría, basado en la priorización de los temas críticos según la gestión de riesgos de la Administración;

c) Aprobar el Manual de Auditoría Interna y la Declaración Ética del auditor, así como verificar su cumplimiento; 

d) Servir de instancia para resolver las diferencias que surjan en desarrollo del ejercicio de auditoría interna;

e) Conocer y resolver los conflictos de interés que afecten la independencia de la auditoría;

f) Someter a aprobación del Señor Rector la política de administración del riesgo y hacer seguimiento, en especial a la prevención y detección de fraude y mala conducta;

g) Asesorar y realizar seguimiento a la ejecución de las estrategias y políticas orientadas al fortalecimiento del Sistema de Control Interno de las Sedes de Presencia Nacional;

h) Las demás asignadas por la normatividad interna de la Universidad.

 Parágrafo. El Comité se reunirá ordinariamente cuatro (4) veces en el año.

 8.2 Subcomités de Coordinación de Control Interno de cada Sede Principal, los cuales tendrán las mismas funciones del Comité Nacional, pero a nivel de Sede.

ARTÍCULO 9. RESPONSABILIDAD DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS Y/O PARTICULARES QUE EJERCEN FUNCIONES PÚBLICAS EN LA UNIVERSIDAD. Los Servidores Públicos y/o Particulares que ejercen funciones públicas, son responsables de la operatividad eficiente de los procesos, actividades y tareas a su cargo y por la supervisión continua a la eficacia de los controles integrados. Así mismo, son responsables de llevar a cabo la autoevaluación permanente a los resultados de su labor, como parte del cumplimiento de las metas previstas por la dependencia o unidad administrativa a la cual pertenecen.

ARTÍCULO 10. OFICINA NACIONAL DE CONTROL INTERNO. Esta Oficina o quien haga sus veces, con base en el literal d) del artículo 3º, artículos 9º y 12º de la Ley 87 de 1993, es responsable por realizar la Evaluación Independiente al Sistema de Control Interno de la Universidad Nacional de Colombia, así como por el seguimiento a las acciones de mejoramiento institucional, generando las recomendaciones correspondientes y asesorando al Rector para su puesta en marcha. A su vez, desarrollará los siguientes roles: i) Liderazgo estratégico; ii) Enfoque hacia la prevención, iii) Evaluación de la gestión del riesgo, iv) Evaluación y seguimiento, y v) Relación con entes externos de control.

ARTÍCULO 11. RESPONSABILIDAD DEL SISTEMA DE GESTIÓN. Son responsabilidades del Sistema de Gestión en relación con el Sistema de Control Interno de la Universidad Nacional de Colombia:

a) Apoyar el proceso de implementación y fortalecimiento continuo del Modelo Estándar de Control Interno bajo las orientaciones del representante de la dirección.

b) Capacitar a los servidores de la Universidad en el Modelo Estándar de Control Interno e informar los avances en la implementación y fortalecimiento continuo del mismo.

c) Asesorar a las áreas de la entidad en la implementación y fortalecimiento continuo del Modelo Estándar de Control Interno.

d) Trabajar en coordinación con los servidores designados por las otras áreas en aquellas actividades requeridas para la implementación y fortalecimiento continuo del Modelo Estándar de Control Interno.

e) Revisar, analizar y consolidar la información para presentar propuestas para la implementación y fortalecimiento continuo del Modelo Estándar de Control Interno al representante de la dirección, para su aplicación.

d) Realizar seguimiento a las acciones de implementación y fortalecimiento continuo e informar los resultados al representante de la dirección, para la toma de decisiones.

TÍTULO III.

DE LOS COMITÉS DE COORDINACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

ARTÍCULO 12. DEFINICIÓN DEL COMITÉ NACIONAL. El Comité Nacional de Coordinación del Sistema de Control Interno de la Universidad Nacional de Colombia, es un órgano asesor del Rector, responsable del diseño de estrategias y políticas orientadas al fortalecimiento del Sistema de Control Interno.

ARTÍCULO 13. MIEMBROS. El Comité Nacional de Coordinación del Sistema de Control Interno de la Universidad Nacional de Colombia estará integrado por:

  1. El Rector de la Universidad quien lo presidirá,

  2. el Vicerrector General,

  3. el Vicerrector de Investigación,

  4. el Gerente Nacional Financiero y Administrativo,

  5. el Director Nacional de Veeduría Disciplinaria,

  6. el Director Nacional de Planeación y Estadística,

  7. el Secretario General y

  8. el Jefe de la Oficina Nacional de Control Interno, quien actuará como secretario técnico, con voz pero sin voto.

Parágrafo 1. En ausencia del Rector, presidirá el Comité Nacional el Vicerrector General.

Parágrafo 2. Podrán ser invitados al Comité los funcionarios que en concepto del Presidente o del Secretario Técnico, deban participar en atención a los asuntos específicos que ameriten tratarse.

