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  Circular 7 de 2008 Gerencia Nacional Financiera y Administrativa
 
  Fecha de Expedición: 23/04/2008  
  Fecha de Entrada en Vigencia: 23/04/2008
 
  Medio de Publicación:

 
  Sistema de Información Normativa, Jurisprudencial y de Conceptos "Régimen Legal" - Universidad Nacional de Colombia
 

 

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GERENCIA NACIONAL FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA

CIRCULAR 007-S DE 2008

Derogada por Circular GNFA 31-S de 2008.

PARA:

Servidores públicos encargados de la actividad contractual, Supervisores, Interventores, Directores de proyectos, Jefes de dependencias, Tesoreros de la Universidad Nacional de Colombia y Contratistas.

ASUNTO:

Instructivos para la aplicación del Manual de Contratación adoptado mediante Resolución de Rectoría No. 313 de 2008.

El Gerente Nacional Financiero y Administrativo, en uso de su facultad de dirigir el proceso contractual y velar porque éste se desarrolle conforme a las normas aplicables a la Universidad, y por delegación expresa contenida en los artículos 22, 29, 36, 43, 56 y 66 del Manual de Contratación adoptado mediante Resolución de Rectoría No. 313 de 2008, pone en conocimiento de los destinatarios de la presente circular y de terceros interesados en los procesos contractuales de la Universidad, los instructivos que deberán utilizarse para aplicar el nuevo manual de contratación.

Los formatos que se adoptan mediante la presente circular, corresponden a los documentos, requisitos e instructivos que deberán cumplirse y exigirse por los actores partícipes del proceso contractual, los cuales estarán disponibles para los usuarios en el sitio Web: www.unal.edu.co/gerencia finad/servicios/, en el link Requisitos y Formatos. Los servidores públicos de la Universidad se abstendrán de exigir requisitos, documentos o trámites adicionales.

En la medida en que las herramientas tecnológicas con que cuenta la Universidad lo permitan, los formatos con la información requerida podrán remitirse y recibirse por vía electrónica, siempre que exista certeza sobre el remitente, sobre la lectura del mensaje de datos enviado al destinatario y se apliquen las disposiciones de la ley 527 de 1999 "Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones".

PRIMERO. Clasificación general y funcionalidad de los formatos de contratación:

Los formatos de contratación tienen una clasificación general, determinada por la información requerida en cada momento del proceso de contratación:

1. Formatos RC (Requisitos de Contratación):

1.1. Contienen: Lista de responsabilidades y documentos que deberán cumplirse y presentarse durante el proceso contractual.

1.2. Usuarios: Dependencias o proyectos solicitantes del bien o servicio a adquirir, proponentes y oficinas de contratación o quienes hagan sus veces.

Se sugiere a las oficinas de contratación o quienes hagan sus veces, mantener copias impresas de este formato para entregarlo a los potenciales proveedores y a los usuarios del proceso de contratación.

2. Formatos SC (Solicitud de Contratación): Constan de dos cuerpos que obedecen a dos momentos del proceso.

2.1. Contienen: Un primer cuerpo con la información necesaria para facilitar a las áreas de presupuesto la expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal requerido para el proceso contractual, de manera ágil y oportuna. Un segundo cuerpo con la información que facilita la gestión administrativa a quien hace la invitación a presentar oferta y a quien elabora la orden contractual.

2.2. Usuarios: Dependencias o proyectos solicitantes del bien o servicio a adquirir y oficinas de contratación o quienes hagan sus veces.

El instructivo para el diligenciamiento del formato se publica de manera conjunta y para efectos prácticos se sugiere imprimirlo al respaldo del mismo.

3. Formatos IC (Invitaciones para Contratación): Aplican para hacer invitaciones directas a presentar oferta de bienes o de servicios, tanto para órdenes menores como superiores.

3.1. Contienen: Pliegos de condiciones de la invitación directa.

3.2. Usuarios: Oficinas de contratación o quienes hagan sus veces, que lo deberán diligenciar con base en el Formato SC, ó dependencias o proyectos cuando adelanten el proceso de invitación y selección. También son usuarios los potenciales proveedores, quienes deberán ajustar sus ofertas a lo exigido en el Formato IC.

Permiten a quien recibe las ofertas, evaluarlas y seleccionarlas aplicando los principios de igualdad, transparencia y responsabilidad definidos en el Acuerdo del Consejo Superior Universitario No. 002 de 2008 "Por el cual se adopta el régimen que contiene las normas generales de los acuerdos de voluntades en la Universidad Nacional de Colombia", y a los potenciales proveedores conocer los criterios con los cuales se evaluarán sus ofertas. El instructivo para el diligenciamiento del formato se publica de manera conjunta y para efectos prácticos se sugiere imprimirlo al respaldo del mismo.

4. Formatos LC (Listas de Chequeo):

4.1. Contienen: Lista de requisitos y documentos que se deben verificar para la elaboración e inicio de ejecución de una orden contractual.

4.2. Usuarios: Oficinas de contratación o quienes hagan sus veces.

La lista de chequeo deberá ser suscrita por el servidor público que la diligencia y por el jefe de contratación o quien haga sus veces, y reposará en el expediente de cada orden contractual.

5. Formatos FC (Formatos Comunes): Son aquellos aplicables en los procesos de elaboración o ejecución de órdenes contractuales menores o superiores, así como de los contratos:

5.1. FC-01 "Información Faltante en Solicitud de Orden Contractual"

5.1.1. Contiene: Listado de la Información necesaria para el trámite de la orden contractual, a fin de hacerle saber al solicitante qué documentos o requisitos hacen falta.

