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  Circular 11 de 2006 Gerencia Nacional Financiera y Administrativa
 
  Fecha de Expedición: 27/02/2006  
  Fecha de Entrada en Vigencia: 27/02/2006
 
  Medio de Publicación:

 
  Sistema de Información Normativa, Jurisprudencial y de Conceptos "Régimen Legal" - Universidad Nacional de Colombia
 

 

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GERENCIA NACIONAL FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA

CIRCULAR 011 DE 2006

FECHA:

27 de febrero de 2006

PARA:

DEPENDENCIAS ENCARGADAS DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL EN LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

 

DIRECTORES DE PROYECTOS Y JEFES DEPENDENCIAS DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

ASUNTO:

DISPOSICIONES TRANSITORIAS SOBRE EL PROCESO CONTRACTUAL DE MENOR Y MÍNIMA CUANTÍA Y ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS Y REQUISITOS PARA LA ELABORACIÓN Y LEGALIZACIÓN DE ÓRDENES CONTRACTUALES DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y DE COMPRA

En ejercicio de la facultad de definir los parámetros para la celebración de contratos de prestación de servicios, delegada mediante Resolución de Vicerrectoría General No. 137 de 2004; y en cumplimiento de su función de dirección, coordinación y control de los planes y programas para la adquisición, contratación, almacenamiento, suministro, registro y control de los bienes y servicios requeridos por la Universidad; y con el propósito de establecer directrices transitorias sobre el proceso contractual de mínima y menor cuantía durante el período de aplicación de la Ley 996 de 2005 y frente a la necesidad de compilación y actualización de los requisitos y documentos que deben verificarse para la elaboración de órdenes contractuales.

Esta Gerencia, a continuación se permite establecer los siguientes lineamientos para el proceso contractual de la Universidad:

PRIMERO. Derogado por Art. 3, Circular GNFA 022 de 2006. Adoptar las directrices generales que deben acoger de manera transitoria las dependencias encargadas de la contratación en la Universidad Nacional en Colombia, para efectos de aplicabilidad de la Ley 996 de 2005, los cuales son:

a) La Dependencia Solicitante deberá en todos los casos diligenciar el Formato de Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal y de Publicación de la Invitación para la Celebración de Orden Contractual, de conformidad con la naturaleza del bien o servicio requerido, según los formatos disponibles en la dirección http://www.unal.edu.co/gerencia_finad/, en el link Política y Normatividad año 2006.

b) Para el diligenciamiento de los formatos, deben leerse cuidadosamente los instructivos correspondientes y seguir las indicaciones allí establecidas. Es necesario tener en cuenta que tanto los requisitos exigidos a los proponentes, como los criterios de evaluación que se aplicarán a las propuestas recibidas, deben ser establecidas por la dependencia solicitante y debe corresponder a los principios de igualdad, objetividad y transparencia.

c) En los casos en los que se requiera el Visto Bueno de la DNIC u otra dependencia especializada, tanto los requisitos como los criterios de evaluación serán establecidos por dicha dependencia especializada.

d) No se deben presentar oficios o memos adicionales al momento de radicar los Formatos de Solicitud Certificado de Disponibilidad Presupuestal y de Publicación de la Invitación para la Celebración de Órdenes Contractuales en la oficina del Ordenador del Gasto, ya que los formatos están diseñados con el fin de evitar duplicación de firmas y Vistos Buenos.

e) Siempre debe contarse con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal solicitado por la dependencia solicitante antes de publicar la invitación.

f) La Invitación para presentar propuestas debe publicarse en la página web de la respectiva dependencia encargada de la contratación.

g) Las invitaciones deberán permanecer publicadas durante el tiempo que el Ordenador considere pertinente, garantizando siempre el principio de publicidad.

