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  Concepto 1 de 2011 Oficina Jurídica Nacional
 
  Fecha de Expedición: 05/02/2011  
  Fecha de Entrada en Vigencia:
 
  Medio de Publicación:

 
  Sistema de Información Normativa, Jurisprudencial y de Conceptos "Régimen Legal" - Universidad Nacional de Colombia
 

 

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OFICINA JURÍDICA NACIONAL

CONCEPTO No. 1 DE 2011

MEMORANDO

Para: Doctora ÁNGELA MARÍA GONZÁLEZ LOZADA

Gerente Nacional Financiera y Administrativa.

Consecutivo: 15

Referencia: Memorando 589 del 27 de agosto de 2010 radicado en esta Oficina el mismo día, bajo el número 002291 a las 4:30 pm.

Fecha: 5 de enero de 2011

Respetada doctora Ángela María:

En atención a la solicitud planteada en el memorando de la referencia, de estudiar nuevamente el concepto emitido por este Despacho mediante memorando 728 del 9 de julio de 2010, esta oficina de manera atenta hace las siguientes observaciones:

FUENTE FORMAL

Resolución 1952 de 2008 - Manual de Convenios y Contratos de la Universidad.

Acuerdo 002 de 2008 - Consejo Superior Universitario.

Circular 31-S de 2008 - Gerencia Nacional y Administrativa

DESCRIPTOR

Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

Ordenes Contractuales Mínimas de Corta Duración

Ordenes Contractuales Menores

ANTECEDENTES

1. Inicialmente se debe manifestar, que mediante Concepto No. 30 emitido por este Despacho mediante memorando 728 del 9 de julio de 2010, se indicó que en los diferentes procesos contractuales que adelante la Universidad Nacional de Colombia, se debe expedir el Certificado de Disponibilidad Presupuestal, previo a la invitación a presentar ofertas, sin tener en cuenta la naturaleza jurídica del contrato ni la cuantía.

2. Mediante memorando 589 del 27 de agosto de 2010, su Despacho solicita estudiar nuevamente el concepto No. 30, emitido mediante memorando 729 de 2010, a fin de establecer si para las ordenes contractuales de mínima de (sic) corta duración y memores que adelante la Universidad, es necesario la expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal previo a realizar la invitación entendida como el proceso mediante el cual la Universidad requiere a los proveedores para la presentación de ofertas o propuestas que se ajusten a sus necesidades, por lo que en ese momento precontractual la Universidad Nacional de Colombia no adquiere compromiso.

PROBLEMA JURÍDICO

¿El Certificado de Disponibilidad Presupuestal para las Órdenes Contractuales Mínimas de Corta Duración y Ordenes Contractuales Menores se debe expedir antes de la invitación a presentar oferta o propuesta?

TESIS JURÍDICA

No, el Certificado de Disponibilidad Presupuestal, se debe expedir antes de adquirir el compromiso por parte de la Universidad Nacional de Colombia.

1. El Acuerdo 002 de 2008, "Por el cual se adopta el régimen que contiene las normas generales de los acuerdos de voluntades en la Universidad Nacional de Colombia", determina en su artículo 2 que "Para el cumplimiento de sus fines, misión y funciones, la Universidad puede celebrar toda clase de acuerdos, convenios, contratos y órdenes contractuales con entidades públicas y privadas, personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, según las disposiciones contenidas en el presente Acuerdo y, en los casos en que sea pertinente y aplicable, las reglamentaciones expedidas por la Universidad, las normas de ciencia y tecnología, las normas del derecho privado o las demás que regulen este tema de manera específica". Así mismo consagra en su artículo 3, que "Con fundamento en la autonomía universitaria y en cumplimiento de los mandatos constitucionales y legales, los acuerdos de voluntades en los que sea parte la Universidad se adelantarán con base en los siguientes principios: (...)

