CIRCULAR 1 DE 2020

 

 

Para:    Vicerrectorías de Sede, Direcciones Administrativas y Financieras de Sede, Direcciones de Bienestar Universitario de Sede.

 

De:        Comité Nacional de la Tienda Universitaria.

 

Fecha:     15 de septiembre de 2020.

 

Asunto:   Lineamientos para el funcionamiento de la Tienda Universitaria - TU.

 

Teniendo en cuenta la prioridad de unificar los criterios para el funcionamiento de la Tienda Universitaria - TU, en sesión del 17 de julio de 2020, Acta 01, del Comité Nacional de la Tienda Universitaria, se revisó la información aportada por el equipo de trabajo de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa, y se consideró necesario establecer los lineamientos para el funcionamiento de la Tienda Universitaria (TU), abarcando los procesos de Gestión Administrativa de Bienes y Servicios (Adquisiciones de bienes y servicios y Gestión de Bienes) y Gestión Financiera (Presupuesto, Tesorería y Contabilidad), determinados y liderados por la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa (GNFA).

 

A su vez para el desarrollo de la Tienda Universitaria ¿ TU, se determinó que se deben tener en cuenta los siguientes aspectos, que permitan el adecuado funcionamiento de la misma en cada una de las sedes de la Universidad Nacional de Colombia:

 

1.      La TU se enmarcará en los fines y principios que rigen a la Universidad     Nacional de Colombia, según el artículo 2 del Decreto 1210 de 1993 (criterio Institucionalidad, numeral 1, artículo 2, Resolución de Rectoría No. 172 de 2017).

 

2.      La TU tiene como criterio funcional no tener ánimo de lucro y prima el criterio de sostenibilidad económica en su implementación en cada Sede, según el parágrafo 3 del artículo 11 de la Resolución de Rectoría No. 0172 de 2017.

 

3.      Los productos que se comercialicen se caracterizan por ofrecer altos estándares de calidad, de acuerdo a los lineamientos y criterios establecidos por el Comité Nacional de Tienda Universitaria - CNTU (Criterio de Calidad, numeral 2, artículo 2, Resolución de Rectoría No. 172 de 2017).

 

4.      La TU promocionará y propenderá la comercialización de productos amigables con el ambiente y fomentará estrategias que favorezcan la conservación medioambiental (criterio de Consumo Responsable, numeral 4, artículo 2, Resolución de Rectoría No. 172 de 2017).

5.      Los productos de la TU seguirán la lógica del comercio justo, entendida como un intercambio comercial que busca una mayor equidad entre los productores, los vendedores y los compradores (criterio de Comercio Justo, numeral 5, artículo 2, Resolución de Rectoría No. 172 de 2017).

 

6.      A la producción, comercialización, operación y organización de la TU, realizará el seguimiento el CNTU a través del avance en la implementación del plan de trabajo aprobado por el Vicerrector o Director de Sede, con el apoyo y trabajo de la GNFA (procesos administrativos y financieros) y Unimedios (portafolio y experiencia), con el objeto de responder a las necesidades de la comunidad universitaria y del mercado.

 

7.      La TU cuenta con una Política Precios, Descuentos y Promociones Tienda Universitaria V1.0 (ver anexo 1), la cual deberá cumplirse y respetarse para todos los procesos relacionados.

 

8.      La TU cuenta con un Manual de Roles y Perfiles Tienda Universitaria V1.0 (ver anexo 2) el cual deberá cumplirse y ser tenido en cuenta para todos los efectos.

 

9.      En los casos en que: 1) Clientes internos (dependencias UNAL) a nivel nacional requieran productos de TU y estos no cuenten con un punto de venta en su respectiva sede, o 2) Clientes internos necesiten adquirir grandes cantidades de mercancía y los puntos de venta de su sede no puedan atender esta demanda, deberá tramitarse su adquisición a través Autorización de Transferencia Interna (ATI`S) con Unimedios, y con por lo menos un (1) mes de anticipación.

 

10.  Unimedios desarrollará las siguientes actividades:

 

¿       Emitir lineamientos gráficos de Portafolio y Experiencia (puntos de venta) de la TU, con el aval de CNTU.

 

¿       Proteger la imagen institucional en las nuevas líneas de producto que propongan las Sedes, sugerir, desarrollar y coordinar la producción de las nuevas líneas que cumplan con la imagen institucional y actualizar el portafolio de la TU, previo aval del Comité Nacional Tienda Universitaria CNTU.

 

¿       Así mismo, podrá producir y comercializar líneas especiales de producto de interés institucional, acompañar la implementación y el cumplimiento de la experiencia de marca de la TU, con el ánimo de garantizar la generación de percepciones y sensaciones que motiven el compromiso con TU e influenciar la posibilidad de recompra en el futuro para responder a la política de auto sostenimiento por parte del proyecto.  

 

¿       Atender todo lo relacionado con la experiencia de marca, concepto que aborda todos aquellos momentos de vínculo emocional entre la comunidad universitaria y TU, y las memorias tras esos momentos. De esta manera a través de un ejercicio interdisciplinar se consideran todos los aspectos del mercado y su relación con TU para desarrollar la marca - desde el diseño de producto, el empaque, los puntos de venta, uniformes, la imagen en redes sociales, el desarrollo audiovisual, la atención del personal y todos aquellos relacionados con la construcción de identidad TU.

 

11.  En caso de que alguna dependencia de la UNAL quiera y/o requiera proponer la creación de una nueva colección y/o producto, este debe ser aprobado por el CNTU y tener presente la Política de Creación Nuevas Colecciones y Productos Tienda Universitaria V1.0 (Ver anexo 3).

 

12.  Cada Sede donde exista punto de TU debe presentar al CNTU una proyección anual del presupuesto y plan de trabajo semestral de acuerdo al comportamiento del año(s) inmediatamente anterior(es), proyección basada en la rotación de inventario (históricos), datos del mercado (cuantificaciones basadas en los análisis sociodemográficos), las ventas y el inventario final del ejercicio.

 

El plan de trabajo semestral debe contener:

 

¿     Determinar los pedidos de los productos para la vigencia de acuerdo con las colecciones aprobadas por CNTU.

¿     Proyecciones estimadas de ventas - excedentes. 

¿     Calcular el punto de equilibrio.

¿     Analizar y avalar las alianzas estratégicas que permitan fortalecer la TU.

¿     Proponer nuevos productos para incluir en el portafolio de la TU con la aprobación del CNTU.

¿     Proponer proveedores (cuando aplique).       

 

13.  Si una de las Sedes de la Universidad desea gestionar el desarrollo de un punto de venta de TU, deberá presentar un plan de trabajo conforme a lo descrito en el numeral 12 de este documento, para el estudio, aval y posterior apertura de éste, previa aprobación del Vicerrector o Director de Sede. 

 

14.  La TU propenderá por estar actualizada en todo lo referente a nuevas tecnologías (hardware y software) y por ende a la optimización continua de los procesos digitales para mejorar en todos sus frentes de trabajo.

 

15.  En caso que se generen excedentes financieros al cierre de cada vigencia de la TU de las diferentes sedes, estos deberán ser reinvertidos en las diferentes actividades de TU en sus puntos de venta para asegurar su funcionamiento y fortalecimiento.

 

GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA APLICABLE A TU.

 

En el marco del Macroproceso Gestión Administrativa y Financiera de la Universidad Nacional de Colombia, mediante la presente Circular se establecen algunos lineamientos aplicables a todos los puntos de venta de Tienda Universitaria - TU.

 

 

A.     PRESUPUESTO

 

El presupuesto de la TU se debe ejecutar en el Fondo Especial de cada Sede, en un proyecto en el Sistema de Gestión Financiera SGF- QUIPU que se denomine "Tienda Universitaria ¿ Sede XXX", con el fin de controlar el ingreso y el gasto en el Sistema de Gestión Financiera SGF- QUIPU y en un área de responsabilidad, centralizando los recursos para poder generar una economía de escala (corresponde a la dependencia donde se administre el punto de venta de Tienda Universitaria en cada Sede).

