SISTEMA DE INFORMACIÓN NORMATIVA, JURISPRUDENCIAL Y DE CONCEPTOS
"RÉGIMEN LEGAL"
- Fecha de expedición: 16/04/2021
- Fecha de entrada en vigencia: 22/04/2021
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RESOLUCIÓN 207 DE 2021
(16 de abril)
"Por la cual se establece la Política de Tratamiento de Datos Personales de la Universidad Nacional de Colombia y se deroga la Resolución No. 440 de 2019 de Rectoría"
LA RECTORA DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA
En uso de sus facultades legales y estatutarias, y en especial, las conferidas en los numerales 2 y 18 del Artículo 16 del Acuerdo No. 011 de 2005 del Consejo Superior Universitario, y
CONSIDERANDO:
1. Que la Ley 1581 de 2012, la cual tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política.
2. Que el Decreto 1074 de 26 mayo de 2015, Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, en su Artículo 2.2.2.25.3.1., de Políticas de Tratamiento de la información, establece que los responsables del tratamiento deberán desarrollar sus políticas para el tratamiento de los datos personales y velar porque los encargados del tratamiento den cabal cumplimiento a las mismas.
3. Que el Decreto 1074 de 2015, en su Artículo 2.2.2.26.1.1. y siguientes reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, en lo relativo al Registro Nacional de Bases de Datos y establece que los responsables del tratamiento de la información personal deben inscribir sus bases de datos en dicho Registro.
4. Que la Resolución 440 de 2019 de la Rectoría de la Universidad Nacional de Colombia adoptó la Política de Tratamiento de Datos Personales de la Universidad Nacional de Colombia y definió los responsables de su implementación, de obligatorio cumplimiento en el tratamiento de datos personales y bases de datos en la Institución.
6. Que se hace necesaria una actualización y modificación a la Política de Tratamiento de Datos Personales de la Universidad Nacional de Colombia establecida en la Resolución No. 440 de 2019 de la Rectoría, respecto del ámbito de aplicación de la Política de Tratamiento de Datos Personales de la Universidad Nacional de Colombia, en lo relativo al responsable de la Política de tratamiento de datos y líder de la atención de consultas reclamos y solicitudes, así como establecer con precisión lo relativo a las autorizaciones del titular de la información, la legitimación de los derechos de los titulares, la inclusión de lo referente al aviso de privacidad, de acuerdo con las recomendaciones proporcionadas por la Superintendencia de Industria y Comercio, a través de las diferentes guías de Implementación, para fortalecer el Régimen de Protección de Datos de la Universidad Nacional de Colombia en toda su documentación Técnica.
Que, en mérito de lo expuesto,
RESUELVE
ARTÍCULO 1. OBJETO: Adoptar la Política de Tratamiento de Datos Personales de la Universidad Nacional de Colombia como lineamientos base para establecer el debido proceso para la recolección, uso y tratamiento de los datos personales por parte de la Universidad Nacional de Colombia, así como el ejercicio de los derechos por parte del titular de estos datos, la cual hará parte integral de la presente Resolución.
ARTÍCULO 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN. Los lineamientos previstos en "la Política de Tratamiento de Datos Personales de la Universidad Nacional de Colombia" serán de obligatorio cumplimiento por parte de las personas naturales y jurídicas que tengan algún vínculo laboral, contractual o académico con la Universidad Nacional de Colombia y que en el ejercicio de sus actividades o funciones deban tratar datos personales y decidir sobre bases de datos y/o su tratamiento (Encargados y Responsables del Tratamiento).
ARTÍCULO 3. PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN: El proceso de implementación de la Política de Tratamiento de Datos Personales estará a cargo de la Vicerrectoría General, quien impartirá las directrices necesarias con el fin de que los encargados del tratamiento de los datos personales en la Universidad cumplan a cabalidad con los lineamientos definidos en la política, así como la implementación de buenas prácticas de gestión de datos personales.
ARTÍCULO 4. PUBLICACIÓN: La Secretaría General publicará el contenido de la presente Resolución, en el Sistema de Información Normativa, Jurisprudencial y de Conceptos - Régimen Legal de la Universidad Nacional de Colombia.
ARTICULO 5. DEROGATORIA: El presente acto administrativo deroga la Resolución de Rectoría No. 440 de 2019 y las demás disposiciones que le sean contrarias.
ARTICULO 6. VIGENCIA: La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Sistema de Información Normativa, Jurisprudencial y de Conceptos Régimen Legal de la Universidad Nacional de Colombia.
PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá D.C., a los dieciséis (16) días del mes abril de 2021
DOLLY MONTOYA CASTAÑO
Rectora
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA
La Universidad Nacional de Colombia, comprometida con el respeto de los Derechos de los titulares en el Tratamiento de Datos Personales, adopta la presente política con el fin de dar cumplimiento a la regulación vigente y definir el marco de tratamiento de los datos de carácter personal que recoja, almacene, use y circule de conformidad con lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015, Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo y demás normas concordantes.
