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  Concepto 14 de 2010 Oficina Jurídica Nacional
 
  Fecha de Expedición: 26/03/2010  
  Fecha de Entrada en Vigencia:
 
  Medio de Publicación:

 
  Sistema de Información Normativa, Jurisprudencial y de Conceptos "Régimen Legal" - Universidad Nacional de Colombia
 

 

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OFICINA JURÍDICA NACIONAL

CONCEPTO No.14

Memorando

Para: Doctora María Mercedes Medina Orozco

Directora (E) Oficina de Relaciones Internacionales - ORI

Consecutivo 326

Referencia: Oficio ORI - 068 del 11 de Marzo de 2010 - Consulta opciones de autogestión

Fecha: 26 de marzo de 2010

Respetada Doctora:

En respuesta al Oficio de la referencia, teniendo en cuenta que el 21 de abril del año en curso se esta organizando la Jornada de Internacionalización semestral por medio de una Feria de Servicios de Movilidad Internacional y que no se cuenta con el presupuesto necesario para sacar adelante dicho evento, esta Oficina emite concepto respecto a sus preguntas:

1. ¿Es posible pedir a algunas de las instituciones participantes su apoyo a través del ofrecimiento de algunos elementos del evento tales como, refrigerios, almuerzos, impresos y papelería de los stands?

2. Habiéndose adelantado la gestión con Comunicación Estratégica en cuanto a la manera como desde el aspecto comunicativo se puede hacer público el reconocimiento del apoyo en los diferentes impresos ¿Cómo se puede desde lo jurídico poner dicha información en las piezas de promoción?

FUENTE FORMAL

- Constitución Política de Colombia de 1991

- Ley 734 de 2002

- Acuerdo 035 de 2003 del Consejo Académico

- Manual de Convenios y Contratos adoptado mediante Resolución de Rectoría 1952 del 22 de diciembre de 2008

FUENTES AUXILIARES

- www.unal.edu.co/viceinvestigacion/compropintectual/derechospatrimoniales/Formatosolicitudconceptoprevioacesionderechospatrimoniales.doc

DESCRIPTORES

- Convenios específicos

- Uso o reproducción del nombre y emblemas de la Universidad

I. PROBLEMA JURÍDICO

¿ES POSIBLE SOLICITAR A LAS INSTITUCIONES PARTICIPANTES EN LA FERIA DE SERVICIOS DE MOVILIDAD INTERNACIONAL QUE APOYEN DICHO EVENTO APORTANDO ELEMENTOS TALES COMO REFRIGERIOS, ALMUERZOS, IMPRESOS Y PAPELERÍA DE LOS STANDS?

TESIS JURÍDICA

SE PUEDE ACORDAR DICHO APOYO A TRAVES DE LA SUSCRIPCIÓN DE CONVENIOS ESPECIFICOS DE CONFORMIDAD CON LO ESTABLECIDO EN EL MANUAL DE CONVENIOS Y CONTRATOS ADOPTADO MEDIANTE RESOLUCION DE RECTORIA No. 1952 DEL 22 DE DICIEMBRE DE 2008

CONVENIOS ESPECÍFICOS

Respecto a la solicitud a las instituciones participantes en la Feria de Servicios de Movilidad Internacional que apoyen dicho evento aportando elementos para su desarrollo tal y como refrigerios, almuerzos, impresos y papelería de los stands, a cambio de hacer un reconocimiento público de dicho apoyo en los diferentes impresos y en las piezas de promoción, esta Oficina considera que ésta puede darse mediante la firma de convenios específicos con las diferentes instituciones participantes.

En desarrollo de lo señalado anteriormente y respecto a los convenios específicos, se tiene que el Manual de Convenios y Contratos adoptado mediante la Resolución de Rectoría 1952 del 22 de diciembre de 2008, determina que para el desarrollo de los fines de la Universidad y para garantizar el desarrollo de su misión, puede celebrar convenios con personas naturales o jurídicas de derecho público o privado, nacionales o extranjeras, en lo que se adquieran compromisos recíprocos de cooperación e intensiones específicas, en este contexto encontramos los convenios específicos, mediante los cuales las partes establecen compromisos determinados, que para el caso de estudio puede ser el aporte por parte de las Instituciones participantes en el evento de los elementos señalados anteriormente y la publicidad de dichas Instituciones por parte de la Universidad en los impresos y piezas de promoción; así mismo el Manual en cita determina que estos acuerdos pueden celebrarse en ausencia de un acuerdo marco, cuando haya necesidad de desarrollar una actividad específica en un tiempo determinado, como es el caso.

