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  Resolución 1428 de 2006 Rectoría
 
  Fecha de Expedición: 14/12/2006  
  Fecha de Entrada en Vigencia: 14/12/2006
 
  Medio de Publicación:

 
  Sistema de Información Normativa, Jurisprudencial y de Conceptos "Régimen Legal" - Universidad Nacional de Colombia
 

 

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RESOLUCIÓN 1428 DE 2006

(14 de diciembre)

"Por la cual se establece el Sistema de Control Interno de la Universidad Nacional de Colombia, se reglamenta el Comité Nacional de Coordinación del Sistema de Control Interno y los Subcomités de las Sedes"

EL RECTOR DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA,

en ejercicio de sus facultades legales y, en especial, de las conferidas por el Consejo Superior Universitario mediante el Acuerdo 070 de 2006 y

CONSIDERANDO:

1. Que la Constitución Política en su Artículo 209, establece: "La Administración Pública, en todos sus órdenes, tendrá un Control Interno que se ejercerá en los términos que señale la Ley";

2. Que a su vez, el Artículo 269 de la Constitución Política establece, entre otros aspectos, que: "En las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de Control Interno, de conformidad con lo que disponga la Ley";

3. Que, respecto a la responsabilidad del Control Interno, la Ley 87 de 1993 "Por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones", dispuso en su artículo 6 que: "El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas, será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del Control Interno, también será responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos";

4. Que en el artículo 69 de la Constitución Política "Se garantiza la autonomía universitaria. Las universidades podrán darse sus directivas y regirse por sus propios estatutos, de acuerdo con la Ley";

5. Que el artículo 3° del Decreto 1210 de 1993, define que la Universidad Nacional de Colombia, en razón de su misión y de su régimen especial, es una persona jurídica autónoma, con gobierno, patrimonio y rentas propias y con capacidad para organizarse, gobernarse, designar sus propias autoridades y para dictar normas y reglamentos;

6. Que el artículo 5°, numeral 8, del Estatuto General de la Universidad Nacional de Colombia, en razón al régimen de autonomía, faculta a la institución para establecer un régimen de control interno propio a sus características y necesidades;

7. Que el Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005, "Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiana (sic), MECI 1000:2005", en su artículo 1 establece la obligación de adoptar el MECI 1000:2005, el cual forma parte integral del citado Decreto, lo anterior sin perjuicio de la Autonomía Universitaria reconocida por la Constitución;

8. Que el Acta de Compromiso del 27 de septiembre de 2006, suscrita por el Rector General y el Equipo Directivo de la Universidad, manifiesta el interés de implementar el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 en la Universidad Nacional de Colombia, mediante la futura expedición de una resolución que adopte y reglamente el Modelo, en cumplimento de lo establecido en el Decreto 1599 de 2005, sin perjuicio de la autonomía universitaria que la Constitución le reconoce.

RESUELVE:

TITULO l. SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Artículo 1. ADOPCIÓN Y ADAPTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. Adoptar para la Universidad Nacional de Colombia el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 establecido en el Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005, el cual debe ser adaptado a las necesidades propias de la Universidad en el marco de la Autonomía Universitaria, y por consiguiente será denominado en adelante como "Sistema de Control Interno de la Universidad Nacional de Colombia".

Artículo 2. DEFINICIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA. Está integrado por el esquema de organización y el conjunto de planes, programas, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por la Universidad, para asegurar que todas las actividades y actuaciones, así como los mecanismos de información, seguimiento y control, demás recursos y desarrollos aplicados, se realicen de acuerdo con las normas vigentes, dentro de las políticas trazadas por la Rectoría y en atención a las metas u objetivos institucionales. Lo anterior debe ser realizado de manera armónica, dinámica, efectiva, flexible y suficiente y su ejercicio debe ser intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes, en particular, de las asignadas a quienes tienen responsabilidad de mando.

Artículo 3. PRINCIPIOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA. Atendiendo los principios constitucionales y legales, la adopción, adaptación e implementación del Modelo Estándar de Control Interno, MECI 1000:2005, se fundamenta en los siguientes principios que han sido precisados en el marco de la autonomía universitaria:

3.1. De Autorregulación: Es una consecuencia lógica de la autonomía y se refiere a la capacidad de la Universidad de autodeterminarse, autogobernarse y auto legislarse, es decir su posibilidad de construir colectivamente sus propias reglas de juego en todos los ámbitos, con sujeción a la Constitución Política y la Ley.

3.2. De Auto evaluación: Para la Universidad Nacional, la Auto evaluación es un proceso permanente a través del cual se examina a sí misma con el objetivo de mejorar continuamente su calidad y de mostrar a la sociedad la manera como cumple las tareas que le han sido encomendadas en los campos de la docencia, la investigación y la extensión

3.3. De Autocontrol: Es la conciliación de las actuaciones de las personas con las normas, procedimientos y prácticas sociales de la Universidad, de tal manera que se garantice el ejercicio de la función pública de manera íntegra, transparente y eficaz en el cumplimiento de la Misión.

3.4. De Autogestión: Es el conjunto de actividades y mecanismos racionalizadores y regulatorios de los procesos académicos y administrativos en un ambiente de gobierno colegiado y participativo, fundamentados en una autonomía responsable.

Parágrafo. -Adicionalmente, el Sistema de Control Interno de la Universidad Nacional de Colombia se basa en los principios del ejercicio de la función pública establecidos en el artículo 209 de la Constitución Política, en los principios adicionales del Control Interno definidos por la Ley 87 de 1993 y en los principios establecidos para la Universidad en el artículo 4º del Estatuto General.

Artículo 4. OBJETIVOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA. Los objetivos específicos que busca el Sistema de Control Interno son los siguientes:

4.1. Objetivos de Control de Cumplimiento. Constituyen objetivos de Evaluación del Cumplimiento de la Misión de la Universidad Nacional de Colombia los siguientes:

a) Establecer las acciones que permitan a la Universidad garantizar el cumplimiento de su Misión con base en el marco legal que le es aplicable y en ejercicio de la autonomía universitaria.

b) Determinar el marco legal que le es aplicable a la Universidad, con base en el principio de autorregulación y sin detrimento de su autonomía.

c) Diseñar los procedimientos de verificación y evaluación que garanticen el cumplimiento del marco legal aplicable.

4.2. Objetivos de Control Estratégico. Constituyen objetivos de Evaluación Estratégica de la Universidad Nacional de Colombia los siguientes:

a) Diseñar los procedimientos necesarios, que permitan a la Universidad cumplir la Misión para la cual fue creada y proteger los recursos y bienes sociales que se encuentren bajo su custodia, buscando administrar en forma diligente los posibles riesgos que se pueden generar.

b) Establecer los procedimientos que permitan el diseño y desarrollo organizacional de la Universidad, de acuerdo con su naturaleza, características y propósitos que le son inherentes.

c) Crear conciencia en todos los servidores públicos de la Universidad sobre la importancia de la autoevaluación y el ejercicio de la función pública, mediante la generación y mantenimiento de una cultura organizacional que permita la aplicación de los principios de la función pública y del control interno.

4.3. Objetivos de Control de Ejecución. Constituyen objetivos de Evaluación de la Operación de la Universidad Nacional de Colombia los siguientes:

a) Determinar los procedimientos de prevención, detección y corrección que permitan mantener las funciones, operaciones y actividades institucionales en armonía con los principios de eficacia, eficiencia y economía.

b) Velar porque todas las actividades y recursos de la Universidad estén dirigidos hacia el cumplimiento de su misión.

c) Establecer los procedimientos, que garanticen la generación y registro de información oportuna y confiable, necesaria para la toma de decisiones, el cumplimiento de la misión y la rendición de cuentas a la sociedad.

d) Diseñar los procedimientos que permitan llevar a cabo una efectiva comunicación interna y externa, a fin de dar a conocer la información que genera la Universidad de manera transparente, oportuna y veraz, garantizando que su operación se ejecute adecuada y convenientemente.

