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  Circular 27 de 2009 Gerencia Nacional Financiera y Administrativa
 
  Fecha de Expedición: 22/10/2009  
  Fecha de Entrada en Vigencia: 22/10/2009
 
  Medio de Publicación:

 
  Sistema de Información Normativa, Jurisprudencial y de Conceptos "Régimen Legal" - Universidad Nacional de Colombia
 

 

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GERENCIA NACIONAL FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA

CIRCULAR 027-T DE 2009

PARA:

TESOREROS O QUIEN HAGA SUS VECES, JEFES DE UNIDAD, JEFES FINANCIEROS DE LAS SEDES, FUNCIONARIOS ADMINISTRATIVOS Y DOCENTES, CONTRATISTAS, JEFES DE CONTRATACIÓN.

ASUNTO:

PROCEDIMIENTO PARA EL GIRO Y LEGALIZACIÓN DE AVANCES

La Gerente Nacional Financiera y Administrativa, en ejercicio de su función de dirigir y responder por la administración y desarrollo de los procesos y procedimientos contables, presupuestales y de tesorería de la Universidad, según lo dispuesto en el numeral 7 del (sic) 9 de la resolución 334 de 2007 y atendiendo lo dispuesto en el artículo 58 de la Resolución de Rectoría No. 1566 del 14 de octubre de 2009, informa los procedimientos adoptados para el giro y legalización de avances:

1. AVANCES

1.1 PROCEDIMIENTO PREVIO AL GIRO DE AVANCES

a) Verificar los avances pendientes por legalizar por parte del beneficiario.

b) Para el caso de los avances a contratistas, se deberá verificar que la orden contractual cumpla con las disposiciones indicadas en el artículo 33 de Resolución de Rectoría No. 1566 del 14 de octubre de 2009.

c) Elaborar y firmar el certificado de disponibilidad presupuestal.

d) Elaborar y firmar la resolución de autorización del gasto.

Se podrán autorizar en una sola resolución los gastos de viáticos y gastos de viaje, de varios docentes y administrativos o contratistas indicando los datos de cada uno y el tipo de vinculación, siempre y cuando se genere de manera individual el registro presupuestal, es decir, se debe elaborar una orden de pago para cada funcionario o contratista, de tal manera que se cause el anticipo a cada uno de ellos, y efectúe el giro a cada uno de los beneficiarios del avance.

e) Registrar presupuestalmente la resolución que autoriza el gasto.

f) Diligenciar y firmar el formato de Autorización de descuento por avance no legalizado (Código: U-FT-12.004.010).

g) Liquidar la orden de pago en el Sistema de Gestión Financiera QUIPU.

h) Efectuar el giro electrónico o giro del cheque.

2. LEGALIZACIONES

Una vez entregados por parte del beneficiario del avance los documentos soporte de la legalización a la(s) dependencia(s) encargada(s) de la revisión, ésta(s) tomará(n) máximo tres (3) días hábiles para efectuar la revisión e informar al beneficiario del avance si los documentos entregados como soporte cumplen con los requisitos establecidos.

2.1 DOCUMENTOS SOPORTE PARA LA LEGALIZACIÓN DE AVANCES POR CONCEPTO DE VIÁTICOS Y GASTOS DE VIAJE, GASTOS DE TRANSPORTE Y ESTADÍA, AUXILIO O GASTOS DE MARCHA, O AUXILIO DE VIAJE

a) Formato Legalización de avances (Código: U-FT-12.004.001), debidamente diligenciado y firmado por el responsable del avance.

b) Formato Declaración Explícita (Código: U-FT-12.004.005), en donde se indique que efectivamente se dio cumplimiento al concepto por el cual se giró el avance. Este requisito también aplica para legalizar los dineros que fueron otorgados bajo la modalidad de apoyo económico y que cubrían parcialmente los gastos de manutención, alojamiento, y transporte. Cuando se trate de un avance autorizado a varios beneficiarios se podrá legalizar con una sola declaración explícita.

c) Formato Recibo a Satisfacción Legalización de Avance (Código: U-FT-12.004.011) o Recibo a Satisfacción Legalización de Avance para más de un beneficiario (Código: U-FT-12.004.014), según el caso, cuando se conceda un avance a un docente por prácticas extramurales o salidas de campo y se efectué un único giro al docente encargado de la actividad.

d) Comprobante de consignación o recibos de caja por concepto de reintegros de recursos por menor valor legalizado, de ser el caso. El beneficiario del avance debe solicitar a la tesorería que efectuó el giro, la información de la cuenta bancaria a la cual se debe realizar el reintegro.

