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  Concepto 15 de 2010 Oficina Jurídica Nacional
 
  Fecha de Expedición: 05/04/2010  
  Fecha de Entrada en Vigencia:
 
  Medio de Publicación:

 
  Sistema de Información Normativa, Jurisprudencial y de Conceptos "Régimen Legal" - Universidad Nacional de Colombia
 

 

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OFICINA JURÍDICA NACIONAL

CONCEPTO No. 15

Memorando

Para: Doctora Ángela María González Lozada

Gerente Nacional Financiera y Administrativa

Consecutivo 348

Referencia: Memorando 181 - T del 04 de marzo de 2010 - Solicitud de concepto firma de planillas de nómina

Fecha: abril 5 de 2010

Respetada Doctora:

En atención al memorando de la referencia, relacionado con la solicitud de concepto para establecer si desde el punto de vista jurídico, en el evento de existir una reclamación o pleito de carácter laboral en contra de la Universidad, sería necesario como soporte probatorio que las planillas de pago de nomina estuvieran firmadas por cada uno de los funcionarios, o si por el contrario dado que el giro de la nómina se realiza en su gran mayoría en forma electrónica obraría como prueba suficiente el reporte de transacción exitosa que se genera a través del portal bancario una vez se efectúa el abono en la cuenta bancaria de cada uno de los empleados, esta Oficina Jurídica emite concepto en los siguientes términos:

FUENTE FORMAL

- Código de Procedimiento Civil

- Decreto 1042 de 1978

- Decreto 2649 de 1993

- Ley 527 de 1999

- Resolución 329 de 2006 de la Gerencia Nacional y Financiera

- Resolución de Rectoría 334 de 2007

FUENTES AUXILIARES

- Consejo de Estado - Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Segunda-Subsección "A" del 20 de septiembre de 2007 (sic), Radicación 25000-23-25-000-2004-05226-01(0864-07)

- Consejo de Estado - Sala Plena de lo Contencioso Administrativo - Sección Primera, CP. Jorge Velazquez del 30 de junio de 1967 (sic).

- Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Segunda-Subsección B Radicación 25000-23-25-000-2007-00460-02(0071-09)

- Sentencia SU-995 de 1999

- Sentencia C-662 de 2000

DESCRIPTORES

- Medios de prueba

- Planillas de pago de Nómina

- Reporte de transacción exitosa generada a través del portal bancario

PROBLEMA JURÍDICO

¿EN EL EVENTO DE EXISTIR UNA RECLAMACIÓN O PLEITO DE CARÁCTER LABORAL EN CONTRA DE LA UNIVERSIDAD, ES NECESARIO COMO SOPORTE PROBATORIO LA PRESENTACIÓN DE LAS PLANILLAS DE PAGO DE NÓMINA FIRMADAS POR CADA UNO DE LOS FUNCIONARIOS O EL REPORTE DE TRANSACCIÓN EXITOSA QUE SE GENERA A TRAVÉS DEL PORTAL BANCARIO UNA VEZ SE EFECTÚA EL ABONO EN LA CUENTA BANCARIA DE CADA UNO DE LOS EMPLEADOS?

TESIS JURÍDICA

EN EL EVENTO DE PRESENTARSE UNA CONTROVERSIA LABORAL EN CONTRA DE LA UNIVERSIDAD LO IMPORTANTE A NIVEL PROBATORIO ES CONTAR CON UNA PRUEBA CONDUCENTE, QUE DEMUESTRE EL CUMPLIMIENTO POR PARTE DE ESTA ENTIDAD DEL PAGO OPORTUNO DE LOS SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES LEGALES A SUS FUNCIONARIOS, ASÍ COMO DE LOS DESCUENTOS A QUE HAYA LUGAR.