c. Eficacia: La finalidad de los acuerdos de voluntades que adelante la Universidad es satisfacer las necesidades y los requerimientos de la entidad, para lo cual hará uso de los medios y las herramientas pertinentes. No se exigirán requisitos ni formalidades diferentes a los establecidos en la presente normatividad o en la Ley y se procurará evitar los obstáculos puramente formales que impidan tomar decisiones que satisfagan los fines institucionales.

d. Economía y celeridad: Para todo acuerdo de voluntades, se hará uso eficiente de los recursos de la Universidad, sin dilaciones ni retrasos, de manera que las etapas y los trámites se adelanten con austeridad de tiempo y medios, buscando garantizar la continua prestación del servicio. (...)"

Igualmente a través de su artículo 11, autoriza al "Rector para que, sin perjuicio de sus facultades legales y estatutarias, reglamente y adopte las medidas necesarias para la adecuada y ágil aplicación del presente Acuerdo."

2. Mediante la Resolución No. 1952 del 22 de Diciembre de 2008, la cual rigió a partir del 01 de enero de 2009, el Rector de la universidad Nacional de Colombia, adoptó el Manual de Convenios y Contratos de la Universidad.

3. En la parte I, Definiciones, de la Resolución 1952 de 2008, se define:

3.1. El certificado de disponibilidad presupuestal, como "(...) el documento expedido por el jefe de presupuesto o por quien haga sus veces, con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos con cargo al presupuesto de la respectiva vigencia fiscal. Este documento afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso.

Pera iniciar cualquier compromiso o acuerdo de voluntades en el que se comprometa el presupuesto de la Universidad, se debe contar previamente con el certificado de disponibilidad presupuestal". (El subrayado es nuestro).

3.2. La invitación como "(...) el proceso mediante el cual la Universidad requiere a los proveedores para la presentación de oferta o propuestas que se ajusten a sus necesidades.

Las formas de invitación a presentar ofertas o propuestas son:

1. Invitación pública: Es la convocatoria dirigida al público en general a través de la página Web de la Universidad o de los medios masivos de comunicación, nacionales o internacionales, para dar a conocer el pliego de condiciones que regirá el proceso de selección del contratista.

2. Invitación directa: Es la convocatoria dirigida a una o varias personas naturales o jurídicas determinadas, para que con base en los requisitos y condiciones exigidos por la Universidad, presenten una oferta o propuesta susceptible de ser seleccionada para la celebración de un acuerdo de voluntades. (...)"

3.3. La Justificación de las órdenes contractuales o contratos como "(...) la descripción precisa y detallada de las razones que tiene el solicitante para la adquisición de un bien o un servicio, dada su conveniencia institucional, su correspondencia con un proyecto específico, con el presupuesto aprobado para el mismo y los motivos que conlleven a la invitación y selección directa cuando sea el caso."

3.4. La oferta y/o propuesta como "(...) las condiciones técnicas, de valor y plazo, en las cuales un proveedor ofrece un bien o servicio determinado. Bajo este criterio se incluye las ofertas o propuestas escritas o verbales."

3.5. Las partes como "(...) las personas naturales o jurídicas que contraen compromisos, derechos y obligaciones en virtud de la celebración de un acuerdo de voluntades." (El subrayado es nuestro).

4. En la parte III, La Universidad Nacional de Colombia como contratante, título I, capítulo III y IV, se consagra todo lo relacionado con las características, requisitos para el trámite, Invitación a presentar oferta o propuesta, solicitud de contratación, evaluación y selección del contratista y requisito de perfeccionamiento, legalización y ejecución de las órdenes contractuales mínimas de corta duración y menores.