I. IDENTIFICACIÓN
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: Actuará como Responsable del Tratamiento de Datos Personales, la Universidad Nacional de Colombia, ente universitario autónomo, vinculado al Ministerio de Educación Nacional, con régimen especial y definida como una Universidad Nacional, Pública y del Estado cuyo objetivo es el desarrollo de la educación superior y la investigación, la cual será fomentada por el Estado permitiendo el acceso a ella y desarrollándola a la par de las ciencias y las artes para alcanzar la excelencia.
DIRECCIÓN: Carrera 45 No. 26-85 - Edificio Uriel Gutiérrez, Bogotá D.C.
CORREO ELECTRÓNICO: protecdatos_na@unal.edu.co
TELEFÓNO DEL RESPONSABLE: (+57 1) 316 5000
II. MARCO LEGAL
El Tratamiento de Datos Personales debe realizarse respetando las normas generales y especiales sobre la materia y para actividades permitidas de acuerdo al artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, que establece que todas las personas tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos, por persona natural o jurídica y en archivos de entidades públicas y privadas.
Marco normativo y de referencia legal de Colombia:
· Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia.
· Ley Estatutaria 1266 de 2008.
· Ley 1273 de 2009.
· Ley Estatutaria 1581 de 2012.
· Decreto 1074 de 2015 -Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, en el cual se encuentran compilados los Decretos Reglamentarios 1727 de 2009, 2952 de 2010, 1377 de 2013 y 886 de 2014
III. ÁMBITO DE APLICACIÓN
La presente Política será aplicable a los datos personales registrados en archivos o cualquier base de datos de la Universidad Nacional de Colombia cuyo titular sea una persona natural.
Esta Política de Tratamiento de Protección de Datos Personales, aplica a todos los colaboradores en todos los niveles e instancias, con los que la Universidad Nacional de Colombia establezca alguna relación académica, profesional, comercial, laboral y todas las demás relacionadas con el desarrollo de los fines de la Universidad Nacional de Colombia en desarrollo de las funciones propias. Así mismo, esta Política es de estricto cumplimiento para todos los encargados del tratamiento de las bases de datos e implica estricta confidencialidad en relación con los datos tratados.
IV. DEFINICIONES
Para una mejor compresión de la presente política de Tratamiento de Datos Personales conforme a la legislación vigente, nos permitimos relacionar los siguientes términos para los diferentes grupos de interés.
AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
AVISO DE PRIVACIDAD: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable del Tratamiento de Datos Personales y dirigida a quien se le va a realizar dicho tratamiento, en la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas que le serán aplicables y la forma de acceder a las mismas, así como las finalidades que se pretende dar a los datos personales.
BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales bien sea en medio físico o en medio electrónico que sea objeto de tratamiento.
CONFIDENCIALIDAD: Característica que posee cualquier información no divulgada de una persona natural o jurídica que no entra dentro del ámbito de la naturaleza pública.
CONTRATISTA: Persona natural o jurídica que se contrata para la prestación de servicios de acuerdo a las necesidades del contratante, por un valor determinado, asumiendo todos los riesgos, para prestar tales servicios con sus propios medios y con libertad y autonomía técnica y directiva.
DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
DATO PÚBLICO: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados de conformidad con la ley. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas.
DATO SEMIPRIVADO: Es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial.
DATO PRIVADO: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
DATOS SENSIBLES: Aquellos datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, filosóficas o discapacidad, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de Derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los Derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos; la información genética, los que revelen ideologías y los hábitos de las personas, el domicilio, las cartas, las conversaciones telefónicas, las relaciones personales de índole estrecha o aquello cuyo conocimiento esté reservado exclusivamente a los miembros de una determinada relación jurídica, así como los defectos o imperfecciones físicas, el ámbito de las creencias y la conciencia y las peculiaridades de la individualidad de la persona.
ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del responsable del tratamiento.
HABEAS DATA: Derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, incluir, actualizar, rectificar o corregir y excluir las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política.
INFORMACIÓN: Conjunto organizado de datos generados, obtenidos, adquiridos, transformados o controlados que constituyen un mensaje sin importar el medio que lo contenga (digital o no digital).
LÍDER DE TRATAMIENTO DE DATOS: Dependencia que asume al interior de la Universidad, la actividad de articular los lineamientos para el Tratamiento de Datos Personales y gestión del procedimiento de consultas, reclamos y solicitudes de los titulares para el ejercicio de los Derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012, sus Decretos reglamentarios y las Circulares Externas expedidas por la Superintendencia de Industria y Comercio, y demás normas o disposiciones que la modifiquen, complementen o reemplacen. Para el caso de la Universidad Nacional de Colombia, el líder de tratamiento de datos será la Vicerrectoría General.