Ahora bien, en cuanto a la competencia para suscribir los convenios específicos a que hubiere lugar, tenemos que el Manual de convenios y contratos adoptado mediante Resolución de Rectoría 1952 del 22 de diciembre de 2008, determina que es competencia exclusiva del Rector la celebración de convenios específicos con personas extranjeras, la celebración de convenios específicos con personas nacionales que comprometan a todas las Sedes de la Universidad y que comprendan a la vez temas académicos, de investigación, administrativos, estudiantiles entre otros.

Así mismo y en caso de que se suscriban convenios específicos con las instituciones participantes en la Feria de servicios de Movilidad Internacional, se deben tener en cuenta las cláusulas señaladas como esenciales en cualquier convenio por el Manual de Convenios y Contratos adoptado por la Resolución de Rectoría 1952 del 22 de diciembre de 2008:

-Identificación de las partes

-Objeto

-Compromisos

-Valor si hay lugar a ello, y

-Plazo

En este mismo sentido el Manual en cita que (sic) de acuerdo a su naturaleza, puede contener cláusulas que determinen los objetivos, obligaciones o compromisos específicos, la modalidad o forma de ejecución, propiedad intelectual, solución de controversias, entre otros, sin perjuicio, de que incorpore en caso de necesitarse estipulaciones especiales según el objeto del convenio.

CONCLUSIÓN

El acuerdo de voluntades que determine la colaboración por parte de las Instituciones participantes en la Feria de Servicios de Movilidad internacional, a través del aporte de elementos para su realización, puede ser formalizado mediante la suscripción de un convenio específico de conformidad con las normas internas que regulan el tema, es decir el Manual de Convenios y contratos adoptado mediante Resolución de Rectoría 1952 del 22 de diciembre de 2008.

II. PROBLEMA JURÍDICO

¿DE QUE MANERA SE PUEDE INCLUIR EN LAS PIEZAS DE PROMOCIÓN DE LA FERIA DE SERVICIOS DE MOVILIDAD INTERNACIONAL EL APOYO BRINDADO POR PARTE DE LAS ENTIDADES PARTICIPANTES PARA SU REALIZACION?

TESIS JURÍDICA

Teniendo en cuenta que en el Oficio de la referencia no se da claridad respecto ha como se quiere hacer público el reconocimiento del apoyo que las diferentes instituciones brinden para la realización de la Feria de Servicios de Movilidad Internacional, esta oficina contempla dos posibilidades:

1. UTILIZACION DEL NOMBRE Y LOS EMBLEMAS DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA POR TERCEROS.

En caso de que se quiera, como retribución al apoyo que las diferentes instituciones brinden para la realización de la Feria de Servicios de Movilidad Internacional, permitir que utilicen los emblemas y escudos de la Universidad dentro de la publicidad que circulen o difundan de su participación en dicho evento, se tiene que este tema se encuentra regulado por el Acuerdo 035 de 2003 del Consejo Académico, el cual establece los criterios y procedimientos para el uso y reproducción del escudo, nombre, lema, símbolos y demás signos distintivos en las obras, creaciones, desarrollos, inventos, publicaciones y otros elementos que generen sus profesores, estudiantes y funcionarios administrativos, señalando en cuanto a la autorización para usar o reproducir el nombre y emblemas de la Universidad es responsabilidad directa del Rector, quien puede delegar dicha función en los Vicerrectores y Decanos, dentro del ámbito de su competencia.

Así mismo el Acuerdo en cita determina que:

-Cuando dichas autorizaciones impliquen el uso o reproducción del nombre y emblemas de la Universidad por personas naturales o jurídicas en actividades externas, se requiere el concepto previo del Comité de Propiedad Intelectual y la correspondiente revisión y aprobación por parte de la Oficina jurídica.

- La autorización para la utilización del nombre y emblemas de la Universidad en obras, desarrollos, proyectos, programas y creaciones debe estar precedida de un análisis del caso por parte del Comité de Propiedad Intelectual, considerando la política, la calidad, la pertinencia y los beneficios sociales e interinstitucionales.

Por otra parte el Acuerdo 035 de 2003 del Consejo Académico, establece en cuanto a la elaboración de objetos en los cuales se imprima, estampe o de cualquier forma de incluya el nombre y/o emblemas de la Universidad, sus Sedes, Facultades, Escuelas o Institutos, que se requiere la licencia de uso, gratuita u onerosa según la destinación de los objetos.

