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  Resolución 1465 de 2013 Rectoría
 
  Fecha de Expedición: 27/12/2013  
  Fecha de Entrada en Vigencia: 27/12/2013
 
  Medio de Publicación:

 
  Sistema de Información Normativa, Jurispridencial y de Conceptos "Régimen Legal" - Universidad Nacional de Colombia
 

 

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RESOLUCIÓN 1465 DE 2013

(27 de diciembre)

"Por la cual se adopta el Reglamento Interno de Cartera de la Universidad Nacional de Colombia"

EL RECTOR DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

En uso de sus facultades legales y estatuarias, y

CONSIDERANDO

Que es función del Rector "expedir las reglamentaciones y los actos administrativos que sean necesarios para el cumplimiento de la misión de la Universidad, y que no sean competencia de otra autoridad universitaria" de conformidad con el numeral 18, del artículo 16 del Acuerdo del Consejo Superior Universitario No. 11 de 2005 (Estatuto General).

Que el artículo 8° del Decreto 1210 de 1993 consagra que la Universidad Nacional de Colombia tiene autonomía para usar, gozar y disponer de los bienes y rentas que conforman su patrimonio; en tal sentido, se considera relevante adoptar un Reglamento Interno de Cartera para la Universidad.

Que mediante Resolución de Rectoría No. 511 de 2007 se adoptó el Reglamento Interno de Cartera de la Universidad Nacional de Colombia, en el cual se establecen las políticas y procedimientos para el recaudo de cartera.

Que dada la dinámica de la Universidad, es necesario expedir un nuevo Reglamento Interno de Cartera que defina los lineamientos generales para la gestión de cartera en la Universidad Nacional de Colombia, e integre diversas circunstancias no definidas en el reglamento actual.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE

ARTÍCULO 1. Adoptar el Reglamento Interno de Cartera de la Universidad Nacional de Colombia, el cual hace parte integral de la presente resolución.

ARTÍCULO 2. La presente resolución entra en vigencia desde la fecha de su expedición. Sin embargo, produce efectos a partir del cumplimiento de los (6) meses siguientes contados desde su vigencia.

ARTÍCULO  3. La presente resolución deroga las Resoluciones de Rectoría Nos. 55 y 511 de 2007 y el Título Tercero de la Resolución de Rectoría No. 141 de 2007, así como las disposiciones que le sean contrarias.

ARTÍCULO 4. Se ordena la publicación de esta Resolución en el Régimen Normativo, Jurisprudencial y de Conceptos- Régimen Legal de la Universidad Nacional de Colombia, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 7 del Acuerdo 70 de 2012 del Consejo Superior Universitario.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá D.C., a los 27 días del mes de diciembre de 2013.

IGNACIO MANTILLA PRADA

Rector

 

REGLAMENTO INTERNO DE CARTERA

Adoptado mediante Resolución de Rectoría No. 1465 del 27 de diciembre de 2013

CONTENIDO

TÍTULO I

DISPOSICIONES GENERALES

CAPÍTULO I

OBJETO Y ALCANCE DEL REGLAMENTO

CAPÍTULO I

DEFINICIONES

TÍTULO II

CLASIFICACIÓN DE LA CARTERA Y DE LA GESTIÓN DE COBRO

TÍTULO IIII

OBLIGACIONES DINERARIAS Y GESTION DE COBRO

CAPÍTULO I

DE VENTAS A CREDITO

CAPÍTULO II

DE ESTUDIANTES ACTIVOS, RETIRADOS O EGRESADOS

CAPÍTULO III

DE SERVIDORES PÚBLICOS

CAPITULO IV

GENERADAS EN VIRTUD DE CONTRATOS O CONVENIOS

CAPITULO V

GENERADAS POR OTRAS CAUSAS

CAPÍTULO VI

DISPOSICIONES COMUNES A LA GESTIÓN DE COBRO PERSUASIVO

CAPITULO VII

DE SANCIONES DISCIPLINARIAS

CAPITULO VIII

DE CUOTAS PARTES PENSIONALES

TÍTULO IV

ACUERDOS DE PAGO

TÍTULO V

CASTIGO DE CARTERA

TÍTULO VI

DISPOSICIONES FINALES

TÍTULO I

DISPOSICIONES GENERALES

CAPÍTULO I

OBJETO Y ALCANCE DEL REGLAMENTO

ARTÍCULO 1. El presente reglamento tiene por objeto definir los lineamientos generales para la gestión de cartera en la Universidad Nacional de Colombia, en virtud de su autonomía.

Su aplicación se regirá por los principios de autonomía, dirección, transparencia, información y comunicación, economía y ética, consagrados los Acuerdos del Consejo Superior Universitario No. 011 del 2005 y No. 2 del 2008 o disposiciones que lo modifiquen, adicionen o subroguen.

ARTÍCULO 2. De acuerdo con las necesidades de la Universidad Nacional de Colombia y previo análisis de conveniencia institucional, se podrán celebrar convenios o contratos con oficinas de cobranza para la venta y el manejo de la cartera, así como con centrales de riesgo para el reporte de información financiera.

Al interior de la Universidad y en tanto su estructura lo permita, se podrá manejar la cartera de manera concentrada en el nivel nacional y/o en cada una de sus sedes de acuerdo con los lineamientos establecidos por la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa y previo concepto de las áreas que ella considere.

ARTÍCULO 3. En desarrollo del primer inciso del artículo anterior, hasta tanto el Consejo Superior Universitario expida el régimen pertinente sobre los aspectos financieros generales de la Universidad, el análisis de conveniencia institucional se efectuará por medio de conceptos de las áreas financieras, jurídicas y de talento humano o personal, adscritos a los respectivos Niveles Nacional y de Sedes y Unisalud, según sea el caso.

ARTÍCULO 4. No se rige por el presente reglamento el reintegro de sumas de dinero pagadas a personas jurídicas por concepto de aportes de seguridad social e incapacidades de servidores públicos, lo cual se regirá por las normas que regulan la materia a nivel nacional.

La facturación y gestiones de cobro de los servicios de salud prestados por la Universidad o por UNISALUD se regirán por el Decreto 4747 de 2007. Lo anterior, sin perjuicio de que pueda acogerse a lo indicado en el presente reglamento en lo pertinente. En todo caso, la expedición de facturas y cuentas de cobro de servicios de salud estará a cargo de los respectivos Tesoreros o quien haga sus veces y en su ausencia el Jefe Financiero o quien haga sus veces, según sea el caso.

ARTÍCULO 5. Las obligaciones y los procedimientos de cobro preventivo, persuasivo o jurídico, así como los acuerdos de pago de préstamo estudiantil y/o préstamo beca, serán definidos con base en la reglamentación prevista para cada modalidad de apoyo económico, sin perjuicio de que puedan acogerse a los indicados en el presente reglamento en lo pertinente. Circunstancia que deberá definirse en los procedimientos adoptados por la Dirección Nacional de Bienestar Universitario conforme al artículo 58 del presente reglamento.

El castigo de cartera del préstamo beca y/o préstamo estudiantil, se regirá por los criterios establecidos en el presente reglamento.

CAPÍTULO II

DEFINICIONES

ARTÍCULO 6. Para efectos de aplicación del presente reglamento se adoptan los siguientes conceptos básicos:

a. Acuerdo de pago: Es el acuerdo de voluntades suscrito entre un deudor y la universidad cuyo objeto está orientado a reestructurar el pago de una obligación dineraria, a efecto de mejorar las condiciones de pago del deudor.

b. Bienes: Productos tangibles e intangibles generados por la Universidad y que son susceptibles de venta.

c. Cartera: Es el conjunto de los derechos y obligaciones económicas adquiridas a favor de la Universidad en el desarrollo de todas sus operaciones.

d. Castigo de cartera: Es el procedimiento contable mediante el cual una vez provisionada la cartera, la Entidad decide sanear los estados financieros.

e. Central de riesgo: Es una entidad que recopila información sobre la situación crediticia general e histórica, positiva y negativa de los clientes de cada entidad, y que se pone a su servicio, previa autorización escrita y voluntaria del usuario.

f. Cláusula aceleratoria: Facultad de la Universidad o en general del tenedor de un título valor, para declarar anticipadamente el vencimiento de una obligación a causa del incumplimiento por parte del deudor, exigiendo el pago del monto total de la obligación de manera inmediata y dejando sin efecto el plazo inicialmente convenido. Dicha cláusula deberá estar explícita en el contenido del titulo valor.

g. Contrato: Acuerdo de dos o más voluntades tendiente a la producción de efectos jurídicos queridos por las partes y que para efectos del presente reglamento se considera título que presta mérito ejecutivo junto con el acto administrativo que impone la obligación.

h. Cuotas partes: Porcentaje de una pensión reconocida y pagada en su totalidad por la Universidad, que se debe recobrar a otra entidad obligada a concurrir en el pago en proporción al tiempo laborado o cotizado por el pensionado, conforme al acto administrativo de reconocimiento del derecho pensional. Es una obligación de tracto sucesivo que se debe cumplir mientras el pensionado y sus beneficiarios con derecho sobrevivan.

i. Deudor: Es el extremo pasivo de la relación obligacional. Para efectos del presente reglamento, corresponde a la persona natural o jurídica que ha adquirido un vínculo jurídico con la Universidad Nacional de Colombia en virtud del cual se encuentra en el deber de entregar a ésta una suma de dinero determinada o determinable, dentro de un plazo definido y bajo las condiciones que la ley, el reglamento, un acto administrativo o un contrato estipulen. 

j. Documento de Compromiso: Es aquel documento mediante el cual una persona jurídica pública o privada, se compromete con la Universidad a pagar un monto, por un concepto y en una fecha determinada.

k. Documento Equivalente: Es un título valor que la Universidad expide para el cobro de determinadas obligaciones y que se entrega o remite a quien tiene la obligación de pago, el cual debe cumplir con los requisitos de ley, del Decreto Reglamentario 1165 de 1996, o las normas que las adicionen, modifique o subroguen, dando estricto cumplimiento a las fechas de pago establecidas en el mismo. Esta denominación incluye los recibos de matrícula y las cuentas de cobro.

l. Estudiante activo, retirado o egresado deudores: Son aquellos que en virtud de la relación académica con la Universidad, han adquirido la obligación de pagar por los diferentes servicios que la Institución le prestó, tales como, biblioteca, laboratorios, salud, matricula, derechos académicos y todos sus costos asociados, entre otros. Entiéndase por retirado aquel que ha perdido la calidad de estudiante de la Universidad.

m. Factura de venta: Es un título valor que la Universidad como vendedor o prestador de un bien o servicio podrá librar y entregar o remitir al comprador o adquiriente, una vez se haya efectuado la entrega real y material de los bienes o la prestación efectiva de los servicios contratados.

n. Interés Moratorio: Es el valor que se cobra sobre el capital adeudado, a partir del día siguiente en que se hace exigible la obligación y, hasta la fecha de pago o, si es el caso, la de suscripción del acuerdo de pago.

o. Mandamiento de Pago: Es el acto administrativo mediante el cual el funcionario competente ordena al deudor o garante pagar a favor de la Universidad Nacional una suma líquida de dinero contenida en el título ejecutivo, así como las obligaciones accesorias.

p. Oficinas de cobranza: Persona natural o jurídica contratada por la universidad para el manejo y gestión de cobro de la cartera.

q. Pagaré: Es un título valor contentivo de la promesa incondicional hecha por escrito, por la cual una o varias personas se obligan bajo su firma para con otra a pagar a la presentación, a un término fijo o determinable, una suma cierta de dinero a la orden o al portador.

r. Servicios: Son actividades que se adelantan por la Universidad Nacional de Colombia a favor de personas naturales y/o jurídicas, en cualquiera de las modalidades de extensión establecidas en el artículo 5 del acuerdo 36 de 2009 del CSU, así como en otras modalidades mediante las cuales la Universidad contrate frente a terceros una obligación de hacer a cambio de una contraprestación.

s. Servidor público deudor: Es aquel que en vigencia de la relación laboral con la Universidad, le adeuda a la institución sumas de dinero por alguna de las causas establecidas en el presente reglamento. Entran dentro de esta denominación los empleados públicos, los trabajadores oficiales, el personal académico adscrito y no adscrito a la carrera docente, los supernumerarios, los empleados temporales y en general todas aquellas personas tengan un vínculo laboral con la Universidad.

t. Título que presta mérito ejecutivo: Documento que debe contener una obligación clara, expresa, actualmente exigible a cargo del deudor. El título ejecutivo es un documento (Por ejemplo: fallo, resolución, sentencia, factura, documento equivalente, pagaré, comunicaciones internas, etc.) o conjunto de documentos (Por ejemplo: fallos modificatorios, confirmatorios, providencias que resuelven recursos, etc.) que necesariamente deben reflejarse en un escrito, el cual debe contener la obligación de pagar una suma líquida de dinero, y provenir de un funcionario competente para expedirlo. Entran dentro de esta definición los documentos a que hace referencia el artículo 99 del la Ley 1437 de 2011 o las normas que la modifiquen, adiciones o subroguen.

u. Ventas a crédito: Son aquellas en las cuales la Universidad otorga al comprador un plazo máximo para efectuar el pago por la venta de bienes o servicios, una vez que éstos se han entregado o prestado.

TÍTULO II

CLASIFICACIÓN DE LA CARTERA Y DE LA GESTIÓN DE COBRO.

ARTÍCULO 7. De acuerdo con la antigüedad de los derechos y obligaciones económicas a favor de la Universidad y del tipo de gestión de cobro, se adopta la siguiente clasificación de la cartera en la Universidad:

a.Vigente: Deudas a favor de la Universidad cuyo plazo de pago no ha vencido y que pueden ser objeto de cobro preventivo, gestión que se concibe como el conjunto de actividades que se adelantan con el objeto de obtener el pago oportuno de las obligaciones.

b. Vencida: Deudas a favor de la Universidad que no son pagadas en el plazo establecido y que pueden ser objeto de cobro persuasivo, gestión que se concibe como el conjunto de las actividades tendientes a la obtención del pago inmediato y voluntario de la obligación vencida.

c. Morosa o de difícil recaudo: Deudas a favor de la Universidad respecto a las cuales se han agotado los recursos de la etapa de cobro persuasivo para su recuperación y a pesar de ello se persiste en el no pago; por lo que pueden ser objeto de cobro jurídico, en sede coactiva o judicial.

El cobro coactivo consiste en la facultad que tiene la Universidad de cobrar directamente las deudas a su favor, sin que medie intervención judicial, adquiriendo la doble calidad de juez y parte, cuya justificación se encuentra en la prevalencia del interés general, en cuanto dichos recursos se necesitan con urgencia para cumplir eficazmente los fines institucionales.

d. Castigada: Se refiere a deudas a favor de la Universidad cuya evaluación costo - beneficio indica que resulta más oneroso para la Universidad adelantar el respectivo procedimiento de cobro. También son aquellas declaradas como de imposible recaudo, previo análisis riguroso y siempre y cuando sobrevengan los siguientes eventos o condiciones:

e. Deudas que afecten la situación patrimonial y no representen derechos para la Universidad.

f. Deudas que no obstante su existencia, no es posible recuperarlas mediante la jurisdicción coactiva o a través de cobro judicial.

g. Deudas respecto de las cuales no es posible ejercer su cobro, por cuanto opera alguna causal relacionada con su extinción, según sea el caso.

h. Deudas que carecen de documentos soporte idóneos, a través de los cuales se puedan adelantar los procedimientos pertinentes para obtener su pago.

i. Valores respecto de los cuales no haya sido legalmente posible su imputación a alguna persona por la pérdida de los bienes o derechos que representan.

j. Cuando se compruebe de forma fehaciente la incapacidad patrimonial y económica del deudor y del codeudor que haga imposible el respaldo de la deuda.

k. Cuando el deudor y codeudor carezcan de bienes o rentas sobre las cuales se pueda efectuar medidas cautelares de embargo y secuestro.

l. Cuando al finalizar la etapa de cobro jurídico exista una sentencia definitiva en contra de la Universidad y/o se extinga la obligación por la declaratoria de desistimiento tácito.

