RESOLUCIÓN 1528 DEL 2018

(27 DE DICIEMBRE)

 

 "Por la cual se define, se estructura y se establecen roles y responsabilidades del Sistema Integrado de Gestión Académico, Administrativo y Ambiental en la Universidad Nacional de Colombia y se derogan las Resoluciones que le sean contrarias"

 

El RECTOR (E) DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE  COLOMBIA

 

En uso de sus facultades legales y estatutarias, en especial las conferidas mediante el Acuerdo 070 de 2006  del Consejo Superior Universitario, y

 

CONSIDERANDO   

 

1. QUE la Universidad Nacional de Colombia debe actualizar y armonizar los actos administrativos que la Rectoría ha expedido en materia de gestión institucional, de tal forma que su contenido se adecue a la  dinámica legislativa que en materia de gestión pública se ha promulgado, como son entre otras:

 

- Ley 1437 de 2011."Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo".

 

- Ley 1474 de 2011. "Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública - Plan anticorrupción y atención al ciudadano".

 

- Ley 19 de 2012 "Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública".

 

- Directiva presidencial 4 de 2012. Eficiencia administrativa y lineamientos de la política cero papel en la administración pública.

 

- Ley 1581 de 2012, reglamentada parcialmente por el Decreto 1377 de 2013. "Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales".

 

- Decreto 2573 de 2014. "Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en Línea. Se reglamenta parcialmente la ley 1341 de 2009 y se dictan otras disposiciones".

 

-Decreto 943 de 2014. "Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno (MECI).

 

- Ley 87 de 1993. "Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones"

 

- Ley 1712 de 2014. "Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones" y los Decretos que la reglamenten.

 

- Decreto 124 de 2016. "Por el cual se sustituye el Título 4 de la Parte 1 del Libro 2 deí Decreto 1081 de 2015, relativo al "Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano".

 

- Decreto 1499 de 2017 "Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015".

 

- Ley 99 de 1993 "Por la cual se crea el Ministerio del Medio Ambiente, se reordena el Sector Público encargado de la gestión y conservación del medio ambiente y los recursos naturales renovables, se organiza el Sistema Nacional Ambiental, SINA, y se dictan otras disposiciones".

 

- Ley 594 de 2000 "Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones"

Resolución 11 de 2018. "Por la cual se adopta el Compromiso Ético de la Universidad Nacional de Colombia y se establecen directrices para su implementación y seguimiento".

 

2. QUE el Consejo Superior Universitario mediante Acuerdo 070 de 2006, delegó en el Rector de la Universidad Nacional de Colombia la implementación del Sistema de Control Interno de la Gestión y de Evaluación de Resultados.

 

3. QUE la Rectoría de la Universidad Nacional de Colombia, en cumplimiento de la delegación asignada por el Consejo Superior Universitario, concordante con los principios de organización interna previstos en el artículo 4 del Acuerdo 11 de 2005, desde el año 2006 ha venido expidiendo actos administrativos para la implementación del sistema de gestión institucional.

 

4. QUE se hace necesario estructurar el Sistema Integrado de Gestión Académica, Administrativa y Ambiental, unificando las Resoluciones de Rectoría No 1602 de 2014 y 327 de 2017 que se refieren a la denominación y creación de su comité, incluyendo roles y responsabilidades, así como mecanismos para el respectivo seguimiento.

 

5. QUE de conformidad con lo contemplado en los considerandos precedentes, se hace necesario contar con un Sistema Integrado de Gestión Académica, Administrativa y Ambiental, cuyo esquema funcional encamine y facilite la realización de actividades de gestión de acuerdo con la regulación vigente.

 

En mérito de lo anterior,

 

RESUELVE

 

ARTÍCULO 1. Definir, estructurar y establecer los roles y responsabilidades del Sistema Integrado de Gestión en la Universidad Nacional de Colombia, en los términos establecidos desde el artículo segundo (2) de la presente resolución.

 

ARTÍCULO 2. Establecer como denominación para el Sistema de Gestión en la Universidad Nacional de Colombia, el nombre de: "Sistema Integrado de Gestión Académica, Administrativa y Ambiental de la Universidad Nacional de Colombia - SIGA".

