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  Resolución 1018 de 2007 Rectoría
 
  Fecha de Expedición: 23/08/2007  
  Fecha de Entrada en Vigencia: 23/08/2007
 
  Medio de Publicación:

 
  Sistema de Información Normativa, Jurisprudencial y de Conceptos "Régimen Legal" - Universidad Nacional de Colombia
 

 

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RESOLUCIÓN 1018 DE 2007

(23 de agosto)

"Por la cual se expiden lineamientos para la asignación, uso, administración y control de los vehículos del parque automotor de la Universidad Nacional de Colombia"

EL RECTOR DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

En uso de sus facultades legales y estatutarias, y

CONSIDERANDO QUE:

Según lo dispuesto en el articulo 8 del Decreto 2209 del 29 de octubre de 1998, emanado de la Presidencia de la República: "(...) Se podrán asignar vehículos de uso oficial con cargo a los recursos del Tesoro Público exclusivamente a los siguientes servidores: (...) Rectores, Vicerrectores y Secretarios Generales de entes universitarios autónomos (...)".

La resolución de Rectoría No. 407 de 2004, dispone en su artículo 12: "La asignación de vehículos con cargo a los recursos públicos, se hará exclusivamente al Rector General, Vicerrectores, Directores de Sede y Secretario General. (... )".

El Acuerdo No. 020 de 2004 del Consejo Superior Universitario, creó la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa como una dependencia de la Rectoría, al mismo nivel jerárquico de las Vicerrectorías.

La resolución de Rectoría No. 990 de 2004, en su artículo primero especifica: "Asignar un vehículo (...) al Gerente Nacional Financiero y Administrativo".

Es necesario expedir una reglamentación que defina las competencias para la utilización y asignación de los vehículos al servicio de la Universidad y para mantener un control administrativo que permita verificar el estado, uso, conservación y localización del parque automotor;

Es deber de las autoridades universitarias establecer un lineamiento que regule el buen uso, coordinación, administración, control, conservación y mantenimiento de todos los vehículos que conforman el parque automotor de la Universidad.

RESUELVE:

Artículo 1. Las disposiciones contenidas en la presente resolución regulan la asignación, uso, coordinación, administración y control de los vehículos de la Universidad y sus conductores, y son aplicables a todas las dependencias que conforman su estructura orgánica y a los funcionarios que en virtud de sus labores utilicen o controlen vehículos de propiedad de la Institución.

Artículo 2. Las actuaciones de quienes intervengan en la asignación, manejo, uso y control de los vehículos se desarrollarán de acuerdo con los principios de transparencia, economía, responsabilidad, oportunidad y mínimo riesgo, de conformidad con los postulados que rigen la gestión pública. Igualmente, se apoyarán en las normas que regulan la conducta de los servidores públicos, las normas de tránsito y las demás que le sean aplicables.

Los vehículos propiedad de la Universidad deberán utilizarse única y exclusivamente como herramienta para el cumplimiento de su misión institucional.

Artículo 3. El parque automotor propiedad de la Universidad está conformado por vehículos de varios tipos: buses, busetas, camionetas, camperos, automóviles, furgones, camiones, volquetas, ambulancias, motos, tractores, naves fluviales y los demás que adquiera para el desarrollo de su misión institucional.

Artículo 4. Se establecen las siguientes categorías de vehículos en la Universidad:

1. Vehículos de Representación: Pertenecen a esta categoría los asignados para el uso o servicio en forma permanente del Rector, Vicerrectores, Gerente Nacional Financiero y Administrativo, Secretario General y Directores de Sede.

2. Vehículos de Operación: Son aquellos que se emplean para el cumplimiento de actividades cotidianas propias de las diferentes dependencias de la Universidad. Estos vehículos están bajo el control y a la disposición de la correspondiente dependencia en la cual se programan los servicios de transporte en cada sede.

