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  Circular 17 de 2007 Gerencia Nacional Financiera y Administrativa
 
  Fecha de Expedición: 30/03/2007  
  Fecha de Entrada en Vigencia: 30/03/2007
 
  Medio de Publicación:

 
  Sistema de Información Normativa, Jurisprudencial y de Conceptos "Régimen Legal" - Universidad Nacional de Colombia
 

 

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GERENCIA NACIONAL FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA

CIRCULAR 017-S DE 2007

Derogada por Resolución Rectoría 313 de 2008.

FECHA:

30 DE MARZO DE 2007

PARA:

MIEMBROS DE LOS COMITÉS DE CONTRATACIÓN

 

ORDENADORES DE GASTO

 

JEFES DE DEPENDENCIAS

 

DIRECTORES DE PROYECTO

 

DEPENDENCIAS ENCARGADAS DE LA CONTRATACIÓN

ASUNTO:

AJUSTE PROVISIONAL AL PROCESO PRE-CONTRACTUAL Y ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS Y REQUISITOS PARA TRÁMITES CONTRACTUALES.

El Gerente Nacional Financiero y Administrativo, en calidad de presidente del Comité de Contratación del Nivel Nacional y considerando que:

1. De acuerdo con el numeral 2.8.1. del manual de contratación adoptado mediante resolución de Rectoría No. 321 de 2004, corresponde al Comité de Contratación del Nivel Nacional evaluar, estudiar, asesorar y recomendar al ordenador del gasto todos los procesos pre contractuales del Nivel Nacional de la Universidad, requeridos para la contratación de los bienes y/o servicios necesarios para el logro de sus objetivos.

2. Este Comité debe definir las políticas y los procedimientos para la elaboración del plan de compras de la Universidad. Así mismo, determinar las políticas generales en materia contractual y recomendar a los ordenadores del gasto las estrategias y los mecanismos que permitan maximizar los recursos asignados para la contratación de bienes y servicios.

3. Es necesario establecer un procedimiento expedito que agilice los trámites contractuales mientras se adoptan las reformas definitivas a las normas de contratación de la Universidad Nacional de Colombia.

Informa a los funcionarios, contratistas y particulares que intervienen en el proceso contractual, que en la sesión No. 03 del 15 de marzo de 2007, el Comité de Contratación del Nivel Nacional, recomendó ajustar de manera provisional los procedimientos, documentos y requisitos para la elaboración de trámites contractuales de mayor y menor cuantía, en la forma que se establece a continuación:

Capítulo l

CONTRATOS SIN FORMALIDADES PLENAS

(Órdenes de Prestación de Servicios - ODS - y Órdenes de Compra - ODC -)

1. PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL - CDP - para la celebración de ODS y ODC

La dependencia o proyecto solicitante deberá cumplir con los siguientes requisitos:

1.1. Formatos:

Toda solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP), Orden de Prestación de Servicios (ODS) y Orden de Compra (ODC), deberá elaborarse en los formatos adjuntos a esta circular, adoptados en cumplimiento de los compromisos adquiridos con la Contraloría General de la República dentro del plan de mejoramiento 2006 y ajustados atendiendo las necesidades de las dependencias administrativas de las distintas sedes.

1.2. Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal -CDP-:

1.2.1. El CDP garantiza la existencia de recursos para la adquisición del bien o servicio requerido y por ello debe tramitarse previamente a cualquier solicitud de contratación.

1.2.2. Para adquisición de bienes o servicios especializados, la dependencia o proyecto solicitante hará un sondeo de precios a través de cualquier medio de manera que le permita establecer el valor aproximado de la disponibilidad presupuestal requerida. Cuando se trate de requerimientos comunes y recurrentes (tales como suministros y mobiliarios de oficina u otros), el estudio de mercado podrá adelantarse en el área de contratación por solicitud de la dependencia solicitante.

1.2.3. En el caso de adquisición de bienes o servicios de proveedores extranjeros, la Oficina de Comercio Exterior o quien haga sus veces deberá elaborar anticipadamente la preliquidación del valor del bien o servicio en pesos colombianos, con la cual se solicitará el CDP (Circular GNFA No. 028 de 2005).