TÍTULO III

OBLIGACIONES DINERARIAS Y GESTION DE COBRO

CAPÍTULO I

DE VENTAS A CRÉDITO

ARTÍCULO 8. La Universidad expedirá facturas cuando la obligación sea originada por la venta directa de un bien o servicio a un tercero atendiendo las siguientes condiciones:

a. El plazo máximo autorizado por la Universidad para el vencimiento de la factura por la venta de bienes y servicios es de sesenta (60) días calendario, contados a partir de la fecha de emisión de la misma, periodo en el cual no habrá lugar a cobro de intereses corrientes.

b. Con posterioridad a la fecha de vencimiento estipulada en la factura habrá lugar a intereses de mora, de acuerdo a lo dispuesto en la Ley. Podrá exceptuarse el cobro de los intereses moratorios cuando el deudor sea una persona jurídica de derecho público y se haya establecido en el contrato como condición para el pago la disponibilidad de PAC.

c. Cuando se efectúen ventas de bienes y servicios o alquiler de espacios sin contrato o convenio en una cuantía igual o inferior a un (1) SMMLV, se harán de estricto contado. No obstante, a juicio de los funcionarios responsables señalados en el artículo 10 del presente reglamento, de tratarse de un tercero con quien se ha establecido una relación constante de ventas a crédito, no aplicará esta restricción.

ARTÍCULO 9. La Universidad expedirá cuentas de cobro cuando la obligación no sea originada por la venta directa de un bien o servicio a un tercero, pero que genera una obligación de pago por parte de la persona natural o jurídica a la cual va dirigida y que cumple con los requisitos legales para constituirse en título ejecutivo como documento equivalente. En tal sentido, se pueden expedir este tipo de documentos para el cobro de servicios públicos domiciliarios en arrendamiento o alquiler de espacios, multas, ventas interdependencias y demás casos contemplados en este reglamento.

En ausencia de mención expresa de la fecha de vencimiento en la cuenta de cobro, se entenderá que debe ser pagada dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a su emisión en concordancia con lo dispuesto en el artículo 774 del Código de Comercio o las normas que lo modifiquen, adicionen o subroguen.

ARTÍCULO 10. Tratándose de facturas o cuentas de cobro, son responsables de su elaboración y firma los siguientes funcionarios:

a. En el Nivel Nacional: Jefe División Nacional de Tesorería o quien haga sus veces y en su ausencia, el Jefe de la División Nacional de Servicios Administrativos.

b. En los Fondos Especiales y el nivel central de la Sede Bogotá: Tesorero o quien haga sus veces, y en su ausencia el Jefe de Unidad o quien haga sus veces.

c. En los Fondos Especiales y el nivel central de la Sede Manizales: Tesorero o quien haga sus veces, y en su ausencia el Jefe Financiero o quien haga sus veces.

d. En los Fondos Especiales y el nivel central de la Sede Palmira: Tesorero o quien haga sus veces, y en su ausencia el Director Administrativo o quien haga sus veces.

e. En los Fondos Especiales de la Sede Medellín: El asistente administrativo o quien haga sus veces, y en su ausencia el Jefe de Cartera o quien haga sus veces.

f. En el nivel central y en el Fondo Especial del nivel central de la Sede Medellín: El jefe de cartera o quien haga sus veces, y en su ausencia el tesorero o quien haga sus veces.

g. En los fondos especiales y el nivel central de las Sedes Orinoquía, Amazonía, Caribe: Tesorero o quien haga sus veces, y en su ausencia el Asistente Administrativo o quien haga sus veces.

h. En los fondos especiales y el nivel central de la Sede Tumaco: Jefe División Nacional de Tesorería o quien haga sus veces y en su ausencia, el Jefe de la División Nacional de Servicios Administrativos

i. En la Editorial UN: Jefe Financiero o quien haga sus veces, y en su ausencia el Director.

j. En Unimedios: Tesorero o quien haga sus veces y en su ausencia el Jefe Unidad Administrativa o quien haga sus veces.

k. Fondo Pensional de la Universidad: El Director del Fondo Pensional o quien haga sus veces.

La suplencia para la elaboración y firma de facturas o cuentas de cobro, será únicamente por situaciones de ausencia justificada.

La custodia de las facturas y cuentas de cobro originales con sus respectivos soportes, estará a cargo de los responsables señalados en el presente artículo.

ARTÍCULO 11. La solicitud para la expedición de facturas o cuentas de cobro, se hará mediante solicitud escrita de los jefes de área, directores de proyectos, los supervisores o interventores de contratos de arrendamiento o alquiler de espacios de bienes inmuebles de la Universidad y/o demás funcionarios que desarrollen actividades de venta de bienes y servicios o de administración y control de espacios, dirigida al respectivo funcionario responsable señalado en el artículo anterior.

ARTÍCULO 12. De acuerdo con el origen de la obligación, los documentos que se requieren para el otorgamiento del plazo de pago y la expedición de facturas o cuentas de cobro son los siguientes:

1. Por la venta de bienes y servicios o alquiler de espacios sin contrato o convenio:

1.1 Para personas Jurídicas:

- Documento de compromiso firmado por el representante legal de la entidad o quien éste delegue. En este último caso, se debe adjuntar documento donde conste dicha delegación.

- Certificado de existencia y representación legal, expedido por la Cámara de Comercio con fecha inferior o igual a noventa (90) días calendario a su presentación.

- Documento con el nombre, número telefónico y correo electrónico del funcionario encargado de tramitar el pago de la entidad a la cual se le va a expedir la factura.

- Copia del registro presupuestal, si se trata de una entidad pública.

1.2. Para personas Naturales:

- Copia documento de identidad del deudor

- Documento suscrito por el deudor el cual debe contener nombre, dirección de domicilio, números telefónicos y correo electrónico para efectos de notificaciones. Este documento deberá tener las autorizaciones a que hace referencia la ley 1581 de 2012 y demás decretos reglamentarios para el uso y custodia de datos personales.

- Pagaré en blanco y carta de instrucciones suscritos por la persona natural.

-Certificación laboral o en caso de trabajador independiente, certificación expedida por contador público, en la cual conste ingresos mensuales superiores a tres (3) veces el valor de la deuda. Ambos documentos deben contar con vigencia no mayor a 30 días.

2. Por la venta de bienes y servicios, arrendamiento o alquiler de espacios, en virtud de un contrato o convenio:

- Copia del documento donde conste el acuerdo de voluntades y, salvo en arrendamiento o alquiler de espacios, constancia del director de proyecto que indique que la Universidad cumplió con la venta del bien y/o servicio.

3. Para el cobro de servicios públicos domiciliarios con o sin contrato de arrendamiento o alquiler:

- Liquidación efectuada por el respectivo supervisor, interventor o área a cuyo cargo se encuentre la administración o control del espacio.