OFICIAL DE TRATAMIENTO DE DATOS: Persona encargada dentro de la Entidad, que depende del Líder de Tratamiento de Datos Personales, que tiene como fin velar por la implementación efectiva de las políticas y procedimientos adoptados para cumplir las normas de Tratamiento de Datos Personales, así como la implementación de buenas prácticas de gestión de datos personales dentro de la Entidad, bajo la orientación y lineamientos del Líder de Tratamiento de Datos Personales.
Responsable del Tratamiento: La Universidad Nacional de Colombia es responsable del tratamiento de los datos cuando por sí misma o en asocio con otras compañías, instituciones o entidades decida sobre las bases de datos y/o el tratamiento de los datos personales de los Titulares.
RIESGO: Representa la posibilidad de ocurrencia de un evento, cuyas consecuencias negativas puedan entorpecer el normal desarrollo de las funciones de la Universidad, afectando el logro de sus objetivos.
TITULAR: Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.
TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
TRANSFERENCIA DE DATOS: Tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
TRANSMISIÓN: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
TERCERO: Persona natural o jurídica que interactúa con la Universidad para el ejercicio de actividades o funciones propias de una relación contractual o en el marco de un convenio de cooperación o por actividades adelantadas por entes de vigilancia, control y/o certificación.
V. PRINCIPIOS
En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente política, se aplicarán de manera armónica e integral, los principios previstos en la Ley 1581 de 2012 sin perjuicio de otros propios de la administración de datos:
PRINCIPIO DE LEGALIDAD: El Tratamiento de Datos Personales realizado por la Universidad Nacional de Colombia se sujetará a lo establecido en la Constitución, la Ley y las demás disposiciones que la desarrollen.
PRINCIPIO DE FINALIDAD: El tratamiento de los datos recolectados por la Universidad Nacional de Colombia obedece al propósito específico y explícito autorizado por el titular y permitido por la ley, para lo cual se informará al titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada. En caso de ser necesario modificar el uso de los datos personales, se deberá obtener nuevamente el consentimiento previo del titular.
PRINCIPIO DE LIBERTAD: Para ejercer el tratamiento de los datos personales de los titulares de la Universidad Nacional de Colombia, previamente se requiere el consentimiento expreso e informado de su Titular, incluso para los datos previstos en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, sin perjuicio de la prevalencia de los principios de protección de datos personales. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin el previo consentimiento del titular, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. La Universidad Nacional de Colombia adoptará las medidas razonables para asegurar que los datos sean precisos y suficientes y, cuando así lo solicite el Titular o cuando la Universidad Nacional de Colombia lo determine y sea procedente, serán actualizados, rectificados o suprimidos.
PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: La Universidad garantiza el derecho del titular de obtener, en cualquier momento y sin restricción, información acerca de la existencia de sus datos objeto de tratamiento.
PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley.
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
PRINCIPIO DE SEGURIDAD: Los datos personales e información usada, capturada, recolectada y sujeta a tratamiento por la Universidad Nacional de Colombia será objeto de protección a través de la adopción de medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, para lo cual se atenderá a lo dispuesto en el Acuerdo 228 de 2016 del Consejo Superior Universitario, "Política de Seguridad Informática y de la Información de la Universidad Nacional de Colombia".
PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: El personal de la Universidad Nacional de Colombia que intervenga en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de públicos está obligado a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas por la ley y en los términos de la misma.
PRINCIPIO DE INTERPRETACIÓN INTEGRAL DE DERECHOS CONSTITUCIONALES: Se deberá amparar adecuadamente los Derechos constitucionales de los titulares, como son el hábeas data, el derecho al buen nombre, el derecho a la honra, el derecho a la intimidad y el derecho a la información. Los Derechos de los titulares se interpretarán en armonía y en un plano de equilibrio con el derecho a la información previsto en el artículo 20 de la Constitución y con los demás Derechos constitucionales aplicables.
VI. DERECHOS QUE LE ASISTEN AL TITULAR DE LA INFORMACIÓN
La Universidad Nacional de Colombia garantiza al titular de los datos personales los siguientes Derechos:
a) Conocer, incluir, actualizar, rectificar o corregir, excluir o solicitar la supresión de sus datos personales frente a la Universidad, en su condición de responsable del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado en los términos de la Ley 1581 de 2012.
b) Solicitar la prueba de autorización otorgada a la Universidad Nacional de Colombia salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento (casos en los cuales no es necesaria la autorización).
c) Ser informado en cualquier momento por la Universidad Nacional de Colombia o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen. El titular debe tener en cuenta que previamente deberá agotar el trámite de reclamo o consulta ante la Universidad Nacional de Colombia.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales o en virtud de su solicitud libre y voluntaria. La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en las bases de datos de la Universidad Nacional de Colombia.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento a través de los canales dispuestos por la Universidad Nacional de Colombia para tal fin.