h) La Sección de contratación o quien haga sus veces recibirá las propuestas y verificará que cada una de ellas cumpla con los requisitos de verificación y admisibilidad. Una vez hecho lo anterior, remitirá a la dependencia solicitante solamente aquellas que sean admisibles. La dependencia solicitante realizará la evaluación técnica en los formatos establecidos en la dirección http://www.unal.edu.co/gerencia_finad/, en el link Política y Normatividad año 2006 y los remitirá firmados a la Sección de contratación o quien haga sus veces.

i) Cuando se trate de los casos relacionados en el literal c), corresponderá a la dependencia especializada la evaluación técnica de las propuestas.

j) Una vez publicado el informe de evaluación, se dará a los proponentes un plazo mínimo de un (1) día hábil para presentar observaciones.

k) La Orden Contractual no podrá celebrarse sin que a través de la sección de contratación o quien haga sus veces, se hayan resuelto las observaciones al informe de evaluación.

l) Una vez suscrita la Orden Contractual, la sección de contratación o quien haga sus veces, deberá notificarlo al Interventor.

SEGUNDO. Derogado por Circular GNFA 31 de 2008. Actualizar y compilar los requisitos y documentos que deben tenerse en cuenta para la celebración de órdenes contractuales de compra y de prestación de servicios. Las dependencias encargadas de la contratación en la Universidad Nacional de Colombia, serán responsables de verificar el cumplimiento de todos y cada uno de los requisitos así como de anexar los documentos obligatorios a cada orden contractual celebrada, en la forma en que se establece a continuación:

1. ÓRDENES CONTRACTUALES DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS (ODS) CON PERSONA NATURAL.

1.1. REQUISITOS PREVIOS A LA CELEBRACIÓN DE LA ORDEN: Antes de la celebración de las órdenes de servicios con personas naturales, la Oficina de Contratación o quien haga sus veces deberá verificar el cumplimiento de los siguientes requisitos, sin el lleno de los cuales deberán abstenerse de celebrar ordenes de servicios:

a) Consultar en la página web de la Contraloría General de la Republica (www.contraloriagen.gov.co/htmI/responsabilidad_fiscal/responsabilidad_boletin.asp) con el fin de determinar si el contratista se encuentra reportado en el Boletín de Responsables Fiscales.

Nota: En el caso de aparecer reportado no se podrá adelantar su contratación (Art. 60, Ley 610 de agosto 18 de 2000).

No es necesaria la presentación de la certificación escrita de la Contraloría.

b) Verificar en el aplicativo QUIPU si el aspirante a contratar tiene otras órdenes de servicios vigentes con la Universidad; caso en el cual requerirá a la dependencia o proyecto solicitante para que allegue la justificación escrita de la pluralidad de contrataciones (Art. 3, Resolución de Rectoría No. 407 de 2004).

c) Verificar que la remuneración mensual para pago de servicios personales, no supere en ningún caso a la remuneración mensual establecida para el Rector de la Universidad Nacional de Colombia (Art. 4, Resolución de Rectoría No. 407 de 2004).

d) Para la contratación de personas naturales que van a ejecutar actividades relacionadas con temas de informática y comunicaciones o que prestaran servicios de arrendamiento de bienes tales como computadores, impresoras, teléfonos, UPS, switches, entre otros, se deberá contar con el Concepto Técnico de la Dirección Nacional de Informática y Comunicaciones o quien haga sus veces (Resolución de Rectoría No. 364 de 2001).

1.2. DOCUMENTOS: Las personas que aspiren a celebrar Orden de Servicio con la Universidad Nacional de Colombia, deberán allegar los siguientes documentos:

a) Carta de presentación de la oferta, en la cual, el proponente declare en la que declare bajo la gravedad de juramento, no encontrarse incurso en ninguna causal de inhabilidad o incompatibilidad que le impida celebrar la orden contractual.

b) Hoja de vida en formato simplificado publicado en la página web de la Universidad

Nacional de Colombia, con los respectivos soportes que demuestren la formación académica y experiencia laboral relacionada. Este formato debe ser diligenciado en su totalidad, en computador o en letra imprenta legible. El número telefónico registrado debe corresponder a un teléfono fijo y como segunda opción a un celular.