1. Medios de prueba

La prueba es entendida, de conformidad con lo señalado por el Consejo de Estado1 como:

"En primer lugar debe precisarse que la prueba ha sido definida por diversos autores de la siguiente manera: Para Bentham, después de sostener que la palabra prueba tiene algo de falaz, concluye que no debe entenderse por ella sino un medio del que nos servimos para establecer la verdad de un hecho, medio que puede ser bueno o malo, completo o incompleto; por su parte para Ricci "la prueba no es un fin por si mismo, sino un medio dirigido a la consecución de un fin, que consiste en el descubrimiento de la verdad" y agrega que "antes de emplear un medio para conseguir el fin que se persigue es de rigor convencerse de la idoneidad del medio mismo; de otra suerte se corre el riesgo de no descubrir la verdad que se busca" y por último Framarino anota en su "Lógica de las pruebas en materia Criminal" que la finalidad suprema y sustancial de la prueba es la comprobación de la verdad y que la prueba es el medio objetivo a través del cual la verdad logra penetrar en el espíritu.

De conformidad con lo anterior, es claro que por valoración o evaluación de la prueba debe entenderse el conjunto de operaciones mentales que debe cumplir el juez al momento de proferir su decisión de fondo para conocer el mérito o valor de convicción de un medio o conjunto de medios probatorios. El artículo 168 del C.C.A. prevé que en los procesos que se surtan ante esta jurisdicción, se aplican las normas del Código de Procedimiento Civil en lo relacionado con la admisibilidad de los medios de prueba, forma de practicarlas y criterios de valoración, siempre que resulten compatibles con las normas del C.C.A. marginalmente (...)"

Teniendo como base la anterior definición, es menester señalar que el Código de Procedimiento Civil determina en cuanto a las pruebas:

"ARTÍCULO 174. Necesidad de la prueba. Toda decisión judicial debe fundarse en las pruebas regular y oportunamente allegadas al proceso.

ARTÍCULO 175. Medios de prueba. Sirven como pruebas, la declaración de parte, el juramento, el testimonio de terceros, el dictamen pericial, la inspección judicial, los documentos, los indicios y cualesquiera otros medios que sean útiles para la formación del convencimiento del juez.

El juez practicará las pruebas no previstas en este código de acuerdo con las disposiciones que regulen medios semejantes o según su prudente juicio.

(...)

ARTÍCULO 177. Carga de la prueba. Incumbe a las partes probar el supuesto de hecho de las normas que consagran el efecto jurídico que ellas persiguen.

Los hechos notorios y las afirmaciones o negaciones indefinidas no requieren prueba." (Subrayado y negrilla fuera del texto)

En este orden de ideas, el Código en cita establece las distintas clases de documentos que se constituyen como medio de prueba señalando los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, radiografías, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y en general todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo; los cuales pueden ser públicos o privados:

- Documento público: es el otorgado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención. Si se trata de un escrito autorizado o suscrito por el respectivo funcionario, es un instrumento público y cuando es otorgado por un Notario y ha sido incorporado en el protocolo respectivo se denomina escritura pública.

- Documento privado: el que no reúne los requisitos para ser documento público.

Es así como el legislador tiene dispuesto que toda decisión judicial debe fundarse en las pruebas regular y oportunamente allegadas al proceso (Artículo 174 del Código de Procedimiento Civil), convirtiéndolas en el medio de verificación de las proposiciones que las partes formulan en el proceso, así como de los hechos alegados en el mismo, con la finalidad de otorgarle al juez la convicción de la verdad y permitirle efectuar la verificación de dichas proposiciones.

De conformidad con lo anterior se tiene que las pruebas son un medio de verificación de las afirmaciones, aseveraciones y hechos que formulan las partes dentro de un proceso, con el fin de otorgarle al Juez las pautas necesarias para tomar una decisión.