1.2.4. La solicitud del CDP deberá radicarse en el nuevo formato diseñado para tal fin, directamente en la oficina de presupuesto o a quien haga sus veces, o enviándolo a esta dependencia vía fax o a través del correo electrónico institucional del director del proyecto o jefe de dependencia solicitante.

1.3. Autorizaciones Previas ó Conceptos Técnicos:

Para las adquisiciones de bienes o servicios en las cuales se requiera autorización previa del Rector y/o concepto técnico de una dependencia especializada (Ej.: Informática, Recursos Físicos, Salud Ocupacional, Centro de Equipos Interfacultades -CEIF -, Bibliotecas, Unimedios, etc.), éstos deberán tramitarse con anterioridad a la solicitud de elaboración de la respectiva ODS u ODC, según lo dispuesto en el artículo 36 de la resolución de Rectoría No. 040 de 2001 y en las resoluciones de Rectoría No. 364 de 2001 y 1020 de 2004.

Para contratos de obra, se requerirá el concepto previo del proyecto por parte del comité asesor de espacios físicos de la sede Bogotá o quien haga sus veces en las otras sedes.

1.4. Solicitud de elaboración de órdenes contractuales:

Los formatos de solicitud de elaboración de órdenes contractuales deberán tramitarse solo cuando estén correctamente diligenciados y se acompañen del respectivo CDP y la autorización y/o concepto técnico cuando a ello haya lugar. En caso de encontrarse errores u omisiones en la solicitud o en sus soportes, la dependencia de contratación o quien haga sus veces, se abstendrá de iniciar el trámite y devolverá los documentos, dentro del día hábil siguiente a su radicación, utilizando para ello el "Formato de Devolución de Solicitudes" que se adjunta a esta circular.

Para diligenciar los formatos de solicitud de ODS y ODC, se tendrán en cuenta las siguientes pautas:

1.4.1. Justificación: El director del proyecto o jefe de dependencia solicitante deberá incluir dentro de la solicitud de contratación y según lo dispuesto en el numeral 3.1. del manual de contratación, la justificación sobre la necesidad de adquirir el bien o servicio y su correspondencia con el proyecto y en particular con el presupuesto aprobado para el mismo.

Se exceptúan de este requisito los contratos que deba celebrar la Universidad Nacional de Colombia para la ejecución de proyectos de extensión, siempre que se hayan contemplado en el proyecto aprobado por el contratante.

1.4.2. Determinar el objeto general: Todas las órdenes contractuales deben tener un objeto general en el que se mencione cuál es el bien o servicio a adquirir. El objeto general de las ODS no debe corresponder al ejercicio de cargos del personal de planta de la Universidad.

1.4.3. Obligaciones específicas: Además del objeto general, en todas las órdenes contractuales deben determinarse cuáles son las obligaciones específicas a cargo del contratista.

a) En el caso de las ODC, si la entrega del bien requiere de la prestación de servicios conexos, éstos se consignarán como obligaciones específicas.

b) En las ODS, se definirán productos o resultados específicos con metas o indicadores cuantificables, facilitando el seguimiento al cumplimiento de las obligaciones.

1.4.4. Detalle de los bienes a adquirir: Para facilitar la cotización de los elementos requeridos, la dependencia solicitante deberá hacer una relación detallada de las especificaciones mínimas que debe cumplir el bien.

2. PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE ODS Y ODC

La dependencia encargada de la contratación o quien haga sus veces deberá verificar el cumplimiento de los siguientes requisitos, sin el lleno de los cuales se abstendrá de tramitar órdenes contractuales:

2.1. Invitaciones:

Se deben hacer las invitaciones a cotizar a través de cualquier medio escrito (físico o electrónico), cuando a ello haya lugar según lo dispuesto en el artículo 11 del Acuerdo 73 de 1995.

Las invitaciones a cotizar deben indicar las especificaciones mínimas requeridas por el solicitante para la prestación del servicio o la entrega del bien, las condiciones comerciales establecidas por la Universidad, y la fecha límite de plazo para presentar la propuesta. Así mismo, la forma de presentación de la oferta, bien sea en medio físico, fax o correo electrónico.

En la invitación a cotizar se advertirá a los posibles oferentes, que con la presentación de su propuesta deben manifestar que no están incursos en ninguna causal de inhabilidad o incompatibilidad para la celebración de contratos con la Universidad Nacional de Colombia.

