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  Circular 2 de 2016 Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental
 
  Fecha de Expedición: 22/04/2016  
  Fecha de Entrada en Vigencia:
 
  Medio de Publicación:

 
  Sistema de Información Normativa, Jurisprudencial y de Conceptos "Régimen Legal" - Universidad Nacional de Colombia
 

 

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CIRCULAR 002 DE 2016

Para:

Director de Unimedios, Ordenadores del gasto, Jefes de Unidades Administrativas y Financieras, Jefes de Gestión Administrativa, Secretarios de Sede, Jefes de Unidades de gestión Documental.

Asunto:

Manejo de imagen Institucional en carpetas y cajas en la Universidad Nacional de Colombia

Fecha:

22 de abril de 2016

De acuerdo a la resolución 175 del 2 de marzo de 2016 la cual establece los nuevos elementos de identidad visual de la Universidad Nacional de Colombia, el sistema de Gestión Documental adopta la marcación de cajas y carpetas para Archivo la cual se dispone en el anexo 01, considerando que la marcación debe estar en la proporción dispuesta para tal fin y no debe hacer referencia a ninguna dependencia o sede.

Las carpetas llevarán impreso un rango de numeración único para cada oficina productora, asignado por esta oficina según la siguiente tabla.

SEDE

INICIO

FINAL

NIVEL NACIONAL

10000001

10009999

BOGOTÁ

10010000

10019999

MEDELLIN

10020000

10029999

MANIZALES

10030000

10039999

PALMIRA

10040000

10049999

AMAZONIA

10050000

10059999

CARIBE

10060000

10069999

ORINOQUIA

10070000

10079999

TUMACO

10080000

10089999

La numeración intermedia será asignada por las Unidades de Gestión Documental de las Sedes a los diferentes ordenadores del gasto de los niveles de facultad o nivel de sede cuando aplique.

Así, las disposiciones de la presente circular deberán ser aplicadas a partir de la siguiente orden de compra, de acuerdo a las dimensiones específicas consideraras en anexo 01

Carpetas institucionales para archivo de 3 tapas: en propalcote de baja densidad 320 gramos, de 35*24.2 cm, plastificadas caras externas impresión del logo una tinta en una cara color negro, con caucho de amarre y aleta horizontal, con numeración consecutiva de ocho (8) dígitos en tinta de seguridad.

Carpetas legajadoras (solo aplica a las unidades de gestión que tengan series documentales como: Boletín diario de caja y Bancos, Expedientes Disciplinarios, Contratos con formalidades plenas, entre otras): en propalcote 320 grs. conformada por dos (2) tapas de 35X24.2 cm, plastificadas caras externas, con impresión en la portada a una (1) tinta, con caucho de amarre de 4 hilos, refuerzo en el área del gancho, con perforación circular, gancho tipo folio con patas de 12 cms. de largo y numeración consecutiva de ocho (8) dígitos en tinta de seguridad.

Cajas: en cartón corrugado S790 Kg, color blanco externo, kraff interno, recubrimiento interno, impresión rojo vinotinto (Pantone 088C; RGB: 118 35 47; CMYK 16 100 65 58), medidas 26 cm de alto x 12cm de ancho x 38,5cm de largo.

RAMÓN GARCÍA PIMENT

Jefe Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental

 

 

 

 

ANEXO (1)

Diseño de carpeta Institucional

 

Rótulo de caja (PREIMPRESO EN CAJA)

 

 

Rótulo de caja (IMPRESIÓN EN PAPEL- modelo en excel)

 

Rótulo de Carpetas