c) Copia legible de la Cedula de Ciudadanía o de Extranjería.

d) Copia legible del certificado vigente del nuevo Registro Único Tributario (RUT), expedido por la DIAN.

e) Copia legible de Certificación reciente de afiliación al Sistema de Seguridad Social en Salud, ó de afiliación reciente ó del ultimo recibo de pago, en la cual se demuestre su vinculación como cotizante; se entenderá como reciente el documento expedido con antelación máxima de treinta (30) días al inicio de la orden contractual (Para toda orden contractual, sin importar duración ni cuantía).

f) Copia legible de Certificación reciente de afiliación al Sistema de Seguridad Social en Pensiones, ó de afiliación reciente ó del ultimo recibo de pago, en la cual se demuestre su vinculación como cotizante; se entenderá como reciente el documento expedido con antelación máxima de treinta (30) días al inicio de la orden contractual (Para todo contrato, sin importar duración ni cuantía).

Se exceptúan de este requisito las personas que acrediten encontrarse pensionadas al momento de celebración de la orden.

g) Manifestación escrita del contratista de su intención de afiliarse o no al Sistema de Riesgos Profesionales (para contratos mayores a tres meses).

h) Copia del Pasado Judicial, expedido por el DAS, incluyendo la hoja donde aparece la fecha de expedición o refrendación (para contratos mayores a tres meses).

i) Copia del Certificado de Antecedentes Disciplinarios, expedido por la Procuraduría General de la Republica (para contratos mayores a tres meses).

j) Para órdenes contractuales de obra, el cotizante deberá liquidar y detallar el valor de la administración, los imprevistos y las utilidades (AlU), siempre y cuando esté legalmente autorizado para tal fin (Numeral 2, Art. 468-3 del Estatuto Tributario; Art. 3°, Art. 35, Ley 788 de 2002; Art. 10 del Decreto 522 de 2003).

k) El ciudadano extranjero no residente en Colombia, que se vinculará mediante orden de prestación de servicios (ODS) a la Universidad por un término no superior a 180 días debe presentar los siguientes documentos:

- Copia del Pasaporte/Cedula de Extranjería.

- Visa de Cortesía o Visa Temporal Trabajador1, en la cual se autoriza al extranjero a ejecutar la actividad en el país y a percibir ingresos por ello.

- Fotocopia del tiquete de salida del país.

- Seguro de viaje.

l) Los extranjeros invitados a participar en actividades patrocinadas por el sector público o privado no están autorizados para percibir honorarios, por lo tanto no podrá celebrarse con ellos ningún tipo de contrato. La Universidad debe limitarse a cubrir los gastos de traslado y estadía del extranjero durante el tiempo que requiera su participación.

m) Para extranjeros residentes se exigirán los mismos documentos relacionados en el numeral 1.2, con excepción del literal e.

2. ÓRDENES CONTRACTUALES DE COMPRA (ODC) CON PERSONA NATURAL.

2.1. REQUISITOS PREVIOS A LA CELEBRACIÓN DE LA ORDEN: Antes de la celebración de las órdenes de servicios con personas naturales, la Oficina de Contratación o quien haga sus veces deberá verificar el cumplimiento de los siguientes requisitos, sin el lleno de los cuales deberán abstenerse de celebrar ordenes de compra:

a) Consultar en la página web de la Contraloría General de la Republica (www.contraloriagen.gov.co/html/responsabilidad_fiscal/responsabilidad_boletin.asp) con el fin de determinar si el contratista se encuentra reportado en el Boletín de Responsables Fiscales.

Nota: En el caso de aparecer reportado no se podrá adelantar su contratación (Art. 60, Ley 610 de agosto 18 de 2000).