4.4. Objetivos de Control de Evaluación. Constituyen objetivos de Seguimiento a la Evaluación de la Universidad Nacional de Colombia los siguientes:

a) Garantizar la existencia de mecanismos y procedimientos que permitan en tiempo real, realizar seguimiento a la gestión de la Universidad por parte de los diferentes niveles de autoridad y responsabilidad, permitiendo acciones oportunas de corrección y de mejoramiento.

b) Establecer los procedimientos de verificación y evaluación permanentes para hacer efectiva la función del control interno.

c) Garantizar la existencia de la función de evaluación independiente en la Universidad, realizada por la Oficina Nacional de Control Interno o quien haga sus veces, como mecanismo de verificación a la efectividad del Control Interno.

d) Propiciar el mejoramiento continuo del sistema de control interno y de la gestión de la Universidad, así como de su capacidad para responder efectivamente a los cambios de su entorno y a los diferentes grupos de interés.

e) Establecer procedimientos que permiten armonizar las observaciones de los Órganos de Control Fiscal, con las acciones de mejoramiento de la gestión establecidas por la Universidad.

4.5. Objetivos de Control de Información. Constituyen objetivos de Control a la Información de la Universidad Nacional de Colombia los siguientes:

a) Establecer los procedimientos necesarios para garantizar la generación de información veraz y oportuna.

b) Establecer los procedimientos que permitan la generación de información que por mandato legal, le corresponde suministrar a la Universidad a los Órganos de Control externo.

c) Garantizar la publicidad de la información que se genere al interior de la Universidad.

d) Garantizar el suministro de información veraz y oportuna para el proceso de rendición de cuentas que la Universidad debe realizar periódicamente a la sociedad.

TÍTULO II. ROLES Y RESPONSABILIDADES

Artículo 5. RESPONSABILIDAD DE LA ALTA DIRECCIÓN. La Alta Dirección debe asegurarse de que los diferentes niveles de responsabilidad y autoridad en materia de control interno, están definidas y comunicadas dentro de la Universidad.

El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en la Universidad Nacional de Colombia, será responsabilidad del Rector y de los Directivos o Jefes de cada dependencia de la Universidad, así como de los demás funcionarios de la Universidad y de los particulares que ejercen funciones públicas en ella.

Artículo 6. REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN. Para efectos de garantizar la operacionalización de las acciones necesarias al desarrollo, implementación y mejoramiento continuo del Sistema de Control Interno de la Universidad Nacional de Colombia, basado en la adaptación del Modelo Estándar de Control Interno que establece el Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005, el Rector delegó, mediante acta de compromiso firmada el 27 de septiembre de 2006, dicha función en el Vicerrector General, quién actuará bajo las políticas establecidas por el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno.

A su vez, la evaluación independiente y objetiva del desarrollo, implementación, mantenimiento y mejoramiento continuo del Sistema de Control Interno de la Universidad Nacional de Colombia estará a cargo de la Oficina Nacional de Control Interno o quien haga sus veces.

Artículo 7. COMITÉS DE COORDINACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA. Para su operacionalización y evaluación, la estructura del Sistema de Control Interno de la Universidad Nacional de Colombia deberá estar compuesta por:

7.1 Un Comité Nacional de Coordinación del Sistema de Control Interno, el cual adoptará un reglamento mediante acto administrativo de la Rectoría y tendrá las siguientes funciones:

a) Expedir las políticas, los métodos y los procedimientos para el desarrollo, implementación y mejoramiento permanente del Sistema de Control Interno de la Universidad Nacional de Colombia.