Los Derechos de los Titulares antes relacionados, podrán ejercerse por las siguientes personas:
a) Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición la Universidad Nacional de Colombia.
b) Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
c) Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
d) Por estipulación a favor de otro o para otro.
VII. DEBERES DE LA UNIVERSIDAD COMO RESPONSABLE Y ENCARGADA DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
En virtud de esta Política, a la Universidad Nacional de Colombia le corresponderá en calidad de Responsable y Encargada del Tratamiento de Datos Personales, cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las disposiciones previstas en la Ley:
a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
b) Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular en el formato en la que fue registrada.
c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los Derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
d) Respetar y conservar la información, bajo las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular, necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información que suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable, comprensible y que se trate de datos cuyo tratamiento estén previamente autorizados de conformidad con la Ley y la presente política.
f) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular e implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.
g) Tramitar las consultas, reclamos y solicitudes formuladas por los Titulares, en los términos señalados por la Ley.
h) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
i) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
j) Informar a la autoridad de protección de datos de la Universidad cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
k) Cumplir con las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
l) En calidad de Encargada del Tratamiento, actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento, dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
m) Registrar en la base de datos la leyenda "Reclamo en Trámite" en la forma legalmente establecida.
n) Insertar en la base de datos la leyenda "Información en discusión judicial", una vez sea notificado por parte de la autoridad competente un proceso judicial relacionado con la calidad del dato personal.
o) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
p) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella, según lo previsto en el literal j) artículo 18 de la Ley 1581 de 2012.
q) Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular e informar cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
r) Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012.
VIII. AUTORIZACIón DEL TITULAR
Los datos personales que han sido suministrados y autorizados por los titulares a la Universidad Nacional de Colombia, ya sea por cualquier medio escrito, verbal, físico o electrónico, o a través de acciones inequívocas al ingresar de manera voluntaria a las instalaciones, o cuando navegan en los canales tecnológicos (WEB, apps, etc.) de la Institución, de acuerdo con los avisos de privacidad y seguridad difundidos en los diferentes canales, aceptan el tratamiento de los mismos y autorizan su uso a la Universidad Nacional de Colombia, conforme a las finalidades descritas en esta Política y a lo establecido en la Ley 1581 de 2012.
La Universidad Nacional de Colombia utilizará los mecanismos adecuados, e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registro o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.
La autorización del titular de la información no será necesaria en los siguientes casos:
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
b) Datos de naturaleza pública.
c) Casos de urgencia médica o sanitaria.
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
No obstante, aún en los casos de los literales mencionados aplica la autorización sin perjuicio de la prevalencia de los principios de protección de datos personales, según lo dispuesto por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-748 del 06 de octubre de 2011.
IX. AVISO DE PRIVACIDAD
El AVISO DE PRIVACIDAD es la comunicación verbal, escrita o electrónica que es puesta a disposición del Titular para darle a conocer la información, existencia y las formas de acceder a la política de Tratamiento de Datos Personales que le serán aplicables. La Universidad Nacional de Colombia al momento de recolectar o capturar los datos personales, implementará el aviso de privacidad, de conformidad con lo previsto en los artículos 2.2.2.25.3.2. y 2.2.2.25.3.3. del Decreto 1074 de 2015 -Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.
El Aviso de Privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información:
a) Nombre o razón social y datos de contacto del responsable del tratamiento.
b) La finalidad de la recolección de los datos y el tipo de tratamiento al que serán sometidos.
c) Los Derechos que tiene el titular de la información.
d) Los mecanismos y canales de atención dispuestos por el responsable de los datos para que el titular conozca la política y acceda a sus Derechos Constitucionales.
e) En caso de que la organización o el responsable recolecte datos personales sensibles tales como el origen racial o étnico, orientación sexual, filiación política o religiosa, etc.; debe explicarle al titular de los datos el carácter sensible que posee este tipo de información y, además, debe darle la opción de elegir si responde o brinda estos datos.
Para la difusión del aviso de privacidad y de la Política de Tratamiento de Datos Personales, el responsable podrá valerse de documentos, formatos electrónicos, medios verbales o cualquier otra tecnología, siempre y cuando garantice y cumpla con el deber de informar al titular.
X. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO
El tratamiento para los datos personales indispensables de aspirantes, estudiantes, egresados, docentes, trabajadores, empleados, ex-empleados, pensionados, beneficiarios, proveedores o contratistas, o de cualquier persona con la cual la Universidad Nacional de Colombia tuviere establecida o establezca una relación permanente u ocasional, se realizará en el marco legal y en virtud de su condición de Institución de Educación Superior, y serán todos los datos necesarios para el cumplimiento de la misión institucional de docencia, investigación y extensión.