Las cotizaciones deben discriminar el valor del bien o servicio ofrecido y el valor de los impuestos a cargo de la Universidad cuando haya lugar a ello. Para cotizaciones relativas a obras, servicios de aseo, vigilancia o suministro de personal en misión, se advertirá al cotizante sobre la obligación de liquidar y detallar adicionalmente el valor de la administración, los imprevistos y las utilidades (AIU), siempre y cuando esté legalmente autorizado para tal fin (Numeral 2, Art. 468-3 del Estatuto Tributario; Art. 3º, Art. 35, Ley 788 de 2002; Art. 10 del Decreto 522 de 2003).

2.2. Selección:

Una vez recibidas las propuestas o cotizaciones, el funcionario de la dependencia de contratación responsable, deberá realizar un cuadro comparativo que permita establecer cuál es la cotización que además de cumplir con todas las especificaciones requeridas en la invitación a cotizar, ofrece el precio más favorable para la Universidad.

De manera excepcional, para la adquisición de bienes y servicios que requieran concepto técnico previo de informática, de Recursos Físicos, de Salud Ocupacional, del Centro de Equipos Inter-Facultades (CEIF), de Bibliotecas, de Espacios Físicos, de Unimedios o de quien haga sus veces, la dependencia especializada evaluará las propuestas o cotizaciones recibidas.

Es necesario notificar a través de cualquier medio escrito (físico o electrónico) al proveedor seleccionado y a los demás oferentes sobre la asignación del contrato.

2.3. Solicitud de documentos al oferente:

La dependencia encargada de la contratación o quien haga sus veces, requerirá al oferente seleccionado la presentación de los documentos establecidos en el numeral 3 del presente capítulo.

2.4. Verificaciones previas:

2.4.1. Responsabilidad fiscal:

El funcionario de contratación deberá consultar la página web de la Contraloría General de la Republica (www.contraloriagen.gov.co/htm/responsabilidad fiscal/) con el fin de determinar si el aspirante a contratar con la Universidad se encuentra reportado en el Boletín de Responsables Fiscales.

Si el contratista voluntariamente presenta el certificado vigente expedido por la Contraloría, no será necesario hacer verificación alguna del documento público pues este se presume válido.

Las personas con responsabilidades fiscales no podrán celebrar contratos con la Universidad (Art. 60, Ley 610 de agosto 18 de 2000), a menos que demuestren el pago de sus obligaciones antes del plazo establecido para el perfeccionamiento del contrato. Cuando se trate de proponentes seleccionados conforme a lo dispuesto en los numerales 2.1. y 2.2. de este capítulo, se le deberá notificar esta situación e iniciar el trámite de contratación con el proponente que haya presentado la segunda oferta más favorable, siempre que cumpla con todos los requerimientos de la invitación a cotizar y el precio sea favorable a la Universidad.

2.4.2. Pluralidad de órdenes de servicio vigentes:

Verificar en el aplicativo QUIPU si el aspirante a contratar (persona natural) tiene otros contratos vigentes con la Universidad; caso en el cual requerirá a la dependencia o proyecto solicitante para que allegue la justificación escrita de la pluralidad de contrataciones (Art. 3, resolución de Rectoría No. 407 de 2004).

2.4.3. Remuneración:

Verificar que la remuneración mensual solicitada para pago de servicios personales, no supere en ningún caso a la remuneración mensual establecida para el Rector de la Universidad Nacional de Colombia (Art. 4, resolución de Rectoría No. 407 de 2004).

2.5. Notificaciones:

Una vez legalizada la orden contractual, se deberá notificar al contratista y al interventor a través de cualquier medio escrito (físico o electrónico), la fecha a partir de la cual puede darse inicio a la ejecución del contrato.

3. DOCUMENTOS REQUERIDOS:

En aplicación del principio constitucional de buena fe, la Universidad presumirá que las fotocopias, declaraciones y documentos que presente el contratista obedecen a situaciones reales de hecho y de derecho y por lo tanto, no requerirá autenticación ni verificación de ninguno de ellos por parte de los funcionarios encargados del trámite contractual.