De acuerdo al artículo 9 de la Resolución de Rectoría No. 0172 de 2017, "La Universidad Nacional de Colombia podrá aportar una única vez en cada una de las sedes, siempre y cuando exista disponibilidad presupuestal".

 

Para el registro presupuestal del ingreso se deben utilizar los siguientes niveles rentísticos:

13001002010300101 O.I Venta de Productos: Son los recursos recibidos por transferencias al interior de la Universidad, efectuadas entre proyectos de una misma empresa o entre proyectos de diferentes empresas del sistema financiero de la Universidad por la venta de un producto.

 

13001002010200211 Venta Otros Productos: Son ingresos que recibe la Universidad por la venta de otros productos diferentes a los anteriores, tales como productos relativos al cultivo y explotación de los bosques o montes, productos al detal de la tienda universitaria.

 

B.     TESORERÍA

 

1.      La TU debe tener un área de responsabilidad con su centro de costo para el manejo, seguimiento y control de los recursos en cada sede.

 

2.      La TU a nivel del recurso humano debe contar con personal de planta idóneo que brinde continuidad a los procesos que articulan y mantienen las dinámicas propias para el auto sostenimiento y el manejo del recaudo en sus diferentes puntos de venta, por consiguiente, se debe contemplar en sus funciones y actividades la responsabilidad del manejo de recursos financieros, tener en cuenta el manual "Rol del Administrador de la Tienda Universitaria - TU".

 

3.      Previo al inicio de actividades de una caja se debe contar con una unidad de recaudo POS habilitada para entrar en operación. Las ventas deben ir respaldadas por un documento equivalente (factura por obligación tributaria), el cual cumple con la normatividad vigente.

 

4.      La caja de la TU manejará una base cuya cuantía será el equivalente al treinta por ciento (30%) de un salario mínimo legal mensual vigente. Ir al instructivo "Efectuar recaudos en la Universidad Nacional de Colombia" del proceso Gestión Financiera.

 

5.      El recaudo de los recursos financieros en la TU no implica crear una caja recaudadora en el Sistema Financiero de la Universidad Nacional de Colombia, ya que este se hace a través del sistema POS. No obstante, se debe garantizar el registro del recaudo por POS en el Sistema Financiero el día hábil siguiente al recaudo. 6. Ir al instructivo "Efectuar recaudo en caja POS de la Universidad Nacional de Colombia".

 

6.      Los pasos por seguir para la a apertura de caja son:

 

a.   Realizar a través de un usuario y contraseña (usuario autorizado), la apertura de la caja, con el fin de validar la base de caja para iniciar la actividad operativa de la tienda.

b.   Verificar la fecha de apertura en el Software.

 

Los pasos que se deben tener en cuenta para el cierre de caja son:

 

a.      Verificación de cada uno de los métodos de pagos realizados en el día (efectivo, tarjeta débito o crédito, bonos, entre otros).

b.     Registrar el total de recaudo en el Software por cada una de las tipologías.

c.      Verificar la fecha de cierre de caja.

 

7.      El pago de los bienes que ofrece la TU se realiza por los medios de pago habilitados por la Tesorería que tiene a cargo la TU de tales como efectivo, pago con tarjeta de crédito, tarjeta débito, PSE, entre otros.

 

8.      La administración del recurso financiero de la TU está a cargo de la Tesorería del nivel correspondiente al cual está asociada.

 

9.      Previo al inicio de actividades de una caja se debe contar con una unidad de recaudo POS habilitada para entrar en operación. Las ventas deben ir respaldadas por un documento equivalente, el cual cumple con la normatividad vigente y por lo tanto no requiere ser reemplazado por la factura que emite el sistema financiero.

 

 

C.     CONTABILIDAD

 

1.      Los reconocimientos contables de la Tienda Universitaria serán responsabilidad de la oficina de Contabilidad de cada sede en donde haga presencia la misma

 

2.      Se debe garantizar que todos los registros realizados en el sistema POS sean reconocidos en el Sistema de Gestión Financiera SGF- QUIPU (inventarios, ingresos, gastos y costos, entre otros), en el POS se debe discriminar el IVA de la mercancía adquirida.