5. En estas órdenes contractuales mínimas de corta duración se determina en el artículo 19 que son requisitos para el trámite, la solicitud de contratación y el Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Así mismo determina en el artículo 20 que "Para la elaboración de órdenes contractuales mínimas de corta duración, el servidor público de la dependencia que requiere el bien o servicio a contratar podrá invitar directamente a uno o más oferentes, sin que medie documento escrito. La(s) oferta(s) o propuesta(s) podrá(n) ser formulada(s) verbalmente ante el solicitante". En el artículo 21 especifica lo relacionado con la solicitud de contratación, determinando que "La dependencia o proyecto que requiera un bien o servicio, deberá presentar la solicitud escrita ante la oficina de contratación o quien haga sus veces". El artículo 22 expresa sobre la elaboración y selección del contratista, que "El solicitante o la oficina de contratación o quien haga sus veces seleccionará de manera objetiva la oferta o propuesta más favorable para la Universidad, en términos económicos, técnicos y de tiempos de entrega o ejecución, siempre que se verifique el cumplimiento de los requisitos exigidos. Previo a la elaboración de la orden contractual, el oferente escogido deberá presentar los documentos que requiera la Universidad para su contratación, según instructivo que expida la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa."

6. Producto de la competencia otorgada a la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa, se expide la circular No. 31-S de fecha 30 de diciembre de 2008, en donde para las ordenes contractuales mínimas de corta duración aplica solo el Formato Solicitud de Orden Contractual y determina que cuando la selección del proveedor se lleve acabo por el área solicitante "(...) deberá diligenciar todos los campos según la naturaleza de la orden solicitada y adjuntar los soportes del proceso de selección. Con esa información, el área de presupuesto expedirá el CDP para que área de contratación elabore la orden contractual. Sin que sea necesario el diligenciamiento de formatos adicionales para solicitar el CDP. (...)", y cuando la selección del proveedor se lleve acabo por el área de contratación, "El área solicitante deberá diligenciar obligatoriamente y como mínimo la información requerida en los campos números 1 al 6 y el número 12. Con base en esa información, el área de contratación adelantará los trámites de invitación y selección y0 (sic) requerirá al área de presupuesto la expedición del CDP para elaborar la orden contractual". Así mismo, dentro de los listados, aplicables a la orden contractual mínima de corta duración están los listados de requisitos y documentos para el trámite de orden contractual con persona natural, jurídica y proveedor extranjero, dirigido al oferente seleccionado, el cual tiene como objetivo informar al futuro contratista cuales son los documentos que debe presentar para la elaboración de la orden contractual y que el responsable de la selección, con base en los formatos, informara al contratista sobre los documentos requeridos.

7. Para las órdenes contractuales menores, el artículo 26 determina como requisito para trámite el Certificado de Disponibilidad Presupuestal; el artículo 27 que es la solicitud de contratación y que debe contener; el artículo 28 como se realiza la invitación a presentar ofertas o propuestas, y el artículo 29 consagra la evaluación de las ofertas o propuestas y la selección del contratista, especificando que el "jefe de contratación o quien haga sus veces requerirá al proponente seleccionado a través de cualquier medio escrito, para suscribir la orden contractual (...)" y que el "oferente seleccionado deberá presentar los documentos que requiera la Universidad para su contratación, según instructivo que expida la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa."

8. Mediante la circular No. 31-S del 30 de diciembre de 2008, la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa, determinó para el trámite de Órdenes Contractuales Menores, la utilización del formato de Invitación Directa a Presentar oferta para Orden Contractual, exceptuando su aplicación en los casos de invitación verbal previstos en el artículo 28 del Manual de Convenios y Contractos; el Formato Solicitud de Orden Contractual, y el Formato Comunicación de Asignación de Orden Contractual o Contrato.

A su vez especificó la utilización de los listados de requisitos y documentos para el trámite de Orden Contractual con persona natural, jurídica y proveedor extranjero.

9. El artículo 71 del Decreto 111 de 1996, estatuto orgánico del presupuesto, consagra "Todos los actos administrativos que afecten las apropiaciones presupuestales deberán contar con certificados de disponibilidad previos que garanticen la existencia de apropiación suficiente para atender estos gastos".