En caso de que exista una sentencia ejecutoriada en relación con la falsedad de algún documento, sobrevendrá una causal de inhabilidad que hará necesaria la terminación del contrato, sin perjuicio de las acciones a que tenga derecho la Universidad.

Los funcionarios de la Universidad se abstendrán de requerir documentos o trámites adicionales a los previstos en esta circular.

Según la naturaleza del contratista y el plazo de ejecución del contrato, para la celebración de una orden contractual, deberá allegarse a la dependencia de contratación o quien haga sus veces, la documentación que se relaciona a continuación:

3.1. ÓRDENES DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS (ODS) CON PERSONAS NATURALES.

Las personas naturales que aspiren a celebrar ODS con la Universidad Nacional de Colombia, deberán presentar los siguientes documentos:

3.1.1. Hoja de vida en el formato simplificado publicado en la página web de la Universidad Nacional de Colombia, acompañado de los respectivos soportes que demuestren la formación académica y experiencia laboral relacionada con el servicio a prestar.

3.1.2. Fotocopia legible de la Cédula de Ciudadanía o de Extranjería.

3.1.3. Fotocopia del certificado vigente de Registro Único Tributario (RUT), expedido por la DIAN.

3.1.4. Documento mediante el cual demuestre que se encuentra afiliado al Sistema de Seguridad Social en Salud en calidad de cotizante: La Universidad aceptará la fotocopia de certificación reciente de encontrarse afiliado al Sistema de Seguridad Social en Salud, ó fotocopia del formato de afiliación reciente1 ó del recibo de pago del mes anterior a la fecha de elaboración de la orden contractual.

3.1.5. Documento mediante el cual demuestre que se encuentra afiliado al Sistema de Seguridad Social en Pensiones: La Universidad aceptará la fotocopia de certificación reciente de encontrarse afiliado al Sistema de Seguridad Social en Pensiones, ó fotocopia del formato de afiliación reciente o del recibo de pago del mes anterior a la fecha de elaboración de la orden contractual.

Se exceptúan de este requisito, las personas que acrediten encontrarse pensionadas al momento de celebración de la orden.

3.1.6. En todos los casos en los cuales la ley reglamente como exigencia para el ejercicio de una profesión, la presentación del certificado o tarjeta de matrícula profesional, tales como: arquitectos, abogados, contadores, profesionales de la salud, entre otros, el contratista deberá adjuntar una fotocopia legible de dicho documento.

3.1.7. Los contratistas cuya orden tenga un término de duración superior a tres (3) meses, deberán presentar adicionalmente, los siguientes documentos:

a. Manifestación escrita del contratista de su intención de afiliarse o no al Sistema de Riesgos Profesionales.

b. Fotocopia del Pasado Judicial vigente, expedido por el DAS, incluyendo la hoja donde aparece la fecha de expedición o refrendación.

c. Fotocopia del Certificado Ordinario de Antecedentes Disciplinarios vigente, expedido por la Procuraduría General de la Nación.

3.1.8. El ciudadano extranjero no residente en Colombia, que se vincule mediante orden de prestación de servicios (ODS) a la Universidad por un término no superior a 180 días debe presentar los siguientes documentos:

a. Fotocopia del Pasaporte/Cedula de Extranjería.

b. Fotocopia legible de la Visa Temporal Trabajador2, en la cual se autoriza al extranjero a ejecutar la actividad en el país y a percibir ingresos por ella.

c. Fotocopia del seguro de viaje.

3.1.9. Para extranjeros residentes se exigirán los mismos requisitos relacionados en el numeral 3.1., con excepción del 3.1.5. documento mediante el cual demuestre que se encuentra afiliado al Sistema de Seguridad Social en Pensiones.

3.2. ÓRDENES DE COMPRA (ODC) CON PERSONAS NATURALES.

Las personas naturales que aspiren a celebrar ODC con la Universidad Nacional de Colombia, deberán presentar los siguientes documentos:

3.2.1. Hoja de vida en el formato simplificado, publicado en la página web de la Universidad Nacional de Colombia.

3.2.2. Fotocopia legible de la Cedula de Ciudadanía o de Extranjería.

3.2.3. Fotocopia del certificado vigente del nuevo Registro Único Tributario (RUT), expedido por la DIAN.

3.2.4. Fotocopia del Certificado de Matrícula de Persona Natural, expedido por la Cámara de Comercio con antelación menor a 90 días, en el cual consten las actividades comerciales a las cuales se dedica y el nombre del o los establecimientos de comercio de su propiedad.