Además de lo anterior, y en todo caso, los datos personales podrán ser recolectados y tratados para los siguientes fines:
a) Gestión de Ofertas, Servicios e Información Institucional y Académica
La Universidad Nacional de Colombia realizará Tratamiento de Datos Personales para la promoción y difusión de programas educativos; desarrollo de los procesos académicos; institucionales; actividades y prácticas que realicen los investigadores de la Universidad o un tercero, ya sea en calidad de investigador o profesor; actividades científicas; bienestar universitario; prácticas profesionales; financiación; biblioteca; becas y ayudas económicas; relaciones internacionales; movilidad internacional; participación en eventos o concursos (académicos, culturales, recreativos, deportivos); congresos y/o seminarios; relacionamiento de egresados y graduados; difusión de información a través de los medios de comunicación de la Universidad; temas publicitarios, comerciales; investigativos y de extensión, estadísticos, y de mercadeo; inteligencia de mercados y mediciones de percepción y satisfacción; marketing digital; networking y, en general, para todas las actividades que se enmarquen dentro de los fines de la Universidad, así como para los titulares que sean objeto de tratamiento como: aspirantes, estudiantes, egresados, docentes, trabajadores, empleados, ex-empleados, pensionados, beneficiarios, proveedores o contratistas y demás que tuvieren establecida o establecieren una relación permanente u ocasional con la Universidad Nacional de Colombia.
b) Gestión Administrativa - Financiera
La Universidad realizará Tratamiento de Datos Personales para el envío de información de procesos de selección y/o oportunidades de empleos, convocatorias, procesos de contratación; afiliación al Sistema de Seguridad Social Integral (Salud, Pensión y Riesgos Laborales); implementación del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo; gestión de proveedores y contratistas bajo el cumplimiento normativo; ejecución de convenios con terceros para el otorgamiento de beneficios; pago de nómina, bienestar organizacional; afiliación a cajas de compensación familiar; fondo de empleados; ofrecimiento de programas educativos; becas y ayudas económicas; participación en eventos o concursos (académicos, culturales, recreativos, deportivos), actividades académicas e investigativas y de extensión, congresos y/o seminarios; información de gestión médica y salud; difusión de información a través de los medios de comunicación de la Universidad; temas publicitarios, comerciales, investigativos, estadísticos, de mercadeo; inteligencia de mercados y mediciones de percepción y satisfacción; marketing digital; networking y, en general, para todas las actividades que se enmarquen dentro del objeto social de la universidad, así como para los titulares que sean objeto de tratamiento como: aspirantes, estudiantes, egresados, docentes, trabajadores, empleados, ex-empleados, pensionados, beneficiarios, proveedores o contratistas y demás que tuvieren establecida o establezcan una relación permanente u ocasional con la Universidad Nacional de Colombia.
c) Gestión de Tratamiento de Datos Sensibles
El Tratamiento de los Datos Sensibles está prohibido, excepto cuando:
1. El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;
2. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;
3. El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular;
4. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;
5. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
En los anteriores eventos es posible el Tratamiento de los Datos Personales, siempre y cuando se cumplan las siguientes obligaciones:
1. Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
2. Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que sean objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso.
Se aclara que el suministro de datos personales sensibles no puede condicionar ninguna actividad.
d) Gestión de Tratamiento de Datos de Menores de Edad
1. Que la finalidad del tratamiento responda al interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes.
3. De acuerdo con la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto, se debe tener en cuenta la opinión del el niño, niña o adolescente.
4. Que se cumpla con los principios previstos en la Ley 1581 de 2012 para el tratamiento de datos personales.
Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización respetando la opinión del menor de edad.
e) Gestión de Datos de Historias Clínicas
La Universidad Nacional de Colombia recolecta información en general y de terceros no vinculados con la Universidad Nacional de Colombia, cuando son utilizados los servicios de salud. Las finalidades de la recolección de datos personales de esta base de datos son: Resolver las necesidades de orientación, información, educación y atención básica de las necesidades en salud de los usuarios garantizando sus derechos y guiándolos en el cumplimiento de sus deberes. Buscando el mejoramiento de su estado de salud a través de una Medicina Preventiva.
f) Gestión de Riesgos y Emergencias, Urgencias Médicas o Sanitarias
Para realizar una adecuada gestión de riesgos que permita atender de manera oportuna y adecuada emergencias que puedan afectar la integridad física de las personas, es necesario tener en tiempo real información de las personas que se encuentren en el desarrollo de nuestras actividades que permita su análisis. De igual manera, se requiere la recolección y uso de datos en caso de urgencia médica o sanitaria, entendiendo que todos los datos sobre la salud de las personas son información sensible y su tratamiento requiere mayores medidas de seguridad, restricción de circulación, acceso y uso.
g) Gestión Plataformas WEB y Aplicaciones Tecnológicas
El Tratamiento de los Datos Personales suministrados a través de herramientas tecnológicas, de inteligencia artificial, electrónicas, páginas web, sistemas de información, aplicaciones web, app´s, software, entre otros, se regirá bajo el cumplimiento de la normativa nacional y universitaria aplicable según la presente Política, y su finalidad se desarrollará de acuerdo al objeto y legitimación que se indiquen en cada uno de los formularios de recolección de datos personales de las herramientas mencionadas.
Cuando se ingrese a los sitios web o se utilice un servicio online de la Universidad Nacional de Colombia, se recopilará la información necesaria para brindar acceso, para el funcionamiento del sitio web y para cumplir con los requisitos legales y de seguridad que son necesarios para el funcionamiento del sitio web, o su registro en el mismo, como: número de identificación, email, nombres completos, contraseñas, las direcciones IP y los ajustes del navegador, entre otros. Durante la visita a las plataformas y aplicaciones tecnológicas también se recopilará información acerca de las actividades realizadas en las mismas, para personalizar la experiencia en el sitio web, como, por ejemplo, registrar preferencias y ajustes, y recopilar estadísticas, que permiten a la Universidad mejorar y a seguir desarrollando los sitios web, productos y servicios.
Los sitios web de la Universidad Nacional de Colombia podrán usar cookies, que son necesarias para su correcto funcionamiento, así como procesar información de interés cuando los visitan. Estas cookies pueden usarse también para el seguimiento de eventos y para la comercialización de productos. Los datos recogidos con estas etiquetas se usarán conforme la presente política y las normativas de privacidad de las redes sociales. El Sitio Web puede contener enlaces a otras páginas web.
h) Gestión de Datos Biométricos - Imágenes y Video
La información recolectada como datos biométricos, imágenes fotográficas o videos, capturadas en nuestros eventos, cursos, talleres, seminarios, sistemas de video-vigilancia y demás actividades para el desarrollo de los fines de la Universidad, se utilizarán o podrán ser tratadas para fines de seguridad de los bienes y personas, convivencia de las personas, promoción, mercadeo, soporte o constancia de las labores y actividades desarrolladas. Las imágenes serán tratadas de manera adecuada, pertinente y no excesiva, en relación con el ámbito, y las finalidades determinadas, legítimas y explícitas, que hayan justificado su tratamiento y durante el tiempo necesario.
i) Gestión de Actividades de Investigación y de Extensión
En las actividades y prácticas que realicen los investigadores de La Universidad o un tercero, ya sea en calidad de investigador o profesor que apoye la Universidad Nacional de Colombia, así como las relacionadas con el servicio de extensión, innovación y propiedad intelectual, se deberán seguir las reglas establecidas en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, así como los procedimientos internos establecidos en el Manual interno de políticas y procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales. Su finalidad es el fomento, el desarrollo y la consolidación de la investigación y la extensión de la Universidad Nacional de Colombia, a través de planes, programas y proyectos con criterios de integración, equidad, excelencia y calidad que respondan a diversas tendencias internacionales, a necesidades e intereses nacionales y regionales, así como a la respectiva academia de la comunidad universitaria de las diferentes sedes. Los datos personales tratados tienen como fin el intercambio, la aplicación y la integración, en forma dinámica y coordinada, del conocimiento científico, tecnológico, artístico y cultural que se produce en la Universidad Nacional de Colombia, en interacción con el entorno económico, político, cultural y social del país, actividad académica que busca mejorar el bienestar de las comunidades y aumentar la productividad y la competitividad del aparato productivo. Para lograr ese fin es necesario articular la docencia, la investigación y la extensión.
XI. PERSONAS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN
La información que reúna las condiciones establecidas en la Ley podrá suministrarse a las siguientes personas:
a) A los titulares, sus causahabientes (cuando aquellos falten) o sus representantes legales.
b) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
c) A los terceros autorizados por el titular o por la Ley.
XII. RESPONSABLE DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y LÍDER DE LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS Y SOLICITUDES
La Vicerrectoría General será responsable de los lineamientos, seguimiento y articulación de la política de Tratamiento de Datos Personales y líder de la gestión del procedimiento de consultas, reclamos y solicitudes de los titulares para el ejercicio de los Derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012, sus Decretos reglamentarios y las Circulares Externas expedidas por la Superintendencia de Industria y Comercio y demás normas o disposiciones que las modifiquen, complementen o reemplacen.
La Vicerrectoría General, designará a un oficial para el Tratamiento de Datos Personales, quien velará por la implementación efectiva de las políticas y procedimientos adoptados para cumplir las normas de Tratamiento de Datos Personales, así como la implementación de buenas prácticas de gestión dentro de la Entidad, bajo la orientación y lineamientos del Líder de Tratamiento de Datos Personales. De igual manera, recepcionará, radicará y hará el reparto de las consultas, reclamos y solicitudes presentadas por los Titulares de la información para el ejercicio de sus derechos a las áreas o dependencias funcionales encargadas del Tratamiento de los Datos Personales para que se resuelvan con el apoyo en caso de ser necesario de la Dirección Jurídica Nacional y las Oficinas Jurídicas de Sede, según el ámbito de competencia.
