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  Circular 4 de 2008 Gerencia Nacional Financiera y Administrativa
 
  Fecha de Expedición: 01/04/2008  
  Fecha de Entrada en Vigencia: 15/04/2008
 
  Medio de Publicación:

 
  Sistema de Información Normativa, Jurisprudencial y de Conceptos "Régimen Legal" - Universidad Nacional de Colombia
 

 

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GERENCIA NACIONAL FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA

CIRCULAR 004 DE 2008

PARA: Tesoreros, Servidores encargados de la actividad contractual, Supervisores, Interventores, Directores de Proyectos y Jefes de dependencias de la Universidad Nacional de Colombia.

ASUNTO: Trámite para la expedición de constancias de cumplimiento y certificados de contratación.

El Gerente Nacional Financiero y Administrativo, en uso de su facultad de dirigir el proceso contractual y velar por que éste se desarrolle conforme a las normas aplicables a la Universidad, así como de dirigir y responder por la administración y desarrollo de los procesos y procedimientos contables, presupuestales y de tesorería de la Universidad, con el objetivo de establecer lineamientos que agilicen la expedición de las constancias de ejecución de las órdenes contractuales de compra y de prestación de servicios y

CONSIDERANDO QUE:

1. De acuerdo con la normatividad que rige la actividad contractual en la Universidad Nacional de Colombia, es obligación de los interventores y supervisores ejercer el seguimiento y control integral del cumplimiento de todas las obligaciones inherentes al contrato y velar por la calidad de los servicios, bienes y materiales del objeto contractual.

2. Es obligación de la Universidad Nacional de Colombia, informar a solicitud de la parte interesada, sobre la ejecución de sus actividades contractuales.

3. Dentro de las funciones de la Dirección Nacional de Personal y sus dependencias, establecidas mediante Resolución de Rectoría No. 1137 del 23 de noviembre de 2005, no se encuentra ninguna relacionada con la actividad contractual de la Universidad Nacional de Colombia.

Establece los siguientes lineamientos para la expedición de constancias de cumplimiento y certificados de contratación.

PRIMERO. Para todos los efectos se denominará "constancia de cumplimiento", el documento mediante el cual el servidor público o contratista que tiene a su cargo la función de supervisión o interventoría, manifiesta que el contratista ha cumplido satisfactoriamente con las obligaciones contraídas con la Universidad, en virtud de una orden contractual o contrato y con base en lo anterior autoriza el pago de la contraprestación pactada.

SEGUNDO. Es obligación de los supervisores o interventores, en cumplimiento de lo dispuesto en el numeral 12 del artículo 97 del manual de contratación adoptado mediante resolución 313 de 2008, expedir la constancia de cumplimiento de las obligaciones del contratista para efecto de autorizar los pagos, según lo previsto en la orden contractual o contrato. En las órdenes de compra, el interventor podrá utilizar el formato adoptado mediante la presente circular, o dejar constancia de cumplimiento sobre el cuerpo de la factura de compraventa.

TERCERO. Será responsabilidad de los supervisores o interventores calificar la prestación del servicio o la calidad del producto, conforme a los siguientes parámetros:

a. Excelente = 5

b. Bueno = 4

c. Aceptable = 3

Parágrafo. En caso de que el producto o servicio no sea aceptable, el supervisor o interventor se abstendrá de expedir la constancia y deberá requerir al contratista en los términos establecidos en el artículo 88 del manual de contratación adoptado mediante resolución 313 de 2008.

CUARTO. El formato de "constancia de cumplimiento" de obligaciones contractuales que debe ser utilizado para cumplir con las directrices anteriormente establecidas, será el que se encuentre publicado en el sitio web http://www.unal.edu.co/gerencia_finad/tesoreria/index.html, en la ruta política y normatividad/ pagos.

Parágrafo. El formato "constancia de cumplimiento" podrá utilizarse para autorizar el pago de Servicios Académicos Remunerados, Autorizaciones de Transferencias Internas con contra prestación y Resoluciones de Autorización de Gasto. En estos casos, no será necesaria la calificación del servicio o producto.

QUINTO. Se denominará "certificado de contratación" el documento por el cual el ordenador del gasto, con base en los archivos y registros existentes en la oficina correspondiente, da fe de la existencia de un contrato y las condiciones en las cuales se suscribió, así como de la calificación que haya otorgado el supervisor o interventor al servicio o producto recibido por la Universidad en virtud de una orden contractual o contrato.

SEXTO. El contratista solicitará el certificado por escrito ante la oficina de contratación respectiva y con antelación mínima de siete (7) días hábiles.

SÉPTIMO. El certificado de contratación deberá contener como mínimo la siguiente información:

a. Cargo del funcionario que la expide.

b. Nombre completo e identificación del contratista.

c. Número de la orden contractual o contrato.

d. Fecha de inicio y fecha de terminación de la orden contractual o contrato.

e. Objeto de la orden contractual o contrato (En las mismas palabras que aparecen en el texto de la orden y sus modificaciones en el caso de haberlas)

f. Valor total de la orden.

Parágrafo. A solicitud del contratista, se podrá incluir en el certificado, información acerca de los objetivos específicos, en las mismas palabras que aparecen en el texto del documento contractual, sobre sus modificaciones en el caso de haberlas y sobre el número de pagos realizados durante el término de ejecución de la orden contractual.

