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  Circular 6 de 2016 Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental
 
  Fecha de Expedición: 27/06/2016  
  Fecha de Entrada en Vigencia:
 
  Medio de Publicación:

 
  Sistema de Información Normativa, Jurisprudencial y de Conceptos "Régimen Legal" - Universidad Nacional de Colombia
 

 

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C-00006_16OGP

CIRCULAR 006 DE 2016

Para: Rector, Vicerrectores, Secretaria General, Secretarios de Sedes, Jefes de unidades de Gestión documental y todas las dependencias de la Universidad Nacional de Colombia.

Asunto: Utilización de las siglas y codificación definida en la Resolución de Rectoría No. 621 de 2016 en Comunicaciones oficiales de las Dependencias de la institución y demás procedimientos que involucren la gestión documental de la misma

Fecha: 27 de junio de 2016

La Universidad Nacional de Colombia requiere identificar de manera clara y precisa la información y documentación que se genera en cada una de sus 770 oficinas productoras de documentos, la cual requiere contar con parámetros holísticos tanto de imagen institucional, como de identificación y contenidos en cuanto a la gestión documental.

Para tal fin, mediante Resolución de Rectoría 175 del 2 de marzo 2016, Se actualizaron los elementos de identidad visual de la Universidad Nacional de Colombia, entre los que se destaca la guía de identidad visual, que en su aparte B3 determina las aplicaciones en papelería institucional, indica las características para consecutivos y siglas en la institución.

Mediante Resolución de Rectoría 621 del 21 de junio de 2016, se actualiza la codificación de las oficinas productoras documentales de la institución, se fija la codificación con fines de facilitar los procesos de Gestión y tramites de correspondencia, como elemento único de identificación de las oficinas productoras documentales, tanto en documentos físicos como electrónicos institucionales.

Por lo anterior, se hace necesario que todas las oficinas de la Universidad hayan aplicado los prefijos o siglas unificadas en todas sus comunicaciones oficiales antes del 1 de agosto de 2016 como fecha límite de implantación en toda la institución, radicación de correspondencia y correos electrónicos institucionales.

Las Tablas de Retención Documental de la institución, contendrán la codificación unificada para las TRD aprobadas desde el 1 de enero de 2014, y los inventarios documentales objeto de transferencias y eliminaciones que se tramiten a partir de la fecha.

El modelo de codificación, se implementará en el Sistema de Gestión documental electrónico de archivos que adopte la institución y que permitirá administrar los metadatos de identificación de la documentación a través de los prefijos, siglas y codificación determinada en la institución.

Con el fin de conocer el prefijo o sigla cada dependencia, puede consultar el listado de oficinas productoras de documentos en la página web: http://gestionypatrimoniodocumental.unal.edu.co/index.php/consulta/29-trd-tabla-de-retencion-documental

Las oficinas que no se encuentren en el listado deberán contactar a la Oficina Nacional de Gestión y patrimonio Documental a fin de revisar la creación del código.

Las Oficinas de Gestión documental de las sedes y las Secretarias de Sede, de las sedes de presencia Nacional informaran sobre la aplicación de lo dispuesto en la Resolución 621/16 a la Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental.

Dado en Bogotá a los 27 días del mes de junio de 2016.

Ramon Garcia Piment

Jefe Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental

Bogotá, Colombia

rmgarciapi@unal.edu.co