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  Concepto 41 de 2009 Oficina Jurídica Nacional
 
  Fecha de Expedición: 09/07/2009  
  Fecha de Entrada en Vigencia:
 
  Medio de Publicación:

 
  Sistema de Información Normativa, Jurisprudencial y de Conceptos "Régimen Legal" - Universidad Nacional de Colombia
 

 

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OFICINA JURÍDICA NACIONAL

CONCEPTO No. 41

Memorando No. 691

Ciudad y fecha: Bogotá, D. C., 9 de julio de 2009

Para: Doctor Juan Camilo Restrepo Gutiérrez Secretario del Comité Nacional de Matriculas - Director Nacional de Bienestar

Referencia: Oficio CNM-017 del 11 de mayo de 2009 recibido el 12 del mismo mes y año - Consulta de la Oficina de Registro Sede Palmira

Respetado Doctor:

En atención al oficio de la referencia mediante el cual nos informa que el Comité Nacional de Matrículas, en su sesión del 05 de mayo, Acta No. 04, resolvió dar traslado a esta Oficina de la consulta realizada por la Oficina de registro de la Sede Palmira sobre si existe normativa institucional o un documento soporte que determine el correo electrónico como mecanismo legal o medio válido para informar y dar respuesta a los estudiantes sobre sus solicitudes, esta Oficina Jurídica se permite emitir concepto en los siguientes términos:

FUENTE FORMAL

- Constitución Política de Colombia

- Código Contencioso Administrativo

- Ley 527 de 1999

- Decreto 2150 de 1995

- Ley 962 de 2005

FUENTES AUXILIARES

- Sentencia C - 1114 de 2003 de la Corte Constitucional

- Sentencia C - 662 de 2000 de la Corte Constitucional

- Sentencia C - 831 de 2001 de la Corte Constitucional

DESCRIPTORES

- Correo Electrónico institucional

- Respuestas a las solicitudes presentadas por los estudiantes

- Notificaciones

PROBLEMA JURÍDICO

¿Es el correo electrónico institucional un medio valido jurídicamente hablando, para que la Universidad comunique las respuestas dadas a las solicitudes presentadas por los estudiantes, administrativos y docentes?

TESIS JURÍDICA

El correo electrónico institucional es un medio valido para que la Universidad comunique las respuestas dadas a las solicitudes presentadas por la comunidad universitaria, más no para notificar los actos administrativos que emitan sus autoridades o cuerpos colegiados.

CORREO ELECTRÓNICO

El correo electrónico como medio de transmitir información, se encuentra regulado como primera medida por la ley 527 de 1999, la cual lo establece como mensaje de datos en los siguientes términos:

"ARTÍCULO 2. DEFINICIONES. Para los efectos de la presente ley se entenderá por:

a) Mensaje de datos. La información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el Intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax;

(...)"( Subrayado fuera del texto)

Así mismo determina en cuanto a los requisitos jurídicos de los mensajes de datos:

"APLICACIÓN DE LOS REQUISITOS JURÍDICOS DE LOS MENSAJES DE DATOS

ARTÍCULO 6. ESCRITO. Cuando cualquier norma requiera que la información conste por escrito, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos, si la información que éste contiene es accesible para su posterior consulta.

Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido en cualquier norma constituye una obligación, como si las normas prevén consecuencias en el caso de que la información no conste por escrito.

ARTÍCULO 15. RECONOCIMIENTO DE LOS MENSAJES DE DATOS POR LAS PARTES. En las relaciones entre el iniciador y el destinatario de un mensaje de datos, no se negarán efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria a una manifestación de voluntad u otra declaración por la sola razón de haberse hecho en forma de mensaje de datos.

(...)

ARTÍCULO 23. TIEMPO DEL ENVIO DE UN MENSAJE DE DATOS. De no convenir otra cosa el iniciador y el destinatario, el mensaje de datos se tendrá por expedido cuando ingrese en un sistema de información que no esté bajo control del iniciador o de la persona que envió el mensaje de datos en nombre de éste. " (Subrayado fuera del texto)

En esta medida se debe tener presente que la Ley 527 de 1999 tiene como ámbito de aplicación todo tipo de información en forma de mensaje de datos, excepto:

-En las obligaciones contraídas por el Estado colombiano en virtud de convenios o tratados internacionales, y

-En las advertencias escritas que por disposición legal deban ir necesariamente impresas en cierto tipo de productos en razón al riesgo que implica su comercialización, uso o consumo.

