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  Circular 11 de 2015 Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental
 
  Fecha de Expedición: 07/10/2015  
  Fecha de Entrada en Vigencia:
 
  Medio de Publicación:

 
  Sistema de Información Normativa, Jurisprudencial y de Conceptos "Régimen Legal" - Universidad Nacional de Colombia
 

 

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CIRCULAR No. 11 DE 2015

PARA

Para Asesores del sistema de Calidad en Todos los niveles, Secretarios de Sede, Jefes de Unidades de Gestión Documental de Sedes, Oficinas productoras de documentos de la Universidad Nacional de Colombia.

ASUNTO

Instrumento de Análisis para la actualización de Tablas de Retención Documental en la Universidad Nacional de Colombia

FECHA

07 Octubre de 2015

La Universidad Nacional de Colombia, de acuerdo a los lineamientos que en Gestión Documental se han dado por parte del Archivo General de la Nación, ha puesto al servicio de la institución el procedimiento estandarizado de Actualización de TRD y formatos asociados al mismo de manera estandarizada, el cual se encuentra vigente y en aplicación desde el pasado 22 de agosto de 2014 y se encuentra identificado mediante U PR 11.05.009.

Con base en el procedimiento, la Universidad Nacional de Colombia mantiene actualizadas las TRD, las cuales son aprobadas únicamente por el Comité Nacional de Gestión y Patrimonio Documental, instancia que requiere para su aprobación de un análisis detallado de los cambios solicitados por los diferentes Jefes de Oficinas productoras y recomendados por los Comités de Gestión Documental de las Sedes cuando aplican.

Con el fin de garantizar el análisis a la luz de la normatividad existente y aplicable a cada una de las oficinas productoras de documentos y de una efectiva articulación con el sistema de calidad de la Universidad, y así unir en el control documentos (formatos), los registros que se identifican en los procedimientos, con las TRD en las series- subseries y tipos documentales, se requiere que los Jefes de oficinas realicen las propuestas, acompañados del personal de la División o Sección de gestión documental de la Sede correspondiente.

Por lo anterior, la Oficina Nacional de Gestión documental, junto con la Vicerrectoria General- Calidad, han dispuesto de la herramienta de análisis "Matriz de análisis integral de TRD", la cual se constituye como un prerrequisito para poder actualizar las Tablas de Retención documental, consignando los resultados del análisis en el formato de actualización de TRD que se cuenta en el procedimiento de actualización de TRD.

Por lo anterior, se hace necesario que los Jefes de Divisiones o Secciones de Gestión Documental de las sedes, los Secretarios de sede, de las Sedes de presencia Nacional y El Jefe de la Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental soliciten el diligenciamiento y análisis de dicha matriz, como prerrequisito indispensable a partir de la fecha, para poder actualizar las TRD y que el instrumento haga parte de los soportes para las solicitudes de Actualización de TRD en la Institución.

El anterior lineamiento tiene como impacto, la prevención de los riesgos de incompatibilidad entre los registros y el control de documentos en la institución.

Las instrucciones para el diligenciamiento de la matriz serán socializadas por parte de la Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental a través de la capacitación por videoconferencia, el 8 de octubre y el 5 de noviembre de 2015. Y la matriz, junto con el procedimiento y formatos para actualización de TRD se encuentra disponible para descarga en la página: http://gestionypatrimoniodocumental.unal.edu.co/ en el enlace Servicios de la oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental. Dichos parámetros deberán ser aplicables en todos los niveles de la Institución.

Dada en Bogotá D.C. el 7 de octubre de 2015.

RAMON GARCÍA PIMENT

Jefe

Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental