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  Circular 9 de 2015 Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental
 
  Fecha de Expedición: 24/06/2015  
  Fecha de Entrada en Vigencia:
 
  Medio de Publicación:

 
  Sistema de Información Normativa, Jurisprudencial y de Conceptos "Régimen Legal" - Universidad Nacional de Colombia
 

 

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CIRCULAR N°. 9 DE 2015

PARA

Secretarios de Sede, Jefes de Unidades de Gestión Documental de Sedes, Vicerrectores de sede, directores de sede, Jefes de personal académico y administrativo, Oficinas Productoras de documentos de la Universidad Nacional de Colombia

ASUNTO

Directrices generales para el diligenciamiento, control y almacenamiento de los inventarios documentales en la Universidad Nacional de Colombia

FECHA

24 junio de 2015

La Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental pone en conocimiento de las oficinas productoras de documentos las directrices aplicables a los documentos emanados y organizados en la Universidad Nacional de Colombia en cuanto al diligenciamiento, control y almacenamiento para consulta de los inventarios documentales.

Inventario Documental: Es el instrumento de recuperación de información que se describe de forma exacta y precisa las series y/o subseries o asuntos de un fondo documental; la Universidad Nacional de Colombia adoptó el formato único de Inventario documental, junto con su instructivo que se encuentra en el sistema de Calidad con la nomenclatura U-FT-ll.00S.002.

Diligenciamiento del Inventario Documental: Es de obligatoriedad la organización de los archivos de gestión de la Universidad Nacional de Colombia según en conformidad de las Tablas de Retención Documental y en concordancia con el procedimiento y función de las oficinas productoras documentales. El respectivo jefe de la Oficina será responsable por velar por la organización, consulta, conservación y custodia de sus archivos de gestión antes de ser transferidos al Archivo Central y Histórico y con el fin de establecer herramientas de control de la organización se apoya a través del Inventario Documental.

La realización de Inventario Documental se debe realizar en la oficinas productoras documentales mientras los expedientes de series y/o Subseries se encuentran activos en el Archivo de Gestión, teniendo este instrumento de control fortalece la responsabilidad en la gestión documental de los funcionarios y además da apoyo a las consultas documental que se pueden generar en las oficinas productoras documentales, permitiendo el acceso a los documentos autorizados por el jefe de oficina o del funcionario que haya delegado esta facultad y sólo se permitirá cuando la información no tenga carácter de reserva según el índice de clasificación y reserva adoptado por la Universidad Nacional de Colombia.

El inventario documental será la herramienta legal en el momento de realizar una transferencia primaria al Archivo Central y Secundaria hacia el Archivo Histórico, este inventario debe ser remitido de forma física y digital a las Unidades de Gestión Documental de la Sedes, quienes garantizaran la recepción de la transferencia conforme en lo establecido en el procedimiento.

Solicitud de inventarios: Los inventarios documentales son una herramienta de control para la institución por tal motivo este debe estar reposando en los archivos de Gestión, Central e Histórico, y pueden ser herramienta de apoyo para los entes de control, auditorías internas y externas, procesos de transferencias y seguimiento puntual por parte de las Unidades de Gestión Documental; estos pueden ser solicitados en cualquier momento y deben estar diligenciados en los Archivos de Gestión, Central y Histórico, estos garantizan la transparencia de la gestión pública y el cumplimiento del sistema de gestión documental en la Universidad Nacional de Colombia.

Los jefes de las oficinas productoras documentales deberán entregar los inventarios documentales debidamente diligenciados al retiro del cargo. Las oficinas de Personal académico y administrativo de la universidad solicitarán un paz y salvo por parte de los jefes de las oficinas de gestión documental nacional o sede respetiva para verificar dicho requisito.

Los inventarios de los documentos transferidos al archivo histórico y los inventarios de eliminaciones, se deben publicar en la página web de la Oficina de Gestión y Patrimonio documental, según lo estipulado en el acuerdo 005 del

15 de marzo de 2013 del Archivo General de la Nación en su Artículo 17 "Inventario de documentos transferidos a los archivos generales o archivos históricos. Las entidades que por jurisdicción o competencia transfiera documentos de archivo a los Archivos Generales Territoriales o a los archivos históricos institucionales, deben publicar en sus respectivas páginas web, el inventario de los documentos transferidos, con el fin de informar a la ciudadanía y de otra parte definir responsabilidades en relación con la conservación y servicio de los mismos."

Información consignada en el Inventario Documental: El inventario documental debe ser diligenciado electrónicamente, nunca manuscritos. Los campos deben estar diligenciados en su totalidad de la siguiente manera:

El consecutivo de transferencia y/o eliminaciones será diligenciado únicamente en las unidades de Gestión Documental de la respectiva sede en el momento de recepción. Estas casillas se utilizan para registrar el número de transferencias o eliminaciones documentales anuales, con su propio consecutivo. las Transferencias se identifican con la letra "T" y el consecutivo de ingresos documentales a los depósitos de archivo, independientemente que estas sean primarias o secundarias. De igual manera se procede con el consecutivo de Eliminaciones identificadas con la letra "E". Se debe consignar el día {DD), mes (MM) y año (AAAA)en el cual se realiza la transferencia o eliminación.

Objetivo del Inventario: Se debe consignar el objetivo del inventario, de acuerdo con los siguientes conceptos: Transferencia, Eliminación, Selección, Archivo de Gestión, Archivo Central, Archivo Histórico. Para inventarios de Fondos Documentales Acumulados se adiciona el período al objeto, por ejemplo: Objeto del inventario: Conservación período 1955-1970. No marque con X el concepto, sobrescriba en el espacio indicado por los signos < >.debe especificar claramente si es una transferencia, eliminación, archivo de gestión y archivo histórico.