 

ARTÍCULO 3. El Sistema Integrado de Gestión Académica, Administrativa y Ambiental de la Universidad Nacional de Colombia ¿ SIGA, es el modelo básico de referencia desarrollado por la Universidad Nacional de Colombia, para el diagnóstico, aplicación, seguimiento, evaluación y análisis de la transformación necesaria o pertinente en el ámbito de gestión institucional, visualizada desde la identificación de aspectos comunes en materia Académica, Administrativa y Ambiental.

 

ARTICULO 4. Las normas o sistemas que integran el modelo SIGA vigentes, son: el Sistema de Autoevaluación de los programas curriculares de pregrado y posgrado, el Sistema de Gestión de Calidad, el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, el Sistema de Gestión de  Seguridad de la Información, el Sistema de Gestión documental, el Sistema de Gestión Ambiental, y la gestión para la competencia de los Laboratorios de Ensayo y Calibración y las demás normas que  correspondan a los sistemas que se incluyan en el modelo SIGA.

 

ARTICULO 5. La operacionalización del SIGA se realiza en el marco de los procesos, en los niveles estructurales de Nivel Nacional, Sede y Facultad/Centro/Instituto, a través de la Gestión de los Sistemas establecidos por la Universidad. La estructura operativa del SIGA es:

 

NIVEL NACIONAL:    Rector y Vicerrector General

 

Comité Directivo SIGA

 

Equipo Técnico Nacional SIGA

 

Lìderes de procesos del Nivel Nacional

 

 

NIVEL SEDE:             Vicerrectores de Sede y Directores de Sedes de Presencia  Nacional

 

Equipo Técnico SIGA Sede

 

Lìderes de procesos de Sede

 

NIVEL FACULTAD/CENTRO/INSTITUTO: Los Decanos y/o Directores de Centros e Institutos (cuando aplique), asignarán responsabilidades a uno o más funcionarios, con conocimientos en sistemas de gestión, para actuar como representante (s) del SIGA en cada Facultad, Centro y/o instituto.

 

ARTÍCULO 6. El Vicerrector General, los Vicerrectores de Sede, los Directores de las Sedes de Presencia Nacional, los Decanos de Facultad y los Directores de Institutos y Centros, apoyarán al Rector en la operacionalización del SIGA.

 

 

CAPÍTULO I. DEL NIVEL NACIONAL

ARTICULO 7. Las funciones que tendrán a cargo las diferentes instancias en el Nivel Nacional son las siguientes:

 

Rector y Vicerrector General.

 

a.       Definir y garantizar el cumplimiento de la política del SIGA y sus objetivos en la Universidad Nacional de Colombia.

 

b.      Asegurar el cumplimiento de la normativa externa e interna que sea competencia del SIGA.

 

c.       Definir planes, programas o actividades que permitan la articulación e integración de los sistemas de gestión aplicables.

 

d.      Proporcionar las condiciones, recursos y los mecanismos para la implementación, sostenibilidad y mejora del SIGA en la Universidad.

 

e.      Evaluar y hacer seguimiento a los resultados del SIGA y proponer acciones de mejoramiento.

 

COMITÉ DIRECTIVO SIGA

 

ARTÍCULO 8. El Comité Directivo SIGA es la instancia de la Universidad Nacional de Colombia encargada de definir los lineamientos estratégicos para la planeación, implementación, sostenibilidad, evaluación y mejora del SIGA, y estará conformado de la siguiente manera:

 

a.       El Vicerrector General, quien lo presidirá.

 

b.      El Vicerrector Académico, o su delegado siempre y cuando sea un director adscrito a las dependencias de esa Vicerrectoría.

 

c.       El Vicerrector de Investigación, o su delegado, siempre y cuando sea un director adscrito a las dependencias de esa Vicerrectoría.

 

d.      El Gerente Nacional Financiero y Administrativo.

 

e.      El Director Nacional de Planeación y Estadística, quien ejercerá la Secretaría Técnica, o su delegado.

 

 

Participarán como invitados permanentes con voz pero sin voto:

 

a.       El Secretario(a) General o su delegado.

 

b.      El Director Nacional de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones o su delegado.

 

c.       El Director Nacional de Bienestar

 

d.      El Director Nacional de la Unidad de Medios de Comunicaciòn

 

e.      El Director Nacional de Personal Académico y Administrativo o su delegado.

 

f.        El Jefe de la Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio

 

g.      El Jefe de la Oficina Nacional de Control Interno o su delegado.

 

h.      El Coordinador del Comité Técnico Nacional de Gestión Ambiental. o su delegado.

