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  Concepto 9 de 2010 Oficina Jurídica Nacional
 
  Fecha de Expedición: 04/03/2010  
  Fecha de Entrada en Vigencia:
 
  Medio de Publicación:

 
  Sistema de Información Normativa, Jurisprudencial y de Conceptos "Régimen Legal" - Universidad Nacional de Colombia
 

 

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OFICINA JURÍDICA NACIONAL

CONCEPTO No. 9

Memorando

Para: Profesora Beatriz Sánchez Herrera. Vicerrectora General

Consecutivo: 234

Referencia: Oficio VRG-162, de fecha del 15 de febrero de 2010, recibido por este Despacho el día 16 de febrero de 2010 a las 10:10 am, radicado bajo el No. 000385, solicitando un concepto sobre el tipo de información que debe ser entregada a los Representantes Estudiantiles.

Fecha: 04 de marzo de 2010

Respetada Vicerrectora:

Por medio del presente, doy respuesta a la inquietud planteada en el oficio de la referencia de la siguiente forma:

FUENTE FORMAL

- Constitución Política.

- Sentencia T- 729 de 2002.

- Concepto 30263 de 2005. Departamento Administrativo de Bienestar Social.

- Concepto emitido por la Oficina Jurídica Nacional ante el Área Investigativa Contra el Terrorismo de Dirección de Investigación Criminal, el día 16 de enero de 2009.

ELEMENTO DESCRIPTOR

Administración de Datos Personales de los Estudiantes.

Representante Estudiantil.

ANTECEDENTES

De acuerdo con lo señalado en el oficio de la referencia se puede establecer lo siguiente:

Por medio del comunicado recibido por la Vicerrectoría por parte de los representantes estudiantiles del Consejo Superior Universitario y el Consejo Nacional de Bienestar Universitario, el 4 de febrero de 2010, se solicitó: información de la base de datos del Sistema de información Académico (SIA) Promedio Académico Ponderado Acumulado (PAPA) y Puntaje Básico de MatrÍcula (PBM) de todos los estudiantes de la Universidad Nacional, matriculados en el I y II semestre de 2010, discriminados por sedes, facultades y programas curriculares".

El día 11 de febrero del año 2010, la Dirección Nacional del Sistema de Información Académica hizo entrega de la información registrada, que al ser revisada por parte de la Vicerrectoría se encontró lo siguiente:

- Período de matrícula.

- Sede

- Facultad.

- Programa Curricular.

- Plan: Código del Plan de estudios al que pertenece el estudiante.

- Carrera: plan de estudio al que pertenece el estudiante.

- Documento de identidad.

- Nombres y apellidos.

- Código del Estudiante.

- Convocatoria: periodo en el cuál ingresó a la Universidad.

- Apertura: período en el cual comenzó estudios en la Universidad.

- Fecha de nacimiento.

- Edad del estudiante.

- Genero del estudiante.

- Acceso: Tipo de Acceso a la Universidad (examen, traslados)

- Subacceso: Tipo de subacceso del Estudiante (Regular de pregrado, Posgrado)

- PBM: Puntaje Básico de matrícula para el período de matrícula.

- Estrato.

Por lo anterior la Vicerrectora solicitó concepto, a esta oficina, el día 16 de febrero de 2010, para saber si debía entregarse este listado en respuesta al derecho de petición, en los que se incluían datos personales de los estudiantes, pudiendo constituirse una vulneración al derecho a la intimidad personal de cada uno de ellos. Se hace la salvedad de que el SIA no posee otra manera de brindar esta información.

PROBLEMA JURÍDICO

¿Debe La Vicerrectoría hacer entrega del listado total de la base de datos del Sistema de Información Académica (SIA), Promedio Académico Ponderado Acumulado (PAPA) y Puntaje Básico de Matricula (PBM) de todos los estudiantes de la Universidad Nacional, matriculados en el I y II semestre del año 2009 y I semestre del año 2010, discriminados por sedes, facultades y programas curriculares al Representante Estudiantil de la Universidad Nacional?

TESIS JURÍDICA

No debe la Vicerrectoría hacer entrega del listado total de la base de datos solicitada por el Representante Estudiantil de la Universidad Nacional, puesto que aparecen datos personales de los estudiantes de I y II semestre de 2009 y I semestre de 2010 de la Universidad, los cuales al ser revelados sin su aprobación constituirían una vulneración al derecho a la intimidad.