10. Como consecuencia de la normatividad anterior, se observa que:

10.1. La exigencia de la disponibilidad presupuestal previa, según la definición estipulada tanto en la norma presupuestal como en la norma interna de la Universidad, se da previo al compromiso adquirido por la Universidad y la afectación de las apropiaciones presupuestales.

10.2 La Universidad adquiere el compromiso una vez le comunica al oferente o proponente la aceptación de la oferta o la propuesta o su selección para que suscriba el contrato.

10.3. En la Orden Contractual Mínima de Corta Duración, puede interpretarse que el compromiso se adquiere cuando el ordenador del gasto la suscribe con lo que se configura la aceptación de la oferta o propuesta, momento posterior a la solicitud de contratación y de la expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

10.4. En la Orden Contractual Menor el compromiso se adquiere cuando el jefe de contratación o quien haga sus veces requiera al proponente seleccionado a través de cualquier medio escrito, para seleccionar la orden contractual, momento posterior a la solicitud de contratación y del Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

CONCLUSIÓN

- Según la interpretación armónica de la norma que rige la contratación en la Universidad Nacional de Colombia (Resolución 1952 del 22 de diciembre de 2008, Manual de Convenios y Contratos de la Universidad), el Certificado de Disponibilidad Presupuestal, para las Ordenes Contractuales Mínimas de Corta Duración y las Ordenes Contractuales Menores, se debe tener previo a adquirir el compromiso.

- Para las Ordenes Contractuales Mínimas de Corta Duración y las Ordenes Contractuales Menores, el compromiso se adquiere para las primeras cuando el ordenador del gasto firma la orden en aceptación de la oferta o propuesta y para las segundas cuando se le requiere al oferente o proponente seleccionado a través de cualquier medio escrito, que suscriba la orden contractual, momentos para los cuales ya existe un Certificado de Disponibilidad Presupuestal, cumpliéndose así la exigencia de poseer un Certificado de Disponibilidad Presupuestal previo al compromiso.

- Los trámites adelantados para la invitación a presentar oferta o propuesta, son actos previos a adquirir el compromiso según lo determinado por la norma interna de la Universidad Nacional de Colombia, la cual se expidió con el propósito de cumplir los principios de eficacia y economía y celeridad, no trasgrediendo con esto ni la norma interna de poseer un certificado de Disponibilidad Presupuestal previo a adquirir el compromiso.

- No obstante para las Ordenes Contractuales Mínimas de Corta Duración y las Ordenes Contractuales Menores solo se exige antes de adquirir el compromiso (cuando el ordenador del gasto la suscribe con lo que se configura la aceptación de la oferta o propuesta, momento posterior a la solicitud de contratación y de la expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal y cuando el jefe de contratación o quien haga sus veces requiera al proponente seleccionado a través de cualquier medio escrito, para seleccionar la orden contractual, momento posterior a la solicitud de contratación y del Certificado de Disponibilidad Presupuestal), para las demás formas de contratación si se debe expedir previo a la invitación según lo determinado en la Resolución 1952 del 22 de diciembre de 2008, Manual de Convenios y Contratos de la Universidad Nacional de Colombia.

- Al haberse incluido el tema en la norma interna de la Universidad, no es necesario aplicar por analogía otras normas que rigen la materia, más aun cuando estas no se encuentran en contradicción.

- La norma presupuestal exige que este tiene que ser previo a afectar las apropiaciones presupuestales, lo cual sucede en estos casos, pues se estarían afectando estas con el compromiso por parte de la Universidad, Momento en el cual ya se tendría el Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

Este concepto se absuelve en los términos del Artículo 25 del Código Contencioso Administrativo y conlleva una función orientadora, cuyo propósito no es generar deberes u obligaciones ni otorgar derechos, por lo cual el interesado tiene la opción de acogerlo o no. Así mismo se manifiesta que se expide como complemento del concepto No. 30 expedido por esta oficina el 9 de julio de 2010, en el sentido de precisarlo.

Cordialmente,

MARÍA MERCEDES MEDINA OROZCO

Jefe Oficina Jurídica Nacional