 

i.        El Coordinador Nacional del Sistema de Gestión de Calidad o su delegado.

 

PARÁGRAFO 1: El Comité Directivo SIGA se reunirá de manera ordinaria, al menos una vez por período académico y de manera extraordinaria cuando sea requerido.

ARTÍCULO 9. Las responsabilidades del Comité Directivo SIGA son:

 

a.       Analizar y avalar las políticas integradas que en materia de gestión institucional se desarrollen al interior de la Universidad, recomendando o no su pertinencia, de acuerdo con las normas constitucionales, legales y reglamentarias vigentes.

 

b.      Definir lineamientos y directrices que incorporen de manera estratégica y unificada en todas las Sedes de la Universidad Nacional de Colombia, la apropiación, implementación, evaluación, seguimiento y mejora del  SIGA.

 

c.       Conceptuar sobre los planes, programas y proyectos que surjan con ocasión de actividades inherentes a la gestión académica, administrativa y ambiental en la Universidad, velando por que los mismos se enmarquen dentro de estructuras, objetivos y formas de implementación unificada y afines a todas las Sedes.

 

d.      Avalar el ejercicio de las auditorías internas del SIGA.

 

e.      Aprobación de la estrategias para la socialización a la comunidad universitaria y partes interesadas sobre los avances y evaluación del SIGA.

 

f.        Evaluar los resultados del SIGA determinando la conveniencia, adecuación, eficacia y eficiencia y proponiendo acciones de mejora.

 

g.      Informarse, conceptuar y/o pronunciarse, según sea el caso, sobre los aspectos relacionados con lo establecido en el literal g) del artículo 11 de la presente Resolución, relacionado con la posible articulación con otras instancias de decisión y apoyo al interior de la Universidad.

 

 

EQUIPO TÉCNICO NACIONAL SIGA

 

ARTÍCULO 10. El Equipo Técnico Nacional SIGA es la instancia que articula los elementos comunes de los sistemas de gestión en el Nivel Nacional. Este Equipo Técnico estará conformado de la siguiente manera:

 

a.       El Coordinador Nacional del Sistema de Gestión de Calidad, o su delegado.

 

b.      El Coordinador del Comité Técnico  Nacional de Gestión Ambiental, o su delegado.

 

c.       El jefe de la División Nacional de Seguridad y Salud en el Trabajo, o su delegado.

 

d.      Responsable Nacional del Sistema de Gestión de Seguridad en la Información, o su delegado.

 

e.      Jefe, Coordinador o Responsable del Sistema Nacional de Laboratorios, o su delegado.

 

f.        El Jefe de la Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental, o su delegado.

 

g.      Delegado de la Vicerrectoria Académica

 

PARÁGRAFO 1. En caso de integrarse un nuevo Sistema de Gestión al SIGA, se designará un representante que tendrá las mismas calidades.

 

PARÁGRAFO 2. El Coordinador Nacional del Sistema de Gestión de Calidad, o su delegado ejercerá la Secretaria Técnica la cual tendrá dentro de sus funciones efectuar la citación a sesionar y levantará el acta correspondiente con los aspectos relevantes de cada sesión.

 

PARÁGRAFO 3. El Equipo Técnico Nacional SIGA se reunirá de manera ordinaria, por lo menos una (1) vez al mes, y de manera extraordinaria cuando sea requerido.

 

PARÁGRAFO 4. El Equipo Técnico Nacional SIGA queda facultado para invitar a sus sesiones a todo actor que, por su idoneidad, pueda contribuir con sus aportes, en el abordaje de temas específicos que se requieran.

 

ARTÍCULO 11. Las funciones del Equipo Técnico Nacional SIGA:

 

a.       Apoyar técnicamente a las instancias competentes en lo relacionado con las políticas que en materia de gestión institucional se desarrollan al interior de la Universidad, recomendando su pertinencia, de acuerdo con las normas internas y externas vigentes.

 

b.      Someter a consideración del Comité Directivo SIGA, las propuestas de lineamientos y directrices técnicas, para la implementación, evaluación y seguimiento del SIGA.

 

c.       Definir, proponer y liderar el ejercicio de auditorías del SIGA, conforme a su alcance.

 

d.      Revisar las normas aplicables, velando por su adecuada articulación con el SIGA.

 

e.      Preparar y consolidar la información necesaria y suficiente para que el Comité Directivo SIGA tome decisiones y defina acciones de mejoramiento.

