CIRCULAR CONJUNTA 18

 

Para:            Todas las dependencias de la Universidad Nacional de Colombia

 

Fecha:          15 de septiembre de 2021

 

Asunto:       Directrices en materia de gestión documental ante la emergencia de contención y mitigación del virus COVID-19

 

La Circular Conjunta Nro. 10 del 1° de abril de 2020, estableció medidas para asegurar la adecuada gestión de los documentos institucionales durante el tiempo en el que permanecieran vigentes las acciones tendientes a la contención y mitigación del virus COVID-19. Sin embargo, ante la persistencia de la modalidad de trabajo en casa derivado de la declaratoria de emergencia sanitaria, se hizo necesario actualizar estas medidas para evitar reprocesos y garantizar la disponibilidad y el vínculo archivístico de los documentos y expedientes producidos desde marzo de 2020.

 

En ese sentido, el Comité Nacional de Gestión y Patrimonio Documental aprobó el "Protocolo para la gestión de documentos y expedientes producidos en el contexto de la emergencia sanitaria", el cual se encuentra disponible en el aplicativo SoftExpert con el código U.PC.11.005.001.  Dicho instrumento se acompaña de los siguientes documentos:

 

U.GU.11.005.001. Guía para la conversión de correos electrónicos a PDF.

U.GU.11.005.002. Guía para la digitalización de documentos físicos.

U.GU.11.005.003. Guía para la creación de carpetas, cargue y habilitación de permisos en unidades compartidas.

U.FT.11.005.019. Formato de Índice Electrónico.

U.IN.11.005.008. Instructivo para el diligenciamiento del Índice Electrónico.

 

El Protocolo antes mencionado, fue elaborado de acuerdo con los lineamientos técnicos de orden nacional con el fin de mitigar el impacto operacional que acarrearía la impresión y firma de los documentos producidos desde marzo de 2020 y a su vez garantizar la conservación y preservación de los archivos institucionales.  Así mismo, ha sido socializado desde junio de 2021 a través de las unidades de gestión documental en cada Sede.

 

El Protocolo debe ser implementado a más tardar el 31 de enero de 2022, en todas las oficinas de la Universidad Nacional de Colombia para la organización de los documentos y expedientes producidos en soporte electrónico desde marzo de 2020 y hasta que termine la modalidad de trabajo en casa, asegurando la organización, custodia, conservación y preservación de la producción documental. Para tal efecto, el jefe de dependencia deberá elaborar un plan de trabajo, el cual comunicará a los jefes de las unidades de gestión documental de las sedes antes del 1 de octubre de 2021. 

 

Las disposiciones contenidas en el Protocolo antes descrito dejan sin efecto la Circular Conjunta Nro. 10 del 1° de abril de 2020.

 

Dada en Bogotá D.C., el 15 de septiembre de 2021

 

 

MARIA FERNANDA LARA DÍAZ      

 

Secretaria General

 

 

GUSTAVO ADOLFO PEREZ

 

Director Nacional de Estrategia Digital