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  Circular 20 de 2012 Gerencia Nacional Financiera y Administrativa
 
  Fecha de Expedición: 24/10/2012  
  Fecha de Entrada en Vigencia:
 
  Medio de Publicación:

 
  Sistema de Información Normativa, Jurisprudencial y de Conceptos "Régimen Legal" - Universidad Nacional de Colombia
 

 

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GNFA-

GERENCIA NACIONAL FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA

CIRCULAR No. 020 DE 2012

PARA:

DIRECTORA DE GESTION SEDE BOGOTÁ, DIRECTORES ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS DE SEDE, DIRECTORA NACIONAL DE TALENTO HUMANO, DIRECTORES DE SEDE DE PRESENCIA NACIONAL, JEFES FINANCIEROS O QUIEN HAGA SUS VECES EN LAS SEDES, GERENTE Y DIRECTORES DE UNISALUD Y FONDO PENSIONAL, DIRECTORES DE LA EDITORIAL Y UNIMEDIOS.

ASUNTO:

CIERRE VIGENCIA FISCAL 2012

FECHA:

Octubre 24 de 2012

Con el fin de garantizar un adecuado cierre financiero para la vigencia 2012, asegurar la entrega oportuna de la información a los diferentes entes de control, e iniciar la ejecución de la vigencia 2013, atentamente comunicamos los aspectos financieros y administrativos que deben tener en cuenta en las diferentes áreas, así:

1. AREA DE PRESUPUESTO

1.1. ASPECTOS GENERALES

Para elaborar el cierre del presupuesto de la vigencia 2012 deben consultar el procedimiento "Cerrar Presupuesto" (U-PR-12.001.017) que se encuentra publicado en la página de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa, www.gerencia.unal.edu.co, en el Macroproceso de Gestión Administrativa y Financiera, proceso de presupuesto, subproceso Ejecutar los Gastos

También es importante tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

a. Las sedes deben reintegrar en la cuenta de ahorros del Banco de Occidente número 20083036-2 del Nivel Nacional, las partidas no ejecutadas de gastos de personal financiados con aportes de la Nación, a las cuales el Nivel Nacional les haya asignado PAC y realizado el correspondiente giro. El plazo para realizar este reintegro es hasta el penúltimo día hábil bancario que determina la Superintendencia Financiera. Esta operación se realiza con el fin de constituir el excedente financiero para apalancar gastos de funcionamiento para la siguiente vigencia.3

b. Los saldos de apropiaciones sin ejecutar de proyectos de inversión de gestión y de soporte institucional, correspondientes a los proyectos de investigación y de extensión a través de convocatorias, financiados con aportes de la Nación deben consignarse en las cuentas de recursos propios de la sede, en la empresa correspondiente (Nivel Central o UGI) a más tardar el penúltimo día hábil bancario que determine la Superintendencia Financiera. Esta operación se realiza con el fin de constituir el excedente financiero para apalancar los proyectos de inversión e incorporarlos al presupuesto de la siguiente vigencia fiscal.

c. Al cierre de la vigencia, se anularán los saldos de los compromisos única y exclusivamente que así lo indiquen las actas de liquidación de contratos y de órdenes contractuales. En los demás compromisos, se anularán los saldos con el acto administrativo debidamente suscrito por el ordenador del gasto correspondiente.

d. Las reservas presupuestales deben ser constituidas únicamente con los compromisos debidamente perfeccionados. En ningún caso se deben constituir reservas solamente con la expedición del certificado de disponibilidad presupuestal.

e. Los ordenadores del gasto autorizarán adquisiciones de bienes y servicios de acuerdo con el cronograma establecido para el cierre de la vigencia en cada una de las sedes y unidades especiales, teniendo en cuenta el cierre de actividades relacionadas con la recepción de mercancías o liquidación de pedidos en cada uno de los almacenes.

