RESOLUCIÓN 222 DE 2021

 

(26 de abril)

 

"Por medio de la cual se modifica parcialmente la Resolución 1566 de 2009"

 

LA RECTORA DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

 

En ejercicio de las facultades concedidas por el numeral 18 del artículo 16 del Acuerdo 011 de 2005, expedido por el Consejo Superior Universitario y

CONSIDERANDO

Que la Resolución de Rectoría 1566 de 2009 determinó los procedimientos para el pago de los viáticos y gastos de viaje, auxilio de viaje, auxilio o gasto de marcha, gastos de transporte y estadía, apoyos económicos y gastos por concepto de adquisición de bienes y servicios, avances y legalizaciones en la Universidad Nacional de Colombia, con el fin de dar cumplimiento, entre otros, a los principios de transparencia, economía y ética establecidos en el Estatuto General de la Universidad, artículo 4, adoptado mediante el Acuerdo del Consejo Superior Universitario No. 011 del 12 de marzo de 2005.

Que conforme a lo establecido en el numeral 1.4 del artículo 1 de la citada Resolución 1566 de 2019, los avances son definidos como un "Anticipo en dinero para cubrir gastos por concepto de viáticos y gastos de viaje, gastos de transporte y estadía, auxilio o gasto de marcha, auxilio de viaje, apoyos económicos y en casos excepcionales, para la adquisición de bienes y/o servicios."

Que el referido anticipo en dinero requiere ser legalizado, trámite mediante el cual se formalizan los gastos del avance concedido, con la presentación de documentos soporte que cumplan los requisitos exigidos en el estatuto tributario, para su revisión, aprobación y registro contable de las operaciones efectuadas.

Que los artículos 54 y 55 de la Resolución 1566 de 2009 disponen el descuento en el sueldo, prestaciones sociales u orden contractual, según el caso, como la medida a adoptar ante el incumplimiento de la oportunidad prevista para efectuar la legalización de los avances concedidos, asimismo se establece como obligación del jefe de la dependencia encargada de realizar la legalización, poner en conocimiento dicha conducta a la Oficina de Control Interno Disciplinario para lo de su competencia, esto en atención a lo establecido en el artículo 56, referente a la responsabilidad fiscal, pecuniaria y disciplinaria que se asume por el manejo de los recursos entregados y por el incumplimiento de la legalización oportuna.

Que en el artículo 57 de la Resolución 1566 de 2009 se consagran las excepciones al deber de legalización de avances en el Sistema de Gestión Financiera -QUIPU antes del 31 de diciembre del año en que referido avance ha sido girado y además, se establece el deber de información a la Oficina Nacional de Control Disciplinario Interno para lo de su competencia, cuando los avances no legalizados no se alcancen a informar al área de nómina, dentro de las novedades de nómina del cierre del mes de diciembre, y por consiguiente no se apliquen los respectivos descuentos.

Que conforme a lo establecido en el literal c) del artículo 24 del Reglamento Interno de Cartera de la Universidad, adoptado mediante la Resolución de Rectoría 1465 de 2013, son servidores públicos deudores quienes, entre otros eventos, hayan incumplido el plazo para legalizar avances y cajas menores otorgadas por la Universidad, sin que se hubiese podido realizar el respectivo descuento en la nómina, por afectar el salario mínimo vital y móvil o que en el momento del retiro no tengan capacidad de descuento.

Que el artículo 26 del Reglamento Interno de Cartera de la Universidad establece las reglas para las gestiones de cobro de las obligaciones dinerarias de los servidores públicos deudores.

Que se considera necesario hacer mención en la Resolución 1566 de 2009, del Reglamento Interno de Cartera de la Universidad, como la normativa aplicable ante la imposibilidad de descuento en el sueldo, prestaciones sociales u orden contractual, del responsable de legalizar los avances concedidos.