 

3.      Para realizar el registro contable de los ingresos por ventas de los productos de la TU se deberá crear una única cuenta contable en el Sistema Financiero de la Universidad, para hacer el ingreso del recaudo es necesario hacer el ingreso del consolidado de las ventas, esta cuenta será destinada exclusivamente para hacer el registro de los ingresos, por lo anterior no se requiere hacer la creación de terceros en el Sistema Financiero.

 

4.      Para realizar el registro en el Sistema de Gestión Financiera SGF- QUIPU, de los ingresos y costos por ventas de los productos de la TU se utilizarán las siguientes cuentas: para el reconocimiento del ingreso 42109001 ¿ TIENDA UNIVERSITARIA y la cuenta de caja o banco según corresponda; para el reconocimiento del costo de ventas se utilizarán las cuentas 62109001 ¿ COSTO TIENDA UNIVERSITARIA; para los inventarios 15109001 ¿ TIENDA UNIVERSITARIA INVENTARIO. Ir al protocolo U-PC-12.005.012 Reconocimiento y revelación de inventarios    adquiridos o producidos (agropecuarios, silvicultura, avicultura y pesca, alimenticios, tienda universitaria, impresos y publicaciones, semovientes y otros.

 

5.      El reconocimiento contable de la adquisición de bienes o servicios en el sistema POS se debe realizar sin incluir el IVA para el control de los inventarios en razón a que la Universidad solicita este IVA en devolución.

 

6.      Para la solicitud de la devolución del IVA pagado en la adquisición de bienes y servicios ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, se deberá llevar a cabo el procedimiento U-PR-12.005.048 Consolidar y solicitar devolución de IVA bimestral; para tal fin la tesorería y área contable del nivel correspondiente remitirán los soportes al nivel central de la sede para su posterior consolidación en el Área de Gestión Estratégica de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa dando cumplimiento a los requisitos establecidos por la DIAN para la facturación.

 

7.      Si existen indicios de deterioro de inventario deben reportarse al área Financiera respectiva con el fin de realizar los registros contables correspondientes, conforme a las políticas de deterioro determinadas para el manejo de la TU y de las políticas contables de la Universidad.

 

El deterioro acumulado de inventarios, registra el valor acumulado por la pérdida del potencial de servicio o de los beneficios económicos futuros de los inventarios cuando el valor en libros excede el valor neto de realización.

 

Se reconocerá como deterioro, la diferencia que se genera cuando el valor neto de realización sea inferior al costo del inventario. El reconocimiento inicial del deterioro del inventario, así como cualquier aumento de este, afectará el gasto en el resultado del periodo.

 

8.      Proveer la información requerida para el reporte de información exógena a la DIAN y demás entes de administración tributaria a nivel municipal y departamental; Ir al Instructivo U-IN-12.005.009 Elaborar información exógena nacional, distrital y de convenios de cooperación y asistencia técnica para el apoyo y ejecución de programas y proyectos con organismos internacionales.

 

 

D.    ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

 

Para la adquisición de los productos para la venta, cada sede será autónoma de elegir el proveedor, entre las posibilidades que aparezcan en las fichas técnicas con aprobación del CNTU y cumplan con las pautas de calidad e imagen institucional y de conformidad con los lineamientos emitidos en la Resolución de Rectoría No. 1551 de 2014, "Por medio de la cual se adopta el Manual de convenios y contratos de la Universidad Nacional de Colombia". En la Parte III. Capítulo I. competencias y delegaciones como contratante Artículo 13 (http://www.legal.unal.edu.co/rlunal/home/doc.jsp?d_i=73989).

 

Las contrataciones para la adquisición de los productos para la venta y toda contratación de bienes o servicios para el funcionamiento de la TU se regirán por el Manual de Convenios y Contratos de la Universidad Nacional de Colombia, y deberán aplicar los procedimientos establecidos por la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa.