5.1.2. Remitentes: Oficinas de contratación o quienes hagan sus veces.

5.1.3. Destinatarios: Oficinas o proyectos solicitantes del proceso de contratación.

5.2. FC-02 "Carta de presentación de Oferta":

5.2.1. Contiene: Compromisos y manifestaciones requeridas a los posibles proveedores dentro del proceso de invitación y selección.

5.2.2. Remitentes: Proveedores interesados en presentar oferta de bienes o servicios.

5.2.3. Destinatarios: Oficinas de contratación ó quienes hagan sus veces, o el área que haya adelantado el proceso de invitación.

5.3. FC-03 "Comunicación de Asignación de Orden Contractual":

5.3.1. Contiene: Información e instrucciones para el proveedor seleccionado dentro de un proceso contractual.

5.3.2. Remitentes: Oficinas de contratación o quienes hagan sus veces.

5.3.3. Destinatario: El proveedor seleccionado será el destinatario.

5.4. FC-04 "Comunicación de Legalización de Orden Contractual o Contrato"

5.4.1. Contiene: Información sobre la fecha en que se cumplió el último de los requisitos exigidos para la legalización de la orden contractual o contrato y por lo tanto, la fecha a partir de la cual se puede dar inicio a su ejecución, a menos que se hayan pactado requisitos adicionales, tales como la suscripción de Acta de Inicio.

5.4.2. Remitentes: Oficinas de contratación o quienes hagan sus veces.

5.4.3. Destinatario: Interventor/supervisor de la orden contractual o contrato.

Las oficinas de contratación o quienes hagan sus veces tomarán como fecha de radicación efectiva de la solicitud de contratación, aquella en la cual se subsanen o ajusten los requisitos faltantes por parte de la dependencia o proyecto solicitante.

5.5. Formato RP-01 "Requisitos y Documentos para el Trámite de Pago"

5.5.1. Contiene: Lista de requisitos, documentos y responsabilidades que deberán presentarse y cumplirse para el pago de la contraprestación pactada.

5.5.2. Usuarios: Dependencias o proyectos solicitantes del bien o servicio a adquirir, proponentes y oficinas de tesorería o quienes hagan sus veces.

SEGUNDO. Clasificación específica de los formatos de contratación:

De acuerdo con la naturaleza de la orden contractual requerida, los formatos se clasifican de la siguiente manera:

1. Formatos para el trámite de órdenes contractuales mínimas de corta duración:

1.1. RC-01 "Requisitos y Documentos para el Trámite de Orden Contractual Mínima de Corta Duración"

1.2. SC-01 "Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal y de Orden Contractual Mínima de Corta Duración"

1.3. LC-01 "Lista de Chequeo Orden Contractual Mínima de Corta Duración"

2. Formatos para el trámite de órdenes contractuales menores y superiores:

2.1. Órdenes Contractuales de Prestación de Servicios:

2.1.1. RC-02 "Requisitos y Documentos para Trámite de Orden Contractual de Prestación de Servicios -Menor o Superior"

2.1.2. IC-01 "Invitación Directa a Presentar Oferta de Servicios para Orden Contractuales Menor o Superior" con instructivo

2.1.3. SC-02 "Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal y de Orden Contractual Menor o Superior para Adquisición de Bienes" con instructivo

2.1.4. LC-02 "Lista de Chequeo Orden Contractual Menor o Superior"

2.2. Órdenes Contractuales de Compra:

2.2.1. RC-03 "Requisitos y Documentos para Trámite de Orden Contractual de Compra Menor o Superior"

2.2.2. IC-02 "Invitación Directa a Presentar Oferta de Bienes para Orden Contractual - Menor o Superior" con instructivo

2.2.3. SC-03 "Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal y de Orden Contractual para Adquisición de Bienes - Menor o Superior" con instructivo.

2.2.4. LC-02 "Lista de Chequeo Orden Contractual Menor o Superior"

TERCERO. Publicación en el sitio Web de contratación de la Universidad:

Para dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 76 del manual de contratación, y teniendo en cuenta que los artículos 24, 31, 38, 45 y 62 de esa norma, no establecieron como requisito para la legalización de las órdenes contractuales ni para la de los contratos, la publicación en el Diario Único de Contratación Pública, los jefes de contratación o quienes hagan sus veces en cada sede, en cumplimiento de los principios de publicidad y transparencia contemplado en el Acuerdo 002 de 2008, deberán publicar en el sitio Web de contratación de la respectiva sede, la siguiente información:

1. Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la legalización de órdenes contractuales superiores y contratos, se publicará en formato PDF, el documento completo, escaneado y con la firma de las partes.

2. Adicionalmente, dentro de los cinco (5) primeros días hábiles de cada mes, se publicará un reporte de las órdenes contractuales, prórrogas, modificaciones o adiciones celebradas en el mes inmediatamente anterior, con la siguiente información:

CÓDIGO EMPRESA

TIPO DE DOCUMENTO

CONTRATISTA

OBJETO

VALOR

FECHA INICIO

FECHA TERMINACIÓN

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

El grupo de Soporte QUIPU parametrizará el reporte para facilitar su publicación. No obstante lo anterior, en la columna "Tipo de Documento" deberá tenerse en cuenta lo dispuesto en la Circular No. 06 de 2008 "Nomenclatura de reporte de los contratos en los informes a organismos de Control".

Dada en Bogotá D.C., el veintitrés (23) de abril de 2008.

HENRY JARAMILLO MEJÍA

Gerente Nacional Financiero y Administrativo