RESOLUCIÓN 312 DE 2021

 

(26 de mayo)

 

"Por la cual se adopta la Política de administración de correspondencia de la Universidad Nacional de Colombia y se derogan las Resoluciones de Rectoría 621 de 2016 y 969 de 2018"

  

 LA RECTORA DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

 

En ejercicio de las facultades conferidas por el numeral 18 del artículo 16 del Acuerdo 011 de 2005 del Consejo Superior Universitario, y

 

CONSIDERANDO

 

QUE la Ley General de Archivos 594 de 2000, regula la función archivística o de Gestión Documental del Estado Colombiano y su ámbito de aplicación se extiende a toda la administración pública incluyendo a los organismos autónomos.

 

QUE mediante Resolución de Rectoría 101 de 2016 se definió la política de comunicación de la Universidad y se dictaron otras disposiciones.

 

QUE mediante Resolución de Rectoría 1017 de 2016 se reguló la función del Sistema Nacional de Gestión y Patrimonio Documental de la Universidad Nacional de Colombia.

 

QUE durante la vigencia de la Resolución 1017 de 2016 se evidenció que los lineamientos existentes en la Universidad sobre administración de correspondencia han resultado insuficientes para su adecuado manejo, motivo por el cual se requiere adoptar una Política que defina los parámetros para la administración de correspondencia en la Universidad Nacional de Colombia, unificando criterios y definiendo de manera clara las actividades para la producción, recepción, verificación, radicación y distribución de las comunicaciones oficiales internas y externas, acorde con la nueva Política de Gestión Documental adoptada mediante Resolución de Rectoría 310 de 2021 y con el Reglamento General de Gestión Documental y Archivos adoptado mediante Resolución de Rectoría 311 de 2021, la cual además derogó la Resolución 1017 de 2016.

 

QUE mediante Resolución de Rectoría 621 de 2016, modificada por la Resolución de Rectoría 969 de 2018, se actualizó la codificación de las Oficinas Productoras Documentales de la Universidad Nacional de Colombia.

 

QUE la Política de Administración de Correspondencia de la Universidad Nacional de Colombia debe normalizar las actividades de las unidades de gestión documental de las Sedes Bogotá, Manizales, Medellín y Palmira y de las Secretarías de las Sedes Amazonía, Caribe, La Paz, Orinoquía y Tumaco al proporcionar a los encargados del proceso los elementos que aseguren el uso eficiente del servicio de correspondencia.

 

QUE la Política de Administración de Correspondencia de la Universidad Nacional de Colombia debe garantizar la gestión de las comunicaciones oficiales de manera más eficaz, eficiente y efectiva a nivel institucional.

 

QUE el Artículo 5 de la Resolución 316 del 2014 de Rectoría, modificado por el artículo 2 de la Resolución de Rectoría 241 de 2019, establece como funciones del Comité Nacional de Gestión y Patrimonio Documental, entre otras, las siguientes:

"...a). Asesorar a los organismos de Dirección y Gobierno de la Universidad en lo relativo a la aplicación de la normatividad archivística.

b). Aprobar las políticas, planes, programas, proyectos y normas en materia de gestión de documentos físicos y electrónicos, así como en materia de la protección del patrimonio documental.

c). Aprobar y hacer seguimiento a la implementación de los instrumentos archivísticos institucionales..."

 

QUE el Comité Nacional de Gestión y Patrimonio Documental, en la sesión No.002 que se llevó a cabo el 30 de agosto de 2019 aprobó la Política de Administración de Correspondencia de la Universidad Nacional de Colombia, presentada por la Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental, la cual fue avalada por la Comisión de Gestión Documental.

 

QUE con fundamento en lo anterior, se hace necesario adoptar "la Política de Administración de Correspondencia de la Universidad Nacional de Colombia" y definir los responsables para su implementación en la Universidad.

 

En mérito de lo anterior,

 

RESUELVE

 

 

ARTÍCULO 1. Adoptar la Política de Administración de Correspondencia de la Universidad Nacional de Colombia, la cual hace parte integral de la presente Resolución.

 

ARTÍCULO 2. Ámbito de Aplicación: Los lineamientos previstos en "la Política de Administración de Correspondencia de la Universidad Nacional de Colombia", serán de obligatorio cumplimiento en todas las Sedes y Niveles de organización y gobierno de la Universidad en donde se reciban y envíen comunicaciones oficiales.

 

ARTÍCULO 3. Proceso de Implementación: El proceso de implementación de la Política de administración de correspondencia de la Universidad Nacional de Colombia estará a cargo de los Secretarios de Sede, quienes garantizarán que se apliquen los procedimientos establecidos en la Política de conformidad con los lineamientos impartidos por la Secretaría General.

 

 

ARTÍCULO 4. Responsabilidades y Funciones: La administración de correspondencia es una función exclusiva de las unidades de gestión documental de las Sedes Bogotá, Manizales, Medellín y Palmira y de las secretarías de las Sedes Amazonía, Caribe, La Paz, Orinoquía y Tumaco de acuerdo con lo establecido por el Acuerdo 060 de 2001 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación. No podrán existir otras dependencias que ejerzan esta función y ningún funcionario podrá recibir o distribuir correspondencia a través de oficinas diferentes a las anteriormente mencionadas, puesto que estas son las únicas responsables de la recepción, radicación y distribución de las comunicaciones oficiales de la Universidad Nacional de Colombia.

 

Las Vicerrectorías de Sede y las Direcciones de Sede de Presencia Nacional deben garantizar que las oficinas encargadas de la administración de correspondencia estén dotadas de los medios necesarios que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, correo electrónico u otros. De la misma forma deben asegurar la asignación del personal requerido y los espacios físicos, muebles, equipos e implementos necesarios para la adecuada prestación del servicio. El horario de atención para la radicación de las comunicaciones oficiales, se definirá de acuerdo a la jornada laboral establecida para cada sede según las resoluciones expedidas para tal fin por las autoridades competentes en cada una de ellas. Este horario deberá ser fijado en un lugar visible al público.

 

ARTÍCULO 5. Publicación: La Secretaría General publicará el contenido de la presente Resolución, en el Sistema de Información Normativa, Jurisprudencial y de Conceptos - Régimen Legal de la Universidad Nacional de Colombia.

 

ARTÍCULO 6. Comunicar: Por intermedio de la Secretaria General el contenido de la presente Resolución a la comunidad universitaria.

 

ARTÍCULO 7. Vigencia y Derogatorias: La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Sistema de Información Normativa Jurisprudencial y de Conceptos - Régimen Legal de la Universidad Nacional de Colombia y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias, en particular las Resoluciones de Rectoría 621 de 2016 y 969 de 2018.

 

ARTÍCULO 8. Anexo: Hace parte de la presente resolución el documento "Política de Administración de Correspondencia de la Universidad Nacional de Colombia", aprobado por el Comité Nacional de Gestión y Patrimonio Documental.

 

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

 

Dada en Bogotá D.C., a los veintiséis (26) días del mes de mayo de 2021

 

 

DOLLY MONTOYA CASTAÑO

 

                                                                                                                                Rectora