En este orden de ideas encontramos la Ley 962 de 2005, por medio de la cual se dictan disposiciones sobre la racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado, la cual señala en su artículo 10:

"ARTÍCULO 10. UTILIZACIÓN DEL CORREO PARA EL ENVÍO DE INFORMACIÓN. Modifíquese el artículo 25 del Decreto 2150 de 1995, el cual quedará así:

"Artículo 25. Utilización del correo para el envío de información. Las entidades de la Administración Pública deberán facilitar la recepción y envío de documentos, propuestas o solicitudes y sus respectivas respuestas por medio de correo certificado y por correo electrónico.

(...)" (Subrayado y negrilla fuera del texto)

Así mismo el Decreto 2150 de 1995, por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Publica, señala en su artículo 26:

"ARTÍCULO 26. UTILIZACIÓN DE SISTEMAS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO Y TRANSMISIÓN DE DATOS. Las entidades de la Administración Pública deberán habilitar sistemas de transmisión electrónica de datos para, que los usuarios envíen o reciban información requerida en sus actuaciones frente a la administración.

(...) (Subrayado y negrilla fuera del texto)

INFORMACIÓN Y RESPUESTA DE LAS SOLICITUDES PRESENTADAS

Por otra parte y en cuanto a la comunicación de las respuestas y decisiones tomadas por la Universidad con ocasión de las solicitudes presentadas por los estudiantes, administrativos o docentes, se tiene que toda persona puede hacer peticiones respetuosas a las autoridades, verbalmente, por escrito o a través de cualquier otro medio, en donde es deber de todas las autoridades la rápida y oportuna resolución de las peticiones que se les formulen.

En esta medida, de conformidad con lo señalado por el artículo 209 de la Constitución Política, el cual consagra los principios fundamento de la función administrativa, entre ellos el de eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, el correo electrónico, debe ser entendido como un mensaje electrónico de datos que comprende la información obtenida por medios análogos en el marco de las técnicas de comunicación modernas con un contenido jurídico, el cual debe de recibir (sic) el mismo tratamiento de los documentos consignados en el papel, en cuanto a la eficacia jurídica que se les otorga, teniendo en cuenta que el mensaje de datos comporta los mismos criterios de un documento que conste por escrito en medios físicos, de conformidad con lo establecido por la Sentencia C-662 de 2000 de la Corte Constitucional, la cual resumió los antecedentes y características de la Ley 527 de 1999, en concordancia con lo establecido para el efecto por la Sentencia C-831 de 2001:

"(...) En consecuencia, contrariamente a lo señalado por los intervinientes representantes de los Ministerios de Justicia y de Desarrollo, ha de entenderse que la ley 527 de 1999 no se restringe a las operaciones comerciales sino que hace referencia en forma genérica al acceso y uso de los mensajes de datos, lo que obliga a una comprensión sistemática de sus disposiciones con el conjunto de normas que se refieren a este tema dentro de nuestro ordenamiento jurídico y en particular con las disposiciones que como el artículo 95 de la Ley Estatutaria de administración de Justicia se han ocupado de esta materia1 [6]. Dicha disposición señaló en efecto que los juzgados, tribunales y corporaciones judiciales podrán utilizar cualesquiera medios técnicos, electrónicos, informáticos y telemáticos, para el cumplimiento de sus funciones y que los documentos emitidos por los citados medios, cualquiera que sea su soporte, gozarán de la validez y eficacia de un documento original siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales. Es decir que bajo el presupuesto del cumplimiento de los requisitos aludidos un mensaje de datos goza de validez y eficacia." (Subrayado fuera del texto)