3.3. ÓRDENES DE COMPRA (ODC) O DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS (ODS) CON PERSONAS JURÍDICAS.

Las personas jurídicas que aspiren a celebrar ODS u ODC con la Universidad Nacional de Colombia, deberán presentar los siguientes documentos:

3.3.1. Hoja de vida en el formato simplificado, publicado en la página web de la Universidad Nacional de Colombia.

3.3.2. Fotocopia legible de Certificado de Existencia y Representación Legal, expedido por la Cámara de Comercio con antelación menor a 90 días.

3.3.3. Fotocopia legible de la cédula de ciudadanía o de extranjería del representante legal.

3.3.4. Certificado de aportes al sistema de seguridad social y parafiscales, firmado por el revisor fiscal (si está obligado a tenerlo) o en caso contrario por el representante legal, con fecha de expedición inferior a 30 días (Art. 50, Ley 789 de 2002).

3.3.5. Fotocopia del certificado vigente del nuevo Registro Único Tributario (RUT), expedido por la DIAN.

3.3.6. Fotocopia legible de la tarjeta profesional del revisor fiscal (si está obligado a tenerlo), expedida por la Junta Central de Contadores.

3.3.7. Fotocopia legible del certificado de vigencia de inscripción de la matrícula del revisor fiscal (si está obligado a tenerlo), expedido por la Junta Central de Contadores, con fecha de expedición inferior a 90 días.

Capítulo II

CONTRATOS CON FORMALIDADES PLENAS

Los contratos con formalidades plenas deben tramitarse ante el Comité de Contratación respectivo. El director del proyecto o jefe de dependencia solicitante, podrá radicar en la secretaría del comité de contratación la solicitud de tres tipos de trámite contractual:

1. Aprobación de una invitación directa.

2. Aprobación de una invitación pública a cotizar.

3. Aprobación de adición, prórroga, modificación o cesión de un contrato vigente.

En todos los casos en los cuales se requiera el concepto del Comité de Contratación, los documentos relacionados, deberán adjuntarse a la agenda de la sesión respectiva.

A continuación se detallan el procedimiento y los requisitos para solicitar cada uno de los trámites:

1. APROBACIÓN DE UNA INVITACIÓN DIRECTA:

Las invitaciones directas son procedimientos excepcionales que adelanta la Universidad, con base en la facultad que tienen el representante legal o sus delegados para ubicar a los posibles proveedores, seleccionarlos de manera aleatoria o por criterios previamente definidos por la Universidad.

Estas invitaciones directas pueden obedecer entre otras, a las siguientes circunstancias:

a. Necesidad de celebrar un contrato intuito personae, por las características especiales de la persona natural o jurídica que se requiere contratar.

b. Cuando exista proveedor único o exclusivo, previa certificación expedida por la Cámara de Comercio.

c. Cuando se requiera la compra de bienes o servicios provenientes del exterior, cuyo proveedor no tiene representación comercial en Colombia.

1.1. Requisitos:

La solicitud radicada en la secretaría deberá acompañarse de los siguientes documentos:

a. Justificación detallada de la necesidad de la adquisición del bien o servicio requerido.

b. Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) que deberá solicitarse de acuerdo con lo establecido en el numeral 1.2 del Capítulo I de esta circular.

c. Autorizaciones previas, en los mismos casos previstos en el numeral 1.3 del Capítulo I de esta circular.

d. Cotización vigente del proveedor sugerido.

e. Documentos que acrediten la existencia y representación legal del proveedor sugerido.

f. Certificado expedido por la Cámara de Comercio en el que conste que el proveedor sugerido es distribuidor exclusivo del bien o servicio requerido. (según sea el caso)

g. Certificado expedido por la casa matriz en el que conste que la empresa extranjera no tiene representación comercial en el país. (según sea el caso)

1.2. Procedimiento de una Invitación Directa a Cotizar:

Para adelantar una invitación directa a cotizar cuyo resultado será la celebración de un contrato con formalidades plenas, la dependencia o proyecto solicitante deberá seguir los siguientes pasos:

1.2.1. Presentación de la solicitud ante la secretaría del comité: La dependencia solicitante deberá elevar su solicitud, acompañándola de los documentos de que trata el numeral anterior, con antelación mínima de diez (10) días hábiles a la celebración de la sesión del comité de contratación más cercana.

