RESOLUCIÓN 0094 DE 2019

(11 DE FEBRERO)

 

"Por la cual se establecen disposiciones para el manejo de las cajas menores en la Universidad Nacional de Colombia"

LA RECTORA DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

 

En uso de sus facultades legales y estatuarias, y

 

CONSIDERANDO

 

QUE las cajas menores son los fondos fijos establecidos a cargo de un servidor público de la Universidad Nacional de Colombia, para atender en forma oportuna y eficiente las solicitudes de gastos, identificados y definidos en los conceptos del presupuesto de gastos de la Universidad, que tengan el carácter de urgentes e imprescindibles.

 

QUE en concordancia con los principios de celeridad y economía contenidos en el numeral 12 y 13 del artículo 3 de la Ley 1437 de 2011, se deben impulsar oficiosamente los procedimientos, e incentivar el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones a efectos de que los procedimientos se adelanten con diligencia, dentro de los términos legales y sin dilaciones injustificadas.

 

QUE una vez concluido y evaluado el plan piloto viabilizado mediante la Resolución de Rectoria No. 1140 de 2018 se hace necesario modificar y actualizar el contenido de la Resolución de Rectoría No. 1722 de 2010.

 

QUE es necesario adoptar las disposiciones vigentes que permitan el adecuado manejo de las cajas menores en la Universidad Nacional de Colombia.

 

En mérito de lo expuesto,

 

R E S U E L V E:

 

Artículo 1. Campo de aplicación: Quedan sujetos a las disposiciones de la presente resolución las unidades ejecutoras que conforman el presupuesto general de la Universidad Nacional de Colombia.

 

Artículo 2. Monto y número de cajas menores: El monto y el número de cajas menores serán determinados por el Rector, previo análisis del comportamiento de las que se hubiesen creado en la vigencia inmediatamente anterior, a solicitud de los directores administrativos y financieros o quienes hagan sus veces en el Nivel Nacional, de Sede y en las Unidades Especiales, al inicio de cada vigencia fiscal, indicando la cuantía, la clase de gasto (Nivel central o Fondo especial), y la dependencia responsable de su manejo.

 

La solicitud de creación de una caja menor adicional que no haya sido prevista en la vigencia inmediatamente anterior, requerirá el visto bueno previo de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa.

 

Artículo 3. Certificado de disponibilidad: Para la constitución y reembolsos de las Cajas Menores, se deberá contar previamente con el certificado de disponibilidad presupuestal. Para la apertura de la caja menor, el ordenador del gasto solicitará el certificado de disponibilidad presupuestal según las necesidades de su unidad ejecutora, sin superar el monto total autorizado por el rector, y para el reembolso se solicitará y expedirá, de acuerdo con la ejecución de la caja menor.

 

Artículo 4. Constitución: Para que las cajas menores creadas por el Rector inicien su funcionamiento será requisito previo que el ordenador del gasto correspondiente mediante resolución designe y establezca:

 

a. El servidor público responsable de la administración y manejo de la caja menor, indicando su nombre y apellidos completos, número de documento de identidad y el cargo que desempeña, el cual debe estar adscrito a la dependencia designada. En ningún caso el tesorero o quien haga sus veces podrá ser responsable de la caja menor.

 

b. Las cuantías de los diferentes rubros presupuestales de acuerdo con las necesidades, sin superar el monto total autorizado por el Rector.

 

c. Indicar el monto total de la Caja menor autorizada por el Rector, la clase de gasto (Nivel central o Fondo especial) y la dependencia responsable de su manejo.

 

Artículo 5. Registro presupuestal: El registro presupuestal de la apertura de la caja menor se realizará con cargo al certificado de disponibilidad expedido previamente y soportado en la resolución mediante la cual el ordenador del gasto autoriza su constitución. Para los reembolsos se realizará con cargo al certificado de disponibilidad expedido previamente y soportado en la resolución mediante la cual el Ordenador del Gasto autoriza el reembolso.

 

Artículo 6. Requisitos para giro: Para efectuar el giro de la caja menor, el tesorero o quien haga sus veces debe tener en cuenta lo siguiente:

 

Primer giro:

 

a. Que exista resolución de constitución expedida por el ordenador del gasto de conformidad con la presente resolución.

 

b. Que exista registro presupuestal.

 

Giro del reembolso:

 

a. Que se hayan legalizado los gastos ejecutados con cargo a la caja menor.

 

b. Que exista resolución de ordenación del gasto autorizando el reembolso.

 

c. Que exista registro presupuestal.

 

Artículo 7. Manejo del dinero: El manejo de los recursos asignados a la caja menor se realizará a través una Tarjeta Débito Prepago que entregará la Universidad a cada servidor público responsable de la caja menor. Los recursos girados a la tarjeta débito prepago no podrán superar el monto asignado en la Resolución de constitución de la Caja Menor.

La Gerencia Nacional Financiera y Administrativa emitirá los lineamientos a tener en cuenta para el manejo, administración y control de la tarjeta debito prepago.

 

Parágrafo: A la tarjeta débito prepago de la Caja menor, sólo podrán ingresar los dineros correspondientes a este fondo.

 

Artículo 8. Destinación: El dinero que se entregue para la constitución de las cajas menores debe ser utilizado para sufragar gastos definidos en los conceptos del Presupuesto General de la Nación e identificados en la resolución de constitución, que tengan el carácter de urgentes e imprescindibles y estén relacionados con el cumplimiento de las actividades académicas, de investigación, extensión o soporte administrativo de la Universidad para la vigencia fiscal.

 

Artículo 9. Libros de control: Los servidores públicos responsables del manejo de la caja menor para control y seguimiento de los recursos bajo su responsabilidad, deberán llevar físicamente los siguientes libros, los cuales serán autorizados y rubricados por el Gerente Nacional Financiero y Administrativo para las cajas menores asignadas al Nivel Nacional y por el Jefe de la División Administrativa y Financiera o quien haga sus veces para las Sedes y Unidades Especiales:

 

a. Libro General: En este libro, el responsable debe registrar el valor autorizado de la caja menor mediante la resolución de constitución y los gastos efectuados, detallando en cada adquisición la siguiente información: fecha, número consecutivo de la operación, proveedor y/o beneficiario, número de factura, valor y saldo.

 

b. Libro de Presupuesto: En este libro el responsable deberá llevar el control de las apropiaciones presupuestales por rubros, de acuerdo con los autorizados en la resolución de constitución, detallando lo siguiente: las apropiaciones aprobadas por cada uno de los rubros presupuestales, fecha de la operación, número consecutivo de la operación, proveedor y/o beneficiario, concepto, valor del gasto efectuado, y el saldo.

 

Parágrafo 1. Los registros de la información deberán consignarse en el libro correspondiente, inmediatamente ocurran las operaciones. Sin perjuicio del diligenciamiento de los libros anteriores, el responsable podrá llevar controles adicionales que considere pertinentes, para garantizar el adecuado manejo y control de los recursos.

 

Artículo 10. Reembolsos: Para el reembolso de la caja menor deberá tenerse en cuenta lo siguiente:

 

a. Previa solicitud del responsable del manejo de los recursos de la caja menor, el ordenador del gasto expedirá resolución mediante la cual se ordene el reembolso de los valores ejecutados, previa expedición del certificado de disponibilidad presupuestal.

 

b. La resolución que ordena el reembolso deberá ser registrada presupuestalmente, antes que inicie la ejecución de los recursos.

 

c. Los reembolsos se harán por la cuantía de los gastos ejecutados, en los siguientes casos:

 

·        Cuando se haya ejecutado más del 70% de alguno o todos los valores de los rubros presupuestales afectados, sin exceder el monto previsto en el respectivo rubro presupuestal.

 

·        Cuando se adquieran bienes y servicios gravados con IVA independiente del porcentaje de ejecución de los gastos. Lo anterior para efectos de la solicitud de devolución de IVA bimestral a la que tiene derecho la Universidad.

 

Artículo 11. Legalización de gastos: Para la legalización de los gastos por efectos de reembolso o de cierre definitivo de la caja menor por finalización de la vigencia presupuestal, se tendrán en cuenta lo siguiente:

 

a. Los gastos deben referirse al objeto y funciones de la Universidad y su ejecución debe corresponder a los rubros presupuestales autorizados en la resolución de constitución.

 

b. El gasto debe haberse efectuado después de la constitución o del reembolso de la caja menor según el caso, excepto los gastos notariales y procesales.

 

c. Los demás lineamientos a tener en cuenta para la legalización de los gastos de la caja menor serán emitidos por la

Gerencia Nacional Financiera y Administrativa.

 

Artículo 12. Responsabilidades: El ordenador del gasto será el responsable de la solicitud y constitución de las cajas menores de acuerdo con las necesidades de su unidad ejecutora, ajustándose al buen uso de las mismas, a las normas de austeridad y al cumplimiento de las directrices emitidas en la presente resolución.

 

Los servidores públicos encargados del manejo de las cajas menores serán responsables de:

 

a. Efectuar oportunamente los trámites necesarios para disponer de los recursos de la caja menor.

 

b. Atender las solicitudes de gastos de las dependencias para las cuales fue creada la caja menor, de acuerdo con los criterios de racionalidad y austeridad del gasto público.

 

c. Mantener disponible en forma permanente los recursos de la caja menor depositados en la tarjeta débito prepago, efectivo temporal, vales provisionales de efectivo entregados para atender un gasto, así como los documentos soportes de los gastos realizados. No deben existir dineros faltantes ni sobrantes.

 

d. Garantizar que las facturas o documentos equivalentes, soportes del gasto cumplan con los requisitos establecidos en la normatividad tributaria vigente.

 

e. Efectuar las retenciones en la fuente a título de renta, IVA e ICA a que hubiere lugar conforme a las normas tributarias vigentes y llevar el control de las retenciones efectuadas.

 

f. Expedir los vales provisionales soporte de los dineros entregados para atender un gasto los cuales deben legalizarse dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de expedición.