No es necesaria la presentación de la certificación escrita de la Contraloría.

b) Para la adquisición de bienes tales como computadores, impresoras, teléfonos, UPS, switches, entre otros, se deberá contar con el Concepto Técnico de la Dirección Nacional de Informática y Comunicaciones o quien haga sus veces (Resolución de Rectoría No. 364 de 2001).

2.2. DOCUMENTOS: Las personas que aspiren a celebrar Orden de compra con la Universidad Nacional de Colombia, deberán allegar los siguientes documentos:

a) Carta de presentación de la oferta, en la cual, el proponente declare bajo la gravedad de juramento, no encontrarse incurso en ninguna causal de inhabilidad o incompatibilidad que le impida celebrar la orden contractual.

b) Cotización escrita y detallada indicando las características del bien requerido: precio, plazo de entrega, forma de pago, garantía del bien ofrecido y demás información que permita elaborar con precisión la respectiva orden de compra.

c) Copia legible de la Cedula de Ciudadanía o de Extranjería del Representante Legal.

d) Copia del certificado vigente del nuevo Registro Único Tributario (RUT), expedido por la DIAN.

e) Copia de Certificado de Matricula de Persona Natural, expedido por la Cámara de Comercio con antelación menor a 90 días, en la cual conste las actividades comerciales a las cuales se dedica y el nombre de los establecimientos de comercio de su propiedad.

3. ÓRDENES CONTRACTUALES DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS O DE COMPRA CON PERSONAS JURÍDICAS.

3.1. REQUISITOS PREVIOS A LA CELEBRACIÓN DE LA ORDEN: Antes de la celebración de las órdenes de servicios con personas naturales, la Oficina de Contratación o quien haga sus veces deberá verificar el cumplimiento de los siguientes requisitos, sin el lleno de los cuales deberán abstenerse de celebrar ordenes de compra o de servicios:

a) Consultar en la página web de la Contraloría General de la Republica (www.contraloriagen.gov.co/html/responsabilidad_fiscal/responsabilidad_boletin.asp) con el fin de determinar si el contratista se encuentra reportado en el Boletín de Responsables Fiscales.

Nota: En el caso de aparecer reportado no se podrá adelantar su contratación (Art. 60, Ley 610 de agosto 18 de 2000).

No es necesaria la presentación de la certificación escrita de la Contraloría.

b) Para la contratación de personas jurídicas relacionadas con temas de informática y comunicaciones o para la adquisición o arrendamiento de bienes o servicios tales como computadores, impresoras, teléfonos, UPS, switches, entre otros, se deberá contar con el Concepto Técnico de la Dirección Nacional de Informática y Comunicaciones o quien haga sus veces (Resolución de Rectoría No. 364 de 2001).

c) Para órdenes contractuales de obra, servicios de aseo, vigilancia y temporales de empleo, el cotizante deberá liquidar y detallar el valor de la administración, los imprevistos y las utilidades (AIU), siempre y cuando esté legalmente autorizado para tal fin (Numeral 2, Art. 468-3 del Estatuto Tributario; Art. 3¿, Art. 35, Ley 788 de 2002; Art. 10 del Decreto 522 de 2003).

3.2. DOCUMENTOS: Las personas jurídicas que aspiren a celebrar Orden de compra o de Prestación de Servicios con la Universidad Nacional de Colombia, deberán allegar los siguientes documentos:

a) Carta de presentación de la oferta, en la cual, el proponente declare bajo la gravedad de juramento, no encontrarse incurso en ninguna causal de inhabilidad o incompatibilidad que le impida celebrar la orden contractual.

b) Cotización escrita y detallada indicando las características del bien requerido: precio, plazo de entrega, forma de pago, garantía y demás información que permita elaborar con precisión la respectiva orden contractual.

c) Copia de Certificado de Existencia y Representación Legal, expedido por la Cámara de Comercio con antelación menor a 90 días.

d) Copia de Cedula de Ciudadanía o de Extranjería del Representante Legal.