De conformidad con lo anterior se tiene que si en contraprestación del apoyo que brinden las instituciones participantes en la Feria de Servicios de Movilidad Internacional se establece el uso y /o reproducción del nombre y emblemas de la Universidad, además de la autorización por parte del Rector se debe someter el asunto al Comité de Propiedad Intelectual de la Universidad para que emita el concepto respectivo, debiéndose anexar para su estudio, de conformidad con el formato diseñado para el efecto, la siguiente información:

- Dependencia solicitante

- Jefe de la dependencia responsable

- Persona natural o jurídica a quien se autoriza el empleo del nombre o emblema; si es persona natural, adicionalmente se tiene que señalar el número de la cédula de ciudadanía y el domicilio; si es persona jurídica el NIT e igualmente el domicilio.

- La justificación

- El mecanismo legal a través del cual se autoriza el empleo de nombres y emblemas, es decir si se trata de un convenio, contrato, licencia, etc.

- Breve descripción de las obligaciones asumidas por las partes y características de la negociación, es decir si es a título oneroso o gratuito.

- El término durante el cual se concede la autorización.

En concordancia con lo anterior se tiene que si dicho acuerdo de voluntades se materializa a través de un convenio específico como se planteó anteriormente, es menester que se incluya una cláusula que establezca lo relacionado con el uso y la reproducción del nombre y emblemas de la Universidad por parte de las instituciones que apoyen el evento en mención, señalando el periodo de tiempo que abarcaría dicho uso y tratándose de la elaboración de objetos en los cuales se imprima, estampe o se incluya el nombre y/o emblemas de esta entidad, se debe incluir una cláusula que establezca la licencia de uso de forma gratuita u onerosa, según la destinación de los objetos.

2. RECONOCIMIENTO DEL APOYO BRINDADO POR LAS INSTITUCIONES PARTICIPANTES (REFRIGERIOS, IMPRESOS, PAPELERIA DE LOS STANDS) EN LA FERIA DE SERVICIOS DE MOVILIDAD INTERNACIONAL DENTRO DE LAS PIEZAS DE PROMOCIÓN QUE ELABORE LA UNIVERSIDAD.

Ahora bien si de lo que se trata es retribuir el apoyo que brinden las Instituciones participantes para la realización de la Feria de Servicios de Movilidad Internacional, reconociendo dicha colaboración dentro de las piezas de promoción que elabore la Universidad, se debe tener en cuenta igualmente el Acuerdo 035 de 2003 del Consejo Académico, el cual determina como ya se dijo los criterios y procedimientos para el uso y reproducción del escudo, nombre, lema, símbolos y demás signos distintivos en las obras, creaciones, desarrollos, inventos, publicaciones y otros elementos que generen sus profesores, estudiantes y funcionarios administrativos, señalando adicionalmente que el nombre y los emblemas institucionales pueden ser usados solamente cuando el trabajo, proyecto, desarrollo, publicación y/o creación sea un producto oficial de la Universidad.

Es así como se considera que en caso de que se decida suscribir un convenio específico con el fin de establecer la colaboración de la instituciones participantes en la Feria de servicios de Movilidad Internacional para su realización a través del aporte de elementos como almuerzos, refrigerios, impresos, etc. comprometiéndose la Universidad, como retribución, a reconocer dicha colaboración dentro de las piezas de promoción que elabore la Universidad, se debe incluir una cláusula que determine los términos de dicho reconocimiento y de la utilización de los nombre y/o logos de las Instituciones que apoyen el evento, si es el caso.

Lo anterior de conformidad con lo que establezca para el efecto la dependencia de Comunicación Estratégica de Unimedios, que es la encargada del desarrollo y mantenimiento de la gestión integral en las instituciones interesadas en divulgar sus actividades y productos con propósitos y objetivos concretos, como es el caso, diseñando estrategias de comunicación y mercadeo, logrando el equilibrio entre la gestión estratégica, los procesos y la imagen corporativa.

CONCLUSIONES

+ Si en retribución por el aporte que realicen las instituciones participantes en la Feria de Servicios de Movilidad Internacionalidad se pacta el uso y /o reproducción del nombre y emblemas de la Universidad por personas jurídicas en actividades externas a la Universidad, se necesita:

- Autorización por parte del Rector para el uso o reproducción del nombre y emblemas de la Universidad

- Previo a dicha autorización se debe someter el asunto al Comité de Propiedad Intelectual de la Universidad para que emita el concepto respectivo, anexando la información correspondiente a través del formato diseñado para el efecto.

