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  Resolución 795 de 2008 Gerencia Nacional Financiera y Administrativa
 
  Fecha de Expedición: 12/12/2008  
  Fecha de Entrada en Vigencia: 12/12/2008
 
  Medio de Publicación:

 
  Sistema de Información Normativa, Jurisprudencial y de Conceptos "Régimen Legal" - Universidad Nacional de Colombia
 

 

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RESOLUCIÓN 795 DE 2008

(12 de diciembre)

"Por la cual se reglamentan las directrices para el manejo de partidas conciliatorias bancarias en la Universidad Nacional de Colombia"

LA GERENTE NACIONAL FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA,

en uso de sus facultades legales y estatutarias, y en especial en las previstas en el Acuerdo 020 de julio 27 de 2004 del Consejo Superior Universitario.

CONSIDERANDO QUE:

1. En cumplimiento de la delegación conferida mediante Acuerdo 020 de julio 27 de 2004 del Consejo Superior Universitario, es competencia de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa dirigir y responder por la administración y desarrollo de los procesos y procedimientos contables, presupuestales y de tesorería de la Universidad.

2. Mediante la Ley 87 de 1993, el Gobierno estableció las normas para el ejercicio de control interno en las entidades y organismos del Estado. En su artículo segundo, literales a) y e) se señalaron como objetivos del control interno: a) Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten; e) Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros,"

3. La resolución 357 del 23 de julio de 2008 por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluación a la Contaduría General de la Nación establece que: "Atendiendo lo dispuesto en el Régimen de Contabilidad Pública, las entidades deben adelantar las acciones pertinentes a efectos de depurar la información contable, así como implementar los controles que sean necesarios para mejorar la calidad de la información".

Adicionalmente, el numeral 3.8 del procedimiento para la implementación y evaluación del control interno contable establece que "Deben realizarse conciliaciones permanentes para contrastar, y ajustar si a ello hubiere lugar, la información registrada en la contabilidad de la entidad contable pública y los datos que tienen las diferentes dependencias respecto a su responsabilidad en la administración de un proceso específico.

Para un control riguroso del disponible y especialmente de los depósitos en instituciones financieras, las entidades contables públicas deberán implementar los procedimientos que sean necesarios para administrar los riesgos asociados con el manejo de las cuentas bancarias, sean éstas de ahorro o corriente. Manteniendo como principal actividad la elaboración periódica de conciliaciones bancarias, de tal forma que el proceso conciliatorio haga posible un seguimiento de las partidas generadoras de diferencias entre el extracto y los libros de contabilidad.

Para efectos de controlar los depósitos en instituciones financieras, y en atención a la condición de universalidad y el principio de prudencia a que se refiere el marco conceptual del Plan General de Contabilidad Pública, las consignaciones realizadas por terceros y demás movimientos registrados en los extractos, con independencia de que se identifique el respectivo concepto, deben registrarse en la contabilidad de la entidad contable pública".

4. La Contaduría General de la Nación en el concepto 97446 del 24 de julio de 2007 establece que: "...en cuanto a la depuración de saldos bancarios, las entidades públicas pueden establecer el procedimiento administrativo de depuración de sus estados financieros mediante el cual se saneen las partidas conciliatorias antiguas, específicamente, los recursos que ingresaron a las cuentas bancarias pero que no ha sido posible establecer su origen para realizar la afectación contable y por tanto existe un mayor valor en el extracto, ..."

5. Le corresponde a la Universidad implementar las políticas que permitan mantener una información contable pública confiable, relevante y comprensible y que es necesario precisar los procedimientos y decisiones administrativas en virtud de establecer las pautas que permitan determinar las condiciones a aplicar para la depuración de las partidas conciliatorias.

6. De acuerdo con el parágrafo 2 del artículo 4 de la resolución 246 de 2008 emitida por la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa, las partidas pendientes por depurar de las conciliaciones bancarias, no pueden tener una antigüedad superior a dos (2) meses.

RESUELVE:

Artículo 1. En el caso de partidas correspondientes a Ingresos y si mediante los mecanismos adoptados por la Universidad para la identificación del concepto y origen, éstos no son suficientes y no es posible establecer a que corresponden dichas partidas en conciliación, se dejará evidencia de las gestiones administrativas realizadas, tales como: Consultas a través de los portales bancarios; envío de solicitudes a las entidades bancarias de los comprobantes de consignación o de reporte de pago a través de portales bancarios; envío de solicitudes a las diferentes dependencias de la Universidad que originaron los ingresos; envío de solicitudes a las diferentes tesorerías de la Universidad.

Artículo 2. Una vez transcurridos los dos (02) meses establecidos mediante resolución de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa No. 246 de 2008, la partida por depurar se registrará como un recaudo a favor de terceros.

Artículo 3. Una vez trascurridos diez (10) meses adicionales al registro de la partida conciliatoria como recaudo de terceros, se registrará como un ingreso de vigencias anteriores.

Parágrafo. Es importante que los tesoreros o quien haga sus veces continúen con las actividades que permitan la identificación y origen de los recursos. Una vez se cuente con la información requerida para su registro, se procederá a cancelar el recaudo a favor de terceros afectando las cuentas pertinentes.

Artículo 4. Cuando se trate de partidas de Egresos, éstas deberán ser soportadas con las gestiones administrativas realizadas y presentadas al Comité Técnico de Sostenibilidad de Información Contable que corresponda, para su análisis y recomendación pertinente.

Artículo 5. La Gerencia Nacional Financiera y Administrativa emitirá el instructivo para el registro contable y presupuestal correspondiente.

Artículo 6. La presente resolución rige a partir de la fecha de publicación y deroga las normas que le sean contrarias.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá D.C., a los doce (12) días del mes de diciembre de 2008.

ÁNGELA MARÍA GONZÁLEZ LOZADA

Gerente Nacional Financiera y Administrativa