4. Para las ventas de bienes y servicios interdependencias en la Universidad:

- Autorización de Transferencia Interna - ATI

ARTÍCULO 13. Para la radicación de las facturas o cuentas de cobro, deberá observarse lo siguiente:

a. La radicación debe efectuarse en concordancia con lo dispuesto en la Ley 1231 de 2008 y sus decretos reglamentarios.

b. La factura o cuenta de cobro se debe elaborar en original y dos copias. Una copia de la factura o cuenta de cobro quedará en poder del deudor y la otra en los jefes de área, directores de proyectos, los supervisores o interventores de contratos de arrendamiento o alquiler de espacios de bienes inmuebles de la Universidad y/o demás funcionarios que desarrollen actividades de venta de bienes y servicios, administración y control de espacios o que soliciten la expedición de facturas o cuentas de cobro. Y el original debe ser entregado en la respectiva dependencia del responsable señalado en el artículo 10 del presente reglamento.

c. Los funcionarios señalados en el literal anterior y que custodian una de las copias son responsables de efectuar adecuadamente la radicación de estos documentos conforme la ley ante las personas naturales o jurídicas deudoras. Los funcionarios señalados en el artículo 10 del presente reglamento serán los responsables de hacer seguimiento a dicha labor.

ARTÍCULO 14. Los respectivos funcionarios responsables señalados en el artículo 10 del presente reglamento podrán anular las facturas o cuentas de cobro en un plazo no mayor a su vencimiento y previo a su radicación, por las siguientes causales:

a. Error en la elaboración de la factura o cuenta de cobro.

b. Pérdida del original de la factura o cuenta de cobro.

c. Daño de la factura o cuenta de cobro en el momento de la impresión.

d. Situaciones ajenas a la Universidad y a la entidad deudora tales como:

- Devolución de la factura o cuenta de cobro no recibida por inconvenientes en el envío del correo certificado.

- No recibo de la factura o cuenta de cobro.

e. Solicitud expresa y escrita de los jefes de área, directores de proyectos, los supervisores o interventores de contratos de arrendamiento o alquiler de espacios de bienes inmuebles de la Universidad y/o demás funcionarios que desarrollen actividades de venta de bienes y servicios o administración y control de espacios, por situaciones internas justificables.

ARTICULO 15. En caso de que la Universidad haya entregado la factura o cuenta de cobro de manera oportuna al deudor y éste no haya gestionado el pago, la Universidad no anulará ni repetirá el documento; en este caso, envía una fotocopia del documento con la constancia del recibido y/o entrega para que se proceda al pago.

ARTÍCULO 16. En caso de pérdida del original de la factura o cuenta de cobro una vez radicados por la Universidad y sin haberse recibido pago por parte del deudor, la Universidad deberá realizar las actuaciones jurídicas necesarias para la cancelación y reposición del título valor.

ARTÍCULO 17. Las gestiones de cobro preventivo de las obligaciones dinerarias generadas según los artículos precedentes, seguirán las siguientes reglas:

1. Los jefes de área, directores de proyectos, los supervisores o interventores de contratos de arrendamiento o alquiler de espacios de bienes inmuebles de la Universidad y/o demás funcionarios que desarrollen actividades de venta de bienes y servicios, administración y control de espacios o que soliciten la expedición de facturas o cuentas de cobro, según el caso, serán los responsables de efectuar la gestión de cobro preventivo.

2. Antes de la fecha de vencimiento de la factura o cuenta de cobro o antes de la fecha de exigibilidad de la obligación, se deberá efectuar una llamada telefónica, un correo electrónico o comunicación en correo certificado al deudor, informándole que se acerca la fecha límite de pago.

3. En esta gestión se le recordará al deudor el monto de lo adeudado y se le solicitará el pago oportuno de la deuda, so pena de la causación de intereses.

ARTÍCULO 18. Las gestiones de cobro persuasivo de las obligaciones dinerarias generadas según los artículos precedentes, seguirán las siguientes reglas:

1. Los jefes de área, directores de proyectos, los supervisores o interventores de contratos de arrendamiento o alquiler de espacios de bienes inmuebles de la Universidad y/o demás funcionarios que desarrollen actividades de venta de bienes y servicios, administración y control de espacios o que soliciten la expedición de facturas o cuentas de cobro, según el caso, serán los responsables de efectuar la gestión de cobro persuasivo.

2. La gestión de cobro persuasivo tendrá un plazo máximo de sesenta (60) días calendario e inicia a partir del vencimiento de la factura o cuenta de cobro o de la fecha de exigibilidad de la obligación. Dentro de este lapso, sin que se haya efectuado el pago, se deberán enviar al menos dos (2) comunicaciones por correo certificado o por correo electrónico, requiriendo al deudor el pago inmediato de la obligación en atención a su vencimiento y recordándole que se generarán intereses moratorios hasta la fecha efectiva de pago, so pena del inicio de las acciones de cobro jurídico respectivas.

3. En el evento en que las comunicaciones sean enviadas por correo electrónico, deberá verificarse que la dirección electrónica se encuentre en alguno de los antecedentes documentales que soportan la obligación. Además se debe dejar constancia del envío del mensaje de datos.

CAPÍTULO II

DE ESTUDIANTES ACTIVOS, RETIRADOS O EGRESADOS

ARTÍCULO 19: Los pagos de matrícula, derechos académicos y demás conceptos asociados a los costos de matrícula deberán soportarse a través de recibos generados por el Sistema de Información Académica - SIA, los cuales se consideran documentos equivalentes, se regularán por la normativa académica pertinente y prestarán mérito ejecutivo.

La expedición, radicación, anulación y los requisitos de los recibos de matrícula no estarán sometidos a las normas del Capítulo I del Título III del presente reglamento.

ARTÍCULO 20. Los estudiantes activos, retirados o egresados que han recibido de la Universidad el respectivo servicio educativo o han hecho uso del derecho de matrícula, pero no han cumplido con el pago de la totalidad de los costos de matrícula, derechos académicos, derechos administrativos y/o demás conceptos asociados a estos valores en las fechas establecidas en los recibos de matrícula, adquieren obligaciones dinerarias con la Universidad y se constituirán en deudores.

Así mismo deberán constituirse en deudores por los dineros dejados de cancelar, los estudiantes activos, retirados o egresados que debido a una errónea liquidación de los costos de matrícula, derechos académicos, derechos administrativos y/o demás conceptos asociados a estos valores, hayan cancelado una suma inferior a la que realmente les corresponde según la normatividad interna de la Universidad.

Las deudas definidas en los incisos anteriores podrán incluirse en la liquidación de los recibos de posteriores matrículas, renovaciones o fraccionamientos.

PARÁGRAFO. Si la incongruencia señalada en el inciso segundo del presente artículo se hubiere detectado cuando el retirado o egresado no tuviere la calidad de estudiante o el estudiante se encuentre en su última matrícula, los funcionarios competentes de forma inmediata expedirán un recibo que deberá contener el concepto de la deuda y los valores o diferencias que no fueron pagadas.

Este documento constituirá título ejecutivo y deberá someterse al procedimiento de radicación según lo establecido en el artículo 13 del presente reglamento en lo pertinente.

ARTÍCULO 21. Tratándose de deudas que constan en recibos de matrícula, se deben indicar las fechas pago oportuno y/o pago extemporáneo en cada uno de los documentos. No operan en este caso gestiones de cobro preventivo.

ARTÍCULO 22. Las gestiones de cobro persuasivo de las obligaciones dinerarias de los estudiantes activos, retirados o egresados deudores que consten en recibos de matrícula según los artículos precedentes, seguirán las siguientes reglas:

1. Corresponde a las dependencias responsables de la liquidación del recibo de matrícula efectuar la gestión de cobro persuasivo.

2. El cobro persuasivo tendrá un plazo máximo de sesenta (60) días calendario e inicia a partir del día siguiente al vencimiento de la última fecha de pago establecida en el recibo de matrícula. Durante este lapso, sin que se haya efectuado el pago, se deberán enviar al menos dos (2) comunicaciones por correo certificado o por correo electrónico, requiriendo al deudor el pago inmediato de la obligación en atención a su vencimiento, so pena del inicio de las acciones de cobro jurídico respectivas.