En cumplimiento de la normatividad vigente de tratamiento y protección de datos personales, el titular o representante y/o apoderado del Titular puede tramitar las peticiones, consultas y reclamos de manera directa, y por escrito, aportando la documentación que soporte su requerimiento, a través de los siguientes canales de atención:
Oficina de correspondencia: Comunicación dirigida al Oficial de Protección de Datos Personales; Dirección: Carrera 45 # 26-85 Edif. Uriel Gutiérrez Bogotá D.C., Colombia - 5 Piso - Oficina 566.
Correo electrónico: protecdatos_na@unal.edu.co
Teléfono: (+57 1) 316 5000 - Ext. 18407
XIII. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN
El titular de los datos o su representante y/o apoderado, puede ejercer sus Derechos a consultar, actualizar, rectificar, suprimir y revocar la autorización bajo el siguiente procedimiento.
PRESENTACIÓN DE LA SOLICITUD. La solicitud debe presentarse en cualquiera de nuestros canales de atención: Por medio escrito a la Universidad Nacional de Colombia, ubicada en Carrera 45 # 26-85 Edif. Uriel Gutiérrez 5 Piso Of. 566 - Bogotá D.C., Colombia; por vía telefónica al número de contacto (+57 1) 316 5000 - Ext. 18407; o por medio electrónico a través de email: protecdatos_na@unal.edu.co
REQUISITOS DE LA SOLICITUD. La solicitud debe contemplar los siguientes requisitos:
1. Nombres y apellidos del titular.
2. Número de identificación del titular.
3. Datos de localización del titular.
4. Descripción de los hechos que dan lugar a la consulta, reclamo o revocatoria.
5. Documentos que considere soportan su consulta, reclamo o revocatoria.
6. Medio por el cual desea recibir respuesta.
7. Nombre del peticionario, el cual, si es diferente al titular, debe adjuntar los documentos que le permitan actuar en su nombre.
8. Firma del peticionario.
Se debe tener en cuenta las siguientes indicaciones:
a) Si el Titular actúa por sí mismo, deberá acreditar su identidad adjuntando copia del documento de identidad, manifestando de manera clara y expresa el motivo de la solicitud.
b) Si se trata de causahabiente, deberá adjuntar copia del documento de identidad, registro civil de defunción del Titular, manifestando de manera clara y expresa, el motivo de la solicitud.
c) En caso de que el Titular actúe mediante representación o apoderado, deberá acreditarse tal calidad mediante poder debidamente conferido por el Titular del dato recolectado, manifestando de manera clara y expresa el motivo de la solicitud.
d) En caso de actuar por medio de otra persona, se deberá aportar poder y/o autorización debidamente conferida por el Titular, y se deberá manifestar de manera clara y expresa el motivo de la solicitud.
e) Para el caso de los menores de edad se solicitará a su representante o acudiente la presentación del documento que acredite el parentesco o relación que lo vincule como representante legal del menor (Registro civil de nacimiento).
GESTIÓN DE LA SOLICITUD. Todas las solicitudes que realicen las personas legitimadas para ejercer cualquiera de los Derechos previamente mencionados se gestionarán de la siguiente manera:
· Si la solicitud corresponde a una consulta, esta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta en el término indicado, se informará al interesado y/o Titular los motivos de la demora, e indicará la fecha en la cual será atendida su consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
· Si la solicitud corresponde a un reclamo con el objeto de corrección, actualización o supresión, esta será atendida en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la solicitud dentro de dicho término, se informará al interesado y/o Titular los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá la solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
En todo caso, si la solicitud resulta incompleta o no es clara, se requerirá al interesado y/o Titular dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de la comunicación para que subsane o aclare las falencias; una vez aclarada la solicitud, se incluirá en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite".
· Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, el solicitante no presenta la información requerida, se entenderá que ha desistido de la solicitud.
Adicionalmente, en el caso de solicitud de supresión o eliminación de las bases de datos, el Titular y/o interesado deberá manifestar de forma clara y concreta el motivo por el cual realiza tal solicitud, dicho motivo podrá ser la simple voluntad del titular; y una vez recibida la solicitud y verificada la información, se contará con el término de diez (10) días hábiles a la verificación para proceder a la eliminación y/o supresión de los datos personales del Titular o solicitante de la(s) base(s) de datos de la Universidad Nacional de Colombia. Finalizada la eliminación, se le informará al Titular o solicitante por el mismo canal mediante el cual se recibió la solicitud, y enviará prueba que respalde la comunicación. De igual forma, se informará al Titular o solicitante, cuando no fuere posible la eliminación total de los datos personales de las bases de datos de la Universidad Nacional de Colombia, por ejemplo, por temas académicos, administrativos, contables, fiscales, legales, contractuales e históricos de la información, como la obligación en temas tributarios. No obstante, inhabilitará la información solicitada.