Nombre se Subfondo - Sección: Debe aparecer el Nivel al que pertenece la oficina productora, el nombre de la Oficina

Productora Documental- Facultad - Sede. Ejemplo: Sede Bogotá/Facultad deArtes

N" de orden: Debe anotarse en forma consecutiva el número de cada uno de los asientos descritos que corresponde a una unidad de conservación.. Se debe diligenciar una fila por cada unidad documental (carpeta o legajo).

Oficina Productora: Se coloca el nombre de la oficina que efectúa la transferencia o eliminación tal como aparece en la Tabla de Retención Documental y que figure en la normatividad, estructura y funciones que aplique en ese momento. El inventario documental se puede hacer solo por una oficina productora, no se pueden ingresar varias oficinas en el mismo inventario documental. A pesar de ser la misma oficina productora documental, no se pueden realizar combinaciones de celdas, pues los sistemas de búsqueda para consulta no se compatibilizan cuando se realiza esa acción.

Serie. Subserie. Asunto o Unidad Documental: Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas, que se identifican en la Tabla de Retención Documental como series y/o subseries documentales vigentes para la fecha de elaboración del inventario documental; por tal motivo no se deben registrar series documentales que no se encuentren estipuladas en la Tabla de Retención Documental, ni información adicional que no corresponda a Archivos de Gestión. La series y/o subseries documentales se deben registrar en orden alfabético.

Código: Sistema convencional establecido que identifica la oficinas productoras documentales y las series y/o subseries o asuntos relacionados según lo determinado por el manual de codificación de TRD y por el listado de oficinas codificadas elaborado por las unidades de Gestión Documental de las Sedes,

Fechas Extremas: Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita. Las fechas extrema corresponde al cierre de expediente. Deben escribirse los cuatro dígitos correspondientes al año. En caso de que la fecha inicial coincida con la final se registrará esta en los dos campos. Cuando la documentación no tenga fecha se anotará s.f. no se deben dejar espacios en blanco.

Unidad de Conservación: Se consignará el número asignado a cada unidad de almacenamiento, es decir, número de identificación de la carpeta y de la caja. En la columna "Otro" se registrarán las unidades de conservación diferentes a caja y carpeta, escribiendo el nombre y número correspondientes (por ejemplo, legajo 1, libro 10, etc.).

Número de folios: Se anotará el número total de folios contenido en cada asiento o unidad descrita. Es importante mencionar que si hay expedientes compuestos que se determinan por tener varios tipos documentales entre sí relacionados en razón de un trámite determinado y que son almacenados en varias unidades de conservación y que su foliación debe ser continua caso para la series Historias Laborales, Expedientes disciplinarios entre otros, se debe registrar en el inventario los folios 1 -200 y en la carpeta que da continuidad al expediente se debe registrar 201-400,

Para las series simples que corresponde a documentos que se generan y tienen rasgos y estructura similar, pero cuya información es independiente una de la otra, entre ellos se encuentran decretos, resoluciones, circulares entre otros, estos debe ser foliados por unidad de conservación y deben ser registrados en el inventario documental con el N" de folios encontrados en las unidades.

Observaciones: Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores (por ejemplo, estado de conservación, restricciones de acceso, copias de seguridad en otros medios, lagunas cronológicas, etc.]. Está columna se debe colocar observaciones específicas que obedecen a las descripciones del nombre del expediente que hace parte de una serie y/o subserie, en el caso de colecciones documentales si es necesario se amplía con descripción mínima de la unidad documental. Ejemplo: Para la serie BOLETIN DIARIO DE CAJA Y BANCO en las observaciones se coloca la fecha exacta del boletín y la empresa a la que pertenece.

Ubicación: Esta sección solo se diligencia para los documentos conservados en Archivos Centrales y en Archivos Históricos, Por parte del personal de las Unidades de gestión documental de las sedes. En estas casillas se registran tos datos de ubicación física de los documentos: El número del Depósito en la cual se encuentra la documentación, la identificación del Mueble (Módulo, Lado, cuando se trate de Módulos de dos caras, Estante y

Entrepaño) donde finalmente se ubican los documentos, según corresponda. Este espacio no es necesario para los trámites de Transferencia, Eliminación y Selección Documental.

Elaboró: Debe registrarse el nombre y el cargo de quien elaboró el inventario y la fecha (Día/Mes/Año) de elaboración. En este caso puede ser un auxiliar de archivo, secretaria o personal de apoyo del archivo.

Revisó: Debe registrarse el nombre y el cargo de la persona responsable o delegada de revisar el correcto diligenciamiento del inventario, y de garantizar que obedece plenamente a la documentación física. En éste caso lo puede realizar el Jefe de Oficina y si es el caso el personal de Transferencia documental quien revisará el inventario antes de su transferencia primaria hacia el archivo central.

Aprobó: Debe registrarse el nombre y el cargo de la persona responsable o delegada de aprobar el inventario. El funcionario registrado en este campo se constituye en el responsable de mantener la custodia o de garantizar a la Universidad que el procedimiento surtido con la documentación es el que corresponde a los procesos técnicos aprobados para la Institución. En este caso si el Inventario se encuentra en el archivo de gestión debe estar consignado el Jefe de oficina productora documental, en e I momento de la transferencia quien aprueba es el Jefe de la Unidades de Gestión Documental de la Sede.

Dada en Bogotá D.C. el 24 de Junio de 2015

RAMÓN GARCÍA PIMENT

Jefe

Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental