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  Circular 5 de 2015 Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental
 
  Fecha de Expedición: 15/05/2015  
  Fecha de Entrada en Vigencia:
 
  Medio de Publicación:

 
  Sistema de Información Normativa, Jurisprudencial y de Conceptos "Régimen Legal" - Universidad Nacional de Colombia
 

 

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CIRCULAR No. 05 DE 2015

PARA

Vicerrectorías Nacionales y de Sede, Direcciones de Sede de Presencia Nacional, Secretaría General, Secretarías de Sede, Gerencias Nacionales, Direcciones Nacionales, Directores de Centros y Institutos, Jefes de las Oficinas Nacionales de Control Interno y Control Interno Disciplinario, Jefes de Unidades de Gestión documental de Sedes, Directores de Bienestar de Sedes, Jefes de Unidades de Tesorería, y Unidades de Gestión Administrativas, Oficinas Productoras de Documentos de la Universidad Nacional de Colombia.

ASUNTO

DIRECTRICES TECNICAS PARA LA ORGANIZACIÓN, ALMACENAMIENTO Y CONTROL DE DOCUMENTOS CLASIFICADOS Y RESERVADOS EN LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

FECHA

15 de Mayo de 2015

La Universidad Nacional de Colombia, como entidad del orden estatal, sigue los lineamientos de organización, consulta, acceso y salvaguarda de la información y la documentación, emanados por el Archivo General de la Nación como ente Rector en materia de archivos para el País. Razón por la cual, se han diseñado e implementado procedimientos de gestión documental que permitan el acceso a la información por parte de la ciudadanía. No obstante lo anterior, se requieren directrices técnicas que permitan controlar la forma en la que se manipula la documentación elaborada por la Entidad en uso de sus funciones.

Con base en lo anterior, se hace necesario que los servidores públicos tengan en cuentas las siguientes consideraciones:

Acceso y consulta de los documentos de la entidad mediante el Índice de información clasificada y reservada: En términos generales, la documentación de la Universidad que se encuentre identificada y organizada según las Tablas de Retención documental es de libre acceso al público, salvo la que contenga algún tipo de restricción según el índice de Información clasificada y reservada.

El Comité Nacional de Gestión y Patrimonio Documental es la instancia de la institución encargada de elaborar y mantener los índices actualizados de los actos, documentos e informaciones calificados como clasificados y reservados, de conformidad con lo dispuesto por la Ley 1712 de 2014 en su artículo 20. El índice incluirá sus denominaciones, la motivación y la individualización del acto en que conste tal calificación. El índice de información clasificada y reservada será administrado por la Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental, dependencia que se encargará de distribuir la información a la oficinas de Gestión Documental de las Sedes. Para conocer las Series documentales que han sido o estén en estudio de ser calificadas como clasificadas o reservadas, se puede comunicar a las extensiones 18544 o al correo electrónico: patrimoniod_nal@unal.edu.co.

El acceso a la información se realizará en todas las oficinas de Gestión documental de Sede y oficinas productoras de documentos de acuerdo a los procedimientos de consulta documental elaborados para tal fin.

Custodia Documental. Los depósitos de archivo satélites, centrales e históricos son espacios de acceso restringido, a los cuales sólo podrá acceder personal autorizado e informado en la base central de datos de permisos y accesos a los archivos, la cual es administrada por la Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental. La base de datos será alimentada por los Jefes de las oficinas de gestión documental de las sedes. La Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio documental define en última instancia los accesos y controles con el fin de garantizar la salvaguarda del patrimonio de la institución. Dicha restricción no aplica para el personal de los servicios de emergencia y atención de desastres.

Para el acceso a los depósitos de archivos centrales e históricos, el personal solo podrá ingresar con los equipos de protección personal, no se permite el acceso de bolsos, alimentos ni bebidas bajo ninguna circunstancia. Se deberá contar con un registro de acceso administrado por los Secretarios de Sede (para el caso de Sedes de presencia Nacional), Jefes de las oficinas de gestión documental de la sede correspondiente (para el caso de archivos Centrales e históricos), y los jefes de oficinas responsables (para el caso de archivos satélites). Los funcionarios responsables de los archivos garantizarán el derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y demás derechos consagrados en la Constitución y las leyes.

Almacenamiento y seguridad: Los depósitos y lugares destinados para resguardar los archivos de la Universidad deben cumplir con las especificaciones arquitectónicas, técnicas y ambientales reguladas por el Archivo General de la Nación.

La universidad propenderá por el desarrollo al más alto nivel de los estándares de calidad y de condiciones físicas y ambientales para los depósitos de archivos centrales e históricos en las sedes donde el Comité Nacional de Gestión y Patrimonio documental las configure.

Para tal fin los archivos de gestión, satélites, centrales e históricos de la universidad deberán tener como mínimo las siguientes condiciones:

Estructura: la estructura de los espacios para almacenamiento deben asegurarla seguridad, estabilidad de la infraestructura y mobiliario de archivo por lo que requiere que tengan estudios de vulnerabilidad sísmica y refuerzos estructurales que cuenten con una carga viva prevista mínima de 1.200kg/m2. La estructura debe ser de materiales pétreos ignífugos, preferiblemente en estructura aporticada, muros pantalla en concreto o mampostería estructural.

Espacialidad: Los depósitos de archivo y en general los espacios destinados a organización, clasificación, consulta y reprografía de archivos deberán contar con cerramientos ignífugos, preferiblemente pétreos que contengan aislamientos térmicos y ambientales que se articulen con el plan de prevención y atención de desastres de la universidad. Los depósitos de archivo no podrán contener áreas diferentes al destino de almacenamiento, por tanto no se pueden contemplar lugares de permanencia de funcionarios en las mismas áreas, ni almacenamientos diferentes a los documentales. Los espacios de consulta, organización, reprografía, oficinas administrativas deberán ser organizadas en espacios separados a través de muros piso- techo que aíslen completamente los depósitos.

Unidades de almacenamiento: Se tiene previsto que los archivos de Gestión, centrales e históricos de la Universidad sean almacenados en estantería y/o gabinetes metálicos, preferiblemente con pintura electrostática para evitar contacto con corrosión. Los archivos calificados como clasificados y reservados deberán contener además controles de acceso, cerramientos (cerraduras para custodia bajo llave con control de acceso únicamente operado por parte del responsable del área según las TRD) en unidades de almacenamiento que permitan en todos los casos la ventilación natural, por tanto, no es permitido el almacenamiento de documentación en cajas fuertes o unidades de almacenamiento herméticamente cerradas que generen microclimas que afecten la documentación.

Unidades de Conservación: La Universidad tiene estandarizadas las unidades de conservación en cajas de Archivo tipo X100 y carpetas institucionales de propalcote de baja densidad y bajo nivel de acidificación, con diseño controlado por la Oficina de Imagen Institucional de Unimedios.

RAMÓN GARCÍA PIMENT

Jefe Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental