CIRCULAR CONJUNTA No. 10

Las disposiciones contenidas en el Protocolo al que hace referencia la Circular Conjunta 018 de 2021 dejan sin efecto lo establecido en la presente Circular.

 

 

Para:           Todas las dependencia de la Universidad Nacional de Colombia

Fecha:        1° de abril de 2020

Asunto:      Directrices en materia de gestión documental ante la emergencia de contención y mitigación del virus COVID-19

 

 

En consonancia con las acciones extraordinarias decretadas por el Gobierno Nacional en el marco de la declaratoria del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica y específicamente en cumplimiento del Decreto Legislativo Nro. 491 del 28 de marzo de 2020 "Por el cual se adoptan medidas de urgencia para garantizar la atención y la prestación de los servicios por parte de las autoridades públicas y los particulares que cumplan funciones públicas y se toman medidas para la protección laboral y de los contratistas de prestación de servicios de las entidades públicas, en el marco del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica" se hace necesario tomar medidas para asegurar la adecuada gestión de los documentos institucionales durante el tiempo en el que permanezcan vigentes las acciones tendientes a la contención y mitigación del virus COVID-19.

 

 

1.  Lineamientos para firma de documentos

 

1.1.       Actos administrativos

 

1.1.1 Firma

 

Los actos académicos y administrativos podrán suscribirse mediante firma autógrafa mecánica, digitalizada o escaneada.  Para garantizar la seguridad de los documentos firmados por este medio, cada oficina productora de actos académicos y administrativos llevará el control de su integridad y autenticidad a través de los medios que tenga a disposición durante el tiempo que dure la contingencia.

 

Nota: Dado que los actos académicos y administrativos son documentos sustantivos de la Universidad y de acuerdo con la Tabla de Retención Documental son de conservación permanente, una vez pasada la contingencia, deberán ser impresos y firmados mecánicamente para su archivo en la serie documental correspondiente.

 

 

1.1.2    Notificación

 

La notificación o comunicación de los actos académicos y administrativos, según corresponda, se realizará por medios electrónicos.  El mensaje que se le envíe al administrado deberá:

 

·      Indicar el acto administrativo que se notifica o comunica,

·      Contener una copia electrónica del acto administrativo,

·      Los recursos que legalmente proceden,

·      Las autoridades ante quienes deben interponerse y

·      Los plazos para hacerlo. 

 

La notificación o comunicación quedará surtida a partir de la fecha y hora en que el administrado acceda al acto administrativo, fecha y hora que deberá certificar la administración. 

 

Nota: En el evento en que la notificación o comunicación no pueda hacerse de forma electrónica, se seguirá el procedimiento previsto en los artículos 67 y siguientes de la Ley 1437 de 2011.

 

 

1.2.       Otros documentos

 

Los documentos que de acuerdo con las normas internas o externas requieren firma autógrafa para asegurar su autenticidad podrán ser firmados haciendo uso de firma digitalizada o escaneada. 

 

 

2.  Lineamientos para la gestión de comunicaciones oficiales

 

 

¿Qué son?

 

Las comunicaciones oficiales son aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a la Universidad Nacional de Colombia, independientemente del medio utilizado, es decir a través de la entrega personal en ventanilla, mensajería, correo electrónico, etc.  

 

¿Cómo se clasifican?

 

De acuerdo con la Política de Administración de Correspondencia de la Universidad Nacional de Colombia, las comunicaciones oficiales se clasifican en:

 

·      Comunicaciones oficiales recibidas: son las que ingresan a la Universidad Nacional de Colombia a nombre de la entidad o de los funcionarios en calidad de tales.

·      Comunicaciones oficiales enviadas: son las que emiten las oficinas productoras documentales dirigidas a otros entes públicos o privados, a personas naturales o a otras dependencias de la Universidad.

·      Comunicaciones oficiales internas: son aquellas que se envían o reciben entre oficinas de la Universidad Nacional de Colombia.

·      Comunicaciones oficiales externas: son aquellas que se reciben o son dirigidas a personas naturales u otros entes públicos o privados diferentes a la Universidad Nacional de Colombia.

 

¿Quiénes son los responsables de su trámite?

 

La gestión de las comunicaciones oficiales, entendida como la recepción, radicación y distribución, es una función de las divisiones o secciones de gestión documental de las sedes Bogotá, Manizales, Medellín y Palmira y de las secretarías de las sedes Amazonía, Caribe, La Paz, Orinoquía y Tumaco.

 

 

Para asegurar la correcta prestación del servicio, se toman las siguientes medidas:

 

·      Las comunicaciones oficiales de la Universidad Nacional de Colombia, podrán producirse a través del correo electrónico institucional.

 

·      Las comunicaciones oficiales de la Universidad Nacional de Colombia deben emitirse de acuerdo con los lineamientos de imagen institucional determinados por la Unidad de Medios de Comunicación ¿ UNIMEDIOS- disponibles en el siguiente enlace http://identidad.unal.edu.co/guia-de-identidad-visual/b-directrices-y-especificaciones/b3-aplicaciones/b34-comunicacion-digital/

 

·      De acuerdo con la Política de Administración de Correspondencia, los funcionarios autorizados para firmar las comunicaciones oficiales son:

 

a.         Jefes de oficinas productoras documentales

b.         Directores de proyectos de extensión

c.          Directores de proyectos de investigación

d.         Supervisores de contratos y órdenes contractuales

e.         Directores de Laboratorios

f.           Abogados instructores de las Veedurías Disciplinarias

 

·      El pie de firma de los correos electrónicos debe contener los elementos establecidos en el numeral B3.4 de la Guía de Identidad Visual de la Universidad Nacional de Colombia disponible en http://identidad.unal.edu.co/guia-de-identidad-visual/b-directrices-y-especificaciones/b3-aplicaciones/b34-comunicacion-digital/. En otras palabras, debe contener los nombres y apellidos del firmante, el cargo, la facultad o dependencia, el nombre de la sede, el número telefónico de contacto.