En este orden de ideas se tiene que no solo se necesita allegar oportunamente las pruebas que se pretenden hacer valer dentro de un proceso, sino que las mismas deben ser acordes con el asunto objeto del mismo, debiendo cumplir con ciertos requisitos de conducencia, pertenencia y eficacia de conformidad con lo señalado por el Consejo de Estado2 en los siguientes términos:

"De lo anterior se concluye que todas las pruebas a que se ha hecho mención son inconducentes pues no tienen objeto idóneo y a este particular se relieva (sic) que es principio general admitido por los doctrinantes que aun cuando el medio de prueba esté determinado y admitido por la ley, no basta para que el juez tenga, sin más, que admitirlo; es necesario que se convenza de la pertinencia y eficacia de la prueba misma, o sea de su idoneidad. Planiol y Ripert expresan a este particular: "El derecho de probar sólo existe a condición de que la prueba sea útil, es decir, de la pertinencia de los hechos que vayan a probarse... Aquellos hechos cuya prueba es admisible, han de ser pertinentes, esto es, de tal naturaleza, que influyan de modo más o menos decisivo en la solución del litigio en que se aleguen.

Distintos tratadistas hablan de hechos pertinentes o relevantes para el proceso, y así lo sostiene el doctor Antonio Rocha en su obra de Derecho Probatorio. El doctor Devis Echandía en su obra "Tratado de Derecho Procesal Civil" dice al respecto que la jurisprudencia estima como ineficaces las pruebas que en doctrina se entienden por inconducentes y éstas son las que los autores califican de impertinentes o irrelevantes. "Sin embargo dice el doctor Devis Echandía es más lógico mantener el significado natural que en la doctrina se le da a la conducencia de la prueba e incluir en las legalmente ineficaces las impertinentes o irrelevantes, pues a fin de cuentas, cuando una prueba no es pertinente resulta ineficaz para ese proceso". Y ésto porque en realidad de verdad y de conformidad con el artículo 596 del C. J., las pruebas que deben ceñirse al asunto, materia de la decisión, y son inadmisibles las inconducentes y las legalmente ineficaces.

(...)

El citado doctor Devis Echandía dice con relación al requisito de la utilidad de la prueba que ésta "debe ser útil desde el punto de vista procesal, es decir que debe prestar algún servicio, ser necesaria o por lo menos conveniente para ayudar a obtener la convicción del juez respecto de los hechos Principales o accesorios sobre los cuales se base la pretensión contenciosa o se funda la petición del proceso voluntario o del incidente, esto es, que no sea completamente inútil. Se persigue el mismo doble fin que con los requisitos de la conducencia y pertinencia de la prueba." (Subrayado y negrilla fuera del texto)

Lo anterior ratificado por el mismo órgano, Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Segunda-Subsección B, CP Bertha Lucia Ramírez de Páez, del 23 de julio de 2009, Radicación 25000-23-25-000-2007-00460-02(0071-09):

"Las partes deben probar las afirmaciones expuestas en los escritos presentados ante el Tribunal, a través de los medios probatorios establecidos en la ley para llevar al convencimiento al Juzgador - artículo 175 del C.P.C.-, sobre los hechos expuestos en la demanda; pues el Juez de conocimiento debe fundarse en las pruebas regular y oportunamente allegadas al proceso (artículo 174 del C.P.C.), siempre que sean conducentes, pertinentes y útiles para la decisión del mismo.

Según en el artículo 178 del Código de Procedimiento Civil, aplicable a los procesos contencioso-administrativos por expresa remisión del artículo 168 CCA, las pruebas deben ceñirse al asunto materia del proceso y se rechazarán las que versen sobre hechos notoriamente impertinentes y las manifiestamente superfluas. Lo anterior significa que las pruebas deben ser conducentes, pertinentes y eficaces y el medio probatorio apto jurídicamente para demostrar los hechos alegados.

Del concepto Conducencia y Pertinencia de la prueba.

Existe diferencia entre los conceptos de conducencia y pertinencia de la prueba. "La conducencia es la idoneidad legal que tiene una prueba para demostrar determinado hecho. Es una comparación entre el medio probatorio y la ley, a fin de que, con la comparación que se haga se pueda saber si el hecho se puede demostrar en el proceso, con el empleo de este medio probatorio. La pertinencia es la relación de facto entre los hechos que se pretenden demostrar y el tema del proceso."3