Artículo 5. Los servicios prestados por los vehículos de operación que conforman el parque automotor de la Universidad se clasifican en:

1. Servicios académicos. Dentro de este servicio se enmarcan todas las necesidades de transporte requeridas por un docente para dar estricto cumplimiento al desarrollo teórico de un plan curricular establecido en los diferentes programas de pregrado, posgrado e investigación, los cuales involucran un componente práctico particular.

Se excluyen de este tipo de servicio, las solicitudes para realizar actividades particulares como monografías, trabajos de grado o cualquier proyecto académico requisito de un plan de estudios.

2. Servicios administrativos generales. Constituyen una herramienta básica para el apoyo logístico en el desarrollo de ciertas tareas propias de las diferentes dependencias administrativas de la Universidad en materia operativa y administrativa, con los siguientes usos:

a) Transporte de funcionarios.

b) Transporte de materiales y operarios para realizar las labores de mantenimiento.

c) Transporte de bienes muebles y equipos, elementos de papelería y aseo.

d) Transporte y recolección de basuras y otros residuos (sólidos y líquidos).

e) Transporte de pacientes, desde o hacia el servicio médico estudiantil.

3. Servicios por razones de seguridad. Se brindan en los casos en que por estrictas necesidades del servicio se deba garantizar un escenario en materia de seguridad, acorde con las circunstancias y las diferentes responsabilidades de los funcionarios.

La asignación de vehículos por razones de seguridad deberá ser autorizada por el Rector para el Nivel Nacional o por el Vicerrector o Director de la sede respectiva, previa recomendación expedida por la División de Vigilancia o de quien haga sus veces.

4. Servicios por razones de solidaridad. Se darán con ocasión de la ocurrencia de un desastre natural en el que la Universidad como entidad pública está en la obligación de responder al llamado que se le haga, aunque provenga o no de los miembros de la comunidad universitaria.

El préstamo de vehículos por razones de solidaridad deberá ser autorizada por la División Nacional de Servicios Administrativos en el Nivel Nacional, o por la Sección de Transportes en la Sede Bogotá o por quien haga sus veces en las otras sedes.

5. Servicios para el desarrollo de actividades recreativas o deportivas de los miembros de la comunidad universitaria.

a) El préstamo de vehículos para actividades de tipo recreativo o deportivo deberá contar con el aval de la Dirección de Bienestar y la autorización de la Dirección de Gestión en la Sede Bogotá o la Dirección Administrativa en las otras sedes, quien definirá la colaboración de los participantes en los gastos que se ocasionen con motivo del desplazamiento.

b) El préstamo de vehículos para actividades sociales deberá contar con el aval del jefe de la dependencia solicitante y la autorización de la Dirección de Gestión en la Sede Bogotá o la Dirección Administrativa en las otras sedes, quien definirá la colaboración de los participantes en los gastos que se ocasionen con motivo del desplazamiento.

Parágrafo. La prestación de los servicios en todos los casos dependerá de la disponibilidad de vehículos.

Articulo 6. El servicio de transporte prestado por vehículos propiedad de la Universidad tendrá cobertura geográfica a nivel local (dentro del perímetro urbano donde esté ubicado el respectivo Campus Universitario) y a nivel nacional.

En el evento de requerirse la prestación del servicio a nivel nacional, el usuario deberá presentar ante la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa o la Dirección de Gestión en la Sede Bogotá o la Dirección Administrativa en las otras sedes, la solicitud motivada del requerimiento con la antelación suficiente (5 días hábiles) para que se tramite la comisión y viáticos del conductor asignado para tal fin.

Parágrafo. Excepcionalmente, el servicio de transporte prestado por vehículos de la Institución podrá extender su cobertura geográfica fuera de los límites del territorio nacional, siempre y cuando exista autorización expresa del Rector, o del Vicerrector o del Director de la respectiva sede, previa solicitud motivada por escrito de la dependencia que lo requiera.