La solicitud junto con sus anexos será remitida a los miembros del comité de contratación con antelación mínima de tres (3) días hábiles a la fecha de celebración de la próxima sesión.

1.2.2. Aprobación: El comité de contratación respectivo estudiará la solicitud junto con la cotización y la documentación presentada y se aprobará o rechazará la invitación directa a cotizar. En el primero de los casos, el comité recomendará al ordenador del gasto la celebración del contrato. En caso no ser aprobada, la secretaría del comité así lo informará al solicitante y devolverá toda la documentación relacionada.

La secretaría del comité elaborará la respectiva acta consignando las determinaciones de los miembros y la enviará para su consideración y aprobación a cada uno de ellos. Si dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de envío, ninguno de los miembros manifestare desacuerdo con su contenido, ésta se entenderá aprobada.

1.2.3. Perfeccionamiento y legalización del contrato: Una vez se adjudique el proceso contractual, la secretaría adelantará ante las instancias a que haya lugar, los trámites necesarios para el perfeccionamiento y legalización del contrato con el proponente seleccionado.

2. APROBACIÓN DE UNA INVITACIÓN PÚBLICA A COTIZAR:

En la solicitud deberá sugerirse la conformación de la comisión evaluadora de las propuestas; así mismo, se informará la designación del interventor y/o supervisor del contrato en caso de llegar a celebrarse.

2.1. Requisitos:

La solicitud radicada en la secretaría deberá acompañarse de los siguientes documentos:

a. Justificación de la adquisición del bien o servicio requerido.

b. Certificado de Disponibilidad Presupuestal que deberá solicitarse de acuerdo con lo establecido en el numeral 1.2 del Capítulo I de esta circular.

c. Autorizaciones previas, en los mismos casos previstos en el numeral 1.3 del Capítulo I de esta circular.

d. Proyecto de términos de referencia, que contenga como mínimo la información requerida en el numeral 4.4. del manual de contratación.

La secretaría del Comité de Contratación respectivo devolverá sin trámite, cualquier solicitud que no venga acompañada de los documentos y soportes necesarios.

2.2. Procedimiento de Invitación Pública a Cotizar:

2.2.1. Presentación de la solicitud ante la secretaría del comité: La dependencia solicitante deberá elevar su solicitud, acompañándola de los documentos de que trata el numeral anterior, con antelación mínima de diez (10) días hábiles a la celebración de la sesión del comité de contratación más cercana.

2.2.2. Revisión de los términos: La secretaría del comité remitirá la solicitud a las instancias encargadas de hacer la revisión previa de los términos de referencia según el caso. Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de remisión, se celebrará en la secretaría del comité una reunión con la participación de los revisores y la dependencia solicitante, para hacer las observaciones y aclaraciones necesarias.

2.2.3. Ajustes: La dependencia solicitante deberá ajustar los términos conforme a lo establecido en la etapa de revisión de que trata el literal anterior y los presentará a la secretaría del comité, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la reunión.

2.2.4. Verificación: La secretaría del comité verificará que los ajustes se hayan hecho conforme a lo solicitado por la comisión revisora, caso en el cual remitirá copia de la solicitud y de la versión definitiva de los términos de referencia a cada uno de los miembros del comité, con antelación mínima de tres (3) días hábiles a la celebración de la próxima sesión.

En el evento de no haberse hecho los ajustes correspondientes, la secretaría del comité informará de ello a la dependencia solicitante y se abstendrá de agendar el tema en el comité de contratación hasta tanto se subsanen las deficiencias encontradas en los términos de referencia.

2.2.5. Aprobación: El comité de contratación respectivo estudiará la solicitud presentada junto con los términos de referencia y determinará sobre la aprobación o rechazo de estos últimos. En el primero de los casos, el comité determinará quienes integran la comisión evaluadora de propuestas. En caso de ser rechazados, la secretaría del comité así lo informará al solicitante y devolverá toda la documentación relacionada.