ARTÍCULO 14. REUNIONES. El Comité Nacional de Coordinación del Sistema de Control Interno de la Universidad Nacional de Colombia se reunirá ordinariamente cada trimestre y extraordinariamente cuando lo convoque el Rector de la Universidad o el Jefe de la Oficina Nacional de Control Interno.

El Comité Nacional de Coordinación del Sistema de Control Interno de la Universidad Nacional de Colombia se reunirá en el lugar y hora que se determine, previa convocatoria.

Parágrafo. En la agenda de las reuniones ordinarias del Comité Nacional de Coordinación del Sistema de Control Interno de la Universidad Nacional de Colombia se incluirán los temas relacionados con las Sedes de Presencia Nacional.

ARTÍCULO 15. QUÓRUM DELIBERATORIO. El Comité Nacional de Coordinación del Sistema de Control Interno de la Universidad Nacional de Colombia podrá deliberar con la mitad más uno de sus miembros. De cada reunión se levantará un acta, la cual será refrendada por el Presidente y el Secretario Técnico.

ARTÍCULO 16. ASISTENCIA A LAS SESIONES. La asistencia al Comité Nacional de Coordinación del Sistema de Control Interno de la Universidad Nacional de Colombia es indelegable con excepción del Rector.

ARTÍCULO 17. DEFINICIÓN DE LOS SUBCOMITÉS DE SEDES PRINCIPALES. Los Subcomités de Coordinación del Sistema de Control Interno en las Sedes Principales, son órganos de naturaleza asesora y de seguimiento a la ejecución de las estrategias y políticas orientadas al fortalecimiento del Sistema de Control Interno.

ARTÍCULO 18. MIEMBROS DE LOS SUBCOMITÉS DE LAS SEDES PRINCIPALES. El Vicerrector de la Sede quien lo presidirá, el Jefe de la Oficina Nacional de Control Interno quien actuará como secretario técnico con voz pero sin voto, un funcionario de la Oficina Nacional de Control Interno asignado a la respectiva Sede, con voz pero sin voto, y los Directores o funcionarios de mayor jerarquía en las áreas de planeación, investigación, financiera y administrativa y secretaría de Sede.

Parágrafo 1. En ausencia del Jefe de la Oficina Nacional de Control Interno actuará como Secretario técnico del Subcomité un funcionario de dicha dependencia asignado a la respectiva Sede.

Parágrafo 2. Podrán ser invitados a los subcomités los funcionarios que en concepto del Presidente o el Secretario Técnico deban participar en atención a los asuntos específicos que ameriten tratarse.

ARTÍCULO 19. REUNIONES DE LOS SUBCOMITÉS. Los Subcomités de Coordinación del Sistema de Control Interno de las Sedes Principales se reunirán ordinariamente cada semestre y extraordinariamente cuando lo convoque el Vicerrector respectivo, o el Jefe de la Oficina Nacional de Control Interno.

Los Subcomités de Coordinación del Sistema de Control Interno se reunirán en el lugar y hora que se determine, previa convocatoria.

ARTÍCULO 20. QUÓRUM DELIBERATORIO. Los Subcomités de Coordinación del Sistema de Control Interno de las Sedes, podrán deliberar con la mitad más uno de sus miembros. De cada reunión se levantará un acta la cual será refrendada por el Presidente y el Secretario Técnico.

ARTÍCULO 21. ASISTENCIA A LAS SESIONES DE LOS SUBCOMITÉS. La asistencia a los Subcomités de las Sedes Principales es indelegable con excepción del Jefe de la Oficina Nacional de Control Interno.

ARTÍCULO 22. RELACIÓN DE LOS SUBCOMITÉS DE SEDE CON EL COMITÉ NACIONAL DE COORDINACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. Para un adecuado funcionamiento del Sistema debe existir retroalimentación de la información entre el Comité Nacional y los Subcomités, por lo tanto, en los Subcomités de Sede se informará sobre los temas tratados en las reuniones del Comité Nacional a través del Secretario Técnico. A su vez, en las reuniones del Comité Nacional se presentarán las actas de los subcomités de las Sedes.

TÍTULO IV.

DISPOSICIONES VARIAS

ARTÍCULO 23. ÁMBITO DE APLICACIÓN Y REGULACIÓN. La presente Resolución será aplicable a todas las dependencias de la Universidad Nacional de Colombia y su reglamentación de orden operativo se realizará por medio de actos administrativos por los cuales se adopten los instrumentos que le sean inherentes al Sistema de Control Interno de la Universidad Nacional de Colombia.

ARTÍCULO  24. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el régimen legal de la Universidad Nacional de Colombia, y deroga la Resoluciones de Rectoría 1428 de 2006, 139 de 2018 y demás que le sean contrarias.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá D. C., a los 20 de marzo de 2018

IGNACIO MANTILLA PRADA

RECTOR