f. La áreas de presupuesto deben reportar a las oficinas de contratación, los listados de los saldos de las reservas presupuestales y cuentas por pagar del 2011, para que éstos con los directores de proyecto se encarguen de hacer el seguimiento de los compromisos pendientes de pago y definir si se pagan o se cancelan de oficio, e informar a las oficinas de presupuesto. Lo anterior teniendo en cuenta que al cierre de la vigencia fiscal 2012, las reservas presupuestales y cuentas por pagar no canceladas expiran sin excepción.

g. Es importante que se efectúe una revisión previa al cierre de la vigencia 2012 de los listados de reservas presupuestales que se están constituyendo, contra los documentos que les sirven de soporte, y verificar que éstos cumplan con la totalidad de los requisitos legales.

1.2. PRESENTACIÓN DE INFORMES

Los informes de cierre presupuestal de la vigencia fiscal de 2012, correspondientes a las sedes y unidades especiales, deben rendirse a la División Nacional de Presupuesto así:

a. Reservas presupuestales no ejecutadas de la vigencia 2011: Corresponde al acta de anulación de saldos de reservas presupuestales no ejecutadas, la cual debe estar refrendada por el ordenador del gasto y el jefe de presupuesto o quien haga sus veces.

b. Constitución de reservas presupuestales vigencia 2012: Corresponde a la relación que genera el SGF - QUIPU, donde se indica el tipo y número de documento, el recurso, el beneficiario, valor y saldo. (Módulo presupuesto - reportes - operativo - control de documentos - reservas presupuestales y cuentas por pagar).

Este informe debe enviarse a la División Nacional de Presupuesto refrendado por el ordenador del gasto y el jefe de presupuesto o quien haga sus veces, teniendo en cuenta que es responsabilidad de éstos la constitución de las reservas presupuestales. No es necesario anexar a este informe copia de las órdenes contractuales respectivas o de los actos administrativos que afecten el presupuesto, ya que la División Nacional de Presupuesto únicamente es responsable de consolidar la información.

c. Constitución de cuentas por pagar vigencia 2012: Corresponde al reporte que genera el SGF - QUIPU, en donde se indica el tipo y número de documento, el recurso, el beneficiario, el valor y el saldo. (Módulo presupuesto - reportes - operativo - control de documentos - reservas presupuestales y cuentas por pagar).

Esta relación debe enviarse a la División Nacional de Presupuesto refrendada por el ordenador del gasto y el tesorero, teniendo en cuenta que es responsabilidad la constitución de las cuentas por pagar. No es necesario anexar a este informe copia de las órdenes de pago y de los soportes correspondientes ya que la División Nacional de Presupuesto únicamente es responsable de consolidar la información.

d. Ejecución del presupuesto de ingresos y gastos vigencia 2012: Corresponde al informe de ejecución del presupuesto de ingresos y gastos que genera el SGF - QUIPU por el módulo de presupuesto (Reportes - consolidados - Resolución 36 - Ingresos, Gastos y Reservas). Este informe debe ser enviado una vez validadas las cuentas cero a la División Nacional de Presupuesto refrendado por el Director Administrativo o Financiero y el Jefe de Presupuesto o quién haga sus veces.

Las sedes y unidades especiales deben enviar la anterior información mediante archivos planos por correo electrónico a la dirección electrónica divnalpre_nal@unal.edu.co, igualmente remitir en medio físico los originales debidamente refrendados, no se reciben informes por fax ni escaneados. Solamente se da por recibida la información de la sede o Unidad especial cuando se reciban los informes físicos, por cuanto estos documentos hacen parte del soporte que se entrega a la Auditoría que hace la Contraloría General de la República en la primera semana de enero de 2013.

1.3. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DE CIERRE - VIGENCIA 2012

CONCEPTO

FECHA

Últimos Traslados presupuestales de la vigencia relacionados con Gastos de Personal, Gastos Generales y Transferencias.

