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  Circular 2 de 2015 Dirección Editorial
 
  Fecha de Expedición: 07/04/2015  
  Fecha de Entrada en Vigencia:
 
  Medio de Publicación:

 
  Sistema de Información Normativa, Jurisprudencial y de Conceptos "Régimen Legal" - Universidad Nacional de Colombia
 

 

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CIRCULAR No. 02 DE 2015

PARA:

Directores Administrativos y de Gestión de las Sedes, Jefes Administrativos y Financieros de Sedes y Unidades Especiales, Jefes de Unidad Administrativa de las Sedes y Unidades Especiales y Coordinadores de Publicaciones.

DE:

Editorial Universidad Nacional de Colombia

FECHA:

07 de abril de 2015

ASUNTO:

Mecanismos de seguimiento y control de inventarios

Con el fin de reducir los altos costos en que incurre la Universidad, año tras año, por el almacenamiento, custodia, transporte, contratación de personal para seguimiento y realización de inventarios, la Editorial Universidad Nacional de Colombia (Editorial UN) informa a los encargados de la gestión de inventarios de publicaciones en todas las sedes, que para garantizar la aplicación de los criterios administrativos establecidos en la Resolución 022 de abril de 2015, se efectuarán los siguientes mecanismos de depuración de inventarios como respaldo institucional para el manejo de este tipo de bienes, que sin lugar a duda sufren un proceso de depreciación y obsolescencia como cualquier otro bien de consumo:

1. Implementar en cada facultad, sede o instituto la campaña ADOPTA UN LIBRO con el fin de abrir un canal de salida para títulos de distribución institucional, los cuales deben ser evaluados por su pérdida de vida académica, año de edición (más de 10 años) o porque no son aceptados en Librerías ni por distribuidores, es decir, que cumplieron con su ciclo comercial. La Editorial brindará apoyo sobre la logística y desarrollo de la campaña. Contacto opymeditun@unal.edu.co Oficina de promoción y mercado Editorial UN, extensión. 20040.

2. Contactar a los funcionarios de la Oficina de Gestión Ambiental de la Universidad, quienes realizarán una evaluación del estado físico de los libros y revistas, para dar de baja aquellas publicaciones en las que se detecten ácaros, hongos, humedad y polvo producto de los años de almacenamiento de los que han sido objeto y del riesgo biológico para quienes manipulan estos libros, para que procedan con los protocolos establecidos para su destrucción.

Igualmente, con aquellas publicaciones que no tienen vida académica ni comercial y el público en general no tiene interés en recibir, para que procedan con los protocolos establecidos para reciclaje. Contacto Oficina de Gestión Ambiental Sede Bogotá al correo sga_bog@unal.edu.co o a la ext. 18550/1 y/o a las respectivas oficinas de las otras Sedes.

3. Hacer entregas de libros, que están en la etapa de "Distribución institucional", a la Red de Biblioteca "Bibliored", así como a cárceles y otras instituciones, previa autorización y expedición del acto administrativo correspondiente, por la Unidad Académica responsable de los libros.

4. Organizar ferias y eventos en cada dependencia para rotar aquellas publicaciones que se encuentran en etapa "Promocional", dentro o fuera de la Universidad.

5. Cada dependencia será responsable de resguardar los contenidos de las publicaciones que se den de baja, y así la Universidad Nacional de Colombia no perderá su capital intelectual, pues se conservará el conocimiento mediante la digitalización de cada publicación, las cuales estarán dispuestas en mecanismos como el repositorio institucional, según disposiciones del SINAB. Contacto al correo dirsinab@unal.edu.co Dirección Nacional de Bibliotecas, o ext. 20014.

6. El impacto esperado es la reducción de inventarios históricos y a su vez concientizar a la Universidad sobre el uso adecuado de los recursos, tener en cuenta el concepto de impacto social en la valoración de nuevos proyecto editoriales, facilitar el acceso del conocimiento a la comunidad universitaria, en cumplimiento de una de las funciones misionales de la Editorial, y hacer una evaluación de formatos de impresión (papel o electrónico) garantizando la protección del medio ambiente.

Para sincronizar el anterior proceso es necesario hacer una resolución de baja de los libros y los respectivos ajustes con la parte contable de cada dependencia (cierre del ciclo contable) de acuerdo con la directriz establecida por la División Nacional de Contabilidad.

El presente acto recibió concepto aprobatorio jurídico y procedimental por parte del comité directivo de la Vicerrectoría de Investigación en sesión del 07 de Abril del 2015.

Cordialmente,

ÓSCAR FERNANDO CASTELLANOS DOMÍNGUEZ

Director