RESOLUCIÓN 1141 DEL 2018

(27 DE SEPTIEMBRE)

 

"Por la cual se modifica transitoriamente la Resolución No. 1566 de 2009"

 

LA RECTORA DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

 

En uso de sus facultades legales y estatuarias, y

 

CONSIDERANDO

 

Que la Resolución de Rectoría No. 1566 del 14 de octubre de 2009 establece las disposiciones aplicables en materia de viáticos y gastos de viaje, auxilio de viaje, auxilio o gasto de marcha, gastos de transporte y estadía, apoyos económicos y gastos por concepto de adquisición de bienes y servicios, avances y legalizaciones en la Universidad Nacional de Colombia.

 

Que en concordancia con el principio de economía y celeridad contenidos en los numerales 12 y 13 del artículo 3 de la Ley 1437 de 2011, se deben impulsar oficiosamente los procedimientos, e incentivar el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones, a efectos de que los procedimientos se adelanten con diligencia, dentro de los términos legales y sin dilaciones injustificadas.

 

Que mediante Memorando GNFA 1059 del 18 septiembre de 2018 el Gerente Nacional Financiero y Administrativo, en el marco de las acciones de mejoramientos de los procesos financieros, solicita llevar a cabo un piloto en tres (3) proyectos para implementar nuevas alternativas a los medios de pago que tradicionalmente usa la universidad para pago de avances, específicamente, el uso de tarjetas débito prepago, que brinden mayores estándares de seguridad y facilidad, minimizando en lo posible el uso del efectivo y los cheques en la adquisición de bienes y servicios por otras modalidades.

 

Que para llevar a cabo el piloto se hace necesario que la normativa vigente relacionada con el manejo de viáticos y gastos de viaje, auxilio de viaje, auxilio o gasto de marcha, gastos de transporte y estadía, apoyos económicos y gastos por concepto de adquisición de bienes y servicios, avances, permita el uso de este producto financiero

 

En mérito de lo expuesto,

 

R E S U E L V E:

 

ARTÍCULO 1: modificar transitoriamente el artículo 31° de la Resolución de Rectoría 1566 de 2009, el cual está incluido en el capítulo que regula AVANCES PARA VIÁTICOS Y GASTOS DE VIAJE,AUXILIO O GASTO DE MARCHA Y AUXILIO DE VIAJE,  el cual quedará así:

 

Artículo 31. Se podrán conceder avances a nombre de un empleado docente o administrativo para sufragar gastos de alojamiento, alimentación y transporte de: a) Miembros de los cuerpos colegiados a nivel de facultad, sede y nacional, b) Evaluadores externos, c) Personal no vinculado a la carrera profesoral universitaria que realizan actividades académicas en las modalidades de profesores visitantes, especiales, y temporales ad-honorem que deban desplazarse para desarrollar actividades a ellos asignadas, en un lugar distinto a su domicilio, d) Profesores visitantes de otras universidades o instituciones de investigación o de educación superior nacionales o extranjeras de reconocido prestigio, o personalidades que en razón de su especial prestancia intelectual, profesional, cultural, académica, científica, política, empresarial, comercial, social, deportiva o artística, han sido invitados por la Universidad a participar en actividades de investigación, formación o extensión, e) Estudiantes a quienes se les otorgue auxilio o gasto de marcha para cubrir gastos ocasionados en una práctica extramural o salida de campo, f) Becarios, monitores, pasantes, auxiliares de extensión, auxiliares de docencia (académicos en formación), estudiantes auxiliares y estudiantes vinculados a proyectos de investigación, g) Representantes estudiantiles a nivel de facultad, sede y nacional y h) Estudiantes que por alguna situación académica, científica, artística, cultural o deportiva deban representar a la Universidad en un lugar distinto de la sede de vinculación del estudiante.

 

Parágrafo 1. Los avances de que trata el presente artículo, serán autorizados por el respectivo ordenador del gasto a través de resoluciones de ordenación del gasto, a nombre de un empleado docente o administrativo quien previa autorización expresa, se hará responsable del avance y de su respectivo proceso de legalización y suscribirá el formato de descuento de avance no legalizado. En la resolución de ordenación del gasto se debe indicar que el giro se efectuará a nombre del miembro del cuerpo colegiado, evaluador externo, docente ad-honorem, estudiante y relacionar el nombre completo y su documento de identidad.

 

Parágrafo 2. Podrá efectuarse un único giro al docente encargado de la práctica extramural o salida de campo cuando a criterio del ordenador del gasto, este trámite represente una mayor eficiencia administrativa y financiera, dado el volumen de estudiantes y la cuantía de la asignación a cada uno de ellos.