3. En el evento en que las comunicaciones sean enviadas por correo electrónico, deberá verificarse que la dirección electrónica se encuentre registrada en la historia académica del estudiante. Además se debe dejar constancia del envío del mensaje de datos.

PARÁGRAFO. Las gestiones de cobro efectuadas por la Universidad se suspenderán cuando los valores adeudados hayan sido incluidos en la liquidación de los recibos de posteriores matrículas, renovaciones o fraccionamientos. De persistir el no pago, el recibo de matrícula que incluye la deuda, prestará merito ejecutivo únicamente sobre los valores correspondientes a los servicios académicos prestados, caso en el cual se inicia nuevamente el trámite de cobro a partir de la etapa persuasiva.

ARTÍCULO 23. Devienen en obligaciones dinerarias a cargo de los estudiantes activos, retirados o egresados los costos referentes a elementos de laboratorio, salud estudiantil, multas de biblioteca y aquellos bienes o servicios prestados en virtud de la relación académica con la Universidad, que no hayan sido cancelados.

Las deudas definidas en el presente artículo podrán incluirse como concepto de liquidación en los recibos de matrícula, siempre que la normatividad interna de la Universidad lo permita, caso en el cual se atenderán las reglas definidas en los artículos 20 a 22 del presente reglamento, en lo que sea pertinente. También podrán figurar estas deudas en una cuenta de cobro, caso en el cual, dicho documento estará sometido a las reglas del capítulo I del título III del presente reglamento, en aquello que sea pertinente.

PARÁGRAFO. En ningún caso una misma deuda podrá estar contenida simultáneamente en un recibo de matrícula y en una cuenta de cobro.

CAPÍTULO III

DE SERVIDORES PÚBLICOS

ARTÍCULO 24. Son servidores públicos deudores quienes le adeudan a la Universidad sumas de dinero por alguna de las causas establecidas a continuación:

a. Haber percibido sumas de dinero por concepto de salarios o prestaciones sociales, liquidadas de manera anticipada, que al momento del retiro del servidor público no pueden ser descontadas.

b. Haber recibido sumas de dinero por concepto de honorarios, salarios o prestaciones sociales, liquidadas erróneamente causando el pago de lo no debido, que deban ser reembolsadas a la Universidad.

c. Haber incumplido el plazo para legalizar avances y cajas menores otorgadas por la Universidad, que no puedan descontarse en la nómina por afectar el salario mínimo vital y móvil o que en el momento del retiro no tengan capacidad de descuento.

d. Tener saldos pendientes, por concepto de préstamo social otorgado en calidad de afiliado a UNISALUD, que al momento de su retiro no pueden ser descontados.

e. Tener saldos pendientes, por concepto de aportes de salud de UNISALUD a quienes no se les haya efectuado el respectivo descuento.

f. Saldos pendientes, por concepto de aportes de beneficiarios adicionales de UNISALUD y copagos correspondientes, a quienes han contraído el compromiso.

g. Incumplir obligaciones derivadas de un contrato de comisión de estudios.

h. Haber recibido pagos hechos en virtud de la relación laboral como salarios, prestaciones, seguridad social y demás emolumentos que no hayan sido legal o legítimamente causados.

i. Haber adquirido la obligación de reintegrar sumas de dinero por cambios de intensidad horaria, y pagos salariales sin haber prestado el servicio.

j. Cualquier tipo de obligación determinada o determinable, generada durante la relación laboral.

ARTÍCULO 25. Constituyen título ejecutivo contentivo de una obligación a cargo de los servidores públicos deudores, cualquiera de los siguientes documentos:

1. Resolución del nominador que declara deudor al servidor público y establece el monto total de la deuda, acompañado del documento emitido por la Secretaria de Sede o Secretaria General según corresponda, en el que conste la firmeza del acto administrativo. En el caso del literal g), la respectiva resolución debe incorporar como deudores a la compañía aseguradora o codeudor según sea el caso.

2. En caso de retiro del funcionario de la Universidad o por no ser posible el descuento por nómina, se deberá generar el título ejecutivo señalado en el numeral anterior.

3. Para la causal establecida en el literal d) del artículo anterior:

- Constancia expedida por el jefe de nómina o quien haga sus veces, dirigida a UNISALUD, en la que se indique que el servidor público no tiene capacidad de descuento o no puede producirse el descuento, indicando los datos de ubicación del último domicilio registrado por el servidor público.

- Pagaré o documento que respalda la deuda.

- Constancia expedida por el jefe de la oficina encargada de otorgar el préstamo social que indique como mínimo: a) Nombre e identificación completa del servidor público deudor y, b) monto total de la deuda.

4. Cuentas de cobro o documentos equivalentes generados por servicios prestados por la Universidad en los casos que sea posible.

5. Para todos los casos, se considerará título ejecutivo los demás documentos constituidos durante la relación laboral que contengan una obligación clara, expresa y exigible a favor de la Universidad.

PARÁGRAFO. En el evento del numeral 4 del presente artículo, deberán atenderse las normas del capítulo I del título III en aquello que sea pertinente.

ARTÍCULO 26. Las gestiones de cobro de las obligaciones dinerarias de los servidores públicos deudores según los artículos precedentes, seguirán las siguientes reglas:

1. La gestión de cobro preventivo y persuasivo, según corresponda, conforme los literales del artículo 24 del presente reglamento, estará a cargo de los funcionarios señalados a continuación:

- A los jefes de las áreas de Nómina o quienes hagan sus veces en el caso de los literales a), b), h), i)

- A las Tesorerías a quienes les corresponde la gestión de legalización de avance en el caso del literal c).

- A las áreas financieras de Unisalud, según corresponda, en el caso de los literales d), e) y f).

- A las Oficinas Jurídicas o quienes hagan sus veces que efectuaron el trámite de legalización de la comisión de estudios en el caso de literal g).

- A las dependencias que gestionaron la constitución o expedición del título ejecutivo en el caso del literal j).

2. No operan gestiones de cobro preventivo en aquellas deudas que consten en resoluciones o actos administrativos en firme.

3. Las gestiones de cobro preventivo y persuasivo de deudas que consten en cualquier documento que preste mérito ejecutivo diferentes a actos administrativos, estarán sometidas a las reglas de los artículos 17 y 18 del presente reglamento en aquello que sea pertinente.

4. Tratándose del cobro de persuasivo de aquellas deudas que constan en resoluciones o actos administrativos en firme, deberán tenerse en cuenta las siguientes prescripciones:

a. La gestión de cobro persuasivo tendrá un plazo máximo de sesenta (60) días calendario e inicia a partir a la fecha de firmeza de la respectiva resolución o acto administrativo, sin que se haya efectuado el pago. Durante este lapso se deberán enviar al menos dos (2) comunicaciones por correo certificado o por correo electrónico, requiriendo al deudor el pago inmediato de la obligación en atención a su exigibilidad y recordándole que se generarán intereses moratorios hasta la fecha efectiva de pago, so pena del inicio de las acciones de cobro jurídico respectivas.

b. En el evento en que las comunicaciones sean enviadas por correo electrónico, deberá verificarse que la dirección se encuentre en la hoja de vida del servidor público deudor o en el expediente del contrato de comisión de estudios y se debe dejar constancia del envío del mensaje de datos.

CAPITULO IV

GENERADAS EN VIRTUD DE ACUERDOS DE VOLUNTADES

ARTÍCULO 27. Las personas naturales o jurídicas que hayan suscrito acuerdos de voluntades con la Universidad como contratante podrán constituirse en deudores en el evento en que se configuren las causas legales, contractuales o convencionales previstas para ello.