Es decir, que la conducencia es la aptitud legal del medio probatorio para probar el hecho que se investiga, y que requiere de dos requisitos esenciales, que son: que el medio probatorio respectivo este autorizado y no prohibido expresa o tácitamente por la ley; y que ese medio probatorio solicitado no esté prohibido en particular para el hecho que con él se pretende probar. En tanto que la pertinencia se refiera a que el medio probatorio guarde relación con los hechos que se pretenden demostrar." (Subrayado y negrilla fuera del texto)

De conformidad con lo anteriormente expuesto se tiene que la Ley otorga libertad en cuanto a los medios de prueba que pueden ser aportados por las partes dentro de un proceso, siempre que sean útiles para la formación del convencimiento del Juez, toda vez que la decisión que tome este último debe fundarse en las pruebas que se alleguen.

Así mismo, para el caso de estudio, la Universidad para probar el pago oportuno de los salarios y prestaciones sociales a sus funcionarios, así como la aplicación de los descuentos a los que haya lugar, dentro de un proceso laboral, puede hacer uso de los medios de prueba señalados por el Código de Procedimiento Civil o de cualquier otro medio que se considere útil para el convencimiento de que dichos pagos se efectuaron en legal forma, es decir, lo importante es que se aporte un medio de prueba suficiente para demostrar que la liquidación y pago de la nómina, novedades, prestaciones y descuentos estén debidamente calculados, clasificados y registrados de conformidad con los principios y normas laborales, de contabilidad pública, tributarias y las demás que sean aplicables.

Lo anterior en pro del cumplimiento de los requisitos de conducencia y eficacia de la prueba señalados anteriormente, en el sentido de que la prueba debe ser apta jurídicamente para demostrar los hechos alegados, lo que en caso de una controversia laboral contra la Universidad, se traduce en la presentación de una prueba suficiente que demuestre el cumplimiento en el pago por parte de esta Entidad de los salarios y prestaciones y demás emolumentos en los términos señalados anteriormente.

2. Planillas de pago de nómina

Como primera medida se reitera lo señalado por este Despacho a través del Concepto 26 del 12 de mayo de 2009, en cuanto al salario, las planillas de nómina y su función como prueba del pago cierto y periódico de los salarios, del cumplimiento de la obligación principal del empleador de pagar el salario o remuneración correspondiente en los términos y oportunidad estipulados:

"Salario

El Decreto 1042 de 1978 señala en cuanto a la asignación mensual correspondiente a cada empleo que estará determinada por sus funciones y responsabilidades, así como por los requisitos de conocimiento y experiencia requeridos para su ejercicio, según la denominación y el grado establecidos, en la nomenclatura y la escala del respectivo nivel.

En concordancia con lo anterior se debe tener en cuenta la noción de salario desarrollada por la Jurisprudencia constitucional a través de la Sentencia SU-995 de 1999, la cual recoge lo que al respecto ha establecido dicha corporación:

"Esto quiere decir que para efectos del significado que en nuestro ordenamiento ha de tener la voz salario y, sobre todo, para la protección judicial del derecho a su pago cumplido, deben integrarse todas las sumas que sean generadas en virtud de la labor desarrollada por el trabajador, sin importar las modalidades o denominaciones que puedan asignarles la ley o las partes contratantes. Así, no sólo se hace referencia a la cifra quincenal o mensual percibida por el empleado -sentido restringido y común del vocablo-, sino a todas las cantidades que por concepto de primas, vacaciones, cesantías, horas extras -entre otras denominaciones-, tienen origen en la relación laboral y constituyen remuneración o contraprestación por la labor realizada o el servicio prestado.

Las razones para adoptar una noción de salario expresada en estos términos, no sólo se encuentran en la ya referida necesidad de integración de los diferentes órdenes normativos que conforman el bloque de constitucionalidad, sino que son el reflejo de una concepción garantista de los derechos fundamentales, que en materia laboral constituye uno de los pilares esenciales del Estado Social de Derecho. A partir de la Constitución de 1991, es evidente la relevancia del derecho laboral dentro de la configuración de un orden social y económico justo y más cercano a la realidad, en cuyo desarrollo la jurisprudencia de la Corte Constitucional ha debido intervenir (Corte Constitucional Sentencia C-521 de 1995. M.P. Antonio Barrera Carbonell). Aunque en aquella oportunidad estas consideraciones fueron utilizadas para avalar una noción restringida del salario, no cabe duda que la orientación de la Carta Política (artículo 93), apunta a la formación de conceptos más amplios que sean concordantes con ordenamientos internacionales vinculantes en el sistema jurídico nacional, en buena parte por la falta del estatuto del trabajo al que se refiere el artículo 53 Superior. Al respecto ha dicho este Tribunal:

