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  Circular 3 de 2016 Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental
 
  Fecha de Expedición: 25/04/2016  
  Fecha de Entrada en Vigencia:
 
  Medio de Publicación:

 
  Sistema de Información Normativa, Jurisprudencial y de Conceptos "Régimen Legal" - Universidad Nacional de Colombia
 

 

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CIRCULAR 003 DE 2016

Para:

Secretarios de Sede, Jefes de Unidades de Gestión Documental.

Asunto:

Lineamientos para agilizar el procedimiento de actualización- elaboración de TRD en la Universidad Nacional de Colombia.

Fecha:

25 de abril de 2016

En atención a la necesidad sentida de revisar y agilizar las actualizaciones de Tablas de Retención Documental de la Universidad Nacional, las cuales se encuentran dispuestas en el procedimiento estandarizado U- PR- 11.005.009, versión 2.01. y lo dispuesto en la Circular 11 de 2015 del pasado 7 de octubre de 2015, publicada en el régimen legal de la institución, mediante el siguiente enlace: http://www.legal.unal.edu.co/sisjurun/normas/Norma1.jsp?i=85070 , La oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental se permite indicar los siguientes lineamientos:

Las actualizaciones de TRD en la universidad se deben estudiar de manera holística a la totalidad de la oficina productora que lo solicite, no de la inclusión de unas series comunes, ni del análisis parcial de una serie, pues, además de garantizar el análisis a la luz de la normatividad existente y aplicable a cada una de las oficinas productoras de documentos y de una efectiva articulación con el sistema de calidad de la Universidad, y así unir en el control documentos (formatos), los registros que se identifican en los procedimientos, con las TRD en las series- subseries y tipos documentales. Lo anterior garantiza de forma proactiva el análisis de la gestión documental de manera rigurosa que permite a futuro mitigar hallazgos en el momento de una auditoria; generando una buena práctica en el procedimiento que fortalece el manejo de la gestión documental de una institución.

Por otro lado y dando una eficiente gestión en el procedimiento de actualización de TRD de la Universidad, nos acogemos en lo estipulado en el Acuerdo 004/ 2014del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, donde se menciona que dentro de los criterios para la elaboración de TRD se debe tener en cuenta "trazabilidad y control: las entidades de que trata el Articulo 1 deberán conservar de manera permanente todos los soportes e información que sirvieron de base para la elaboración de TRD".

Para realizar el procedimiento, y cumplir con las actividades Nos. 1, 2 y 3 se dispondrá como documento de análisis la herramienta: "MATRIZ DE ANALISIS INTEGRAL DE TRD", la cual ha sido simplificada en la versión 2.0. y se encuentra disponible en la página web de la Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental (capítulo de servicios). Dicha matriz incorpora los documentos relacionados en el procedimiento estandarizado denominados: Formato de soporte normativo de la oficina productora debidamente diligenciado; Formato de encuesta diligenciado y propuesta de tabla de retención documental. Se entenderá la matriz como un documento electrónico de análisis de la información sistémica para elaborar y validar la propuesta de actualización de TRD, por tanto no se considera como un registro del procedimiento en mención, mas no como un documento imprimible definitivo,

Una vez levantada la información en la matriz de análisis integral de TRD, las Unidades de Gestión documental junto con el productor documental levantaran la propuesta de elaboración/ actualización de TRD (actividades 4 y/o 13) en el formato dispuesto para ello (U-FT-11.005.008), con la firma de los Jefes de Oficina y el diligenciamiento total del formato (incluyendo la justificación de la actualización por parte de la oficina productora a la luz de los aportes y análisis de la matriz en cuanto a la normatividad y procedimientos del sistema de calidad), a fin de ser presentadas ante el Comité de gestión documental de la Sede.