La Corte Constitucional se ha pronunciado sobre el tema y ha establecido a través de jurisprudencia, en sentencia T- 729 de 2002, que pese a los deficientes mecanismos de protección a los derechos fundamentales relacionados con el manejo de la base de datos1; se han emitido conceptos, principios y diferenciaciones sobre la información que debe ser o no, de conocimiento público.

- CONCEPTO DE LA CORTE CONSTITUCIONAL. SENTENCIA T-729 DE 2002:

"Se entiende por el proceso de administración de datos personales, las prácticas que las entidades públicas o privadas adelantan con el fin de conformar, organizar y depurar bases de datos personales, así como la divulgación de estos últimos en un contexto claramente delimitado y con sujeción a ciertos principios. Lo anterior es con el fin de garantizar la armonía en el ejercicio de los derechos fundamentales de las administradoras, de los usuarios y de los titulares de los datos"2.

- PRINCIPIOS DEL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE DATOS PERSONALES. SENTENCIA T-729 DE 2002:

Principios de libertad, necesidad, veracidad, integridad, incorporación, finalidad, utilidad, circulación restringida, caducidad e individualidad. De los cuales se destacaron:

= PRINCIPIO DE LIBERTAD: Los datos personales sólo pueden ser registrados y divulgados con el consentimiento libre, previo y expreso del titular, de tal forma que se encuentra prohibida la obtención y divulgación de los mismos de manera ilícita

= PRINCIPIO DE VERACIDAD, los datos personales deben obedecer a situaciones reales, deben ser ciertos, de tal forma que se encuentra prohibida la administración de datos falsos o erróneos.

= PRINCIPIO DE INTEGRIDAD, estrechamente ligado al de veracidad," la información que se registre o se divulgue a partir del suministro de datos personales debe ser completa, de tal forma que se encuentra prohibido el registro y divulgación de datos parciales, incompletos o fraccionados. Con todo, salvo casos excepcionales, la integridad no significa que una única base de datos pueda compilar datos que, sin valerse de otras bases de datos, permitan realizar un perfil completo de las personas.

= PRINCIPIO DE FINALIDAD, tanto el acopio, el procesamiento y la divulgación de los datos personales, debe obedecer a una finalidad constitucionalmente legítima, definida de manera clara, suficiente y previa; de tal forma que queda prohibida la recopilación de datos sin la clara especificación acerca de la finalidad de los mismos, así como el uso o divulgación de datos para una finalidad diferente a la inicialmente prevista.

= PRINCIPIO DE UTILIDAD, tanto el acopio, el procesamiento y la divulgación de los datos personales, debe cumplir una función determinada, como expresión del ejercicio legítimo del derecho a la administración de los mismos; por ello, está prohibida la divulgación de datos que, al carecer de función, no obedezca a una utilidad clara o determinable.

- INFORMACIÓN SEMI-PRIVADA EN EL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE DATOS PERSONALES. SENTENCIA T-729 DE 2002:

"La información pública, calificada como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución, puede ser obtenida y ofrecida sin reserva alguna y sin importar si la misma sea información general, privada o personal. Por vía de ejemplo, pueden contarse los actos normativos de carácter general, los documentos públicos en los términos del artículo 74 de la Constitución, y las providencias judiciales debidamente ejecutoriadas; igualmente serán públicos, los datos sobre el estado civil de las personas o sobre la conformación de la familia. Información que puede solicitarse por cualquier persona de manera directa y sin el deber de satisfacer requisito alguno.

En cambio la INFORMACIÓN SEMI-PRIVADA, será aquella que por versar sobre información personal o impersonal y no estar comprendida por la regla general anterior, presenta para su acceso y conocimiento un grado mínimo de limitación, de tal forma que la misma sólo puede ser obtenida y ofrecida por orden de autoridad administrativa en el cumplimiento de sus funciones o en el marco de los principios de la administración de datos personales. Es el caso de los datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social o de los datos relativos al comportamiento financiero de las personas"3.

- CONSIDERACIONES POR PARTE DE LA OFICINA JURÍDICA FRENTE AL CASO CONCRETO, DE ACUERDO A (sic) LO ESTIPULADO EN SENTENCIA T - 729 DE 2002.

De conformidad con lo dispuesto por la Honorable Corte Constitucional y en relación con lo manifestado en el oficio suscrito por parte de la Vicerrectora, respecto de la solicitud elaborada por el Representante Estudiantil ante el CSU y el Representante estudiantil, Consejo Nacional de Bienestar Universitario, sobre si se puede hacer entrega o no de los listados arrojados a través de la base de datos, otorgada por el Sistema de Información Académica SIA, en la cual reposan datos personales de los estudiantes de la Universidad 9  y 10  semestre, la oficina jurídica ha considerado:

1. Cuando se otorgue información relacionada o que pueda llegar a tener relación con datos personales, debe estimarse que esa indagación no llegue a conculcar derechos fundamentales, máxime cuando estos puedan llegar a damnificar el derecho a la intimidad4.