"La Constitución es el orden normativo primario protector del derecho al trabajo, bien sea que se preste independientemente o bajo condiciones de subordinación, en las modalidades de contrato de trabajo o bajo una relación laboral, legal, estatutaria o reglamentaria. La variedad normativa que aquella contiene propende el establecimiento de relaciones laborales justas, mediante la eliminación de factores de desequilibrio, que aseguren la vigencia y efectividad del principio de igualdad, la protección a ciertos sectores de trabajadores que se encuentran en situaciones de debilidad manifiesta o carecen de oportunidades para la capacitación laboral, y la consagración de un sistema contentivo de una protección jurídica concreta del trabajo que debe ser desarrollado por el legislador, a partir del señalamiento de unos principios mínimos fundamentales (art. 53)". (Subrayado y negrilla fuera del texto)

En concordancia con lo señalado por la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado:

"Que se entiende por salario. "Tanto en el sector público como en el privado, debe considerarse como sueldo o salario para los efectos legales, toda retribución cuya naturaleza sea, por su habitualidad, propósito y circunstancias, la de remunerar los servicios personales del trabajador en beneficio directo y principal de este, aunque sea otra su denominación y el pago se descomponga en diferentes partidas. El concepto de salario consagrado en la Ley 65 de 1946, artículo 2, para la liquidación de cesantías pero para toda clase de funcionarios, es aplicable por analogía en la liquidación y pago de toda clase de prestaciones sociales, indemnizaciones o sobre remuneraciones que se causen con relación al sueldo o salario devengado por el empleado, siempre que las asignaciones tengan como destinación la de remunerar el trabajo"4

En esta medida y aunque las planillas de pago de nomina en los ámbito laboral y jurídico no se encuentran expresamente reguladas obrarían como prueba del pago cierto y periódico de los salarios, es decir como prueba del cumplimiento de la obligación principal del empleador de pagar el salario o remuneración correspondiente en los términos y oportunidad estipulados ya sea en la Ley o en el Contrato de Trabajo y en este caso de acuerdo a los procedimientos internos adoptados en la Universidad.

Así mismo las planillas de pago de nómina actúan en cuanto a los funcionarios, que estos obtengan la información exacta de los valores devengados y de los descuentos realizados por la Universidad, como comprobantes del pago de la misma.

(...)

Ahora bien respecto a las planillas de pago de nómina que se utilizan en la universidad se tiene que de conformidad con lo señalado en la Resolución de Rectoría 334 de 2007, la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa, es la responsable de dirigir y responder por la administración y desarrollo de los procesos y procedimientos contables, presupuestales y de tesorería de la Universidad, así mismo la Resolución en cita le otorga a la División Nacional de Tesorería, la función de revisar y ajustar periódicamente los procesos de tesorería.

Es así como la Gerencia Nacional y Financiera expidió la Resolución 329 de 2006, Manual de Procesos de Tesorería de la Universidad, con el fin de unificar y estandarizar los conceptos básicos y reglas para el desarrollo de las labores de revisión, ejecución, organización y control de las funciones propias de las tesorerías o dependencias que hacen sus veces, a fin de que sean aplicados por parte de los responsables del manejo de las mismas, permitiendo establecer y delimitar los niveles de responsabilidad sobre las actividades de cada funcionario; estableciendo como uno de los ítem el de registrar egresos, el cual contiene entre otros procesos, el de efectuar trámites de pago de nómina.