El aporte del Comité de Gestión documental de la Sede se concentra en poder identificar, y validar la sustentación a la luz de las particularidades y esquemas orgánicos funcionales de la sede, los cuales involucran directrices y especificidades de la sede. Así como una visión global de la misma y no puntual de la oficina productora. El aval del comité se diligenciará de manera escrita en cada serie analizada (manuscrito por el Secretario del Comité, o remitido de manera tácita en el acta del Comité. Para tal caso, el soporte de validación sería el Acta). Las sedes de presencia nacional no cuentan con Comités de Gestión documental, por lo que desarrollaran su estudio previo de manera directa y lo enviará a la Oficina Nacional de Gestión y patrimonio Documental.

En el caso que los Comités de Gestión Documental de la Sede, en su estudio y análisis determinen que la propuesta de actualización no tenga la suficiente validez y soportes necesarios, devolverá la propuesta sin tener que ser presentada ante el Comité Nacional de Gestión Documental.

Con los pasos anteriores surtidos debidamente, se envían los documentos necesarios para la actualización de TRD junto con la propuesta con la matriz de análisis a la Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental a fin de ser presentada en el Comité Nacional de Gestión y Patrimonio Documental para su aprobación (actividades 6 y/o 15). Con base en las justificaciones y análisis previos presentados, se presentará de manera directa ante el Comité con concepto favorable de la Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental , o en caso de requerir un análisis colegiado de la propuesta, se remitirá por parte de dicha oficina ante la Comisión de gestión documental2. En ese sentido, se limitará el análisis de la comisión a las propuestas que no cuenten con una sustentación suficiente y requiera del análisis y aval colegiado.

Las propuestas que se remitan a la Comisión de Gestión Documental, serán enviadas con suficiente antelación a los miembros a fin de documentar de manera suficiente y de recibir las observaciones puntuales. El desarrollo de las sesiones se limitará a la sustentación de motivos y análisis de las observaciones recibidas por los miembros de la comisión, mas no a la descripción de la propuesta presentada. Lo cual garantizará agilidad en la validación o no de la propuesta.

Con el aval de la comisión de Gestión Documental y/o el concepto positivo de la Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental, se presentará al Comité las propuestas de Actualización/elaboración de TRD sin requerir sustentaciones adicionales, salvo que los miembros de Comité soliciten información adicional. No obstante lo anterior, los miembros de comité conocerán de manera previa la totalidad de la documentación y las propuestas a presentarse para su aprobación.

Las actividades posteriores corresponderán a la esfera de la Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio documental y la Secretaría General de la Universidad, quienes podrán solicitar información adicional en caso de ser necesaria.

Con el fin de garantizar el análisis previo de la Comisión cuando sea el caso, se dispone del siguiente calendario para el año 20163.

FECHA LIMITE ENTREGA DE SOLICITUDES ONGPD

ENVIO DE PROPUESTAS A LOS MIEMBROS COMISIÓN GESTIÓN DOCUMENTAL

RECEPCIÓN DE OBSERVACIONES A LAS PROPUESTAS ( a miembros de la Comisión)

REUNIONES COMISIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL

SESIONES DEL COMITÉ NACIONAL DE GESTIÓN Y PATRIMONIO DOCUMENTAL

12 mayo

19 mayo

26 mayo

2 junio

3 junio

12 agosto

19 agosto

26 agosto

2 septiembre

9 septiembre

4 noviembre

11 noviembre

18 noviembre

25 noviembre

2 diciembre

Dado en Bogotá a los 25 días del mes de abril de 2016

Ramon Garcia Piment

Jefe Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental

Bogotá, Colombia

rmgarciapi@unal.edu.co

 

1. Actualizada el 22 de abril de 2016.

2. Cuerpo colegiado asesor del Comité Nacional de Gestión y Patrimonio Documental integrado por los Jefes de las unidades de gestión documental de las sedes y los secretarios de Sede de las sedes de presencia nacional.

3. Los calendarios correspondientes a las vigencias posteriores, se publicarán antes de la segunda semana del mes de febrero del año correspondiente, coordinando las sesiones con el calendario del Consejo Superior Universitario y del Consejo Académico. El calendario se acoge a lo dispuesto en la Circular 1 de 2016.