ARTÍCULO 28. Los siguientes documentos podrán constituir título ejecutivo contentivo de una obligación a cargo del contratista:

1. Los actos administrativos ejecutoriados que impongan la obligación de reembolsar los anticipos o devolver los recursos desembolsados en exceso, con ocasión de la actividad contractual.

2. Las actas de liquidación suscritas por el contratista en el que éste reconozca el pago de alguna obligación dineraria.

3. Los contratos o los documentos en que constan sus garantías y demás actos administrativos que declaren la obligación.

4. Los demás documentos que provengan del contratista y que reconozcan deudas a favor de la Universidad.

5. Los demás documentos que en razón de la actividad contractual o convencional contengan una obligación clara, expresa y exigible a favor de la Universidad.

ARTÍCULO 29. Las gestiones de cobro de las obligaciones dinerarias de las personas naturales o jurídicas que hayan suscrito acuerdos de voluntades con la Universidad como contratante, seguirán las siguientes reglas:

1. Corresponde a los supervisores o interventores, según sea el caso, efectuar la gestión de cobro preventivo o persuasivo.

2. Las gestiones de cobro preventivo y persuasivo de deudas que consten en actas de liquidación suscritas por el contratista y cualquier documento que preste mérito ejecutivo diferentes a actos administrativos, estarán sometidas a las reglas de los artículos 17 y 18 del presente reglamento en aquello que sea pertinente.

3. No operan gestiones de cobro preventivo en aquellas deudas contenidas en resoluciones o actos administrativos en firme.

4. Tratándose del cobro de persuasivo de aquellas deudas contenidas en resoluciones o actos administrativos en firme, deberán tenerse en cuenta las siguientes prescripciones:

a. El cobro persuasivo tendrá un plazo máximo de sesenta (60) días calendario e inicia a partir de la firmeza del acto administrativo. Durante este lapso se deberán enviar al menos dos (2) comunicaciones por correo certificado o por correo electrónico, requiriendo al deudor el pago inmediato de la obligación en atención a su exigibilidad y recordándole que se generarán intereses moratorios hasta la fecha efectiva de pago, so pena del inicio de las acciones de cobro jurídico respectivas.

b. En el evento en que las comunicaciones sean enviadas por correo electrónico, deberá verificarse que la dirección se encuentre en el expediente contractual y se debe dejar constancia del envío del mensaje de datos.

CAPITULO V

GENERADAS POR OTRAS CAUSAS

ARTÍCULO 30. Los estudiantes activos, retirados, egresados, servidores públicos, contratistas y demás personas naturales o jurídicas a quienes les hayan sido pagadas sumas de dinero sin tener derecho a ello ya sea porque el pago se hizo a una persona diferente al acreedor, porque se pagó algo que en realidad no se debía o porque se entregaron mayores valores no definidos en la ley, el reglamento o acuerdo de voluntades, serán deudores de la Universidad en caso que no efectúen la devolución inmediata de los recursos girados.

En este evento, el funcionario competente deberá expedir acto administrativo de declaratoria de deuda, la que, una vez en firme, prestará mérito ejecutivo.

ARTICULO 31. Las gestiones de cobro de las obligaciones dinerarias generadas según los artículos precedentes, seguirán las siguientes reglas:

1. No operan gestiones de cobro preventivo.

2. Corresponde a los jefes de las dependencias y/o funcionarios responsables de la expedición de los actos administrativos de declaratoria de deuda efectuar las gestiones de cobro persuasivo.

3. El cobro de persuasivo deberá tener en cuenta las siguientes prescripciones:

a. La gestión de cobro persuasivo tendrá un plazo máximo de sesenta (60) días calendario e inicia a partir del día siguiente de la fecha de firmeza de la respectiva resolución o acto administrativo, sin que se haya efectuado el pago. Durante este lapso se deberán enviar al menos dos (2) comunicaciones por correo certificado o por correo electrónico, requiriendo al deudor el pago inmediato de la obligación en atención a su exigibilidad y recordándole que se generarán intereses moratorios hasta la fecha efectiva de pago, so pena del inicio de las acciones de cobro jurídico respectivas.

b. En el evento en que las comunicaciones sean enviadas por correo electrónico, deberá verificarse que la dirección se encuentre en el expediente administrativo de declaratoria de deuda y se debe dejar constancia del envío del mensaje de datos.

CAPÍTULO VI

DISPOSICIONES COMUNES A LA GESTIÓN DE COBRO PERSUASIVO

ARTÍCULO 32. En caso de la omisión en el pago y una vez iniciada la gestión de cobro persuasivo, el responsable de dicha gestión informará al área de financiera o quien haga sus veces del respectivo nivel o fondo especial, según sea el caso, para que las respectivas deudas se registren en los estados financieros.

ARTÍCULO 33. Como evidencia de las actividades desarrolladas en las gestiones de cobro preventivo y persuasivo, los responsables de efectuarla, deberán diligenciar y custodiar según el caso, los siguientes documentos:

a. Para el cobro preventivo, formato adoptado por la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa en el que se relacione como mínimo la fecha en la que se realizó la llamada telefónica a que hace referencia el numeral 2 del artículo 17 del presente reglamento, el nombre y número telefónico de la persona natural o jurídica deudora, el nombre de la persona que atendió la llamada, el mensaje recibido respecto a la solicitud de cobro y el nombre del funcionario de la Universidad quien hizo la gestión.

b. Correos electrónicos impresos en los que consten los mensajes enviados al deudor en relación con su obligación, con la respectiva constancia de envío de los mensajes de datos.

c. Guías de envío y comunicaciones de cobro por correo certificado.

ARTÍCULO 34. Una vez agotada la gestión de cobro persuasivo sin que el deudor haya efectuado el pago total de la deuda, el responsable de dicha gestión, según sea el caso, remitirá la documentación a la Dirección u Oficina Jurídica competente o a la oficina de cobranza externa contratada por la Universidad para el ejercicio de las acciones de cobro jurídico respectivas.

En caso de títulos ejecutivos contenidos en facturas o cuentas de cobro, el responsable de la gestión de cobro persuasivo deberá enviar la documentación a la dependencia del responsable señalado en el artículo 10 del presente reglamento, que tiene bajo su custodia el título original, para que esta dependencia consolide la información y, a su vez, haga la remisión correspondiente a la Dirección u Oficina Jurídica competente.

Esta documentación deberá contener una constancia gestionada por el responsable del cobro persuasivo y/o expedida por el respectivo tesorero o quien haga sus veces, que indique el no pago de la deuda.

PARAGRAFO 1. Para el traslado a la Dirección u Oficina Jurídica, deberá organizarse un expediente con todos los soportes originales o copias auténticas, debidamente organizados y foliados. Dentro de estos soportes se incluirán: los documentos que constituyen título ejecutivo, los que se incorporan a éste, los que permiten constatar las actividades de cobro preventivo y persuasivo y aquellos que según la ley o este reglamento sean necesarios para constituir la deuda.

PARAGRAFO 2. Para el traslado a la Oficina de cobranza externa contratada por la Universidad, deberá ajustarse a lo dispuesto en las respectivas condiciones del contrato.