En esta medida se debe mencionar que el proceso de efectuar trámites de pago de nómina, establecido por la División Nacional de Tesorería en su página web5, establece que una vez recibido el oficio de Nómina, los reportes generados en SARA y el archivo plano para pago y confirmada la nómina a pagar, se deben programar los egresos que pueden efectuarse ya sea a través de cheque o de giros electrónicos y ordenando el envío del reporte de la nómina firmado por los empleados (planillas de pago de nómina) y los comprobantes de pago no entregados, para luego archivarlos como soportes pago de nómina, lo que le pone fin al proceso" (Negrilla y subrayado fuera del texto)

De conformidad con lo anterior puede decirse que las planillas de pago de nomina aunque no se encuentran contempladas expresamente en las normas laborales, contables ni de los órganos de control, tiene como función dentro del proceso de nómina la de registrar los ingresos y deducciones efectuadas a los funcionarios, llevando el control en cuanto a la aplicación de la reglamentación que en materia de salarios y prestaciones.

Así mismo y en cuanto a la firma por parte de los funcionarios de las planillas de pago de la nomina, como prueba dentro de un eventual proceso laboral en contra de la Universidad, se tiene que dicha firma acreditaría el pago cierto y periódico de los salarios, el recibo a satisfacción por parte los funcionarios del salario, percibido, constituyéndose dicho registro documental en un soporte para la verificación de que la liquidación y pago de la nómina, novedades, prestaciones y descuentos se encuentren debidamente calculados, clasificados y registrados de conformidad con los principios y normas laborales, de contabilidad pública, tributarias y las demás que sean aplicables, demostrando la transparencia y la puntualidad en los pagos y descuentos efectuados.

3. Reporte de transacción exitosa generada a través del portal bancario

Por otra parte y en cuanto a la utilización del reporte de transacción exitosa que se genera a través del portal bancario una vez se efectúa el abono en la cuenta bancaria de cada uno de los empleados con ocasión del giro de la nómina, como prueba dentro de un eventual proceso laboral en contra de la Universidad, del pago oportuno y en legal forma de los salarios y prestaciones, se tiene que la Ley 527 de 1999 por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos y de la información que contienen, definiéndolo como la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, y determinado en cuanto al reconocimiento jurídico de los mensajes de datos lo siguiente:

"ARTÍCULO 5. RECONOCIMIENTO JURÍDICO DE LOS MENSAJES DE DATOS. No se negarán efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria a todo tipo de información por la sola razón de que esté en forma de mensaje de datos. (...)

ARTÍCULO 9. INTEGRIDAD DE UN MENSAJE DE DATOS. Para efectos del artículo anterior, se considerará que la información consignada en un mensaje de datos es íntegra, si ésta ha permanecido completa e inalterada, salvo la adición de algún endoso o de algún cambio que sea inherente al proceso de comunicación, archivo o presentación. El grado de confiabilidad requerido, será determinado a la luz de los fines para los que se generó la información y de todas las circunstancias relevantes del caso."

Así mismo la Ley en cita determina en cuanto a la fuerza probatoria de los mensajes de datos, que estos son admisibles como medio de prueba, de la siguiente manera:

"ARTÍCULO 10. ADMISIBILIDAD Y FUERZA PROBATORIA DE LOS MENSAJES DE DATOS. Los mensajes de datos serán admisibles como medios de prueba y su fuerza probatoria es la otorgada en las disposiciones del Capítulo VIII del Título XIII, Sección Tercera, Libro Segundo del Código de Procedimiento Civil.

En toda actuación administrativa o judicial, no se negará eficacia, validez o fuerza obligatoria y probatoria a todo tipo de información en forma de un mensaje de datos, por el sólo hecho que se trate de un mensaje de datos o en razón de no haber sido presentado en su forma original.