 

f.        Evaluar los resultados de la implementación de los  elementos convergentes y recomendar acciones de mejora.

 

g.      Difundir y comunicar la información de su competencia a las partes interesadas y de estas al Comité Directivo SIGA.

 

 

LIDER DE PROCESO NIVEL NACIONAL

 

ARTÍCULO 12. El Lider del proceso en el Nivel Nacional es la instancia responsable que vela para que los elementos comunes de los sistemas de gestión se lleven a cabo en el proceso en todos los niveles.

 

ARTÍCULO 13. Las funciones del Lider de proceso a Nivel Nacional:

 

a.       Hacer cumplir la política del SIGA y sus objetivos en la Universidad Nacional de Colombia en el proceso.

 

b.      Hacer cumplir la normativa externa e interna que sea competencia del SIGA.

 

c.       Asegurar que se cumplan los planes, programas o actividades que permitan la integración de los sistemas de gestión aplicables en el proceso

 

d.      Evaluar y hacer seguimiento a los resultados del proceso con respecto a los elementos comunes de los sistemas de gestiòn y proponer acciones de mejoramiento.

 

e.      Comunicar y hacer participes de los lineamientos y la  información relevante   para el proceso a los líderes pares de los procesos en Sedes, Facultades, Centros e Institutos.

 

f.        Consolidar información relevante del proceso en el Nivel Nacional, Sede, Facultad, Centros e Institutos para el análisis de la gestión.

 

g.      Difundir y comunicar la información de su competencia a las partes interesadas.

 

 

CAPÍTULO II. DEL NIVEL SEDE

 

ARTICULO 14. Las funciones que tendrán a cargo las diferentes instancias en el Nivel Sede  son las siguientes:

 

Vicerrectores de Sede y Directores de Sedes de Presencia Nacional

 

Las Vicerrectorías de Sede y Direcciones de Sedes de Presencia Nacional son las instancias responsables de implementar a nivel de sede los lineamientos definidos por el Comité Directivo.

 

h.      Garantizar el cumplimiento de la política del SIGA y sus objetivos en la Universidad Nacional de Colombia en la Sede.

 

i.        Asegurar el cumplimiento de la normativa externa e interna que sea competencia del SIGA en la Sede.

 

j.        Definir planes, programas o actividades que permitan la integración de los sistemas de gestión aplicables en la Sede, en articulación con los lineamientos del Comité Directivo SIGA.

 

k.      Proporcionar las condiciones, recursos y los mecanismos para la implementación, sostenibilidad y mejora del SIGA en la Sede.

 

l.        Evaluar y hacer seguimiento a los resultados del SIGA y proponer acciones de mejoramiento en la Sede.

 

m.    Difundir y comunicar la información de su competencia a las partes interesadas.

 

EQUIPO TÉCNICO SIGA EN SEDE

 

ARTÍCULO 15. El Equipo Técnico SIGA en Sede es la instancia que articula los elementos comunes de los sistemas de gestión en la Sede, este Equipo Técnico estará integrado de la siguiente manera:

 

a.       Jefe, Coordinador o responsable en Sede del Sistema de Gestión de Calidad.

 

b.      Jefe o responsable en Sede del Sistema de Gestión Ambiental.

 

c.       Jefe del área o quien haga sus veces en Sede del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

 

d.      Jefe o responsable en Sede del Sistema de Gestión de Seguridad en la Información.

 

e.      Jefe, Coordinador o responsable en Sede del Sistema Nacional de Laboratorios.

 

f.        Secretario de sede responsable de la Gestión y Patrimonio Documental.

 

g.      Delegado de la Dirección Académica.

 

h.      Dos representantes SIGA de las facultades por Sede.

 

PARÁGRAFO 1. En caso de integrarse un nuevo Sistema de Gestión al SIGA, se designará un representante que tendrá las mismas calidades.

 

PARÁGRAFO 2. El Coordinador del Sistema de Gestión de Calidad en sede o quien haga sus veces en las Sedes de Presencia Nacional, ejercerá la Secretaria Técnica la cual tendrá dentro de sus funciones efectuar la citación a sesionar y levantará el acta correspondiente con los aspectos relevantes de cada sesión.

 

PARÁGRAFO 3. El Equipo Técnico SIGA de Sede se reunirá de manera ordinaria, por lo menos cuatro veces al año, y de manera extraordinaria cuando sea requerido.