Es así como se debe entender que en este caso la utilización de los correos institucionales por parte de la Universidad para comunicar respuestas a las solicitudes hechas por la comunidad universitaria es procedente, por cuanto si bien no esta regulado al interior de la Universidad, el correo electrónico se ha convertido en un medio de comunicación valido de la administración, a través del cual puede a demás de recibir solicitudes, comunicar las respuestas a dichas solicitudes, de conformidad con lo establecido por el Decreto 2150 de 1995, anteriormente mencionado y en aplicación de lo consagrado por el Código Contencioso Administrativo en su articulo 31, en cuanto al deber de todas las autoridades hacer efectivo el ejercicio del derecho de petición, mediante la rápida y oportuna resolución de las peticiones que sean formuladas y que tengan relación directa con las actividades a cargo de esas mismas autoridades.

NOTIFICACIONES

Ahora bien en cuanto a la notificación del los actos administrativos, el Código Contencioso Administrativo señala el deber y la forma de publicación para los actos administrativos de carácter general y consagra el deber de notificar personalmente al interesado, su representante o apoderado, las demás decisiones que pongan término a una actuación administrativa:

"ARTÍCULO 44. DEBER Y FORMA DE NOTIFICACIÓN PERSONAL. Las demás decisiones que pongan término a una actuación administrativa se notificarán personalmente al interesado, o a su representante o apoderado.

Si la actuación se inició por petición verbal, la notificación personal podrá hacerse de la misma manera.

Si no hay otro medio más eficaz de informar al interesado, para hacer la notificación personal se le enviará por correo certificado una citación a la dirección que aquél haya anotado al intervenir por primera vez en la actuación, o en la nueva que figure en comunicación hecha especialmente para tal propósito. La constancia del envío de la citación se anexará al expediente. El envío se hará dentro de los cinco (5) días siguientes a la expedición del acto. (...)

Al hacer la notificación personal se entregará al notificado copia íntegra, auténtica y gratuita de la decisión, si ésta es escrita.

En la misma forma se harán las demás notificaciones previstas en la parte primera de este Código." (Subrayado y negrilla fuera del texto)

En este punto se debe aclarar que si no se da cumplimiento a lo anterior no se tiene por hecha la notificación, no producirá efectos legales la decisión a menos que la parte interesada lo acepte de esta manera e interponga en tiempo los recursos que legalmente procedan.

Así mismo el Código Contencioso Administrativo contempla la Notificación por Edicto, en caso de que no sea posible realizar la notificación personal al cabo de 5 días del envío de la citación, señalando que se debe fijar el edicto en un lugar público del despacho correspondiente por el término de 10 días.

En concordancia con lo anterior la Jurisprudencia Constitucional ha establecido en cuanto al debido proceso y el principio de publicidad y el correo electrónico2:

"h. Consideraciones de la Corte Constitucional

1) El artículo 29 de la Constitución Política dispone que "El debido proceso se aplicará a toda clase de actuaciones judiciales y administrativas". Esta norma superior, que consagra un verdadero derecho fundamental, impone un límite al ejercicio de los poderes públicos pues éstos, en sus actuaciones, no son omnímodos sino que están sujetos a unas reglas de juego preestablecidas y configuradas democráticamente. Este conocimiento previo del trámite que debe seguir el Estado en cualquiera de sus actuaciones constituye una cara conquista del mundo civilizado ya que gracias a ella se sustrae al poder de la arbitrariedad, se regula su ejercicio en todas las instancias y se lo encausa hacia la realización de los fines estatales. (...)

El principio de publicidad plantea el conocimiento de las actuaciones judiciales y administrativas, tanto por los directamente interesados en ellas como por la comunidad en general.

En el primer caso, el principio de publicidad se realiza a través de las notificaciones como actos de comunicación procesal; es decir, del derecho a ser informado de las actuaciones judiciales o administrativas que conduzcan a la creación, modificación o extinción de una situación jurídica o a la imposición de una sanción. Como lo ha establecido la jurisprudencia de esta Corporación,

La notificación es el acto material de comunicación por medio del cual se ponen en conocimiento de las partes o terceros interesados los actos de particulares o las decisiones proferidas por la autoridad pública. La notificación tiene como finalidad garantizar el conocimiento de la existencia de un proceso o actuación administrativa y de su desarrollo, de manera que se garanticen los principios de publicidad, de contradicción y, en especial, de que se prevenga que alguien pueda ser condenado sin ser oído. Las notificaciones permiten que materialmente sea posible que los interesados hagan valer sus derechos, bien sea oponiéndose a los actos de la contraparte o impugnando las decisiones de la autoridad, dentro del término que la ley disponga para su ejecutoria. Sólo a partir del conocimiento por las partes o terceros de las decisiones definitivas emanadas de la autoridad, comienza a contabilizarse el término para su ejecutoria" (Sentencia T-165-01, M.P. José Gregorio Hernández Galindo).