Respecto a las acciones disciplinarias derivadas de la falta de legalización de los avances o anticipo en dinero para cubrir la adquisición de bienes y servicios, se ha encontrado que, dados los descuentos que se realizan al sueldo, o a las prestaciones sociales u ordenes contractuales en los eventos en los cuales no se efectúa la legalización, no se configura una afectación de la función pública o de los fines misionales de la Universidad, lo que conlleva en la mayoría de los casos a la decisión de archivo de los posibles procesos disciplinarios, por lo anterior, se genera un desgaste administrativo innecesario de los operadores disciplinarios.

Que, por lo anterior, se hace necesario modificar las disposiciones relacionadas con el control y seguimiento de avances.

 

Que, en mérito de lo anterior,

 

RESUELVE

ARTÍCULO 1. Adicionar el inciso 2 al artículo 51 de la Resolución de Rectoría No. 1566 de 2009, el cual quedará así:

"Artículo 51. En concordancia con las disposiciones de austeridad y eficiencia en el gasto, los superiores jerárquicos de los docentes y administrativos y los supervisores o interventores para el caso de contratistas deberán racionalizar los recursos de los desplazamientos autorizados.

Para ello, se realizarán las actividades de manera remota a través de videoconferencias, video chat u otros medios digitales, salvo que la presencialidad sea estrictamente necesaria".

ARTÍCULO 2. Modificar el artículo 54 de la Resolución de Rectoría No. 1566 de 2009, el cual quedará así:

"Artículo 54. El valor del avance no legalizado por parte del docente o administrativo, dentro del término establecido en la presente resolución, se descontará, previa verificación de la capacidad de endeudamiento por parte de la Oficina de Personal o de la dependencia que haga sus veces, del sueldo o de las prestaciones sociales, teniendo como soporte la documentación enviada por parte de la dependencia encargada de efectuar la legalización.

En todo caso, cuando no sea posible realizar el descuento, se dará aplicación a lo dispuesto en el Reglamento Interno de Cartera de la Universidad".

ARTÍCULO 3. Modificar el artículo 55 de la Resolución de Rectoría No. 1566 de 2009, el cual quedará así:

"Artículo 55. Los avances no legalizados girados a contratistas se deberán descontar del saldo de la respectiva orden contractual.

En todo caso, cuando no sea posible realizar el descuento, se dará aplicación a lo dispuesto en el Reglamento Interno de Cartera de la Universidad".

ARTÍCULO 4. Modificar el artículo 56 de la Resolución de Rectoría No. 1566 de 2009, el cual quedará así:

"Artículo 56. Los responsables de la legalización de los avances responderán fiscal, pecuniaria y disciplinariamente por el manejo inadecuado de los recursos entregados y por el incumplimiento de la normatividad vigente".

 

ARTÍCULO 5. Modificar el artículo 57 de la Resolución de Rectoría No. 1566 de 2009, el cual quedará así:

"Artículo 57. Todo avance deberá ser legalizado en el Sistema de Gestión Financiera SGF- QUIPU antes del 31 de diciembre del año en que ha sido girado, con excepción de los siguientes casos: a) Para el cumplimiento de actividades académicas o administrativas impostergables, para lo cual el ordenador del gasto indicará en el respectivo acto administrativo la exposición de motivos para extender el plazo, indicando la fecha en que se deberá llevar a cabo la legalización. b) Cuando los avances no legalizados no se alcancen a informar al área de nómina, dentro de las novedades de nómina del cierre de diciembre y, por consiguiente, no se apliquen los respectivos descuentos. En este caso, se tendrá como soporte el oficio de entrega de las novedades al área de nómina para que sean aplicados en el mes de enero del siguiente año.

En todo caso, cuando no sea posible realizar el descuento, se dará aplicación a lo dispuesto en el Reglamento Interno de Cartera de la Universidad".

ARTÍCULO 6. Las demás disposiciones de la Resolución de Rectoría No. 1566 de 2009 permanecen vigentes.

ARTÍCULO 7. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Sistema de Información Normativa, Jurisprudencial y de Conceptos "Régimen Legal" de la Universidad Nacional de Colombia, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 7 del Acuerdo 70 de 2012 del Consejo Superior Universitario.

 

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

 

Dada en Bogotá D. C., a los veintiséis (26) días del mes de abril de 2021

 

 

DOLLY MONTOYA CASTAÑO

 

Rectora