OCTAVO. Cuando el contratista solicite la calificación del servicio prestado o del producto entregado, deberán promediarse las calificaciones parciales otorgadas por el interventor o supervisor del contrato, en cada una de las constancias de cumplimiento de obligaciones. La calificación se dará conforme a los siguientes parámetros:

a. Si el promedio es superior a 4,5 la calificación será: EXCELENTE.

b. Si el promedio está entre 3,6 y 4,5 la calificación será: BUENO.

c. Si el promedio está entre 3 y 3,5 la calificación será: ACEPTABLE.

Parágrafo. Esta forma de calificación se aplicará a las certificaciones de órdenes contractuales o contratos celebrados con posterioridad a la entrada en vigencia de la presente circular. La calificación del servicio prestado o del producto entregado antes de la presente circular, corresponderá exclusivamente al supervisor o interventor de la respectiva orden contractual o contrato, quien deberá suscribir la certificación, conjuntamente con el ordenador del gasto.

NOVENO. El formato de certificado de contratación que debe ser utilizado para cumplir con las directrices anteriormente establecidas, será el que se encuentre publicado en el sitio web http://www.unal.edu.co/gerencia_finad/servicios/index.html.

DÉCIMO.  Los formatos aquí adoptados reemplazan los de las circulares 28 y 037 de 2004 expedidas por la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa. Adicionalmente, se deja sin efectos la circular No. 19 de 2006 expedida por la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa.

La presente circular empezará a regir a partir del 15 de abril de 2008.

Dada en Bogotá, D.C. el primero (1º) de abril de 2008.

HENRY JARAMILLO MEJÍA

Gerente Nacional Financiero y Administrativo

 

ANEXOS

UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

[SEDE]

[NOMBRE DE LA DEPENDENCIA]

CERTIFICADO DE CONTRATACIÓN

EL SUSCRITO ORDENADOR DEL GASTO

HACE CONSTAR:

Que [NOMBRE DEL CONTRATISTA] identificado(a) con C.C.____ C.EXT.____ NIT.____ OTRO._____, número _____________, celebró con la Universidad Nacional de Colombia la(s) orden(es) contractual(es) o contrato(s) que se relaciona(n) a continuación:

1. ORDEN CONTRACTUAL O CONTRATO No.: ________

a. FECHA DE INICIO: [ESCRIBA LA FECHA EN QUE SE LEGALIZÓ EL DOCUMENTO CONTRACTUAL O LA FECHA DE FIRMA DEL ACTA DE INICIO SI ES DEL CASO]

b. FECHA DE TERMINACION: [ESCRIBA LA FECHA EN QUE FINALIZA EL PLAZO PACTADO - INCLUIDAS PRÓRROGAS ¿ O LA FECHA DEL ACTA DE RECIBO A SATISFACCIÓN SI ES DEL CASO]

c. OBJETO GENERAL: [ESCRIBA EL OBJETO EN LAS MISMAS PALABRAS CONSIGNADAS EN LA ORDEN CONTRACTUAL O CONTRATO]

d. VALOR TOTAL: [ESCRIBA EL VALOR PACTADO INCLUIDAS LAS ADICIONES (SIN CONTRIBUCIÓN ESPECIAL)]

e. OBLIGACIONES ESPECÍFICAS: [ESTE CAMPO ES OPCIONAL, A SOLICITUD DEL CONTRATISTA Y DEBE CORRESPONDER CON LO PACTADO EN EL TEXTO DE LA ORDEN CONTRACTUAL O CONTRATO, INCLUIDAS LAS MODIFICACIONES Y/O ADICIONES]

f. NIVEL DE SATISFACCIÓN: [ESTE CAMPO ES OPCIONAL, A SOLICITUD DEL CONTRATISTA Y DEBE CORRESPONDER CON LO ESTABLECIDO EN EL NUMERAL NOVENO DE LA CIRCULAR 001- S DE 2008 DE LA GERENCIA NACIONAL FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA]

Excelente (5) ____ Bueno (4) ____ Aceptable (3) ____

[En el evento de existir varias órdenes contractuales o contratos, deben relacionarse en un numeral distinto, dentro del cuerpo del certificado]

El presente certificado se expide a solicitud del interesado, en la ciudad de __________, a los ___ días del mes de _____________ del año _____________

[FIRMA]

Nombre y Cargo

 

UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

[SEDE]

[NOMBRE DE LA DEPENDENCIA]

CONSTANCIA DE CUMPLIMIENTO

EL SUSCRITO INTERVENTOR O SUPERVISOR HACE CONSTAR:

Que se cumplió a satisfacción con el objeto descrito en el (la):

ORDEN CONTRACTUAL O CONTRATO No.: _______________

CÓDIGO EMPRESA QUIPÚ: ____________________

CONTRATISTA: _______________________________________________________

IDENTIFICACIÓN CONTRATISTA: ________________________________________

NOMBRE E IDENTIFICACIÓN DEL INTERVENTOR O SUPERVISOR: _____________________________________________________________________

Por lo anterior, se autoriza el pago No. _____ de ____ pagos (total); por un valor de $ _______________________

Así mismo, para los fines pertinentes, a continuación se califica el nivel de satisfacción respecto a la ejecución del objeto del (de la) _________________________

Excelente (5) ____ Bueno (4) ____ Aceptable (3) ____

Se expide la presente constancia para efectos del respectivo pago en _________, el día ______ del mes de ______________del año _________.

Firma interventor o supervisor