ARTÍCULO 11. CRITERIO PARA VALORAR PROBATORIAMENTE UN MENSAJE DE DATOS. Para la valoración de la fuerza probatoria de los mensajes de datos a que se refiere esta ley, se tendrán en cuenta las reglas de la sana crítica y demás criterios reconocidos legalmente para la apreciación de las pruebas. Por consiguiente habrán de tenerse en cuenta: la confiabilidad en la forma en la que se haya generado, archivado o comunicado el mensaje, la confiabilidad en la forma en que se haya conservado la integridad de la información, la forma en la que se identifique a su iniciador y cualquier otro factor pertinente" (Subrayado y negrilla fuera del texto)

En este orden de ideas y respecto a la conservación de los mensajes de datos y documentos, la Ley 527 de 1999 establece que cuando se requiera legalmente, que ciertos documentos, registros o informaciones sean conservadas, este requisito queda satisfecho, siempre y cuando:

1. La información que contengan sea accesible para su posterior consulta.

2. El mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato en que se haya generado, enviado o recibido o en algún formato que permita demostrar que reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida.

3. Se conserve toda información que permita determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje o producido el documento.

En desarrollo de lo anterior la Corte Constitucional se ha pronunciado al respecto a través de la Sentencia C-662 de 2000, determinando:

"Equivalentes funcionales

El proyecto de ley, al igual de la Ley Modelo, sigue el criterio de los "equivalentes funcionales" que se fundamenta en un análisis de los propósitos y funciones de la exigencia tradicional del documento sobre papel, para determinar cómo podrían cumplirse esos propósitos y funciones con técnicas electrónicas.

Se adoptó el criterio flexible de "equivalente funcional", que tuviera en cuenta los requisitos de forma fiabilidad, inalterabilidad y rastreabilidad, que son aplicables a la documentación consignada sobre papel, ya que los mensajes de datos por su naturaleza, no equivalen en estricto sentido a un documento consignado en papel.

En conclusión, los documentos electrónicos están en capacidad de brindar similares niveles de seguridad que el papel y, en la mayoría de los casos, un mayor grado de confiabilidad y rapidez, especialmente con respecto a la identificación del origen y el contenido de los datos, siempre que se cumplan los requisitos técnicos y jurídicos plasmados en la ley.

3. 4. Alcance probatorio de los mensajes de datos

El proyecto de ley establece que los mensajes de datos se deben considerar como medios de prueba, equiparando los mensajes de datos a los otros medios de prueba originalmente escritos en papel.

(...)

Al hacer referencia a la definición de documentos del Código de Procedimiento Civil, le otorga al mensaje de datos la calidad de prueba, permitiendo coordinar el sistema telemático con el sistema manual o documentario, encontrándose en igualdad de condiciones en un litigio o discusión jurídica, teniendo en cuenta para su valoración algunos criterios como: confiabilidad, integridad de la información e identificación del autor." (Subrayado y negrilla fuera del texto)

De conformidad con lo anteriormente expuesto, se tiene que el reporte de transacción exitosa que se genera a través del portal bancario una vez se efectúa el abono en la cuenta bancaria de cada uno de los empleados, se puede considerar como un medio probatorio valido, siempre y cuando cumpla con las especificaciones y condiciones de autenticidad señaladas en la Ley, debiéndose revisar si en el contexto de un proceso laboral que se adelante en contra de la Universidad, resulta conducente en términos probatorios, de conformidad con lo señalado anteriormente, para demostrar no sólo el pago oportuno, sino que el mismo se efectuó de conformidad con la normatividad vigente que regula el tema, en cuanto a la liquidación y pago de la nómina, novedades, prestaciones y descuentos que se le deban aplicar a los funcionarios.

CONCLUSIONES

- Las pruebas son un medio de verificación de las afirmaciones, aseveraciones y hechos que formulan las partes dentro del proceso, con el fin de otorgarle al Juez las pautas necesarias para tomar una decisión, las cuales deben no sólo ser allegadas oportunamente sino acordes (sic) con el asunto objeto del mismo.

- Ley otorga libertad en cuanto a los medios de prueba que pueden ser aportados por las partes dentro de un proceso, siempre que sean útiles para la formación del convencimiento del Juez toda vez que la decisión que tome este último debe fundarse en las pruebas que se alleguen.