Artículo 7. La coordinación, administración y control de los vehículos propiedad de la Universidad será responsabilidad de la División Nacional de Servicios Administrativos en el Nivel Nacional, de la Sección de Transportes en la Sede Bogotá o de quien haga sus veces en las otras sedes. Serán estas dependencias las encargadas de establecer los instructivos para el uso y asignación eficiente de los vehículos a su cargo, y los parámetros para la prestación de servicios nocturnos de transporte.

Artículo 8. La asignación permanente de vehículos propiedad de la Universidad a las dependencias y sus respectivos conductores será responsabilidad de la Sección de Transportes o de quien haga sus veces, previa autorización escrita del Rector para el Nivel Nacional o del Vicerrector o Director para la sede respectiva.

Parágrafo. La asignación de vehículos y conductores, en todos los casos dependerá de su disponibilidad.

Artículo 9. Durante la prestación de los servicios de transporte para el desarrollo de prácticas o actividades académicas extramurales, tanto el docente como el conductor, deberán tener en cuenta las siguientes recomendaciones de la División Nacional de Salud Ocupacional:

1. Cada dos (2) horas el conductor deberá hacer una pausa de 5 a 10 minutos para realizar ejercicios de estiramiento, especialmente en columna y miembros inferiores, debido a la postura sedente mantenida.

2. Cada cuatro (4) horas el conductor deberá hacer una pausa prolongada de una (1) hora para realizar actividades diferentes a las laborales como consumo de alimentos, reposición de líquidos y reposo.

3. La conducción diaria no puede sobrepasar las nueve (9) horas continuas incluyendo las pausas, dejando periodos de descanso de diez (10) horas para reposición de fatiga mental y física.

Artículo 10. En los servicios de transporte prestados por vehículos propiedad de la Universidad, se tendrán en cuenta las siguientes consideraciones:

1. Los vehículos que no estén prestando servicios en el tiempo establecido para el almuerzo de sus conductores, deberán permanecer en los parqueaderos de la Universidad.

2. Una vez finalizado el servicio previamente autorizado, el vehículo será parqueado en las instalaciones de la Universidad habilitadas para tal fin, dejando constancia de la hora de ingreso en las planillas de control que se manejan en las respectivas porterías de vigilancia de la Institución.

3. Si el servicio termina después de las 8:00 p.m. del día viernes, el vehículo deberá estar parqueado en los predios de la Universidad a más tardar a las 10:00 a.m. del día sábado.

4. Cuando el servicio de transporte operativo termine antes de las 8:00 p.m. en días hábiles, el conductor deberá regresar y parquear el vehículo en los predios de la Universidad. Si el servicio de transporte culmina después de las 8:00 p.m., el vehículo podrá ser estacionado en un parqueadero cercano al sitio de residencia del conductor, previa autorización escrita de la dependencia responsable del automotor.

5. Por regla general, los vehículos de la Universidad permanecerán inmovilizados los días no laborales en los parqueaderos de la Universidad. El conductor podrá retirarlo el día hábil siguiente, a partir de las 5:30 a.m.; o si se considera estrictamente necesario, a partir de las 5:30 p.m. del día festivo anterior al día laboral, previa autorización escrita de la dependencia responsable del vehículo.

6. En el caso de que una dependencia requiera del servicio de transporte en días no laborales para el cumplimiento de funciones propias de la Institución, previamente el conductor deberá contar con la autorización escrita del jefe de la dependencia responsable del vehículo para poder retirarlo de los predios de la Universidad.

Parágrafo l. En los casos que se requiera estacionar el vehículo en un parqueadero cercano al sitio de residencia del conductor, la Universidad asumirá los costos derivados del parqueo, según procedimiento que establezca la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa.

Parágrafo II. El servicio de transporte que prestan los vehículos de representación asignados a directivos con escolta, previo concepto escrito de la División de Vigilancia y Seguridad o quien haga sus veces se considerará de carácter permanente y no requerirá de autorizaciones escritas adicionales para su uso en horas no laborales.