La secretaría del comité elaborará la respectiva acta consignando las determinaciones de los miembros y la enviará para su consideración y aprobación a cada uno de ellos. Si dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de envío, ninguno de los miembros manifestare desacuerdo con su contenido, ésta se entenderá aprobada.

2.2.6. Publicación: Una vez aprobados los términos de referencia en la sesión del Comité, la secretaria publicará los términos de referencia en la página web de la universidad, según el procedimiento establecido para ello en cada sede y hará las invitaciones aleatorias cuando así se considere conveniente.

2.2.7. Adendas: La secretaría del comité de contratación está facultada para publicar las adendas que se requieran dentro del proceso pre contractual, siempre que con ello no se transgredan los principios establecidos en el numeral 1.4. del manual de contratación y siempre que no signifiquen una modificación sustancial a los términos de referencia aprobados por el Comité.

2.2.8. Recepción de ofertas: Todas las ofertas deben recibirse dentro del plazo pactado en los términos de referencia. En la fecha y hora estipuladas para el cierre de la invitación, la secretaría del comité de contratación levantará un acta de recepción de ofertas, en la cual deberá consignar como mínimo la siguiente información:

a. Nombres completos e identificación de los funcionarios y agentes de los proponentes que participan en la reunión de cierre.

b. Número de propuestas recibidas.

c. Fecha y hora de recibo de cada propuesta.

d. Razón social de cada uno de los proponentes.

e. Número y valor del amparo de la garantía de seriedad de la oferta.

f. Valor total de la propuesta.

g. Número de folios y número de copias de cada propuesta.

h. Recibo de consignación del valor de los términos de referencia.

El acta deberá suscribirse por las personas que participen en la reunión de cierre quienes podrán solicitar a la secretaría una copia de la misma.

2.2.9. Evaluación: Las propuestas serán remitidas a los miembros de la comisión evaluadora, quienes deberán presentar por escrito ante la secretaría del comité de contratación la evaluación parcial que les corresponde.

Una vez recibidos los resultados parciales, la secretaría los consolidará en un informe de evaluación preliminar que será publicado en la página web de la universidad, dentro del plazo previsto en los términos de referencia y estará a disposición de los proponentes al menos durante tres (3) días hábiles para la formulación de observaciones.

2.2.10. Observaciones al informe preliminar: Los proponentes formularán las observaciones que consideren pertinentes y las remitirán a través de cualquier medio escrito (físico o electrónico) a la secretaría del comité de contratación, en la forma y plazo previstos en los términos de referencia.

Las observaciones presentadas oportunamente serán remitidas por la secretaría a los miembros de la comisión evaluadora según el caso, o se responderán directamente en el evento de referirse éstas a temas de procedimiento.

2.2.11. Respuesta a las observaciones: Los miembros de la comisión evaluadora responderán por escrito a las observaciones formuladas por los proponentes que les hayan sido remitidas y radicarán sus respuestas ante la secretaría del comité.

La secretaría consolidará un informe de respuestas a las observaciones de los proponentes que deberá contener como mínimo la siguiente información:

a. Fecha, hora y medio (físico, fax, correo electrónico) de recibo de la observación.

b. Nombre del agente que la formula.

c. Razón social del proponente.

d. Observación.

e. Respuesta.

El informe de respuesta a las observaciones dará lugar al informe definitivo de evaluación que deberá ser enviado a los miembros del comité de contratación con antelación mínima de tres (3) días hábiles a la celebración de la próxima sesión.

2.2.12. Recomendación del Comité: Los miembros del comité de contratación analizarán y evaluarán el proceso de selección, los informes de evaluación y las respuestas a las observaciones presentadas por los proponentes y recomendarán al ordenador del gasto la celebración del contrato con el oferente que haya obtenido la mejor evaluación, siempre que la encuentren conveniente para los intereses de la Universidad.

2.2.13. Publicación y Notificaciones: La secretaría del comité elaborará la respectiva acta consignando las determinaciones de los miembros y la enviará para su consideración y aprobación a cada uno de ellos. Si dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de envío, ninguno de los miembros manifestare desacuerdo con su contenido, ésta se entenderá aprobada.

