CIRCULAR 10

 

 

Para:          Todas las dependencias académico-administrativas de la Universidad Nacional de Colombia

 

Fecha:        28 de junio de 2021

 

Asunto:      Armonización normativa del proceso de Gestión Documental¿ Ley General de Archivos

 

En el marco de la implementación de la Política de Gestión Documental y Archivos, la Secretaría General viene adelantado el proceso de armonización normativa y técnica en materia de gestión documental y protección del patrimonio documental con el acompañamiento de las diferentes instancias de dirección institucional, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones derivadas de la Ley 594 de 2000 "Ley General de Archivos" y del Decreto 1080 de 2015 "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura".  Producto de lo anterior, el pasado 26 de mayo la Rectoría expidió las Resoluciones 311 y 312 de 2021, con las cuales se adopta el Reglamento General de Gestión Documental y Archivos y la Política de Administración de Correspondencia.

 

Las disposiciones establecidas en dichos actos administrativos tienen carácter de obligatorio cumplimiento para todas las oficinas productoras documentales de la Universidad y dejan sin efecto las siguientes circulares:

 

Fecha

#

Emisor

Asunto

25/10/2011

006

Secretaría General

Directrices sobre aprobación, actualización y firma de las Tablas de Retención Documental

15/12/2011

007

Secretaría General

Directrices sobre Gestión Documental aplicables a los Archivos de Gestión

13/03/2015

001

Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental

Directrices sobre aplicación de las Tablas de Valoración Documental de la Universidad Nacional de Colombia

08/05/2015

004

Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental

Aplicación de la Serie Documental común Implementación del Sistema de Calidad en todas las oficinas de la Universidad.

15/05/2015

005

Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental

Directrices técnicas para la organización, almacenamiento y control de documentos clasificados y reservados en la Universidad Nacional de Colombia

09/06/2015

007

Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental

Directrices sobre foliación aplicadas en la Universidad Nacional de Colombia

23/06/2015

008

Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental

Directrices sobre Hoja de Control en la Universidad Nacional de Colombia

24/06/2015

009

Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental

Directrices generales para el diligenciamiento, control y almacenamiento de los inventarios documentales en la Universidad Nacional de Colombia

07/10/2015

011

Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental

Instrumento de Análisis para la actualización de Tablas de Retención Documental en la Universidad Nacional de Colombia

22/04/2016

002

Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental

Manejo de imagen Institucional en carpetas y cajas en la Universidad Nacional de Colombia

25/04/2016

003

Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental

Lineamientos para agilizar el procedimiento de actualización- elaboración de TRD en la Universidad Nacional de Colombia.

27/04/2016

004

Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental

Proceso de Actualización de las Tablas de Retención Documental (TRD) de Bienestar Universitario de la Universidad Nacional de Colombia de manera estandarizada

27/06/2016

006

Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental

Utilización de las siglas y codificación definida en la Resolución de Rectoría No. 621 de 2016 en Comunicaciones oficiales de las Dependencias de la institución y demás procedimientos que involucren la gestión documental de la misma

03/08/2016

007

Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental

Ajuste de codificación para la Facultad de Derecho, Ciencias Políticas y Sociales

30/09/2016

008

Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental

Asignación de codificación del Consultorio Jurídico y el Centro de conciliación

 

 

 

Dada en Bogotá D.C., el 28 de junio de 2021

 

 

CARMEN ALICIA CARDOZO DE MARTÍNEZ

 

Secretaria General