 

1.   Para la adquisición de los productos para la venta hasta por un valor de 160 smlmv:

 

Cada sede podrá elegir al proveedor de los que aparezcan en las fichas técnicas aprobadas por el CNTU y contratarlo directamente, de conformidad con los lineamientos del Manual de Convenios y Contratos de la Universidad.

 

2.   Para la adquisición de los productos para la venta por un valor superior a 160 smlmv:

 

Cada sede deberá adelantar un proceso de invitación y selección por comparación de ofertas a 3 o más proveedores de los que aparezcan en las fichas técnicas aprobadas por el CNTU, de conformidad con los lineamientos del Manual de Convenios y Contratos de la Universidad.

 

3.   Una vez esté adoptado institucionalmente, los proveedores aprobados técnicamente por el CNTU deberán estar inscritos en el Banco de proveedores de la Universidad, con el fin de facilitar futuras adquisiciones, su calificación y administración.

 

4.   Para la contratación de personal de apoyo por OPS, se debe cumplir con los Lineamientos para la celebración de órdenes contractuales de prestación de servicios con personas naturales en la Universidad Nacional de Colombia, dispuestos en la Circular GNFA No. 15 de 2019 (http://gerencia.unal.edu.co/fileadmin/Normativa/Circulares/2019/Circular_GNFA_015_de_2019.docx.pdf).

 

 

E.      GESTION DE BIENES

 

Para la administración y control de los bienes de la Tienda Universitaria - TU, deberá tenerse en cuenta:

I.  PARA LOS PRODUCTOS ADQUIRIDOS PARA LA VENTA EN LA TU.

1.   Los productos que se adquieran para la venta en la Tienda Universitaria -TU, se legalizará su adquisición a través del Sistema de Gestión Financiera SGF- QUIPU funcionalidad de almacén, administrado por el área de Almacén o quien haga sus veces en la sede, únicamente para efectos financieros de ingresos de los elementos y causación de proveedores.

 

2.   La administración y control de los productos adquiridos para la venta, serán de responsabilidad de la Tienda Universitaria - TU, para lo cual deberán hacer uso de la herramienta tecnológica dispuesta para registrar y controlar las operaciones diarias de compras; ventas; bajas por pérdida por daño, por obsolescencia, hurto, faltante, obsequios, entre otros.

 

3.   Establecer los Reportes de inventario de existencia de productos con corte a cada mes.

 

4.   Realizar conteo o verificaciones físicas de las existencias de los productos de la Tienda Universitaria - TU.

 

5.   Enviar al correo de unseguros_nal@ual.edu.co el "Reporte inclusión bienes de consumo" en las fechas establecidas en la Circular de la GNFA para la rendición de informes de Gestión Financiera y Administrativa de bienes y servicios de la vigencia. Las adquisiciones de productos, como las ventas, o cualquier otra novedad, se reportará de en los formatos y periodicidad definida en los procedimientos.

 

6.   Reportar las pérdidas por hurto o daño de los productos de la Tienda Universitaria - TU, derivados de hechos externos, súbitos, imprevistos o accidentales de conformidad con el procedimiento "Reclamar indemnización por pérdida de bienes o valores asegurados o por afectación de la póliza responsabilidad civil servidores públicos" del proceso de gestión de bienes, para el efecto se podrán comunicar al correo electrónico unseguros_nal@ual.edu.co

 

II.  ACTIVOS FIJOS PARA USO DE LA TIENDA UNIVERSITARIA - TU.

Los activos fijos destinados para el funcionamiento de la TU, deberá estar a cargo de un funcionario o contratista responsable de bienes, el cual deberá reportar las novedosas de los mismos al área de Gestión de Bienes o quien hace las veces en las sedes, tales como: traslados de bienes, movimientos transitorios, pérdida por hurto o daño, entre otros.

FREDY CHAPARRO SANABRIA

Presidente

 

MARTHA LUCIA ALZATE POSADA

Secretaria

 

ALVARO VIÑA VIZCAINO

Gerente Nacional Financiero y Administrativo