9 de noviembre de 2012

Reporte de la nómina de la prima de navidad por parte de las oficinas de personal a las áreas financieras

5 de diciembre de 2012

Reporte de las nóminas diferentes a la prima de navidad por parte de las oficinas de personal de las áreas financieras.

13 de diciembre de 2012

Reporte del informe de las cesantías e intereses a las cesantías de la vigencia 2012, consolidado y por sedes separando las cesantías de los intereses por cada uno de los fondos y cesantías, además indicando el valor correspondiente al personal supernumerario.

21 de diciembre de 2012

Reporte de los Informes de ejecución de (sic) presupuestal de la vigencia 2012.

8 de enero de 2013

2. AREA DE TESORERIA

2.1. ASPECTOS GENERALES

a. En cumplimiento del artículo 3 de la Resolución de Rectoría No. 079 del 27 de enero de 2012, a más tardar el 19 de diciembre de 2012, las cajas menores deberán quedar legalizadas definitivamente y se deben reintegrar los saldos a la tesorería para la respectiva afectación presupuestal. Los responsables de cajas menores que se manejan con cuenta bancaria deben entregar a la respectiva tesorería mediante acta, los cheques sin utilizar al finalizar la vigencia y la conciliación bancaria.

b. Los avances no legalizados antes de la fecha de giro de nómina del mes de diciembre de 2012, serán descontados del pago al funcionario responsable del avance, previa verificación de la capacidad de endeudamiento por parte de la Oficina de Personal y se informará a la Oficina de Control Interno Disciplinario, para lo de su competencia, de conformidad con la resolución de Rectoría 1566 del 14 de octubre de 2009 y la autorización de descuento de nómina, a excepción de los casos autorizados expresamente en el artículo 57 de esta resolución.

c. Para avances relacionados con adquisiciones, se debe tener en cuenta la fecha de cierre de actividades de los almacenes, de tal manera que su legalización se realice de manera oportuna y antes de dicho cierre.

d. Las sedes establecerán en sus cronogramas las fechas para la recepción de facturas en el almacén y la fecha máxima para entrega de órdenes de alta en la tesorería o dependencia que haga sus veces, para el respectivo trámite de pago.

e. Las dependencias encargadas de recibir documentos para pago en cada Sede o Unidad Especial establecerán la fecha límite para radicar las constancias de cumplimiento y demás documentos soportes de pago, de tal manera que se garantice, entre otros, la liquidación y pago de las ordenes contractuales de prestación de servicios a las cuales aplica el artículo 13 de la Ley 1527 de 2012 y decreto reglamentario 1950 del 19 de septiembre de 2012.

f. Para las dependencias del Nivel Nacional y en conformidad con la Circular 001 del 12 de enero de 2012, la fecha límite de radicación de documentos para pago en la División Nacional de Tesorería es el 14 de diciembre de 2012.

g. El valor generado por concepto del gravamen a los movimientos financieros debitado por las entidades bancarias durante la vigencia 2012, debe quedar registrado presupuestal y contablemente a 31 de diciembre de 2012.

2.2. INFORMES DE TESORERÍA

Los siguientes informes de tesorería deben ser entregados de conformidad con lo establecido en la Circular de la División Nacional de Tesorería No. 03 del 16 de enero de 2012, así:

INFORME

FECHA

Colciencias

8 de enero de 2013

Paz y Salvo de aportes y parafiscales

8 de enero de 2013

Retención en la Fuente e IVA

9 de enero de 2013

Retención Impuesto de Industria y Comercio - ICA

11 de enero de 2013

Conciliaciones Bancarias

11 de enero de 2013

Contribución especial sobre contratos de obra

11 de enero de 2013

3. ÁREA DE CONTABILIDAD

3.1. DIRECTRICES GENERALES PARA EL CIERRE CONTABLE 2012

a. Verificar el cumplimiento de las metas propuestas para subsanar los hallazgos e inconsistencias presentados por los entes de control externos e internos, a través del Plan de Mejoramiento suscrito con la Contraloría General de la República, los Informes de Control Interno y el Informe a la Cámara de Representantes.