b) Evaluar continuamente la efectividad del Sistema de Control Interno de la Universidad Nacional de Colombia y su capacidad de apoyar el cumplimiento de los objetivos misionales.

c) Recomendar al Rector pautas y políticas relacionadas con el desarrollo de la cultura de la autoevaluación y la autorregulación.

d) Verificar que se atiendan las recomendaciones generadas por la Oficina Nacional de Control Interno o quien haga sus veces y por el Órgano de Control Fiscal competente.

e) Definir el plan de mejoramiento institucional y llevar a cabo su seguimiento.

f) Garantizar la coherencia entre el modelo de operación por procesos, la estructura organizacional y los objetivos misionales.

g) Aprobar las políticas de administración de riesgos.

h) Presentar a consideración del Rector las propuestas de modificación a las normas del Sistema de Control Interno de la Universidad Nacional de Colombia.

7.2 Subcomités de Coordinación de Control Interno de cada Sede, los cuales tendrán en contexto las mismas funciones del Comité Nacional.

Artículo 8. RESPONSABILIDAD DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS Y/O PARTICULARES QUE EJERCEN FUNCIONES PÚBLICAS EN LA UNIVERSIDAD. Los Servidores Públicos y/o Particulares que ejercen funciones públicas, son responsables de la operatividad eficiente de los procesos, actividades y tareas a su cargo y por la supervisión continua a la eficacia de los controles integrados. Así mismo, son responsables de llevar a cabo la autoevaluación permanente a los resultados de su labor, como parte del cumplimiento de las metas previstas por la dependencia o unidad administrativa a la cual pertenecen.

Artículo 9. OFICINA NACIONAL DE CONTROL INTERNO. Esta Oficina o quien haga sus veces, con base en los artículos 30 numeral d), 9º y 12º de la Ley 87 de 1993, es responsable por realizar la Evaluación Independiente al Sistema de Control Interno de la Universidad Nacional de Colombia, así como por el seguimiento a las acciones de mejoramiento institucional, generando las recomendaciones correspondientes y asesorando al Rector para su puesta en marcha.

TÍTULO III. DE LOS COMITÉS DE COORDINACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Artículo 10. DEFINICIÓN DEL COMITÉ NACIONAL. El Comité Nacional de Coordinación del Sistema de Control Interno de la Universidad Nacional de Colombia es un órgano asesor del Rector General, responsable del diseño de estrategias y políticas orientadas al fortalecimiento del Sistema de Control Interno.

Artículo 11. MIEMBROS. El Rector de la Universidad quien lo presidirá, el Vicerrector General, el Vicerrector Académico, el Vicerrector de Investigación, el Gerente Nacional Financiero y Administrativo, el Secretario General y el Jefe de la Oficina Nacional de Control Interno, quien actuará como secretario técnico, con voz pero sin voto.

Parágrafo 1. En ausencia del Rector, presidirá el Comité Nacional el Vicerrector General.

Parágrafo 2. Podrán ser invitados al Comité los funcionarios que en concepto del Presidente o del Secretario Técnico, deban participar en atención a los asuntos específicos que ameriten tratarse.

Artículo 12. REUNIONES. El Comité Nacional de Coordinación del Sistema de Control Interno de la Universidad Nacional de Colombia se reunirá ordinariamente cada trimestre y extraordinariamente cuando lo convoque el Rector General de la Universidad o el Jefe de la Oficina Nacional de Control Interno.

El Comité Nacional de Coordinación del Sistema de Control Interno de la Universidad Nacional de Colombia se reunirá en el lugar y hora que se determine, previa convocatoria.

Artículo 13. QUÓRUM DELlBERATORIO. El Comité Nacional de Coordinación del Sistema de Control Interno de la Universidad Nacional de Colombia podrá deliberar con la mitad más uno de sus miembros. De cada reunión se levantará un acta la cual será refrendada por el Presidente y el Secretario Técnico.