Artículo 11. Además de las contenidas en el manual de funciones del cargo, son obligaciones del conductor las siguientes:

1. Recibir el vehículo junto con sus elementos de seguridad vial y herramientas, los cuales quedarán en el listado de bienes devolutivos del inventario a su cargo, lo que lo compromete como directo responsable de la custodia y el cuidado del mismo.

2. Verificar antes de iniciar el servicio, que el vehículo se encuentra en perfecto estado técnico mecánico, legal, de presentación (aseo) y que sus condiciones son las óptimas para la prestación de los servicios programados.

3. Atender con puntualidad, tolerancia, y de manera respetuosa y diligente los diferentes requerimientos que las autoridades competentes llegasen a hacer en el curso del tiempo que dure la prestación de los servicios.

4. Utilizar el vehículo sólo para las actividades oficiales autorizadas.

5. Informar oportunamente a la dependencia responsable cualquier novedad sobre la situación mecánica y de ajuste del vehículo, con el fin de ser corregida y así tener la disponibilidad constante del vehículo.

6. Informar oportunamente al funcionario delegado en la Sección de Transportes para efectuar las rutinas de mantenimiento preventivo y correctivo que sean necesarias con el fin de garantizar las condiciones óptimas de operación del vehículo a su cargo.

7. Sujetarse estrictamente al destino de su servicio, salvo en los casos en que por fuerza mayor se requiera algún cambio de trayectoria.

8. Asegurarse de portar y mantener actualizada toda la documentación para la normal movilización del vehículo, y disponer de las autorizaciones expedidas por los funcionarios competentes para transportes u operaciones específicas.

9. Portar todos los elementos de seguridad vial requeridos y las herramientas necesarias para atender las emergencias en el recorrido. No se podrá hacer uso del vehículo si no se cumple con los anteriores requisitos.

10. Cumplir con las obligaciones contenidas en el Código Nacional de Tránsito Terrestre.

11. Mantener el vehículo con el suficiente aprovisionamiento de combustible, aceite, agua, líquido de frenos y hacerle los engrases periódicos necesarios.

12. Restituir el vehículo y sus implementos, en condiciones perfectas, salvo el deterioro causado por uso natural.

13. Informar a la dependencia respectiva sobre las sanciones que le sean aplicadas por las autoridades de tránsito.

14. Informar inmediatamente a la dependencia de la Universidad, encargada de las reclamaciones ante las compañías de seguros, sobre cualquier accidente que sufra el vehículo detallando por escrito todo lo relacionado con las circunstancias que rodearon el hecho, haciéndolo con sinceridad y claridad de manera que se ajuste a la verdad de lo ocurrido.

15. Permanecer en el lugar del accidente, si ello es posible, hasta que las autoridades de tránsito levanten el croquis. Proveerse de dicho croquis para efectos de reclamación ante la Compañía de Seguros y presentarlo oportunamente.

Artículo 12. A los conductores al servicio de la Universidad les está prohibido:

1. Permitir a otras personas o funcionarios de la Universidad el manejo del vehículo asignado, salvo autorización expresa del superior jerárquico competente.

2. Abandonar el vehículo, salvo en situaciones especiales debidamente comprobadas que exijan el desplazamiento a pie del conductor, como en los casos de diligencias oficiales en ejercicio de su servicio, de atención a lesionados o de reparaciones requeridas para solucionar problemas mecánicos.

3. Conducir el vehículo bajo el influjo de bebidas embriagantes, sustancias o drogas tóxicas, o alucinógenos.

4. Emplear el vehículo para cualquier actividad ilícita.

5. Utilizar el vehículo fuera del horario de trabajo, sin tener autorización para ello.

6. Usar el vehículo para enseñar a conducir a una persona.

7. Transportar en el vehículo un número de personas superior al indicado en la matrícula.

8. Transportar elementos que superen el peso de carga permitido para el vehículo en la respectiva licencia o matrícula.

9. Transportar elementos cuyo volumen impida la visibilidad del conductor o afecten el normal desplazamiento del vehículo.

