RESOLUCIÓN 311 DE 2021

 

(26 de mayo)

 

"Por la cual se adopta el Reglamento General de Gestión Documental y Archivos de la Universidad Nacional de Colombia y se deroga la Resolución de Rectoría 1017 de 2016"

 

LA RECTORA DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

 

en ejercicio de las facultades conferidas por el numeral 18 del artículo 16 del Acuerdo 011 de 2005 del consejo superior universitario, y

 

 

CONSIDERANDO

 

QUE el artículo 5 de la Resolución 316 del 2014 de Rectoría "Por la cual se establece la estructura interna de la Secretaría General y se definen sus funciones", modificado por el artículo 2 de la Resolución de Rectoría 241 de 2019, establece como funciones del Comité Nacional de Gestión y Patrimonio Documental, entre otras, las siguientes:

"...a) Asesorar a los organismos de Dirección y Gobierno de la Universidad en lo relativo a la aplicación de la normatividad archivística.

b)  Aprobar las políticas, planes, programas, proyectos y normas en materia de gestión de documentos físicos y electrónicos, así como en materia de la protección del patrimonio documental.

c)  Aprobar y hacer seguimiento a la implementación de los instrumentos archivísticos institucionales..."

 

QUE el numeral 18 del artículo 16 del Acuerdo 011 de 2005 del Consejo Superior Universitario establece como función del Rector "18. Expedir las reglamentaciones y los actos administrativos que sean necesarios para el cumplimiento de la misión de la Universidad, y que no sean competencia de otra autoridad universitaria."

 

QUE la Ley General de Archivos 594 de 2000, regula la función archivística o de Gestión Documental del Estado Colombiano y su ámbito de aplicación se extiende a toda la administración pública incluyendo a los organismos autónomos.

 

QUE la Gestión y el Patrimonio Documental es una función de carácter administrativo que contribuye de manera fundamental al cumplimiento de la misión de salvaguardar la Memoria Institucional de la UN.

 

QUE el Sistema Nacional de Gestión y Patrimonio Documental de la Universidad Nacional de Colombia tiene como propósito establecer los parámetros y lineamientos generales en la materia, así como el alcance, estructuración, conceptos, conformación, características y programas necesarios para el desarrollo y preservación de la documentación de la Universidad.

 

QUE mediante Resolución de Rectoría 1017 de 2016 se reguló la función del Sistema Nacional de Gestión y Patrimonio Documental de la Universidad Nacional de Colombia.

 

QUE en el proceso de aplicación e implementación de la Resolución de Rectoría 1017 de 2016 se han evidenciado vacíos frente a una adecuada Política de Gestión Documental y Archivos, la administración de correspondencia y, particularmente, las disposiciones que rigen el manejo de los documentos e información de la Universidad, motivo por el cual se hace necesario su derogación y la consecuente adopción de un nuevo Reglamento de Gestión Documental y de Archivos.

 

QUE mediante Resolución de Rectoría 310 de 2021 se adoptó la Política de Gestión Documental y Archivos.

 

QUE el Reglamento General de Gestión Documental y Archivos determina el régimen de responsabilidades y acciones que les corresponde asumir a las dependencias y a los servidores públicos frente a los documentos y a la información de la Universidad Nacional de Colombia.

 

QUE adicional a lo anterior, el Reglamento General de Gestión Documental y Archivos debe ser aplicado por las autoridades de todos los niveles de la Universidad Nacional de Colombia quienes tienen a cargo la gestión de los documentos y archivos.

 

QUE el Comité Nacional de Gestión y Patrimonio Documental, en la sesión No.001 del 29 de abril de 2019 aprobó el Reglamento General de Gestión Documental y Archivos de la Universidad Nacional de Colombia, presentado por la Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental y validado por la Comisión de Gestión Documental.

 

QUE con fundamento en lo anterior, se hace necesario adoptar "el Reglamento General de Gestión Documental y Archivos de la Universidad Nacional de Colombia" y definir los responsables para su implementación en la Universidad.

 

En mérito de lo anterior,

 

RESUELVE

 

ARTÍCULO 1. Adoptar el Reglamento General de Gestión Documental y Archivos de la Universidad Nacional de Colombia, el cual hace parte integral de la presente Resolución.

 

ARTÍCULO 2. Ámbito de aplicación: Los lineamientos previstos en el "Reglamento General de Gestión Documental y Archivos de la Universidad Nacional de Colombia", serán de obligatorio cumplimiento por parte de todas las autoridades de todos los niveles, por los servidores públicos, contratistas y dependencias de la Universidad Nacional de Colombia.

 

ARTÍCULO 3. Proceso de implementación: El proceso de implementación del Reglamento General de Gestión Documental y Archivos de la Universidad Nacional de Colombia estará a cargo de los Secretarios de Sede, quienes garantizarán que se apliquen los procedimientos establecidos en el reglamento, de conformidad con los lineamientos impartidos por la Secretaría General.

 

ARTÍCULO 4. Responsabilidades: Todos los funcionarios y contratistas de la Universidad Nacional de Colombia son responsables disciplinaria, administrativa, civil y penalmente de la adecuada gestión de los documentos producidos en cumplimiento de sus funciones o actividades y de dar cumplimiento a lo establecido en el Reglamento General de Gestión Documental y Archivos. De acuerdo con lo contemplado en el artículo 2.8.2.2.4 del Decreto 1080 de 2015 los servidores públicos y contratistas deben entregar el inventario de los documentos de archivo a su cargo, tanto los análogos como los electrónicos que se encuentren en equipos de cómputo, sistemas de información, medios portátiles de almacenamientos y, en general, en cualquier dispositivo o medio electrónico.

 

Es responsabilidad de las jefaturas de cada dependencia de la Universidad Nacional de Colombia velar por la organización, conservación y custodia de su archivo de gestión, de acuerdo con las normas y criterios determinados por la Secretaría General, líder de la función archivística de la Universidad Nacional de Colombia.

 

ARTÍCULO 5. Publicación: La Secretaría General publicará el contenido de la presente Resolución, en el Sistema de Información Normativa, Jurisprudencial y de Conceptos - Régimen Legal de la Universidad Nacional de Colombia.

 

ARTÍCULO 6. Comunicar: Por intermedio de la Secretaria General el contenido de la presente Resolución a la comunidad universitaria.

 

ARTÍCULO 7. Vigencia y Derogatorias: En cumplimiento a lo dispuesto en el Acuerdo 070 de 2012 del Consejo Superior Universitario, la presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Sistema de Información Normativa Jurisprudencial y de Conceptos - Régimen Legal de la Universidad Nacional de Colombia y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias, en especial la resolución de Rectoría 1017 de 2016  y el numeral 2 del artículo 5 de la resolución de Rectoría 1195 de 2013.

 

ARTÍCULO 8. Anexo: Hace parte de la presente resolución el documento "Reglamento General de Gestión Documental y Archivos de la Universidad Nacional de Colombia", aprobado por el Comité Nacional de Gestión y Patrimonio Documental.

 

 

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

 

Dada en Bogotá D.C., a los veintiséis (26) días del mes de mayo de 2021

 

 

DOLLY MONTOYA CASTAÑO

 

Rectora