LEGALIZACIÓN CON FACTURAS O DOCUMENTOS EQUIVALENTES:

Si el beneficiario del avance decide legalizar con facturas o documentos equivalentes, de conformidad con lo establecido en el parágrafo 1 del artículo 45 de la resolución de Rectoría No. 1566 del 14 de octubre de 2009, adicional a los documentos anteriores deberá anexar, según sea el caso los siguientes:

e) Facturas o documentos equivalentes correspondientes a manutención, alojamiento y transporte, de acuerdo con el instructivo "Requisitos de facturación para legalización de cajas menores y avances" (Código: U-IN-12.004.001).

f) Comprobante de consignación, en caso que se haya practicado retenciones, por concepto de retención en la fuente de impuestos nacionales, distritales y territoriales que se hayan practicado a los proveedores de bienes y servicios por manutención, alojamiento y transporte, según instructivo "Tarifas Retención en la Fuente por Renta, IVA e Impuesto de Timbre - Año 2009"1 (Código: U-IN-12.004.004).

g) Formato Recibo de pago (Código: U-FT-12.004.003), debidamente diligenciado para los casos contemplados en el numeral 2 de la Circular No. 066 del 24 de julio de 2007 emitida por la División Nacional de Contabilidad, cuando al proveedor del bien o servicio le sea imposible, por razones de ubicación geográfica o causas extremas, aportar los documentos que contiene la información mínima requerida para la creación de terceros en el Sistema de Gestión Financiera.

h) Fotocopia del RUT o cédula de ciudadanía, según sea el caso, de acuerdo con lo establecido en las circulares de la División Nacional de Contabilidad No. 045 del 11 de mayo de 2007 y 066 del 24 de julio de 2007, cuando se requiera la creación del tercero de los proveedores de bienes y/o servicios en el Sistema de Gestión Financiera.

2.2 DOCUMENTOS SOPORTES PARA LA LEGALIZACIÓN DE AVANCES POR CONCEPTO DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

a) Formato Legalización de avances (Código: U-FT-12.004.001), debidamente diligenciado y firmado por el responsable del avance.

b) Formato Relación de reembolso o legalización de gastos por concepto de cajas menores y avances por compras (Código: U-FT-12.004.006), debidamente diligenciado y firmado, donde detalle las facturas o documentos equivalentes que soporten los gastos para los cuales fue utilizado el avance concedido.

c) Facturas o documentos equivalentes correspondientes a la adquisición de bienes y/o servicios, según instructivo Requisitos de facturación para legalización de cajas menores y avances (Código: U-IN-12.004.001).

A la factura proforma por compras al exterior no le aplica la legislación colombiana en materia tributaria.

d) Orden de Entrada al Almacén, si los elementos son devolutivos.

e) Comprobante de consignación, en caso de que haya lugar, por concepto de retención en la fuente de impuestos nacionales, distritales y territoriales que se hayan practicado a los proveedores de bienes y servicios, según instructivo Tarifas Retención en la Fuente por Renta, IVA e Impuesto de Timbre - Año 2009 (Código: U-IN-12.004.004).2

f) Comprobante de consignación o recibos de caja por concepto de reintegros de avances, por menor valor legalizado, cuando haya lugar a éste.

g) Formato Recibo de pago (Código: U-FT-12.004.003), debidamente diligenciado para los casos contemplados en el numeral 2 de la Circular No. 066 del 24 de julio de 2007 emitida por la División Nacional de Contabilidad, cuando al proveedor del bien o servicio le sea imposible, por razones de ubicación geográfica o causas extremas, aportar los documentos que contiene la información mínima requerida para la creación de terceros en el Sistema de Gestión Financiera.

h) Fotocopia del RUT o cédula de ciudadanía, según sea el caso, de acuerdo con lo establecido en las circulares de la División Nacional de Contabilidad No. 045 del 11 de mayo de 2007 y 066 del 24 de julio de 2007, cuando se requiera la creación del tercero de los proveedores de bienes y/o servicios en el Sistema de Gestión Financiera.