2. Si en la información que se esta solicitando reposan datos de índole particular, sólo podrán ser otorgados a través del consentimiento libre, previo y expreso del titular, como bien se describe en el principio de libertad, emitido por la Corte Constitucional en la mencionada sentencia. Este principio destaca dos aspectos determinantes para el caso concreto y son: el registro de los datos personales, como figura en la base de datos proporcionada por la Vicerrectora en documento anexo, y su divulgación, la cual no se entiende efectuada a través del representante de los estudiantes, a pesar de haber sido elegido por voto popular, puesto que en él, no se constituyen todos y cada uno de los consentimientos de los estudiantes que aparecen en la base de datos.

3. En aplicación al principio de veracidad encontramos que este principio no tiene mayores complicaciones pues el representante de los estudiantes plantea las razones por las cuales requiere la información:

"Para el desarrollo del Comité Nacional de Representantes y para desarrollar una labor de representación con carácter académico, textualmente".

4. En relación con los principios de: integridad, finalidad y utilidad, el requerimiento de esta información se encuentra acorde con el principio de integridad, porque es para el desarrollo del Comité Nacional de Representantes y para el desarrollo de una información de carácter académico y es consonante con los principios de finalidad y de utilidad, porque se pretende tener elementos que permitan refinar el análisis acerca de las condiciones académicas y de bienestar de los estudiantes.

Con lo anterior, se concluye QUE AL OTORGARSE EL DOCUMENTO DONDE SE ENCUENTRA LA BASE DE DATOS PERSONALES DE LOS ESTUDIANTES, SE ESTARÍA VIOLANDO EL DERECHO A LA INTIMIDAD, salvo consentimiento del titular o por mandato constitucional y legal.

Por lo tanto debe ocultarse este tipo de datos personales, en el momento de hacerse entrega de la información solo sobre: la base de datos del Sistema de información Académico (SIA) Promedio Académico Ponderado Acumulado (PAPA) y Puntaje Básico de Matricula (PBM) de todos los estudiantes de la Universidad Nacional, matriculados en el I y II semestre de 2010, discriminados por sedes, facultades y programas curriculares" y de no poder entregarse de esa manera (ocultando los datos personales: nombre, apellidos, código convocatoria ) abstenerse de emitir la información solicitada.

Es importante tener en cuenta que el acceso a la información personal debidamente administrada se debe realizar bajo dos principios, llamados a operar bajo la premisa de la posición de garante de la entidad administradora y del peticionario: "el principio de responsabilidad compartida, según el cual, tanto quien solicita la información como quien la suministra, desarrollen su conducta teniendo en cuenta la existencia de un interés protegido en cabeza del titular del dato. Y el principio de cargas mutuas, según el cual, a mayor información solicitada por un tercero, mayor detalle sobre su identidad y sobre la finalidad de la información".

En los anteriores términos se absuelve la consulta planteada, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.

Cordial saludo,

MARÍA MERCEDES MEDINA OROZCO

Jefe de la Oficina Jurídica Nacional

NOTAS DE PIE DE PÁGINA:

1 Dada la necesidad de proteger efectivamente y de manera categórica el derecho a la autodeterminación informática, la Corte considera indispensable que se establezcan normas sobre la obligación de adoptar los mecanismos de seguridad adecuados, que permitan la salvaguardia de la información contenida en las bases de datos. Se requieren normas que establezcan sanciones y regímenes especiales de responsabilidad para las entidades administradoras de bases de datos y para los usuarios de la información, así como normas dirigidas a desestimular y sancionar prácticas indebidas en ejercicio del poder informático: cruce de datos, divulgación indiscriminada, bases de datos secretas, entre otras. Por último, también son indispensables normas que regulen los procesos internos de depuración y actualización de datos personales, así como los de las solicitudes de rectificación, adición y supresión de los mismos.

2 Sentencia T 729 de 2002. Derechos fundamentales relacionados con manejo de bases de datos. b.) Principios de la administración de las bases de datos. La administración de los datos personales.

3 Sentencia T 729 de 2002.Información pública y semi-privada. Diferenciaciones.

4 Constitución Política de Colombia de 1991. Artículo 15: Derecho al honor, a la intimidad, a la propia imagen y al habeas data.