 

·      En atención a lo dispuesto en la Resolución de Rectoría Nro. 276 de 2020, las siguientes son las direcciones de correo electrónico a través de las cuales se realizará la gestión de comunicaciones oficiales en el horario laboral fijado para cada sede.

 

Sede Amazonía                              ventanilla_ama@unal.edu.co

Sede Bogotá                               ventanilla_bog@unal.edu.co

Sede Caribe                                ventanilla_car@unal.edu.co

Sede La Paz                                ventanilla_lpa@unal.edu.co

Sede Manizales                              ventanilla_man@unal.edu.co

Sede Medellín                              ventanilla_med@unal.edu.co

Sede Orinoquía                                 ventanilla_ori@unal.edu.co

Sede Palmira                                ventanilla_pal@unal.edu.co

Sede Tumaco                               ventanilla_tum@unal.edu.co

 

·      Una vez recibidas, las divisiones o secciones de gestión documental de las sedes de Bogotá, Medellín, Manizales y Palmira o las Secretarías de las sedes Amazonía, Caribe, La Paz, Orinoquía y Tumaco verificarán si la comunicación tiene o no carácter oficial de acuerdo con las definiciones contenidas en el numeral 2., de la presente circular y posteriormente procederán a radicarlas y distribuirlas. 

 

·      Las comunicaciones oficiales recibidas fuera del horario laboral, se entenderán recibidas el siguiente día hábil. 

 

·      La radicación y distribución de las comunicaciones oficiales internas y externas se hará en concordancia con lo establecido en la Política de Administración de Correspondencia de la Universidad Nacional de Colombia.

 

·      Para asegurar la adecuada gestión de las comunicaciones oficiales entre dependencias de la Universidad Nacional de Colombia, se deberá hacer uso de las cuentas de correo electrónico asignadas a las oficinas productoras documentales emisoras y receptoras de la comunicación, asegurando el control de los consecutivos internos.

 

·      En el caso de las comunicaciones externas recibidas, si éstas llegaran a ser enviadas directamente al correo electrónico de una dependencia, se debe asegurar su envío a las direcciones electrónicas indicadas anteriormente, para proceder con su radicación.  Una vez radicadas las divisiones o secciones de gestión documental de las sedes Bogotá, Manizales, Medellín y Palmira o las secretarías de las sedes Amazonía, Caribe, La Paz, Orinoquía y Tumaco informarán al usuario el número de radicación y se procederá a su distribución.

 

Nota: Las divisiones o secciones de gestión documental de las sedes Bogotá, Manizales, Medellín y Palmira o las secretarías de las sedes Amazonía, Caribe, La Paz, Orinoquía y Tumaco no responderán por las comunicaciones que sean recibidas directamente por un funcionario o dependencia y que no sean enviadas a las cuentas de correo electrónico enunciadas.

 

·      En el caso de las comunicaciones externas enviadas, cada oficina productora documental deberá enviar la comunicación oficial desde la cuenta de correo electrónico de la dependencia a las direcciones mencionadas.

 

Nota: No se tramitarán comunicaciones oficiales enviadas desde correos personales incluso si son institucionales, tampoco se tramitarán comunicaciones oficiales con información insuficiente para realizar su distribución.

 

·      Una vez radicada y distribuida la comunicación oficial, las divisiones o secciones de gestión documental de las sedes Bogotá, Manizales, Medellín y Palmira o las secretarías de las sedes Amazonía, Caribe, La Paz, Orinoquía y Tumaco, enviarán un correo donde aportarán el número de radicado y la confirmación de entrega.

 

 

3.    Lineamientos para la administración de expedientes

 

 

·      Se debe evitar el retiro de los expedientes y documentos de archivo de las instalaciones de las Universidad Nacional de Colombia, salvo cuando por razones justificadas en cumplimiento de las funciones asignadas a las dependencias y servidores públicos sea estrictamente necesario contar con los documentos físicos.

 

·      En caso de que se requiera el retiro temporal de los expedientes y documentos de archivo, se debe diligenciar el formato U.FT.11.005.019 Préstamo Documental.  Los jefes de oficina productora, para los archivos de gestión, y los jefes de las divisiones y secciones de gestión documental o quien haga sus veces, para los archivos centrales e históricos, se encargarán de realizar el control de la salida de los documentos.

 

·      Una vez superada la contingencia, los documentos que fueron originados, recibidos, tramitados durante el período se deben archivar en la serie documental correspondiente. Para este proceso se debe verificar si es necesario imprimir el documento y tomar las firmas manuscritas de acuerdo con la caracterización de la tipología documental establecida en la Tabla de Retención Documental.

 

 

 

Dada en Bogotá D.C., el 1 de abril de 2020

 

 

CARMEN ALICIA CARDOZO DE MARTÍNEZ

Secretaria General

 

 

GUSTAVO ADOLFO PEREZ

Director Nacional de Estrategia Digital