10. Realizar o permitir reparaciones a los automotores sin la autorización respectiva.

11. Operar un vehículo en el que se detecten anomalías o fallas mecánicas evidentes.

12. No guardar el vehículo en el estacionamiento o en el recinto autorizado.

13. Permitir que personas no autorizadas viajen en el vehículo.

14. Usar los vehículos para fines personales, proselitistas, políticos o religiosos.

15. Transportar particulares o familiares no autorizados en el cumplimiento del servicio en vehículo de la institución.

16. Recoger y dejar pasajeros fuera de las instalaciones universitarias durante la ejecución de las prácticas académicas o actividades extramurales. En estos casos se debe salir y retornar con la totalidad de los estudiantes, docentes o administrativos (según sea el caso) relacionados en la solicitud desde el lugar de salida establecido dentro de las instalaciones de la Universidad.

17. Durante una práctica académica se debe evitar movilizar el vehículo en horario nocturno, excepto en los casos que las actividades de la misma así lo ameriten.

Artículo 13. Un conductor puede negarse a realizar o continuar con la prestación de un servicio de operación en los siguientes casos:

1. Cuando el vehículo asignado no reúna las condiciones técnico-mecánicas de seguridad y funcionamiento, así como los documentos necesarios para su movilización.

2. Cuando los pasajeros consuman dentro del vehículo licor o sustancias alucinógenas.

3. Cuando se pretenda usar el vehículo para fines diferentes al autorizado.

4. Cuando en el lugar de salida del servicio no se presente el funcionario o docente responsable o el monitor previamente autorizado por escrito.

5. Cuando la cantidad de pasajeros no supere el 60% de la capacidad del vehículo prestado para servicios académicos.

6. Cuando después de dar un tiempo de espera prudencial de quince (15) minutos, no se presenten las personas usuarias del servicio asignado.

Parágrafo. En caso de presentarse alguna de estas situaciones, el conductor deberá informar sobre el hecho al superior inmediato.

Artículo 14. Son deberes de los funcionarios y demás usuarios de los servicios de transporte prestados por vehículos de la Universidad:

1. Tener un adecuado comportamiento durante el tiempo de duración del servicio.

2. Acudir al sitio de partida a la hora indicada; ya que después de dar un tiempo de espera prudencial de quince (15) minutos y con el consentimiento del responsable, el conductor dará inició al servicio con las personas que se encuentren presentes.

3. Dar uso al servicio para la actividad programada.

4. No transportar elementos cuyo volumen impida la visibilidad del conductor o afecten el normal desplazamiento del vehículo.

5. No llevar bienes u objetos que no se requieran durante la actividad que motiva el servicio.

6. No portar o consumir licores o sustancias alucinógenas durante el viaje.

7. No efectuar actividades adicionales que no estén contempladas en el plan del viaje o servicio.

8. Informar a la dependencia responsable cualquier irregularidad presentada con el vehículo o el conductor, con el fin de tomar los correctivos inmediatos del caso.

9. Para el caso de las prácticas o actividades extramurales el docente deberá impartir las instrucciones al grupo de estudiantes para que éstos acaten las normas de comportamiento y respeto dentro y fuera del vehículo, durante los trayectos y mientras dure la práctica de campo, e impartir los correctivos del caso cuando sea necesario.

10. A la terminación del servicio, todos los usuarios, con excepción del cuerpo directivo de la Universidad, deberán firmar el cumplido de prestación del mismo, en donde consignarán la información allí descrita, lo mismo que hacer las observaciones que sean del caso y si es preciso anexar un informe.

11. Validar con su firma la planilla de relación de horas extras causadas durante el desarrollo del servicio si a ellas hubo lugar, para efectos del reconocimiento económico al conductor.

12. Cerciorarse de la buena utilización de los recursos (económicos y físicos), destinados para el desarrollo del servicio.