CAPITULO VII

DE SANCIONES DISCIPLINARIAS

ARTÍCULO 35. El cobro de las multas derivadas de procesos disciplinarios estarán sujetas a lo dispuesto en el artículo 173 de la Ley 734 de 2002 o las normas que lo adicionen, modifiquen o subroguen

Cuando la suspensión en el cargo deba ser convertida en multa, el cobro se efectuará por jurisdicción coactiva. Previo a ello se hace necesario surtir las siguientes etapas:

a. Una vez en firme la sanción de suspensión, la oficina de Control Disciplinario Interno, la Secretaría de Sede o la Secretaría General, según corresponda, enviará a la respectiva área de nómina copia del fallo y del documento emitido por el área notificadora en el que conste la fecha a partir de la cual ha quedado ejecutoriado.

b. El área de nómina elaborará un oficio, con destino al nominador, con la liquidación del valor correspondiente a la conversión de la suspensión en multa, con el fin de que éste de traslado de la misma al sancionado para que se pronuncie en el término de cinco (5) días hábiles contados a partir del envío de la citación.

c. Una vez cumplido este plazo, el nominador procederá a elaborar la resolución de ejecución que contendrá la liquidación definitiva de la deuda hecha por el área de nómina. En esta resolución se resolverá, si es el caso, el pronunciamiento del sancionado.

d. El área de nómina comunicará al sancionado la resolución de ejecución para efectos de cancelar la multa en un plazo máximo de treinta (30) días calendario a partir del recibo de la comunicación.

e. Transcurrido este plazo sin que el sancionado haya efectuado el pago, el área de nómina enviará original o copia auténtica de los documentos enunciados en los anteriores literales a la Dirección u Oficina Jurídica respectiva para el trámite de cobro jurídico, así como una copia al área de financiera del nivel correspondiente para el respectivo registro de la deuda en los estados financieros.

CAPÍTULO VIII

DE CUOTAS PARTES PENSIONALES

ARTÍCULO 36. La cartera derivada de las cuotas partes pensionales en la Universidad Nacional de Colombia, será administrada por el Fondo Pensional de la Universidad, con base en los parámetros especiales definidos por la Ley 1066 de 2006 y sus decretos reglamentarios y la Circular Conjunta No. 69 del 4 de noviembre de 2008 expedida por los Ministerios de la Protección Social y Hacienda y Crédito Público y las demás normas que la complementen, la adicionen o la subroguen.

ARTÍCULO 37. El cobro de las cuotas partes pensionales se efectuará mediante la expedición de cuentas de cobro que se enviarán trimestralmente, previa verificación de la existencia de la obligación, salvo que con la entidad concurrente se pacte una periodicidad menor o mayor, siempre que esta no exceda de seis (6) meses.

El procedimiento de cobro persuasivo de cuotas partes pensionales inicia con la radicación de la cuenta de cobro por parte del Fondo Pensional de la Universidad en la entidad deudora y deberá agotarse en un término máximo de seis (6) meses, contado a partir de dicha fecha.

ARTÍCULO 38. La cuenta de cobro debe estar acompañada de todos los documentos que integran el título ejecutivo complejo, a saber:

a. Copia del Acto Administrativo de reconocimiento de la prestación económica, donde se haya aplicado la figura de cuota parte pensional, y los que lo modifiquen.

b. Copia de la constancia de aceptación de la cuota parte pensional por parte de la entidad contribuyente o copia del oficio de consulta de la cuota parte pensional en el caso de haber operado el silencio administrativo positivo.

c. Copia del Acto Administrativo de Retiro del Servicio.

d. Copia del Registro Civil de Nacimiento o partida de bautismo según corresponda.

e. Tratándose de pensión de sobrevivientes se anexará copia del acto administrativo respectivo, copia del documento de identidad de los beneficiarios de la pensión de sobrevivientes y copia el registro civil de defunción.

f. Liquidación individual y consolidada de los pagos adeudados por la entidad concurrente por concepto de cuotas partes pensionales.

g. Certificación individual o consolidada, expedida por el Director del Fondo Pensional y/o el contador del Fondo Pensional, donde conste que las mesadas pensionales han sido efectivamente pagadas a la fecha de corte de la cuenta de cobro.

PARÁGRAFO. De conformidad con lo establecido en el artículo 9 del Decreto 019 de 2012, cuando los documentos señalados en los literales a), b), c), d) y e) reposen en la entidad deudora, no será necesario su envío, salvo solicitud expresa por parte de dicha entidad.

ARTÍCULO 39. El Director del Fondo Pensional de la Universidad, será responsable de efectuar la gestión de cobro persuasivo de las cuotas partes pensionales, para lo cual ejecutará las siguientes actividades:

a. Remitir a la entidad responsable del pago de la cuota parte pensional la cuenta de cobro con los debidos soportes, concediendo treinta (30) días contados a partir de la fecha de recibido, para pronunciarse sobre la cuenta. La entrega de la cuenta de cobro se acreditará mediante la respectiva constancia de radicación o guía de correo certificado.

b. Vencido el término de treinta (30) días sin que exista pronunciamiento por parte de la entidad deudora, se procederá a efectuar un único requerimiento, solicitando el pago de la obligación a más tardar dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha de recibo del mismo, informándole que vencido dicho plazo se dará inicio al cobro de la obligación mediante la jurisdicción coactiva.

c. Si la entidad deudora solicita documentos o requiere un plazo adicional para el estudio de la procedencia del pago de la cuota parte pensional, el Fondo Pensional podrá conceder un término no mayor a treinta (30) días, atendiendo el número de pensionados y las circunstancias particulares de cada caso.

d. Si dentro de los términos anteriormente mencionados, la entidad deudora objeta la cuenta de cobro por aplicación normativa o inconsistencias en la liquidación, el Fondo Pensional procederá a resolver de fondo las objeciones, indicando que el plazo máximo para el pago de la obligación será de treinta (30) días a partir del recibo de la respuesta a las objeciones.

e. Agotados los términos anteriores sin obtener de la entidad deudora el pago inmediato de la obligación o sin que haya manifestado su interés en realizar compensación de deudas o acuerdo de pago, se entenderá agotado el cobro persuasivo y se procederá de conformidad con lo establecido en el artículo 34 del presente reglamento.

ARTÍCULO 40. Se delega en el Director del Fondo Pensional de la Universidad Nacional de Colombia la facultad de celebrar acuerdos de pago con las entidades deudoras por concepto de cuotas partes pensionales hasta por una cuantía a seis mil (6.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes, para lo cual deberá observar lo establecido en el Título IV del presente reglamento, en lo pertinente.

ARTICULO 41. De conformidad con lo establecido en el artículo 4 de la Ley 1066 de 2006, las obligaciones por concepto de cuotas partes pensionales causarán un interés del DTF entre la fecha de pago de la mesada pensional y la fecha de reembolso por parte de la entidad concurrente.

ARTÍCULO 42. El acuerdo de pago se perfecciona con la firma del Director del Fondo Pensional y del representante legal de la entidad deudora.

Se entenderá legalizado el acuerdo de pago con la aprobación del Director del Fondo Pensional, de los documentos presentados por el deudor conforme lo dispuesto según la naturaleza jurídica del mismo.

ARTÍCULO 43. Corresponderá al Director del Fondo Pensional efectuar el seguimiento respecto al cumplimiento de los acuerdos de pago.

ARTÍCULO 44. En el caso de acuerdos de pago por concepto de cuotas partes pensionales, por tratarse de obligaciones de tracto sucesivo, se incluirá una cláusula que establezca que adicional al pago de la obligación acordada, la entidad deberá efectuar el pago oportuno de las cuotas partes pensionales que se causen durante el plazo pactado para el pago de la deuda.

TÍTULO IV

ACUERDOS DE PAGO

ARTICULO 45. La Universidad Nacional de Colombia celebrará acuerdos de pago con personas naturales o jurídicas de derecho público o privado con el objeto de convenir el plazo y condiciones de pago de obligaciones pendientes.

Los acuerdos de pago podrán celebrarse por solicitud del deudor ante el respectivo servidor público o dependencia a la que le corresponde la gestión de cobro persuasivo, quien debe gestionar ante el respectivo delegado para su celebración, el perfeccionamiento del mismo.

Se podrán celebrar acuerdos de pago en cualquier momento e incluirán cláusula aceleratoria.

La Universidad en todo caso se reserva la posibilidad de celebrar este tipo de acuerdos de pago cuando se evidencie que el deudor no tiene capacidad de pago que garantice el cumplimiento del posible acuerdo de pago.