 

g. Llevar el control de los gastos efectuados por caja menor en los libros de control que se establecen en esta resolución, mediante el registro de cada uno de los movimientos, que permita contar con la información actualizada de los recursos disponibles y de los saldos en los rubros presupuestales autorizados.

 

h. Efectuar el trámite de entrada de almacén cuando se adquieran elementos devolutivos por caja menor.

 

i. Verificar que la legalización de los dineros entregados para viáticos y gastos de viaje se efectúe dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la finalización de la comisión, según lo establecido en la Resolución de Rectoría No. 1566 del 14 de octubre de 2009 y las demás normas que las subroguen, modifiquen o adicionen.

 

j. Custodiar y cuidar la tarjeta débito prepago, la clave y usuario que le fueron asignados para el manejo de los recursos de la caja menor, por encontrarse éstos bajo su responsabilidad.

 

k. Responder disciplinaria, fiscal y pecuniariamente por el incumplimiento del manejo del dinero que se encuentre a su cargo y por la legalización oportuna, sin perjuicio de las demás acciones a que hubiese lugar.

 

Artículo 13. Prohibiciones: Con fondos de caja menor no se podrán realizar las siguientes operaciones:

 

a. Fraccionar compras de un mismo elemento o servicio.

 

b. Realizar desembolsos con destino a gastos de entidades diferentes a la Universidad.

 

c. Realizar préstamos transitorios de una caja menor a otra.

 

d. Efectuar pagos que correspondan a contratos y órdenes contractuales.

 

e. Reconocer y pagar gastos por concepto de servicios personales y por las contribuciones que establece la ley sobre nómina.

 

f. Cambiar cheques o efectuar préstamos a personas naturales o jurídicas.

 

g. Pagar servicios prestados por monitores o becarios.

 

h. Pagar gastos que no contengan los documentos soporte exigidos para su legalización, tales como facturas, resoluciones de comisión, recibos de registradora o la elaboración de una planilla de control.

 

i. Efectuar pagos de gastos que estén expresamente prohibidos en las normas de austeridad y eficiencia del gasto, establecidas en la Resolución de Rectoría número 407 de 2004 y las demás normas que la subroguen, modifiquen o adicionen.

 

j. Efectuar compras internacionales y por internet utilizando la tarjeta débito prepago como medio de pago.

 

Artículo 14. Cambio de responsable: Cuando se cambie en forma definitiva el responsable de la caja menor se deberá legalizar el total de los gastos realizados con corte a la fecha y reintegrar el saldo de los fondos que se recibieron a la tesorería correspondiente.

 

En los casos en que el responsable de la caja menor se encuentre en alguna situación administrativa que implique ausencia parcial o temporal de sus funciones, a discreción del ordenador del gasto se podrá:

 

a)      Mediante resolución designar a otro servidor público para que asuma esta responsabilidad, en este caso, el responsable de la caja menor deberá legalizar el total de los gastos realizados con corte a la fecha y reintegrar el saldo de los fondos que se recibieron a la tesorería correspondiente.

 

b)     Mediante la autorización de un avance, según lo establecido en la Resolución de Rectoría No. 1566 del 14 de octubre de 2009 y las demás normas que las subroguen, modifiquen o adicionen, designar a otro servidor público para atender en forma oportuna y eficiente las solicitudes de gastos. Situación que no implica cambio de responsable de caja menor y es independiente al manejo de la misma.

 

En cualquiera de estos casos, se atenderán los lineamientos que establezcan la Gerencia Nacional Financiara y Administrativa para el manejo, administración y control de la tarjeta débito prepago.

 

Artículo 15. Cancelación de la caja menor. Cuando se decida la cancelación de la caja menor, el responsable la legalizará en forma definitiva, reintegrando el saldo de los fondos que recibió a la tesorería correspondiente, atendiendo los lineamientos que establezca la Gerencia Nacional Financiara y Administrativa para el manejo, administración y control de la tarjeta débito prepago.

 

Artículo 16. Vigilancia y control. Con el fin de garantizar que las operaciones estén debidamente sustentadas, que los registros sean oportunos y adecuados y que los saldos correspondan a los movimientos efectuados, la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa mediante resolución establecerá los responsables de efectuar arqueos periódicos y sorpresivos a las cajas menores de las dependencias, independientemente de las evaluaciones y verificaciones que compete adelantar a la Oficina Nacional de Control Interno.

 

Artículo 17. La presente Resolución deroga las Resoluciones No. 1722 del 23 de diciembre de 2010 y No. 1140 del 27 de septiembre de  2018 de Rectoría, y las demás disposiciones que le sean contrarias.

 

Artículo 18.  La presente resolución empezará a regir a partir de la fecha de publicación, en el Sistema de Información Normativa Jurisprudencial y de Conceptos - Régimen Legal de la Universidad Nacional de Colombia, conforme a lo dispuesto en el artículo 7 del Acuerdo 070 de 2012 del Consejo Superior Universitario.

 

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá D.C., a los once (11) días del mes de febrero de 2019 

 

DOLLY MONTOYA CASTAÑO

Rectora