- Dicha prueba debe ser conducente, apta jurídicamente para demostrar los hechos alegados, es decir, en caso de una controversia laboral en contra de la Universidad, se debe alegar una prueba suficiente que demuestre el cumplimiento en el pago por parte de esta Entidad de los salarios y prestaciones y demás emolumentos de los que son acreedores los funcionarios.

- Las planillas de pago de nomina aunque no se encuentran contempladas expresamente en las normas laborales, contables ni de los órganos de control, tiene como función dentro del proceso de nómina la de registrar los ingresos y deducciones efectuadas a los funcionarios, llevando el control en cuanto a la aplicación de la reglamentación que en materia de salarios y prestaciones sociales.

-La firma por parte de los funcionarios de las planillas de pago de la nomina, como prueba dentro de un eventual proceso laboral en contra de la Universidad, acreditaría el recibo a satisfacción por parte los funcionarios del salario percibido, operando como comprobantes para que los funcionarios tengan la información exacta de los valores devengados y de los descuentos realizados por la Universidad, constituyéndose dicho registro documental en un soporte para la verificación de que la liquidación y pago de la nómina, novedades, prestaciones y descuentos se efectuó en legal forma.

- Así mismo, las planillas de pago de nómina hacen parte de un procedimiento establecido por la Gerencia Nacional Administrativa y Financiera, implementado por la División Nacional de Tesorería, que estableció el proceso de efectuar trámites de pago de nómina por medio de cheques o giros electrónicos el cual, para efectos de soportar el pago de la nómina, conlleva por una parte el archivo del reporte de nómina en donde firman los funcionarios y los comprobantes de pago no entregados y por otra los reportes generados desde el portal de la entidad bancaria como constancia del pago electrónico.

- En cuanto a la utilización del reporte de transacción exitosa que se genera a través del portal bancario una vez se efectúa el abono en la cuenta bancaria de cada uno de los empleados con ocasión del giro de la nómina, como prueba dentro de un eventual proceso laboral en contra de la Universidad, del pago oportuno y en legal forma de los salarios y prestaciones, se tiene que dicho reporte se puede considerar como un medio probatorio valido, debiéndose revisar si realmente resulta conducente, de conformidad con lo señalado anteriormente, para demostrar no sólo el pago oportuno y periódico, sino que el mismo se efectuó de conformidad con la normatividad vigente que regula el tema, en cuanto a la liquidación y pago de la nómina, novedades, prestaciones, descuentos que se le deban aplicar a los funcionarios.

-De conformidad con lo anteriormente expuesto se tiene que la Universidad para probar el pago oportuno de los salarios y prestaciones sociales a sus funcionarios, así como la aplicación de los descuentos a los que haya lugar, dentro de un proceso laboral, puede hacer uso de los medios de prueba señalados por el Código de Procedimiento Civil o de cualquier otro medio que se considere útil para el convencimiento de que dichos pagos se efectuaron en legal forma, ya sean las planillas de pago de la nomina debidamente firmadas por los funcionarios o el reporte de transacción exitosa que se genera a través del portal bancario una vez se efectúa el abono en la cuenta bancaria de cada uno de los empleados, siempre y cuando constituyan un medio de prueba suficiente para demostrar la transparencia y la puntualidad en los pagos y descuentos efectuados por la Universidad.

Este concepto se emite de conformidad con el Artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.

Cordialmente,

María Mercedes Medina Orozco

Jefe

NOTAS DE PIE DE PÁGINA

1 Consejo de Estado - Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Segunda-Subsección "A" CP Gustavo Eduardo Gómez Aranguren, del 20 de septiembre de 2007, Radicación 25000-23-25-000-2004-05226-01(0864-07)

2 Consejo de Estado - Sala Plena de lo Contencioso Administrativo - Sección Primera, CP. Jorge Velasquez del 30 de junio de 1967.

3 Manual de Derecho Probatorio pág-27, Jairo Parra Quijano. Ediciones Librería El Profesional - Bogotá.

4 C.E., S. Consulta y Servicio Civil, Conc. dic. 6/67

5 www.unal.edu.co/gerencia_finad/tesoreria/index.html - Procesos de Tesorería