Y en el segundo caso, el principio de publicidad se realiza mediante el reconocimiento del derecho que tiene la comunidad a conocer las actuaciones de las autoridades públicas y, a través de ese conocimiento, a exigir que ellas se surtan con total sometimiento a la ley. Es decir, aparte de las notificaciones como actos de comunicación procesal, el principio de publicidad comporta también el reconocimiento del derecho ciudadano a enterarse de las decisiones tomadas por la administración y la jurisdicción, aunque, desde luego, con las limitaciones impuestas por el ordenamiento jurídico. En este último evento, el principio de publicidad constituye una garantía de transparencia en la actuación de los poderes públicos y un recurso que permite las condiciones necesarias para el reconocimiento del derecho a controlar el ejercicio del poder. (...)

3) En ese contexto, una norma como el artículo 5 de la Ley 788 de 2002, al regular la notificación por correo en el procedimiento tributario, desarrolla, en ese ámbito concreto, una de las facetas del principio de publicidad como contenido del debido proceso administrativo: Toma decisiones que permiten que los actos de la administración sean conocidos por las personas directamente interesadas en ellos. Y, en particular, el inciso demandado permite que las notificaciones de los actos de que trata el inciso 1 del artículo 565 del Estatuto Tributario se realicen a través de cualquier servicio de correo, incluyendo el correo electrónico.

Este ejercicio de función legislativa es legítimo pues en esa instancia bien puede diseñarse el sistema de notificación de los actos administrativos de manera compatible con los progresos tecnológicos que se advierten en las telecomunicaciones y la informática y con la influencia que éstas han tenido en los medios de comunicación. Es más, existe la necesidad de actualizar los regímenes jurídicos para otorgar fundamento jurídico al intercambio electrónico de datos y de allí por qué, por ejemplo, que el legislador haya expedido la Ley 527 de 1999 "Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones" o que en el artículo 29 de la Ley 794 de 2003, que modificó el artículo 315 del Código de Procedimiento Civil, haya dispuesto que "Para efectos de las notificaciones personales, los comerciantes inscritos en el registro mercantil y las personas jurídicas de derecho privado domiciliadas en Colombia, deberán registrar en la Cámara de Comercio o en la oficina de registro correspondiente del lugar donde funcione su sede principal, sucursal o agencia, la dirección donde recibirán notificaciones judiciales. Con el mismo propósito deberán registrar, además, una dirección electrónica. Si se registran varias direcciones, el trámite de la notificación podrá surtirse en cualquiera de ellas".

(...)" (Subrayado y negrilla fuera del texto)

Es así como se debe inferir que la notificación de los actos administrativos es la forma de poner en conocimiento del interesado una decisión frente a la cual puede oponerse y ejercer el derecho de defensa en pro de los principios del debido proceso y de publicidad.

Por otra parte y en cuanto la forma de efectuar la notificación, se tiene que de conformidad con le régimen legal y lo señalado por la Jurisprudencia Constitucional es el legislador el que se encuentra facultado para diseñar el régimen de notificaciones administrativas y judiciales:

"8) Finalmente, la Corte advierte que la expresión "En los términos que señale el reglamento", que hace parte del inciso segundo del artículo 5 de la Ley 788 de 2002, es contraria a la Carta Política pues desconoce la reserva legal que existe para la determinación del régimen de notificaciones como contenido del debido proceso.