e) Certificación de aportes al Sistema de Seguridad Social y Parafiscales, suscrita por el Revisor Fiscal (si esta obligado a tenerlo) o por el Representante Legal, con fecha de expedición menor a 30 días (Art. 50, Ley 789 de 2002).

f) Copia del certificado vigente el nuevo Registro Único Tributario (RUT), expedido por la DIAN.

g) Fotocopia de la tarjeta profesional del Contador Público y/o del Revisor Fiscal, expedida por la Junta Central de Contadores, si lo requiere.

h) Fotocopia del Certificado de vigencia de inscripción de la matrícula del Contador Público y/o del Revisor Fiscal, expedido por la Junta Central de Contadores, si lo requiere.

4. REQUISITOS GENERALES PARA LA LEGALIZACIÓN Y EJECUCIÓN

Los funcionarios encargados de la actividad contractual deberán verificar el cumplimiento de los siguientes requisitos adicionales, en los casos descritos a continuación:

4.1. Cuando el monto de la ODS/ODC sea superior a 30 SMMLV: Constitución de garantía única que ampare los riesgos derivados de la ejecución del contrato, según su naturaleza y nivel de riesgo.

Nota: No obstante lo anterior, la Universidad podrá exigir la constitución de la Garantía Única, con los amparos pertinentes, para la adquisición de bienes y/o servicios mediante órdenes contractuales por cuantías inferiores a 30 SMLMV, cuando se considere conveniente, especialmente para la adquisición o reparación de equipos o contratos de obra (Art. 5, Resolución de Rectoría No. 1274 de 1996).

4.2. Adicionalmente, cuando el monto sea igual o superior a 50 SMMLV: Recibo de consignación de derechos para publicación en el Diario Oficial, por cuenta del contratista, de acuerdo con las tarifas que para el efecto y para cada vigencia determine la Imprenta Nacional de Colombia.

4.3. Adicionalmente, cuando el monto sea igual o superior a 50 SMMLV: Cuando el valor sea mayor a $63.191.000 (sin incluir IVA) -año 2006: Cancelación del Impuesto de Timbre, de acuerdo con los porcentajes que establezca el Gobierno Nacional para cada vigencia, valor que podrá ser descontado por la Universidad al momento del primer pago (siempre y cuando, se pacte así de manera expresa en el contrato).

Nota: En el caso de las Facultades de la Sede Bogotá, sus respectivas Tesorerías deberán llevar a cabo el recaudo de este valor.

Como complemento de esta circular se anexan, los formatos a utilizar en el desarrollo del proceso contractual, relacionados a continuación:

- Formato Único de Hoja de Vida

- Modelo de Carta de intención de afiliarse o no al Sistema de Riesgos Profesionales

- Solicitud de cotización

- Carta de notificación Orden Contractual de Prestación de Servicios al proveedor

- Carta de notificación Orden Contractual de Compra al proveedor

- Carta de notificación al interventor

Estas directrices y sus respectivos anexos serán publicados en la página web de la Gerencia: www.unal.edu.co/gerencia_finad/index.html.

La presente Circular deja sin efecto el Memorando 195 de 2004 y las Circulares 36, 43 y 46 de 2005, relacionados con los parámetros del proceso contractual desarrollado en la Universidad.

CAMILO DÍAZ TAFUR

Gerente Nacional Financiero y Administrativo

NOTAS DE PIE DE PÁGINA:

1 Visa de Cortesía: Puede tramitarse en Colombia ante el Ministerio de Relaciones Exteriores hasta por el término de un año; o en las Misión Diplomática o Consulado Colombiano que funcione en el país de origen del extranjero, caso en el cual su vigencia es de hasta 90 días.

Visa Temporal Trabajador: Se tramita ante las Oficinas Consulares del país de origen del extranjero y su vigencia es de hasta dos (2) años para múltiples entradas al país; excepto para extranjeros cuya actividad sea artística, deportiva o cultural, para los cuales la visa se expedirá hasta por seis (6) meses.