b. Revisar que la información contable cumpla con lo establecido en la tabla de estándares mínimos de validación contable por empresa.

c. Informar en las Notas a los Estados Financieros, (si es necesario en un capítulo especial), los hechos financieros, económicos y sociales relevantes, así como los aspectos de difícil representación o medición cuantitativa, que han afectado o puedan afectar la consistencia y razonabilidad de la información.

d. Realizar la distribución entre porción corriente y no corriente teniendo en cuenta las indicaciones impartidas en el régimen de contabilidad pública y el formato corriente y no corriente:

e. Coordinar con las dependencias que generan o suministran información al proceso contable y establecer los mecanismos de comunicación para la entrega oportuna de la misma así:

i. Tesorería: Dar prioridad al trámite, pago y consignación de las operaciones relacionadas con vinculados económicos y transferencias y efectuar la conciliación para el cierre de la vigencia.

ii. Presupuesto: Conciliar las cuentas ingresos contables del PAC contra los ingresos presupuestales. De igual manera revisar la conciliación de cuentas cero.

iii. Inventarios de bienes producidos: Verificar que se haya realizado el inventario de publicaciones y demás bienes producidos para la venta.

iv. Almacén y Activos Fijos: Elaborar y verificar conciliación de los bienes en bodega.

v. Promoción estudiantil: Elaborar conciliación del préstamo a estudiantes y verificar la provisión realizada a dicha cartera.

vi. Jurídica: Conciliar la información de sentencias de los estados contables contra la información reportada por las áreas jurídicas.

Enviar los formatos establecidos en el numeral 2 del Instructivo "Revisión y análisis de la información financiera" (U-IN-12.005.002) del subproceso "Realizar seguimiento a la información financiera" del proceso contable, según el siguiente cronograma.

2- CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DE CIERRE - VIGENCIA 2012

Actividad

Fecha

Responsable

1

Archivo preliminar diciembre de 2012 (*).

Enero 14 de 2013

Áreas contables Sedes y/o unidades especiales

2

Archivo definitivo diciembre de 2012

Formato corriente y no corriente.

Enero 21 de 2013

Áreas contables Sedes y/o unidades especiales

3

Archivo notas a los estados contables y Análisis Horizontal y Vertical.

Enero 25 de 2013

Áreas contables Sedes y/o unidades

4

Entrega Anexo 2 - Detalle de información contable.

Enero 25 de 2013

Áreas contables Sedes y/o unidades

5

Actualización y Recepción de informes de otras áreas en CHIP Local .

Presupuesto - Resolución Orgánica 5993 de septiembre de 2008

Control Interno Contable - Resolución 357 de julio de 2008.

Enero 25 de 2013

Febrero 08 de 2013

División Nacional de Presupuesto

Oficina Nacional de Control Interno

6

Informe de Recursos del balance (Formato Recursos del balance presupuesto Anexo 2).

Febrero 25 de 2013

Áreas contables Sedes y/o unidades

(*) Se solicita elaborar las notas a los estados contables con las cifras del informe preliminar a fin de que en la entrega del archivo definitivo se ajuste y se envíen oportunamente.

Las inquietudes referidas a cada una de las áreas serán atendidas a través de los siguientes correos electrónicos y teléfonos.

Dependencia

Correo electrónico

Extensiones

División Nacional de Presupuesto

divnalpre_nal@unal.edu.co

18260, 18129

División Nacional de Tesorería

divnact_nal@unal.edu.co

18231, 18315

División Nacional de Servicios Administrativos

uninalsa_nal@unal.edu.co

18155

División Nacional de Contabilidad

divnacc_nal@unal.edu.co

18162

Cordial saludo,

GERARDO ERNESTO MEJIA ALFARO

Gerente Nacional Financiero y Administrativo