- Revisión y aprobación de la Oficina Jurídica

+ En el acuerdo de voluntades que se suscriba con el fin de llevar a cabo los compromisos de colaboración de la instituciones participantes en la Feria de servicios de Movilidad Internacional para su realización a través del aporte de elementos y del reconocimiento en los términos señalados en el párrafo anterior, se debe incluir una cláusula que establezca lo relacionado con el uso y la reproducción del nombre y emblemas de la Universidad por parte de las instituciones que apoyen el evento en mención, señalando el periodo de tiempo que abarcaría dicho uso y si adicionalmente se prevé la elaboración de objetos en los cuales se imprima, estampe o se incluya el nombre y/o emblemas de esta entidad, se debe incluir una disposición que establezca la licencia de uso de forma gratuita u onerosa, según la destinación de los objetos.

+ Si por el contrario la Universidad se compromete, como retribución a la colaboración de las instituciones participantes en la Feria de servicios de Movilidad Internacional para su realización a través del aporte de elementos como almuerzos, refrigerios, impresos, etc. a reconocer dicha colaboración dentro de las piezas de promoción que elabore, como producto oficial de la Universidad, se debe incluir en el acuerdo de voluntades que contenga dichos compromisos, una cláusula que determine los términos de dicho reconocimiento y de la utilización de los nombre y/o logos de las Instituciones que apoyen el evento, si es el caso, teniendo en cuenta lo que establezca para el efecto la dependencia de Comunicación Estratégica de Unimedios, para así lograr el equilibrio entre la gestión estratégica, los procesos y la imagen corporativa.

Por último esta Oficina considera pertinente aclarar que la aceptación por parte de la Universidad de la colaboración o el apoyo de las instituciones participantes en la Feria de servicios de Movilidad Internacional para su realización, a través del aporte de elementos como almuerzos, refrigerios, impreso, no constituye incompatibilidad alguna, entendida de conformidad con lo señalado por el Consejo de Estado como prohibiciones para realizar actividades o gestiones de manera simultánea con el ejercicio de un cargo, entre las cuales, y para el caso de estudio se encuentran:

"ARTICULO 128. Nadie podrá desempeñar simultáneamente más de un empleo público ni recibir más de una asignación que provenga del tesoro público, o de empresas o de instituciones en las que tenga parte mayoritaria el Estado, salvo los casos expresamente determinados por la ley.

Entiéndese por tesoro público el de la Nación, el de las entidades territoriales y el de las descentralizadas.

ARTÍCULO 129. Los servidores públicos no podrán aceptar cargos, honores o recompensas de gobiernos extranjeros u organismos internacionales, ni celebrar contratos con ellos, sin previa autorización del Gobierno. "(Subrayado y negrilla fuera del texto)

En concordancia con lo anterior, es menester señalar que la aceptación por parte de la Universidad de la colaboración o el apoyo de las instituciones participantes en la Feria de servicios de Movilidad Internacional para su realización, tampoco configura una falta disciplinaria, toda vez que lo que se prohíbe a los servidores públicos es solicitar directa o indirectamente dadivas, agasajos, regalos, favores u cualquier clase de beneficios, de conformidad con lo preceptuado por el articulo 35 de la Ley 734 de 2002 Código Disciplinario Único:

"Artículo 35. Prohibiciones. A todo servidor público le está prohibido:

(...)

3. Solicitar, directa o indirectamente, dádivas, agasajos, regalos, favores o cualquier otra clase de beneficios.

(...)"

Lo anterior en el entendido de que el apoyo brindado por las Instituciones participantes, no se entiende en forma gratuita o en calidad de dadiva, regalo o recompensa, si no dentro de un contexto de colaboración mutua o reciprocidad en donde la Universidad reconocerá la participación de dichas Instituciones, ya sea dentro de las piezas de promoción que elabore o autorizando el uso y /o reproducción del nombre y emblemas de la Universidad por parte de las instituciones que apoyen el evento en mención, en las condiciones antes señaladas, en el marco de un acuerdo de voluntades.

Este concepto se emite de conformidad con el Artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.

Cordialmente,

María Mercedes Medina Orozco

Jefe

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