 

Parágrafo transitorio. En los casos determinados por el literal d. del presente artículo el avance se realizará a través de un empleado docente o administrativo quien será responsable de su legalización. El giro de los recursos se realizará directamente al profesor visitante a través de la tarjeta debito prepago una vez descontado el valor de las respectivas retenciones. Los gastos a través de la tarjeta débito pueden ser retiros en efectivo o mediante compras en establecimientos comerciales. Los gastos con tarjeta débito no pueden utilizarse para compras internacionales y por internet. En el caso de las personalidades que en razón de su especial prestancia intelectual, profesional, cultural, académica, científica, política, empresarial, comercial, social, deportiva o artística, han sido invitados por la Universidad a participar en actividades de investigación, formación o extensión, los avances se seguirán efectuando por los medios tradicionales.

 

ARTICULO 2. Modificar transitoriamente el capítulo VII de la Resolución 1566 de 2009, que regula los avances para la adquisición de bienes y servicios, el cual quedará así:

 

"AVANCES PARA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

Artículo 40. Se podrá conceder avances para adquisición de bienes y servicios, únicamente a docentes y administrativos.

 

Artículo 41. Se podrá autorizar avances para la adquisición de bienes y servicios requeridos por la Universidad para atender erogaciones urgentes e imprescindibles cuando la obligación deba ser satisfecha por exigencias del proveedor, de estricto contado. Así mismo, cuando las condiciones de compra ofrezcan ventajas financieras especiales por la cancelación contra entrega o que por la ubicación del proveedor no se pueden atender mediante órdenes contractuales. Este tipo de avances deben estar debidamente justificados, sustentados y su carácter excepcional debe explicarse en la motivación del acto administrativo que lo autoriza.

 

Parágrafo. Tratándose de la ejecución de proyectos de investigación o extensión, se podrá conceder avances para pago de servicios materiales no calificados cuando el proveedor exija el pago de contado.

 

Artículo 42. La solicitud de avance para adquisición de bienes y servicios se tramitará en el formato establecido para tal fin, por la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa.

 

Artículo 43. El docente o administrativo podrá solicitar el trámite del avance, siempre que esta solicitud se haga con antelación suficiente, en lo posible, con cinco (5) días hábiles previos a la fecha en que se requiere efectuar los gastos autorizados en el avance.

 

Parágrafo. Se podrá efectuar el giro del avance para la adquisición de bienes o servicios con mayor antelación a la mencionada en este artículo, cuando por condiciones especiales se requiera, en cuyo caso deberá quedar debidamente justificado en el acto administrativo que ordena el gasto.

 

Artículo 44. La resolución de ordenación del gasto para adquisición de bienes y servicios contendrá como mínimo la siguiente información: el nombre, apellidos y número del documento de identidad del docente o administrativo que se hace responsable del avance, el tipo de bien o servicio se va a adquirir, el plazo dentro del cual se efectuará la adquisición y el número del certificado de disponibilidad presupuestal con cargo al cual se realiza el gasto que se autoriza.

 

Parágrafo Transitorio. Se podrá efectuar el giro del avance para la adquisición de bienes o servicios a nombre del docente o administrativo a través de tarjeta débito para utilizar con retiros en efectivo o mediante compras en establecimientos comerciales. Los gastos con tarjeta débito no pueden utilizarse para compras internacionales o por internet ni para adquisiciones que superen un valor de veinte (20) SMMLV,  ni para adquirir bienes que requieran garantía mayor a 1año.

 

ARTICULO 3. El plan piloto tiene vigencia por el periodo comprendido entre la fecha de vigencia de la presente resolución  y el 31 de diciembre de 2018.

 

ARTICULO 4. Una vez concluido este periodo y evaluado el  piloto se procederá a modificar  o no la Resolución 1566 de 2009.

 

ARTÍCULO 5. Los demás términos y condiciones que no se modifican continúan vigentes.

 

ARTÍCULO 6. La presente resolución empezará a regir a partir de la fecha de publicación, en el Sistema de Información Normativa Jurisprudencial y de Conceptos - Régimen Legal de la Universidad Nacional de Colombia, conforme a lo dispuesto en el artículo 7 del Acuerdo 070 de 2012 del Consejo Superior Universitario.

 

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá D.C., a los 27 días del mes de septiembre de 2018                

 

DOLLY MONTOYA CASTAÑO

Rectora