Una vez aprobado el informe, la secretaria del Comité publicará en la página web de la universidad el informe de respuestas a las observaciones de los proponentes sobre el informe preliminar de evaluación y el informe de evaluación definitivo. Así mismo, notificará por escrito a cada uno de los proponentes sobre la decisión del comité.

2.2.14. Perfeccionamiento y legalización del contrato: La secretaría del comité de contratación adelantará ante las instancias a que haya lugar los trámites necesarios para el perfeccionamiento y legalización del contrato con el proponente seleccionado.

3. APROBACIÓN DE ADICIÓN, PRÓRROGA, MODIFICACIÓN O CESIÓN DE UN CONTRATO VIGENTE.

Cualquier adición, prórroga, modificación o cesión de un contrato con formalidades plenas debe constar por escrito y ser autorizada previamente por el Comité de Contratación que recomendó la celebración del contrato inicial.

3.1. Requisitos: La solicitud de adición, prórroga, modificación o cesión deberá acompañarse con los siguientes documentos:

a. Solicitud del contratista: Cuando la adición, prórroga, modificación o cesión del contrato provenga de la iniciativa del contratista, éste deberá manifestar por escrito ante el interventor o supervisor del contrato, su solicitud y las razones que la justifican.

b. Recomendación de la adición, prórroga, modificación o cesión: El interventor o supervisor del contrato presentará ante la secretaría del comité de contratación un informe escrito en el que se detalle la ejecución del contrato, se expongan las razones que sustentan la solicitud y se recomiende la celebración del otrosí o acta respectivos.

c. Certificado de Disponibilidad Presupuestal: En los casos de adición en valor del contrato, se adjuntará el CDP que ampare el compromiso.

3.2. Procedimiento de Adición, Prórroga, Modificación o Cesión de un contrato vigente.

3.2.1. Presentación de la solicitud ante la secretaria del comité: El interventor o supervisor del contrato vigente deberá elevar su solicitud, acompañándola de los documentos de que trata el numeral anterior, con antelación mínima de diez (10) días hábiles a la celebración de la sesión del comité de contratación más cercana.

La solicitud junto con sus anexos será remitida a los miembros del comité de contratación con antelación mínima de tres (3) días hábiles a la fecha de celebración de la próxima sesión.

3.2.2. Aprobación: El comité de contratación respectivo estudiará la solicitud junto con la documentación presentada y determinará sobre la aprobación o rechazo de la adición, modificación, prórroga o cesión.

En el primero de los casos, el comité recomendará al ordenador del gasto la celebración del otrosí o del acta de cesión según sea el caso. En el evento de no ser aprobados, la secretaría del comité así lo informará al interventor o supervisor del contrato y devolverá toda la documentación relacionada.

La secretaría del comité elaborará la respectiva acta consignando las determinaciones de los miembros y la enviará para su consideración y aprobación a cada uno de ellos. Si dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de envío, ninguno de los miembros manifestare desacuerdo con su contenido, ésta se entenderá aprobada.

3.2.3. Perfeccionamiento y legalización de la adición, modificación, prórroga o cesión: Una vez aprobada la solicitud en la sesión del comité, la secretaria adelantará ante las instancias a que haya lugar, los trámites necesarios para el perfeccionamiento y legalización del otrosí, o para la suscripción del acta de cesión.

Se adjuntan a la presente circular los siguientes formatos:

- Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal

- Solicitud de Orden Contractual de Prestación de Servicios

- Solicitud de Orden Contractual de Compra

- Formato de Devolución de Solicitudes

Esta circular tiene vigencia a partir de la fecha de expedición y deja sin efecto las circulares 11 y 22 de 2004, y las demás que le sean contrarias.

HENRY JARAMILLO MEJÍA

Presidente del Comité de Contratación del Nivel Nacional

NOTAS DE PIE DE PÁGINA:

1 Se entenderá como reciente el documento expedido con antelación máxima de treinta (30) días al inicio de la orden contractual (Para toda orden contractual, sin importar duración ni cuantía).

2 Visa Temporal Trabajador: Se tramita ante las Oficinas Consulares del país de origen del extranjero y su vigencia es de hasta dos (2) años para múltiples entradas.