 

PARÁGRAFO 4. El Equipo Técnico Nacional SIGA queda facultado para invitar a sus sesiones a todo actor que, por su idoneidad, pueda contribuir con sus aportes, en el abordaje de temas específicos que se requieran.

 

PARÁGRAFO 5. El Equipo técnico del SIGA anualmente realizará una reunión con los representantes SIGA de las Facultades, Centros y/o Institutos, con el propósito de designar los integrantes de que trata el literal "h" del presente artículo.

 

ARTÍCULO 16. Las funciones del Equipo Técnico SIGA en Sede:

 

a.       Apoyar técnicamente a las instancias competentes en lo relacionado con las políticas que en materia de gestión institucional se desarrollan al interior de  la Sede, Facultad, Centro e Instituto, recomendando su pertinencia, de acuerdo con las normas internas y externas vigentes, en articulación con los lineamientos del Comité Directivo SIGA.

 

b.      Proponer estrategías para la implementación, evaluación y seguimiento del SIGA.

 

c.       Liderar el ejercicio de auditorías del SIGA en sede, conforme a los lineamientos institucionales.

 

d.      Revisar las normas aplicables en sede, velando por su adecuada articulación con el SIGA.

 

e.      Preparar y consolidar la información necesaria y suficiente conforme a los requerimientos del Equipo Técnico Nacional.

 

f.        Evaluar los resultados de la implementación de los  elementos convergentes en sede y recomendar acciones de mejora.

 

g.      Difundir y comunicar la información de su competencia a las partes interesadas.

 

LIDER DE PROCESO EN SEDE

 

ARTÍCULO 17. El Lider del proceso en sede es la instancia responsable que vela para que los elementos comunes de los sistemas de gestión se lleven a cabo en el nivel Sede, Facultad, Centro e Instituto

 

ARTÍCULO 18. Las funciones del Lider de proceso a Nivel Sede:

 

a.       Hacer cumplir la política del SIGA y sus objetivos en la Universidad Nacional de Colombia en el proceso.

 

b.      Cumplir con la normativa externa e interna que sea competencia del SIGA.

 

c.       Ejecutar los planes, programas o actividades que permitan la integración de los sistemas de gestión aplicables en el proceso

 

d.      Evaluar y hacer seguimiento a los resultados del proceso con respecto a los elementos comunes de los sistemas de gestiòn y proponer acciones de mejoramiento.

 

e.      Comunicar y hacer participes de los lineamientos y la  información relevante   para el proceso al personal que participa del proceso.

 

f.        Consolidar información relevante del proceso en Sede, Facultad, Centros e Institutos para el análisis de la gestión y enviar al líder del Nivel Nacional

 

g.      Difundir y comunicar la información de su competencia a las partes interesadas.

 

CAPÍTULO III. DEL NIVEL FACULTAD/CENTRO/INSTITUTO

 

ARTICULO 19. Los decanos de Facultades, Directores de Centros e Institutos serán los responsables de la implementación, mantenimiento y mejora del SIGA, asi como la difusión y comunicación a las partes interesadas.

 

ARTICULO 20. Los Decanos de cada una de las facultades y los Directores de Centros e Institutos en las Sedes, reglamentarán los aspectos necesarios para implementar el SIGA de acuerdo  a sus capacidades y conforme a las disposiciones emitidas por el Comité Directivo SIGA, Equipó Técnico Nacional SIGA             y el Equip Técnico SIGA en Sede.

 

ARTÍCULO 21. Publicar la presente Resolución en el régimen normativo, jurisprudencial y de conceptos, régimen Legal de la Universidad Nacional de Colombia, de conformidad con lo dispuesto en el Acuerdo del Consejo Superior Universitario No. 070 de 2012.

 

ARTÍCULO 22. Comunicar el contenido de la presente Resolución a todos los interesados.

 

ARTÍCULO 23. Vigencia. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las Resoluciones de Rectoría Nos. 1066 de 2007, 012 de 2008, 711 de 2009, 505 de 2010, 1602 de 2014, 327 de 2017 y las demás que le sean contrarias.

 

 

PUBLIQUESE COMUNIQUESE Y CUMPLASE

Dado en Bogotá, D.C., a los veintisiete (27) días del mes de diciembre de 2018

 

PABLO ENRIQUE ABRIL CONTRERAS

Rector (E)