Sin perjuicio de lo anterior, y en caso de que sea requerida esta información por alguna entidad pública en ejercicio de sus funciones o por notificación judicial se reactivará el dato para cumplir con los términos de ley. Si la Universidad Nacional de Colombia no es la entidad competente para resolver un reclamo, dará traslado de este a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles, si el nuevo responsable es identificable se informará de la situación al interesado para que pueda hacer seguimiento o identifique claramente la entidad a la cual debe dirigirse.
XIV. MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA LA PROTECCIÓN Y PRIVACIDAD DE LA INFORMACIÓN
La Universidad Nacional de Colombia se compromete a adoptar las medidas de seguridad impartidas por las Superintendencia de Industria y Comercio acorde Artículo 2.2.2.25.3.7. del Decreto 1074 de 2015 -Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, para el Tratamiento de Datos Personales. No obstante, lo anterior, la Universidad Nacional de Colombia en su proceso de mejora continua establece controles que permitan, en la medida de lo posible, conservar la información y su contenido para limitar el acceso de terceros no autorizados.
XV. SANCIONES APLICABLES
SANCIONES: El incumplimiento de las disposiciones aquí contempladas, dará lugar a las sanciones previstas en el Código General Disciplinario Ley 1952 de 2019 y demás concordantes y/o que las modifiquen, sin perjuicio de las acciones civiles y penales a que haya lugar. Para el caso de la Universidad Nacional de Colombia, la titularidad de la potestad disciplinaria y autonomía de la acción consagrada en el artículo 2., le corresponde a la Dirección Nacional de Veeduría Disciplinaria, (Acuerdo 171 de 2014 del Consejo Superior Universitario).
La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los responsables del tratamiento y encargados del tratamiento las siguientes sanciones:
· Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó.
· Suspensión de las actividades relacionadas con el tratamiento hasta por un término de seis (6) meses. En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar.
· Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la Superintendencia de Industria y Comercio.
· Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles.
PARÁGRAFO. Las sanciones indicadas en el presente artículo sólo aplican para las personas de naturaleza privada. En el evento en el cual la Superintendencia de Industria y Comercio advierta un presunto incumplimiento de una autoridad pública a las disposiciones de la presente ley, remitirá la actuación a la Procuraduría General de la Nación para que adelante la investigación respectiva.
XVI. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES
La Universidad Nacional de Colombia en cumplimiento de la misión institucional de docencia, investigación y extensión y, en consideración de sus vínculos permanentes u ocasionales de carácter académico y administrativo con Instituciones Internacionales, Entidades Gubernamentales Internacionales, Agencias de Cooperación Internacional, podrá efectuar transferencia y/o transmisión de datos personales de los titulares.
Para las transferencias internacionales de datos personales de los titulares, se tomarán las medidas necesarias para garantizar el tratamiento conforme al cumplimiento de las finalidades establecidas y su uso será solamente mientras esta dure, de forma que no podrá ser usada o destinada para propósitos o fines diferentes. Para la transferencia internacional de datos personales se observará lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. Las transmisiones internacionales de datos personales que efectúe la Universidad Nacional de Colombia no requerirán ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento cuando medie un contrato de transmisión de datos personales de conformidad con el artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015 -Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.
XVII. REGISTRO NACIONAL DE BASE DE DATOS PERSONALES
La Universidad Nacional de Colombia informa que da cumplimiento al Decreto 090 del 18 de enero de 2018 en su "Artículo 2.2.2.26.1.2. Ámbito de aplicación. Serán objeto de inscripción en el Registro Nacional de Bases de Datos, las bases de datos que contengan datos personales cuyo Tratamiento automatizado o manual sea realizado por los responsables del tratamiento que reúnan las siguientes características: "...b) Personas jurídicas de naturaleza pública", así como en lo establecido en su "Artículo 2.2.2.26.3.1. Plazo de inscripción, literal "c) Los Responsables del Tratamiento, personas jurídicas de naturaleza pública, deberán realizar la referida inscripción a más tardar el treinta y uno (31) de enero de 2019, de conformidad con las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio." Y en cumplimiento del artículo 2.2.2.25.2.8. del Decreto 1074 de 2015 -Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario de acuerdo con las finalidades que justificaron su tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.
XVIII. CAMBIOS EN LA POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
La Universidad Nacional de Colombia se reserva el derecho de modificar la presente Política según lo requiera para su funcionamiento y cumplimiento normativo. No obstante, lo anterior en caso de haber cambios sustanciales en el contenido de las políticas de privacidad y tratamiento de datos, así como cambios normativos, se dará a conocer su última versión a través de una nueva Resolución y, adicionalmente, se realizará la divulgación de dicha actualización o modificación por medio de canales físicos, electrónicos o página Web y demás que disponga la Universidad Nacional de Colombia.