13. No asignar cargas de trabajo mayores a las establecidas en el artículo noveno de la presente resolución.

Artículo 15. Un usuario puede negarse a utilizar el servicio en los siguientes casos:

1. Cuando aprecie que el vehículo asignado no reúne las condiciones técnico-mecánicas de seguridad y funcionamiento.

2. Cuando el conductor del vehículo no se encuentre en las condiciones óptimas para la prestación del servicio o si actúa de manera que atente contra la seguridad física de los usuarios o terceros.

Artículo 16. Los conductores que tienen a su cargo la custodia de los vehículos del parque automotor de la Universidad son responsables por los daños que se causen a éstos, en los siguientes casos:

1. Cuando utilicen un vehículo de operación fuera del horario habitual de labores o de la ruta establecida, sin la debida autorización.

2. Cuando utilicen un vehículo de representación para fines distintos a los del servicio del funcionario al cual está asignado, sin la correspondiente autorización.

3. Cuando se encuentren bajo el influjo de bebidas embriagantes, drogas tóxicas, alucinógenas o que alteren el sistema nervioso central.

4. Cuando se utilice el vehículo para transportar materiales explosivos, inflamables o peligrosos, sin el correspondiente amparo de seguro y autorización por escrito.

5. Cuando exceda la velocidad permitida o desatienda las señales de tránsito.

6. Cuando se produzca un accidente de tránsito o daño por desatención de las normas de tránsito o como resultado del deficiente mantenimiento del vehículo.

7. Cuando no tenga pase o licencia vigente para conducir vehículos de acuerdo con la categoría y condiciones requeridas por las normas vigentes de tránsito.

8. Cuando incurra en cualquiera de las causales sobre prohibiciones u omita el cumplimiento de las obligaciones contempladas en la presente resolución.

Artículo 17. Las dependencias encargadas de la coordinación, administración y control del servicio de transporte prestado por los vehículos de la Universidad tendrán las siguientes funciones:

1. Hacer que los conductores cumplan las normas contempladas en esta Resolución y demás disposiciones internas.

2. Conceder al conductor el tiempo necesario para que éste rinda, en caso de choques y daños, los informes necesarios para las demás diligencias a que haya lugar.

3. Proveer a los vehículos de gasolina, líquido de frenos, y demás insumos requeridos para su correcto funcionamiento. En el Nivel Nacional y la Sede Bogotá la dependencia responsable de esta función será la Sección de Transportes; y para las otras sedes será la oficina que haga sus veces.

4. Garantizar el buen mantenimiento preventivo y correctivo de los vehículos y proveerlos de los repuestos necesarios de acuerdo con las solicitudes de los conductores y previa comprobación del requerimiento hecha por el mecánico del taller de la Universidad o quien haga sus veces.

5. Gestionar el suministro del equipo de seguridad vial necesario al conductor y exigirle a éste que lo mantenga dentro del vehículo.

6. Autorizar el ingreso al taller que indique la Universidad de los vehículos que requieran de revisión o reparación.

7. Tramitar la adquisición de los repuestos de los vehículos y velar por la pronta reparación de los automotores.

8. Coordinar con otras dependencias que tienen adscritos vehículos, la prestación de servicios para suplir otras necesidades.

9. Llevar un inventario actualizado de cada vehículo de la Universidad donde se consigna el manejo, custodia o administración y las anotaciones históricas de todo suceso relacionado con el automotor. Dicho archivo incluye datos tales como reparaciones, daños, conductor que lo tiene a su cargo, herramientas, etc.

Artículo 18. El incumplimiento de los deberes, obligaciones y la violación de las prohibiciones establecidas en este reglamento será fallado en proceso disciplinario que se adelantará contra el funcionario responsable, en aplicación de la normatividad que regula la materia, sin perjuicio de la acción fiscal, civil o penal que contra él se pueda adelantar.

Artículo 19. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá, D.C. a 23 de agosto de 2007.

MOISES WASSERMAN LERNER

Rector