2.3 DOCUMENTOS SOPORTES PARA LA LEGALIZACIÓN DE AVANCES POR CONCEPTO DE GASTOS DE INSCRIPCIÓN A UN EVENTO ACADÉMICO, CIENTÍFICO, ARTÍSTICO, CULTURAL O DEPORTIVO

a) Apoyos económicos para eventos nacionales

1. Certificado de asistencia.

2. Se debe adjuntar a la legalización los documentos relacionados en los literales a), c) y h) del numeral 2.2 de la presente circular y sólo en los casos que aplique los documentos relacionados en los literales e) y f).

b) Apoyos económicos para eventos internacionales

1. Certificado de asistencia.

2. Formato de creación de terceros, debidamente diligenciado.

3. Se debe adjuntar a la legalización el documento relacionado en el literal a) del numeral 2.2 de la presente circular y sólo en los casos que aplique el documento relacionado en el literal f).

3. RECOMENDACIÓN SOBRE LA ADQUISICIÓN DE TIQUETES AÉREOS

Para la adquisición de tiquetes aéreos, se recomienda que la compra se realice a través de una Orden Contractual, evitando en lo posible que se autorice el valor correspondiente para la compra a través de avance. Lo anterior, en atención a los inconvenientes que se generan al momento de efectuar el proceso de legalización y además al hecho de que la Universidad pierde la oportunidad de sumar millas para otros tiquetes.

4. RECOMENDACIÓN PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES EN EL EXTERIOR

Únicamente se podrá otorgar avances para compras de bienes en el exterior, siempre y cuando estén debidamente justificados, sustentados y su carácter excepcional debe explicarse en la motivación del acto administrativo que lo autoriza, cuando el valor de la adquisición de un bien sea inferior a DOS MIL DÓLARES AMERICANOS (USD 2.000) y su peso sea inferior a cincuenta kilogramos (50Kg), según lo dispuesto en el decreto 2685 de 1999, o las normas que lo modifiquen, complementen o sustituyan. Lo anterior, por cuanto de superar este valor y peso se deben surtir trámites aduaneros que requerirían el apoyo del área de comercio exterior o quien haga sus veces.

5. CONTROLES PARA EL COBRO DE DINEROS GIRADOS PARA AVANCES

Con el fin de mitigar los riesgos que se presentan en el proceso de cobro de cheques en las entidades bancarias girados para avances, es indispensable que los beneficiarios cumplan con el tiempo de trámite establecido en la resolución de Rectoría No. 1566 del 14 de octubre de 2009 para que el área administrativa pueda tomar las medidas de seguridad necesarias inherentes a esta operación. De igual manera, los tesoreros o quienes hagan sus veces, deberán apoyar al beneficiario del avance en el trámite del cobro del cheque de la siguiente manera:

5.1. Solicitar a la entidad bancaria atención preferencial para el cobro del cheque.

5.2. Informar al beneficiario del avance que podrá solicitar a la entidad financiera protección especial para el traslado de los recursos desde el banco hasta el lugar de domicilio, según corresponda.

5.3. Informar al docente o administrativo o contratista que podrá autorizar el abono electrónico a su cuenta bancaria, de los recursos que le serán girados por concepto de viáticos y gastos de viaje, gastos de transporte y estadía o adquisición de bienes y servicios.

Todos los formatos e instructivos citados en la presente circular, pueden ser consultados en el sitio web http://www.unal.edu.co/gerencia_finad/tesoreria/index.html en la ruta: Política y Normatividad>Avances, legalizaciones y cajas menores>.

Los tesoreros deben entregar a los beneficiarios de los avances una copia de la presente circular, impresa o a través de correo electrónico para notificarle los requisitos que debe cumplir para la legalización del avance autorizado.

La presente circular tendrá vigencia a partir de su fecha de expedición y deja sin efecto la circular No. 04-T del 06 de febrero de 2009, emitida por la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa y cualquier disposición que le sea contraria.

Dada en Bogotá D.C., a los veintidós (22) días del mes de octubre de 2009.

ÁNGELA MARÍA GONZÁLEZ LOZADA

Gerente

NOTAS DE PIE DE PÁGINA:

1 Se debe tener en cuenta que anualmente el gobierno nacional modifica las tarifas de retención en la fuente.

2 Ídem.