PARÁGRAFO. Las oficinas de cobranza contratadas por la Universidad podrán celebrar acuerdos de pago de conformidad con lo estipulado en el respectivo contrato.

ARTÍCULO 46. Se delega en los siguientes servidores públicos, la competencia para la celebración de acuerdos de pago, hasta por las mismas cuantías de la delegación contractual establecida en el artículo 8 del Manual de Convenios y Contratos de la Universidad Nacional de Colombia, Resolución 1952 de 2008 modificada y adicionada por las Resoluciones 872 y 1213 de 2013, o las normas que la adicionen, modifiquen o sustituyan, previo cumplimiento de los requisitos establecidos en el presente reglamento:

a. En el Gerente Nacional Financiero y Administrativo, los relacionados con recursos del presupuesto de la Universidad asignados al Nivel Nacional y los de los Fondos Especiales de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa y de Investigación del Nivel Nacional

b. En el Director de UNIMEDIOS, los relacionados con recursos del presupuesto que le sean asignados y los de su respectivo Fondo.

c. En el Director de la Editorial Universidad Nacional de Colombia, los relacionados con recursos del presupuesto que le sean asignados y los de su respectivo Fondo

d. En el Gerente Nacional de UNISALUD, los relacionados con recursos del presupuesto que le sean asignados y los de su respectivo Fondo

e. En los Directores de Sede de UNISALUD, los relacionados con recursos del presupuesto que le sean asignados y los de las respectivas subcuentas de su Fondo.

f. En el Vicerrector de la Sede Bogotá, los relacionados con recursos del presupuesto de la Universidad que le sean asignados y los de los Fondos de las Direcciones de Gestión, Académica y de Bienestar de la sede.

g. En los Vicerrectores de las sedes Medellín, Manizales y Palmira, los relacionados con recursos del presupuesto de la Universidad que les sean asignados a cada sede y los de sus respectivos Fondos.

h. En los Directores de las sedes de presencia nacional, los relacionados con recursos del presupuesto de la Universidad que les sean asignados a cada sede y los de sus respectivos Fondos.

i. En los Decanos de Facultad, los relacionados con recursos de los Fondos Especiales a su cargo.

j. En los Directores de Centro o Instituto de sede de la Sede Bogotá, los relacionados con recursos del presupuesto de la Universidad que les han sido asignados.

ARTÍCULO 47. Para la suscripción de acuerdos de pago deberá observarse el cumplimiento de los siguientes requisitos generales:

a. El servidor público delegado para la suscripción de acuerdos de pago, deberá verificar a través de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa, si el deudor ha suscrito dentro de los últimos tres (3) años acuerdos de pago con la Universidad. En caso de incumplimiento la Universidad se abstendrá de celebrar un nuevo acuerdo de pago.

b. El servidor público delegado para la suscripción de acuerdos de pago, deberá verificar que el deudor no aparezca reportado en el boletín de deudores morosos por incumplimiento de acuerdos de pago, salvo que previo a la suscripción del acuerdo, éste subsane el incumplimiento.

c. El servidor público delegado para la suscripción de acuerdos de pago, deberá verificar que el deudor no este reportado en las centrales de riesgo con las que la Universidad haya suscrito convenio.

PARÁGRAFO. Los demás requisitos y condiciones de los acuerdos de pago serán definidos por la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa.

ARTÍCULO 48. Los acuerdos de pago contemplarán la liquidación de los intereses de mora de conformidad con la Ley 68 de 1923, a una tasa equivalente al 12% efectivo anual, o con la tasa establecida para las cuotas partes pensionales. Dichos intereses se generan desde la fecha de vencimiento del plazo otorgado al deudor para el pago de la obligación y hasta la fecha en que suscriba el acuerdo de pago.

ARTÍCULO 49. En el acuerdo de pago, el deudor podrá autorizar les sean descontadas las sumas adeudadas de los recursos que la misma Universidad le esté debiendo por cualquier concepto.

ARTÍCULO 50. La capacidad de pago del deudor será evaluada por las respectivas áreas financieras del nivel al que se encuentre adscrito el delegado para la firma del acuerdo de pago y conforme a la metodología adoptada por la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa

Para garantizar la idoneidad de los documentos y el proyecto de acuerdo de pago, los delegados que lo suscriben deben solicitar su revisión ante las respectivas oficinas jurídicas, asesores jurídicos o quienes hagan sus veces.

ARTÍCULO 51. Los responsables señalados en el artículo 10 del presente reglamento, serán los responsables de efectuar el seguimiento respecto al cumplimiento de los acuerdos de pago.

ARTÍCULO 52. Las condiciones, plazos y cuotas incluidos en los acuerdos de pago celebrados con personas naturales y jurídicas serán definidos por la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa.

Asimismo, la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa podrá establecer condiciones, plazos y cuotas especiales para los acuerdos de pago de deudas que hacen parte de la cartera morosa o de difícil recaudo.

Los plazos otorgados en la suscripción de acuerdos de pago no podrán superar los cinco (5) años.

ARTÍCULO 53. La determinación de la cuota y plazo del acuerdo de pago se hará teniendo en cuenta la naturaleza del deudor y el monto de la deuda.

En un acuerdo de pago, el deudor podrá proponer cuotas mayores y plazos inferiores a los definidos por la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa.

En cualquier caso, durante la ejecución del acuerdo de pago, el deudor podrá pagar de manera anticipada el valor de las cuotas pactadas disminuyendo el plazo de su obligación, para lo cual deberá reportar el pago anticipado ante la tesorería respectiva.

ARTÍCULO 54. El incumplimiento de un acuerdo de pago dará lugar al envío inmediato de la documentación a la Dirección u Oficina Jurídica para el respectivo cobro jurídico de la deuda, así como el reporte a la Central de Riesgo u Oficina de cobranza en caso de existir contratos o convenios con este tipo de entidades.

TÍTULO VII

CASTIGO DE CARTERA

ARTÍCULO 55. En concordancia con las funciones asignadas al Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, a este cuerpo colegiado le corresponde aprobar lo relacionado con el castigo de la cartera, previo concepto financiero y jurídico que indique la configuración de alguna de las circunstancias y condiciones establecidas en el literal d) del artículo 7 del presente reglamento.

PARÁGRAFO. Hasta tanto el Consejo Superior Universitario expida el régimen pertinente sobre los aspectos financieros generales de la Universidad, el concepto financiero y jurídico sobre la imposibilidad del recaudo y/o evaluación costo - beneficio se efectuará por parte de las áreas financieras y jurídicas, adscritas a los respectivos Niveles Nacional y de Sedes y Unisalud en cuyos estados financieros se encuentren registradas las deudas objeto del castigo.

ARTÍCULO 56. El procedimiento de castigo de la cartera, no exonera a las autoridades de la Universidad del deber de poner en conocimiento la situación ante las respectivas instancias disciplinarias y/o fiscales.

TÍTULO VIII

DISPOSICIONES FINALES

ARTÍCULO 57. La Gerencia Nacional Administrativa y Financiera establecerá y actualizará los procedimientos y herramientas administrativas internas y fijará los criterios y lineamientos necesarios para la implementación del presente reglamento. Asimismo, dispondrá los mecanismos pertinentes para la divulgación de los mismos.

ARTÍCULO 58. La Dirección Nacional de Bienestar Universitario establecerá y actualizará los procedimientos y herramientas administrativas internas y fijará los criterios y lineamientos necesarios para la definición de los aspectos relativos a la cartera de préstamo estudiantil y/o préstamo beca, disponiendo los mecanismos pertinentes para la divulgación de los mismos.

ARTÍCULO 59. Las gestiones de cobro y los acuerdos de pago iniciados y en curso a la fecha en que entre en vigencia el presente reglamento podrán culminarse conforme a las normas que les dieron origen, salvo en aquellos casos que los mismos puedan adaptarse a las estipulaciones incorporadas con el presente reglamento.