Corresponde al legislador establecer las formalidades con las cuales deben cumplirse los actos de comunicación procesal, incluida la notificación por correo electrónico, y tal facultad no puede asignarse al Presidente de la República para que la ejerza como potestad reglamentaria. Esa competencia privativa del legislador es tan clara que él, como se indicó, hizo ya una detenida regulación de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales en la Ley 527 de 1999. Por lo tanto, en ejercicio de sus facultades constitucionales, es él el indicado para determinar las formalidades de acuerdo con las cuales se debe cumplir la notificación por correo electrónico.

Entonces, se declarará exequible el inciso segundo del artículo 566 del Decreto 624 de 1989, modificado por el artículo 5 de la Ley 788 de 2002, con excepción de la expresión "En los términos que señale el reglamento", que se declarará inexequible."3 (Subrayado y negrilla fuera del texto)

Es así como se debe entender que no obstante nada se opone a la utilización de las nuevas tecnologías como el correo electrónico, para notificar los actos administrativos expedidos por la administración, es el legislador el encargado de establecerlo expresamente como lo hizo en el caso del Estatuto Tributario, artículo 566 y el Código Disciplinario Único, artículo 102, en donde adicionalmente se señala para que se considere valida la notificación de decisiones por correo electrónico la necesidad de que el investigado o interesado hayan dado previamente su consentimiento por escrito, en los siguientes términos:

"Artículo 102. Notificación por medios de comunicación electrónicos. Las decisiones que deban notificarse personalmente podrán ser enviadas al número de fax o a la dirección de correo electrónico del investigado o de su defensor, si previamente y por escrito, hubieren aceptado ser notificados de esta manera. La notificación se entenderá surtida en la fecha que aparezca en el reporte del fax o en que el correo electrónico sea enviado. La respectiva constancia será anexada al expediente." (Subrayado y negrilla fuera del texto)

CONCLUSIÓN

-De conformidad con lo anteriormente expuesto se puede concluir que el correo electrónico institucional como mensaje de datos es un medio para transmitir información, en donde se debe entender satisfecho el requerimiento de cualquier norma de que la información conste por escrito, gozando de validez jurídica.

Es así como en este contexto se configura como deber de la Universidad el de facilitar la recepción de solicitudes y su respectivas respuestas por medio no solo de correo certificado sino de correo electrónico, habilitando sistemas de transmisión de datos para que los usuarios, es decir los estudiantes, docentes y administrativos envíen o reciban la información requerida en sus actuaciones frente a la Universidad, haciendo valida la utilización de los correos institucionales por parte de la Universidad para comunicar respuestas a las solicitudes hechas por la comunidad universitaria.

-En cuanto a la notificación por medio de correo electrónico de los actos administrativos emitidos por las autoridades y órganos colegiados de la Universidad, se tiene que la misma no es procedente, por cuanto aunque en esencia no se opone a la incorporación y utilización de avances tecnológicos, es competencia del legislador el establecerlo de esta manera.

Este concepto se emite de conformidad con el Artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.

Cordialmente,

MARÍA MERCEDES MEDINA OROZCO

Jefe

NOTAS DE PIE DE PÁGINA

1 [6] "ARTICULO 95. TECNOLOGIA AL SERVICIO DE LA ADMINISTRACION DE JUSTICIA. El Consejo Superior de la Judicatura debe propender por la incorporación de tecnología de avanzada al servicio de la administración de justicia. Esta acción se enfocará principalmente a mejorar la práctica de las pruebas, la formación, conservación y reproducción de los expedientes, la comunicación entre los despachos y a garantizar el funcionamiento razonable del sistema de información.

Los juzgados, tribunales y corporaciones judiciales podrán utilizar cualesquier medios técnicos, electrónicos, informáticos y telemáticos, para el cumplimiento de sus funciones.

Los documentos emitidos por los citados medios, cualquiera que sea su soporte, gozarán de la validez y eficacia de un documento original siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.

Los procesos que se tramiten con soporte informático garantizarán la identificación y el ejercicio de la función jurisdiccional por el órgano que la ejerce así como la confidencialidad, privacidad, y seguridad de los datos de carácter personal que contengan en los términos que establezca la ley. (Subrayas fuera de texto)

2 Sentencia C-1114/03

3 Sentencia C-1114/03