Artículo 14. ASISTENCIA A LAS SESIONES. La asistencia al Comité Nacional de Coordinación del Sistema de Control Interno de la Universidad Nacional de Colombia es indelegable con excepción del Rector General.

Artículo 15. DEFINICIÓN DE LOS SUBCOMITÉS DE SEDE. Los Subcomités de Coordinación del Sistema de Control Interno en las Sedes de Bogotá, Medellín, Manizales y Palmira, son órganos de naturaleza asesora y de seguimiento a la ejecución de las estrategias y políticas orientadas al fortalecimiento del Sistema de Control Interno.

Parágrafo. Las Sedes de Presencia Nacional (Caribe, Orinoquía y Amazonía) no contarán con un subcomité propio y lo pertinente a su sistema será tratado en el Comité Nacional de Coordinación del Sistema de Control Interno de la Universidad Nacional de Colombia.

Artículo 16. MIEMBROS DE LOS SUBCOMITÉS. El Vicerrector de la Sede quien lo presidirá el Jefe de la Oficina Nacional de Control Interno quien actuará como secretario técnico con voz pero sin voto, un funcionario de la Oficina Nacional de Control Interno asignado a la respectiva Sede, con voz pero sin voto, y los Directores o funcionarios de mayor jerarquía en las áreas académica, de planeación, jurídica y financiera y administrativa.

Parágrafo 1. En ausencia del Jefe de la Oficina Nacional de Control Interno actuará como Secretario técnico del Subcomité el funcionario de esta Oficina asignado a la respectiva Sede.

Parágrafo 2. Podrán ser invitados a los subcomités los funcionarios que en concepto del Presidente o el Secretario Técnico deban participar en atención a los asuntos específicos que ameriten tratarse.

Artículo 17. REUNIONES DE LOS SUBCOMITÉS. Los Subcomités de Coordinación del Sistema de Control Interno de las Sedes se reunirán ordinariamente cada semestre y extraordinariamente cuando lo convoque el Vicerrector respectivo, o el Jefe de la Oficina Nacional de Control Interno.

Los Subcomités de Coordinación del Sistema de Control Interno se reunirán en el lugar y hora que se determine, previa convocatoria.

Artículo 18. QUÓRUM DELlBERATORIO. Los Subcomités de Coordinación del Sistema de Control Interno de las Sedes, podrán deliberar con la mitad más uno de sus miembros. De cada reunión se levantará un acta la cual será refrendada por el Presidente y el Secretario Técnico.

Artículo 19. ASISTENCIA A LAS SESIONES DE LOS SUBCOMITÉS. La asistencia a los Subcomités es indelegable con excepción del Jefe de la Oficina Nacional de Control Interno.

Artículo 20. RELACIÓN DE LOS SUBCOMITÉS DE SEDE CON EL COMITÉ NACIONAL DE COORDINACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. Para un adecuado funcionamiento del Sistema debe existir retroalimentación de la información entre el Comité Nacional y los Subcomités, por lo tanto, en los Subcomités de Sede se informará sobre los temas tratados en las reuniones del Comité Nacional a través del Secretario Técnico. A su vez, en las reuniones del Comité Nacional se presentarán las actas de los subcomités de las Sedes.

TÍTULO IV. DISPOSICIONES VARIAS

Artículo 21. ÁMBITO DE APLICACIÓN Y REGULACIÓN. La presente Resolución será aplicable a todas las áreas organizacionales de la Universidad Nacional de Colombia y su reglamentación de orden operativo se realizará por medio de actos administrativos por los cuales se adopten los conceptos, metodologías, guías e instrumentos de aplicación así como los manuales e instrumentos que le sean inherentes.

Artículo 22. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición, deroga la Resolución de Rectoría No. 646 del 31 de mayo de 2004 y todas las disposiciones que le sean contrarias.

COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá, D. C., a 14 de diciembre de 2006.

MOISES WASSERMANN LERNER

Rector